邮件群发工资条新.docx

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邮件群发工资条新

邮件群发工资条（新版）

文　章　目　录

一、以正文形式群发工资条1

二、以附件形式群发工资条4

三、以附件形式向组长群发工资分表8

四、同主题、同正文、同附件群发11

怎样快捷的把工资条从全体职工工资表中提取出来发送到个人邮箱或手机呢？

2011年2月14日《电脑报》第6期网上有一款叫做《悦友群发工资条》的Excel插件，它的群发邮件功能可以把每位员工的工资明细免费发送到个人邮箱和手机。

这个插件最近又有升级，共有四个特点：

特点之一是精简了操作，它脱离OutlookExpress等软件环境，不用进行POP、SMTP设置；特点之二是加快了发送速度，每分钟可发送220-280封邮件；特点之三是免费邮箱比收费邮箱的一次性发送量还大，例如：

每月收费60元的邮箱，最高群发才400封邮件，作者用4个免费邮箱组合，在早晨时段可连续发出520封邮件；特点之四是不被视为垃圾邮件，经过作者在3天时间内的各时间段发送3650封邮件的测试反馈，无一封被过滤为垃圾邮件。

《悦友群发工资条》下载地址：

《悦友群发工资条》是《Excel新增工具集》的一个部件，也可以到如下地址下载《Excel新增工具集》

Ⅰ、以正文形式群发工资条

如图1，是在MicrosoftOfficeExcel工作簿中制作的《员工工资表》。

图1

通过《悦友群发工资条》的群发功能，每位提供电子邮箱的员工会收到的是本人的工资信息。

以编号为1004的员工钱二为例，他将在电子邮箱和手机（135****5700）中收到如下信息：

主题：

您的2011年9月份工资条

正文：

你好！

钱二（1004）：

绩效总计：

512.08；零头：

0.08；实发：

512。

A、生成过程视频动画教程

见：

B、生成过程文字教程

（一）准备工作

1-1-1、在安装了《MicrosoftOfficeExcel》的前提下，安装《悦友群发工资条》，安装后在Excel2003菜单栏上增加一个“新增工具”菜单（在Excel2007-2010里作为“加载项”菜单的子集出现）。

它随Excel的启动而启动，使用时非常方便。

1-1-2、申请比较稳定的免费邮箱，作为邮件发送服务器，据2011年9月测试，作者推荐首选新浪免费邮箱。

1-1-3、统计员工电子邮箱，如果将工资条不仅发送到员工电子邮箱，还要转发的员工手机，推荐使用移动或联通电子邮箱。

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将邮件由邮箱自动转发到手机的关键性设置是开启邮箱“设置”中的“邮件到达通知”选项，目前由电子邮箱可向手机免费传送长达350个字的长短信，如果开启彩信业务，则可传送长达2万字的邮件标题和正文，足够把工资条写明细的了！

（二）群发工资条到每个人的邮箱与手机

1-2-1、在MicrosoftOfficeExcel工作簿中制作《员工工资表》，如图1所示。

1-2-2、执行“新增工具”――“群发”命令，单击[对应群发个人工资条到个人邮箱]按钮

，打开群发邮件对话框，切换到“以正文群发”选项卡，如图2所示。

图2

1-2-3、单击[建立邮件发送服务器]按钮

，自动新建一个工作表[发件邮箱]，内容如图3。

图3

如果不愿意用作者申请的邮箱，可以修改为自己申请的免费邮箱或企业邮箱及密码即可，员工的邮件将通过这些作为服务器的邮箱发送到职工邮箱中。

用户关于安全性等的担心插件在创建发送邮件服务器工作表时弹出的如图4所示的对话框解释的很清楚。

图4

1-2-4、根据工资表的实际，填写对话框的相关内容，如果只想发送工作表中行记录的一部分，可以调整始终列与终止列的列标，例如想从第C列邮箱列后面发送则可以选择起始列为D列，这样邮箱列就不会被发送到员工邮箱中。

如果有公共附件，还可以点击[选取公共附件]按钮来选择需要发给每位员工的各种类型的共性文件，一并发送给每位员工。

1-2-5、点击[批量邮寄]按钮，“新增工具”自动按行制作每位员工的工资条，发送到员工电子邮箱，再通过电子邮箱转发到员工手机上。

Ⅱ、以附件形式群发工资条

以正文方式群发不必要求收件人电脑上安装Excel，它不仅能发送到邮箱正文，还可以轻松的发送到手机上，但受文本格式与空间的限制，不能发送太复杂的东西，以附件形式群发可以弥补这缺陷，由工资表产生的附件文件，仍然是Excel格式，可以把全部表头和各单元格中加的批注、公式、数据类型、多行数据、表后备注等统统原样发送，以王五为例，他要收到一个完整Excel工作簿文件，如下图5所示。

