总裁办岗位说明书参考汇总.docx
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总裁办岗位说明书参考汇总
总裁办公室
01.总裁办公室主任
职位名称
总裁办公室主任
职位编号
PM-C-01-01
所在部门
总裁办公室
定员
1人
直接上级
行政总监
所辖人员
若干
直接下级
行政主管、战略发展主管、宣传主管、综合秘书、法律助理、总裁秘书、行政秘书、机要秘书
本职:
负责组织公司战略管理、行政办公管理、信息化建设、内外关系协调及后勤保障服务,督促相关部门和人员完成总裁交办的工作事项
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
部门目标及工作计划
工作
任务
根据公司战略目标和经营计划,拟定部门各阶段工作计划
全责
战略匹配
根据部门计划,编制部门费用预算,合理控制运营成本
全责
合理成本
负责部门目标任务合理分工,分解到岗,落实到人
全责
合理分工
督促和激励员工认真完成各自计划任务,共同完成部门任务
全责
有效指挥
职责二
职责表述:
部门规章制度的拟定
工作
任务
拟定部门相关规章制度
全责
完备
拟定部门相关业务规范和流程
全责
完备
规章制度、业务规范和流程等的修订和完善
全责
动态适应
职责三
职责表述:
参与拟定公司整体发展战略
工作
任务
负责为高层决策提供信息支持
全责
信息价值
协助高层拟定企业发展战略
支持
战略价值
组织推进企业战略的实施
部分
执行力度
职责四
职责表述:
公司计划督办和工作协调
工作
任务
总裁安排工作和各部门工作计划执行情况的督办
全责
力度
及时向总裁汇报各部门工作计划和总裁安排工作的进展情况
全责
客观及时
负责各部门工作关系的协调和部门间特殊事件的处理
全责
协调力度
促进各部门有效沟通
全责
沟通顺畅
职责五
职责表述:
负责组织公司文秘管理工作
工作
任务
负责总裁重要活动安排及信息报送
全责
合理及时
负责组织公司会议安排、通知、纪要及会议决议的督办
全责
督办力度
负责公司内外行文的审核
全责
及时规范
负责组织公司文件、档案等资料管理
全责
规范程度
职责六
职责表述:
负责组织公司信息化建设与宣传工作
工作
任务
负责组织构建企业信息管理系统
全责
系统价值
负责组织公司内外宣传工作
全责
宣传力度
职责七
职责表述:
负责组织公司行政事务管理
工作
任务
负责组织公司办公用品管理及行政办公费用管理
部分
费用指标
负责组织公司接待和公关事务
全责
客户满意度
负责组织公司车辆调配与管理
全责
合理使用
负责组织公司法律事务管理
部分
利益保障
职责八
职责表述:
团队管理、外部协调及其他事项
工作
任务
负责部门团队建设、培训、考核等
全责
团队效应
部门内部其他事务的处理和外部协调
全责
正常运转
由主管上级授权处理的其他事项
全责
满意度
权力:
部门工作计划的制订和实施权
秘书和行政工作的领导权
部门计划执行结果考核奖惩的建议权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
工商、派出所、市建委、建委及其他业务往来单位
任职资格:
学历和职称
大学本科或以上学历,中级以上专业技术职称
专业
文秘专业、经济管理专业、房地产管理专业及相关专业
培训经历
行政管理、办公自动化、文秘等培训
经验
5年以上相关工作经历
知识
具备相应的房地产专业知识、行政管理知识、办公自动化知识等
技能技巧
熟练使用MicrosoftOffice等办公软件
具有一定的领导能力、判断与决策能力、协调能力、人际沟通能力、影响力、计划与执行能力
其他:
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单等
02.行政主管
职位名称
行政主管
职位编号
PM-C-01-02
所在部门
总裁办公室
定员
1人
直接上级
总裁办公室主任
所辖人员
若干
直接下级
行政专员、网络管理专员、前台、库管员、司机
本职:
负责公司固定资产和行政办公用品管理;负责公司网络、档案、车辆与司机管理
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
负责公司行政办公费用的管理
工作
任务
编制、执行公司行政办公费用预算
全责
合理成本
审核各类办公用品申购计划
全责
控制指标
职责二
职责表述:
负责公司固定资产和办公用品管理
工作
任务
申请采购办公设备、日常办公用品
全责
及时
办公用品零星采购
全责
及时
负责对公司办公场所、办公设备进行合理调配
全责
资源利用率
负责公司办公设备的维护,保证办公设备正常运行
全责
故障率
建立公司办公设备及其他固定资产台账
全责
及时准确
职责三
职责表述:
负责组织公司网络系统的建立与维护
工作
任务
搭建网络平台,并根据公司需要及时升级
全责
适用程度
对公司网络设施、设备进行维护与管理
全责
故障率
公司网络安全管理
全责
安全等级
职责四
职责表述:
负责组织机要档案和印章管理
工作
任务
负责监督指导公司重要文件收发、传递、文档管理与保密工作
全责
完整保密
负责监督指导公司印章管理
全责
严格把关
职责五
职责表述:
车辆和司机管理及其他事务
工作
任务
组织拟定公司车辆管理制度
全责
科学性
负责车辆和司机的管理
全责
有序性
由主管上级授权处理的其他事项
全责
满意度
权力:
部门管理建议权
所属员工的指导权
