干部人事档案查阅借用制度.docx

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干部人事档案查阅借用制度

干部人事档案查阅借用制度

内蒙古科技大学

人事档案管理的有关制度

2002年1月实施

人事处综合科

1.人事档案查阅借用制度

2.人事档案材料收集工作制度

3.人事档案材料鉴别归档工作制度

4.人事档案转递制度

5.人事档案检查工作制度

6.人事档案统计制度

7.人事档案安全保密制度

8.人事档案材料销毁制度

9.人事档案管理人员职责

人事档案查阅借用制度

1、校外单位查阅人事档案，查阅单位应派两名中共正式党员持单位正式介绍信共同查阅。

查阅前必须经过学校人事处处长批准，并做好登记。

2、查阅单位事先应填写好《查阅人事档案审批表》，按照查阅人事档案的规定办理审批手续，不得仅凭介绍信查阅人事档案。

3、校内查阅人事档案，须经人事处处长和基层党组织批准。

由基层党组织派中共正式党员查阅，并做好查阅登记。

4、查阅者要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、折叠、抽取、撤换档案村料。

不准泄露或擅自向外单位公布档案内容。

5、人事档案一般不外借，特殊需要借用的，须填写《借用人事档案审批表》，并经人事处处长批准。

借用时间不超过一个月。

借出的档案不得擅自转借他人。

6、查阅、借用档案的单位或个人，未经批准不得擅自拍摄复印档案内容。

任何个人不得查阅和借用本人及其直系亲属的档案。

7、严禁用电话查询和答复档案内容。

人事档案材料收集工作制度

1、要严格按照人事档案材料收集、归档的十类标准，及时、准确、完整地收集材料。

着重收集干部任免、调动、考察、考核、培训、奖惩等工作中反映干部德、能、勤，绩等方面的材料，充实档案内容。

2、各级有关部门，应建立健全主动送交人事档案材料归档工作制度和联系制度，及时送交人事档案材料归档。

收集归档的材料应真实、完整齐全文字请楚。

对象明确、手续完备。

需经组织审查或本人签字的，盖章签字后方能归入人事档案。

3、凡不在归档范围的材料，不得檀自归档。

经过鉴别，可分情况予以退回或者销毁。

4、人事归档材料必须统一使用16开规格的办公用纸，左边留2厘米装订线。

各类文件要求用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

5、人事档案材料形成后，必须在一个月内送交人事处档案管理部门。

人事档案材料鉴别归档工作制度

1、收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别。

属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。

2、需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入人事档案。

3、对不属于人事档案材料的专业技术档案，纪检档案，文书档案以及属于个人保管的材料应及时转退。

4、归档前应查看档案材料是否与档案人相一致，材料不允许缺章、漏页、破损。

不符合要求的材料及时退回，重新填写。

5、材料用纸必须符合装订要求。

6、对鉴别后不属于归档案内的材料，根据内容登记后尽快转出或销毁，避免积压。

7、在抄写档案目录中，每项内容耍留有一定的空隙，待今后补充材料时填写。

目录字迹要清晰，抄写整齐，标题要与材料一致。

8、对己破损及圆珠笔写的材料要进行技术加工或复制。

人事档案转递制度

1、职工因工作调动或改变了主管、协管单位时，人事档案的正本应及时转递到人事的主管部门，副本应转递到人事的协管部门。

2、人事档案应通过机要交通转递，或者指派两名中共正式党员专门取送人事档案。

严禁公开邮寄或交职工本人自带。

3、必须填写《人事档案转递通知单》。

4、转出人事档案，必须按规定装订整理完毕，不允许有零散材料，不得扣留材料或分批转出。

5、要填写《人事档案库登记簿》。

注明转出时间、转往单位。

数量、原因、途径等。

6、转递出的人事档案在一个月后没有收到回执，要及时催问，避免丢失。

人事档案检查工作制度

1、各人事档案管理部门每年要对所管档案进行一次自检，凡不符合人事档案管理规定和要求的，应予及时纠正和完善。

2、人事档案管理部门每年要有档案工作年初计划和年终总结。

计划和总结应分别报上一级人事档案管理部门。

3、加强人事档案的法制化管理。

凡对人事档案进行私自涂改的，要对当事人进行批评教育，情节严重者应给予党纪、政纪处分。

4、人事档案如有遗失现象要追究有关人员的责任。

人事档案统计制度

1、人事档案要定期进行统计，确保管理的人事档案与所管人员相符。

2、人事档案管理部门每年年中和年末对所管人事档案必须进行严格的统计和核对。

做到所管人员与在册档案相符，发现缺少，及时查找。

3、人事档案管理部门，应及时将每年年中和年末干部人事档案统计核对情况报上一级人事档案主管部门。

4、职工调动、退离休、死亡后，应及时进行挡案转递、分类保管，随时做好接收转出变动情况的登记以及档案数字统计。

5、每月检查一次借出人事档案的收回情况，及时清点追要。

人事档案安全保密制度

1、人事档案，是党和国家的重要机密，必须严格按照国家《档案法》、《保密法》的有关规定，进行严密的科学保管。

2、为了确保人事档案的绝对安全，应经常检查防水、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施。

保持库房清洁和库内适宜的温湿度（温度12一240C，相对湿度45一65%）。

3、经清理需要销毁的村料要妥善保管，并按档案材料销毁制进行销毁。

4、人事档案的保管、借阅、转递，必须建立严格的登记制度，确保人事档案的安全、保密和完整。

5、转递人事档案必须通过机要传递或由两名中共党员专送。

任何个人不准携带档案材料进入公共场所。

6、人事档案管理，要严格遵守保密制度，不准用电话索取和提供职工的有关情况，以及涉及政治历史或其他重要问题的材料。

无关人员不得进入档案库房。

7、严禁个人私自保存他人的档案，对利用档案材料营私舞弊者，应视情节予以严肃处理。

人事档案材料销毁制度

1、收集的人事档案材料经过鉴别后属于重复或不应归入人事档案的材料，以及无保留价值的材料要进行销毁。

2、销毁材料应进行登记，注明标题和简要内容，形成时间和销毁理由。

3、销毁材料必须经过分管领导签字后方可销毁。

4、销毁材料时必须有两名中共正式党员负责监销。

5、任何个人不得以任何借口销毁人事档案材料。

6、妥善保管销毁人事档案材料登记册，以备查找。

7、销毁材料必须到保密部门指定的场所进行销毁。

人事档案管理人员职责

人事档案工作人员，在人事档案的业务建设和管理工作中承担着十分重要的责任，应有较高的政治素质和业务素质，必须做到:

1、拥护党的十一届三中全会以来的路线、方针、政策，坚持四项基本原则。

认真学习马列主义、毛泽东思想，努力提高思想政治水平。

2、热爱本职工作，恪守职业道德，忠于职守，刻苦钻研业务，不断提高业务水平和工作能力;开展调查研究，了解人事档案工作情况，帮助基层单位解决档案工作中存在的问题。

积极为人事工作服务。

为改革开放和经济建设服务。

3、严格遵守《中华人民共和国档案法》和有关保密制度。

切实维护人事档案的完整齐全，做到不泄露档案内容。

4、坚持原则，严格遵照人事档案管理的各项规章制度办事，不断改善管理手段和方法，加强基础建设，为上级有关部门提供有效的服务。

5、认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理归档和查阅、借阅、转递工作。

6、人事档案工作人员调动时，必须做好档案材料和业务文件的交接工作以保证人事档案的顺利开展。