图5

还可以选择发送如图6的竖排版方式。

图6

以附件形式发送还有一个好处，就是不必在工资总表中增加刻意电子邮箱列，可以另建一个表，专门填写编号、姓名和邮箱这三列信息，两个表结合起来发送，只要两表中的编号与姓名对应（如果没有重名，不加编号也可以），绝对不会出现张冠李戴的现象。

如图7，是不含电子邮箱的工资表，更符合现实情况。

图7

如图8，在另一个工作表中建立电子邮箱列表。

图8

两表的编号与姓名务必对应。

员工收到的横排版方式附件如下图9所示，纵排版方式从略。

图9

A、生成过程视频动画教程

含电子邮箱列的视频教程见：

不含电子邮箱列的视频教程见：

B、生成过程文字教程

（一）包含电子邮箱的工资表以附件形式群发，准备工作可以参考1-1中的三个步骤完成，然后按下列步骤完成：

2-1-1、执行“新增工具”――“群发”命令，单击[对应群发个人工资条到个人邮箱]按钮

，打开群发邮件对话框，切换到“1、独立”选项卡，如图10所示。

填写相关信息，如果工资总表最后有合计行，只要与每人工资记录行留出一个空行，则不影响发送工资条；工资总表中如果有备注，则可以把此备注发送到每个人的工资条中。

图10

2-1-2、通过“2、邮寄”选项卡，如图3所示，建立邮件群发服务器，参照1-2-3完成，如图11所示，在对话框中填写标题、主题等信息，单击[批量邮寄]按钮，把第一步中产生的独立文件以附件形式发送到每位员工的邮箱，员工可以上网查询原滋原味的工资详细信息。

图11

（二）不含电子邮箱列的群发，与之差不多，不再赘述，可以参考视频动画教程。

Ⅲ、以附件形式向组长群发工资分表

群发，不仅限于一条一条发送的工资条等记录，有时候要通过邮箱分组告知组长本组内的情况，这样就要把整表记录分发按类别拆分成独立的工作簿，将每个工作簿以附件形式发送到相对应的组长邮箱。

由《悦友群发工资条》的“群发按类保存附件邮件”功能来完成易如反掌。

如图12所示的表中的数据是财务部、营销部、生产科、质检处四个科室同表的工资信息，此工作表名称为科室。

图12

在本工作簿中另有一个工作表是存贮科室主管电子邮箱的工作表，如下图13所示。

图13

插件可以根据这两个工作表提供的信息，首先把总表拆分成财务部、营销部、生产科、质检处四个工作簿，然后以附件形式分别发到四个科长的邮箱中。

以财务部为例，在科长张三的邮箱yueyourj@sina,com里收到一个附件，其内容如图14：

图14

A、生成过程视频动画教程

见：

B、生成过程文字教程

拆分总表记录群发到组按如下步骤完成。

3-1、建立如图12的工资总表和如图13的科室主管电子邮箱工作表，两个工作表以如图13的科室主管电子邮箱工作表的D列为对应关系，即此表的A、B、C三列无特殊要求，只要填写正确即可，D列务必以总表的[工作表名称类别名称]的格式填写。

本例中的“科室财务部”中的“科室”是图12的工作表名称，“财务部”是图12的工作表的C列的类别。

3-2、执行“新增工具”――“群发”命令，单击[群发按类保存附件邮箱]按钮

，打开按组群发邮件对话框，切换到“分离工作簿”选项卡，如图15所示。

图15

根据现实表格填写顶端标题总行数和分类的列标，总表最后如果有合计行，只要与每人工资记录行留出一个空行，则不影响工作表的拆分；工资总表中如果有备注，则可以把此备注拆分到每组的工作簿中。

3-3、单击[分类另存为新簿]按钮，即可把当前工作表中的记录按类别另存为新的工作簿，各工作簿的文件名为[工作表名称（+）类别名称]格式。

拆分的独立文件形式如图16，由此可见，图13中的D列与总表拆分生成的主文件名相同。

图16

3-4、将工作表切换到如图13的科长邮箱工作表，将对话框切换到[群发到组]选项卡，如图17，建立邮件群发服务器，参照1-2-3完成，然后填写相关内容即可群发由3-3分离的工作簿文件。

图17

Ⅳ、同主题、同正文、同附件群发

此功能是更为常见的群发功能，在免费邮箱中实现同主题、同正文、同附件群发的办法是用分号隔开的抄送，其问题一是被收件人看到多个发送地址，二是容易被收件人的邮箱过滤为垃圾邮箱，用本插件可避免这两种情况。

1、准备工作：

建立联系人邮箱，如图18所示。

图18

2、执行“新增工具”――“群发”命令，单击[群发同内容同附件邮箱]按钮

，打开同内容群发邮件对话框，如图19所示，建立邮件群发服务器，参照1-2-3完成，填写相关内容，如果有附件单击[附件]按钮添加附件，单击[群发]按钮即可发送到每个人的邮箱。

图19

生成过程视频动画教程

见：