公司车辆的调配权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
业务往来单位
任职资格:
学历和职称
大学本科或以上学历,初级以上专业技术职称
专业
行政管理及相关专业
培训经历
行政管理、财务会计等
经验
3年以上相关工作经历
知识
具备相应的管理知识、财务知识等
技能技巧
熟练使用MicrosoftOffice等办公软件
具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力
其他:
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单
03.战略发展主管
职位名称
战略发展主管
职位编号
PM-C-01-03
所在部门
总裁办公室
定员
1
直接上级
总裁办公室主任
所辖人员
直接下级
本职:
深入研究行业发展趋势和现代企业管理经验,协助上级参与公司整体战略研究和规划,并推动战略的
具体实施
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
广泛收集战略信息,为高层提供决策支持
工作
任务
负责收集国家政策和经济形势、区域经济发展状况信息
全责
及时准确
负责广泛收集地产及相关行业的信息
全责
及时准确
负责研究现代企业管理经验,供高层决策参考
全责
参考价值
职责二
职责表述:
参与拟定公司整体发展战略与其他事项
工作
任务
协助上级拟定企业发展战略
支持
战略价值
负责推进企业战略的具体实施工作
全责
执行力度
反馈和解决企业战略实施过程中出现的问题
全责
及时
由主管上级授权处理的其他事项
全责
满意度
权力:
公司战略规划建议权和督办权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
业务往来单位
任职资格:
学历和职称
大学本科或以上学历,中级以上专业技术职称
专业
经济管理、房地产管理及相关专业
培训经历
现代企业管理培训
经验
4年以上相关工作经历
知识
具备相应的管理知识、经济学知识、房地产专业知识
技能技巧
熟练使用MicrosoftOffice等办公软件
具有一定的现代企业管理经验,判断力、洞察力、人际沟通能力与执行能力
其他:
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单等
04.宣传主管
职位名称
宣传主管
职位编号
PM-C-01-04
所在部门
总裁办公室
定员
1人
直接上级
总裁办公室主任
所辖人员
直接下级
本职:
负责企业内刊的编辑、发行,重大事项的宣传,协助开展企业文化建设等工作
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
负责公司内部宣传工作
工作任务
建立健全公司宣传体系
全责
体系完善
负责公司内刊的编辑、核稿及发行
全责
影响力
做好公司重大决策和战略意图的宣传
全责
宣传力度
配合公司其他部门开展宣传教育工作
部分
实效性
职责二
职责表述:
负责合理化建议的收集、整理及上报
工作
任务
建立公司内部信息沟通渠道,收集合理化建议
全责
渠道畅通
对合理化建议进行分类整理,转交相关部门或人员
全责
及时合理
特殊情况及时上报
全责
及时准确
职责三
职责表述:
协助企业文化建设及其他事务
工作
任务
宣传公司的企业价值观、企业理念及企业精神等
部分
宣传力度
由主管上级授权处理的其他事项
全责
满意度
权力:
宣传文稿的审核权
内刊管理的建议权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
新闻媒介单位及与公司有相关业务往来单位
任职资格:
学历和职称
大学本科或以上学历,初级以上专业技术职称
专业
文秘、汉语言文学、经济管理类、法律及相关专业
培训经历
法律、行政管理、办公自动化、商务、公文写作、编辑等培训
经验
3年以上相关工作经历
知识
具备相应的法律知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识、商务知识等
技能技巧
熟练使用MicrosoftOffice等办公软件
具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力
其他:
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单
05.综合秘书
职位名称
综合秘书
职位编号
PM-C-01-05
所在部门
总裁办公室
定员
1人
直接上级
总裁办公室主任
所辖人员
人
直接下级
本职:
做好公司高层的秘书工作,包括信息采集、文字支持、重要客人接待、领导交办工作的督促、沟通联络等
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
负责公司高级文秘工作,为公司高层提供支持
工作
任务
起草公司相关文件,为公司高层提供文字支持
全责
行文质量
搜集相关信息、资料,为高层决策提供支持
全责
信息价值
负责高层重要客人的接待,树立公司形象
全责
客户满意度
职责二
职责表述:
负责领导交办工作的督促及沟通联络等工作
工作
任务
负责高层与公司内、外单位、部门、人员间的沟通联络
全责
及时准确
负责督促各部门和人员完成高层交办的工作事项
全责
即时准确
由主管上级授权处理的其他事项
全责
满意度
权力:
高层决策建议权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
业务往来单位
任职资格:
学历和职称
大学本科或以上学历,初级以上专业技术职称
专业
外语、法律、商务、公文写作及相关专业
培训经历
外语法律、行政管理、办公自动化、商务、公文写作等培训
经验
3年以上相关工作经历
知识
具备相应的法律知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识、商务知识等
技能技巧
熟练使用MicrosoftOffice等办公软件,较强的英语口头和书面表达能力
具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力
其他:
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单
06.法律助理
职位名称
法律助理
职位编号
PM-C-01-06
所在部门
总裁办公室
定员
2人
直接上级
总裁办公室主任
所辖人员
0人
直接下级
无
本职:
评估公司事务的法律风险,处理相关法律事务,保障公司利益
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
负责公司合同的审核
工作
任务
起草一定金额的对外合约
全责
风险规避
对报审的合同提供法律层面的建议和分析
全责
风险规避
职责二
职责表述:
处理纠纷,提供法律咨询
工作
任务
对公司法律事务提出初步解决意见
全责
建议价值
参与经济纠纷和诉讼事务处理
部分
利益保障
提供法律咨询、培训
全责
咨询价值
协助法律顾问对公司重大活动提供咨询
部分
建议价值
职责三
职责表述:
证照办理及其他事务
工作
任务
办理相关证照及年检
全责
及时
由主管上级授权处理的其他事项
全责
满意度
权力:
法律文书的审核权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
当地司法机关及业务往来单位
任职资格:
学历和职称
大学本科或以上学历,初级以上专业技术职称
专业
法学、经济法及相关专业
培训经历
法律、行政管理、办公自动化、公文写作等培训
经验
3年以上相关工作经历
知识
具备相应的法律知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识等
技能技巧
熟练使用MicrosoftOffice等办公软件
具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力
其他:
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单
07.总裁秘书
职位名称
总裁秘书
职位编号
PM-C-01-07
所在部门
总裁办公室
定员
1人
直接上级
总裁办公室主任
所辖人员
0人
直接下级
无
本职:
负责总裁日常工作安排和接待,为总裁提供文字支持及其他日常事务。
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
负责总裁日常工作安排
工作
任务
负责安排总裁工作日程
全责
合理性
提醒总裁各项安排
全责
及时性
职责二
职责表述:
负责文书工作,为总裁提供文字支持
工作
任务
组织撰写、校对公司对外行文
全责
行文质量
负责组织总裁会议材料的准备
全责
准备充分
职责三
职责表述:
负责总裁会议管理及其他事务
工作
任务
负责记录、整理总裁办公会会议纪要并及时下发相关人员
全责
及时准确
参与组织综合会议的会务工作,并整理成通报文件
部分
有序满意度
督办、检查公司领导批件及会议决议的执行
全责
及时有效
由主管授权处理的其他事项
全责
满意度
权力:
总裁会议决议的督办权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
业务往来单位
任职资格:
学历和职称
大学本科或以上学历,初级以上专业技术职称
专业
中文、文秘、经济管理及相关专业
培训经历
行政管理、办公自动化、公文写作等培训
经验
3年以上相关工作经历
知识
具备相应的管理知识、房地产专业知识、行政管理知识、公文写作知识等
技能技巧
熟练使用MicrosoftOffice等办公软件
具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划与执行能力
其他:
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单
08.机要秘书
职位名称
机要秘书
职位编号
PM-C-01-08
所在部门
总裁办公室
定员
人
直接上级
总裁办公室主任
所辖人员
人
直接下级
本职:
负责公司内外重要文件的收发、传递、存档、保密工作及公司印章管理
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
负责公司内外重要文件收发、传递、存档与保密工作
工作
任务
负责公司重要文件的收发、传递工作,防止泄密
主责
及时保密
负责公司档案资料的收集、分类、归档及存放
主责
规范程度
负责公司档案资料的借阅及安全保密工作
主责
规范保密
职责二
职责表述:
负责公司印章管理及其他事务
工作
任务
严格按照公司印章管理规定对印章进行管理
主责
原则性
对公司印章进行妥善存放,保证印章安全
主责
安全性
由主管上级授权处理的其他事项
全责
满意度
权力:
文件管理权和保密权
印章使用的复核权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
业务往来单位
任职资格:
学历和职称
大学专科或以上学历,初级以上专业技术职称,初级以上专业技术职称
专业
文秘、档案管理类专业及相关专业
培训经历
受过文秘、档案管理等培训
经验
2年以上相关工作经历
知识
具备相应的档案管理知识、文秘知识等
技能技巧
熟练使用MicrosoftOffice等办公软件
具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力
其他:
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单
09.行政秘书
职位名称
行政秘书
职位编号
PM-C-01-09
所在部门
总裁办公室
定员
1人
直接上级
总裁办公室主任
所辖人员
0人
直接下级
本职:
负责文件报签、会议管理、对外接待及车辆调度
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
负责文件报签
工作
任务
对重要资料加盖收件章并进行登记、审核
全责
原则性
将符合要求的材料报总裁签字,提醒时限并及时反馈报签部门
全责
及时
对总裁批示的各类公文下发相关部门并登记
全责
及时
职责二
职责表述:
负责会议管理
工作
任务
负责公司会议安排、登记、通知
全责
及时性
严格把握会议时间,在会议时间即将结束时及时提醒总裁
全责
及时性
职责三
职责表述:
负责接待工作
工作
任务
来宾的接待和活动安排
全责
客户满意度
负责建立和维护公司行政性公共关系
部分
畅通
职责四
职责表述:
负责辆调配及其他事务
工作
任务
协助行政主管,对车辆进行统一安排
部分
合理性
由总裁办公室主任授权处理的其他事项
全责
满意度
权力:
报签文件的管理权
部门管理建议权
公司车辆的调配权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
业务往来单位
任职资格:
学历和职称
大学本科或以上学历,初级以上专业技术职称
专业
行政管理、经济管理及相关专业
培训经历
受过行政管理、管理学等培训
经验
3年以上相关工作经历
知识
具备相应的管理知识等
技能技巧
熟练使用MicrosoftOffice等办公软件
具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力
其他:
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单
10.行政专员
职位名称
行政专员
职位编号
PM-C-01-10
所在部门
总裁办公室
定员
人
直接上级
行政主管
所辖人员
人
直接下级
无
本职:
协助行政主管进行公司行政性事务管理与服务
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
协助行政主管进行公司行政办公费用的管理
工作
任务
严格执行公司财务制度,认真审核各类申购计划
部分
原则性
行政办公费用登记、统计和预算
部分
准确合理
职责二
职责表述:
协助行政主管进行办公设备及用品调配及维护等管理工作
工作
任务
编制办公设备及用品采购清单
全责
及时客观
电话、桌椅、电脑等办公设备合理调配
部分
调配合理
电话机、复印机、空调等设备的维护和保养
部分
故障率
办公室、文件柜等备用钥匙的管理
部分
安全性
职责三
职责表述:
行政性事务管理及其他事务
工作
任务
负责为公司员工及客户定房、定票、定餐等工作
全责
及时性
负责名片制作,邮件发送等工作
全责
及时性
由总裁办公室主任授权处理的其他事项
全责
满意度
权力:
部门行政工作的建议权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
业务往来单位
任职资格:
学历和职称
大学专科或以上学历,初级以上专业技术职称
专业
行政管理专业、经济管理类专业及相关专业
培训经历
受过行政管理、管理学、财务会计等培训
经验
2年以上相关工作经历
知识
具备相应的管理知识、财务管理知识等
技能技巧
熟练使用MicrosoftOffice等办公软件
具有一定的协调能力、人际沟通能力、计划和执行能力
其他:
使用工具设备
计算机、一般办公设备、网络
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
公司相关文件或报告、相关规章制度与工作表单
11.网络管理专员
职位名称
网络管理专员
职位编号
PM-C-01-11
所在部门
总裁办公室
定员
1人
直接上级
行政主管
所辖人员
0人
直接下级
无
本职:
负责公司网络管理及维护
职责与工作任务:
责任程度
衡量标准
职责一
职责表述:
负责机房和网络设施管理及维护
工作
任务
局域网主干管理和设备文件管理
全责
及时完整
负责网络布线架构管理,确保布线合理有序
全责
科学合理
监控网络运转及通信流量
全责
保障运转
拟定、发布网络基础设施管理办法并监督执行
全责
健全性
保持机房整洁、通风、适温,记录运行日志
全责
标准化
职责二
职责表述:
负责网络操作系统及应用系统管理
工作
任务
对网络操作系统进行日常维护,确保网络操作系统正常运转
全责
正常运转
备份系统配置参数和定期备份系统业务数据
全责
及时
建立和配置系统热备份
全责
完成程度
职责三
职责表述:
负责网络用户管理
工作
任务
用户的开户与撤消