在乡镇办公室主任会议上的讲话.docx

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在乡镇办公室主任会议上的讲话

在乡镇办公室主任会议上的讲话

　　在乡镇办公室主任会议上的讲话

　　同志们：

　　根据会议安排，我就值班工作和公文处理工作讲三点意见：

　　一、关于值班工作

　　值班工作是一项重要的日常性和基础性工作，在服务群众、信息上传下达、处理紧急性事件和突发性事件等方面发挥着重要作用。

值班工作面广量大，头绪纷繁复杂，每天要接受和发送大量信息，能否准确、高效的传输信息，直接影响全局工作的正常运行。

如何做好值班工作，我认为：

　　一要保持良好精神状况。

值班人员要有高度的责任心和政治敏感性，具备一定的政策理论水平、文字综合能力和应急处置能力，具有严谨细致、热情周到、雷厉风行的工作作风，在岗时必须精神饱满，熟悉政策，了解全局，热情服务。

　　二要明确值班职责。

一是负责信息上传下达。

值班人员每天接收电话、电报和信函等信息后，应立即在值班日志上做好记录，并及时报告或送有关领导阅处。

领导批示或口头答复后，值班人员应根据领导意见迅速作出处理，并将处理结果在值班日志上作好记载。

值班登记本应按档案管理要求及时归档备查。

二是负责接待来信来访。

对来访人员、前来办事的群众，值班人员要热情礼貌接待，视具体情况给予妥善答复或解释；对答复不了或不能确定的问题，要及时请示领导或转交有关部门办理。

三是协调处理各种紧急性、突发性事件。

值班人员在接到紧急性、突发性事件的报告后，要及时向相关领导或有关部门报告，并按照领导的批示迅速办理；本地紧急性、突发性事件的信息，要在第一时间以电话形式报送县政府值班室及相关部门单位。

四是承办领导交办事项。

主要内容包括：

传达领导对某一问题的指示意见；查询某一问题或某一事项的办理情况；向下属和相关部门催要某一方面的工作情况；下达会议通知；向上级机关或其他单位询问有关事项等。

　　三要认真做好电话办理工作。

接听电话是值班工作的一项主要而且非常重要的内容，是信息传递的主要渠道。

值班人员应具备以下8个基本要求：

一是态度和蔼。

所谓"态度和蔼"是指对人和气、谦虚、耐心有礼貌。

因为通话的目的是办事，而态度不好往往事倍功半，甚至于一事无成，给人留下的印象也不好，会给单位造成极坏的影响。

俗话说：

良言一句冬日暖，电话里一句"您好"，会使工作氛围融恰，通话、办事效率提高。

二是头脑敏捷。

所谓"头脑敏捷"是指通话时反应迅速，头脑清楚。

因为在电话里听话不比当面听话，当面听话不仅听得清楚，而且可以凭面部表情、手势动作来判断对文的意图。

在电话上就只能听到一种比当面说话小得多的声间，通话时间又不能过长，如果头脑不灵活一点，可能最后电话听完了。

事情却办错了。

三中动作敏捷。

在电话机旁，动作一定要做到迅速，电话铃响，应马上去接。

一般而言，在铃响四遍之前，就应摘机接听，否则就是失礼。

接听过程中，记录速度也要跟上，不得漏记关键内容。

四是态度要认真。

接听电话，要认真听清对方的每一句话，并按规定作好记录，切不可漫不经心，丢三落四，漏掉主要内容。

如遇电话受杂音干扰，或因对方表达不清不明的，要耐心询问，努力把问题搞清楚，对方通报的主要数据、规定、重要情况记录完毕后，应向对方复述一遍，供其核查，如果有误记，应立即改正。

五是语言要简洁。

通话要讲究效率，除了必须的礼貌用语之外，通话应尽快进入正题，交流关键内容，做到言简意赅，一个字句表达，不用两个字，一句话能表达的，不用更多的话表达。

这样既可以节省通话时间，又可以避免冲淡主要内容。

六是声音要适中。

通话时声音要适中，不能过轻，也不能过高。

同时，语速也要适中，语调要略微缓慢一些。

七是保持连续性。

如果在通话过程中线路被切断，原则上打电话的一方应当马上再拨，而接电话的一方，则应等待对方来电，切不可扬长而去。

八是准备充分。

接打电话前，要搞清楚是什么人，在什么时候，在什么地方，因什么缘故，发生了什么事情，该怎么处理等5个问题。

如果能认真思考这5个问题，那么通话时无论是听是说是记，都会更胸有成竹，从而提高电话联络的功效。

一般说来，接打电话之前应作好以下准备：

①电话机旁备好电话记录簿、记录笔、新版电话号码簿以及常用电话号码表。

②要准确核查通话对方的电话号码、联系地址、姓名。

③要养成一听铃声便一手执笔一手摘机的习惯，拨号前和摘机前都要按刚才讲的"5个问题"的模式认真思考。

④拨号之前，应当想一个此时此刻与对方通话是否合适，是否会影响对方正常的休息。

在可能的情况下，尽量选择于对方合适的时间与之通话。

⑤通话内容如涉及保密事项，应当注意使用的电话机是否具有保密功能。

⑥挂发内容重要的、数据复杂的、时间约定严格的电话，必须先打好草稿，经核对无误后，方可拨号。

⑦在某些特殊情况下，接打电话前还得作一些心理准备，例如与通话对方曾有误解，或者使用电话讨论敏感问题等，应当尽量避免由于受到情绪影响而可能形成的通话障碍。

　　在利用电话处理工作时，应当注意如下几个问题：

　　要集中处理。

无论是上级或下级打来的电话，都会有许多内容是要报告给主管领导的，但也不必要接一次电话就汇报一次，除了那些重要的、紧急的电话不得延误外，一般应当若干电话内容相对集中处理，有条理地作一次性报告，并说出自己的看法和意见，帮助领导处理问题。

　　在处理电话过程中，通过内容要准确无误，尽量简单明了，并注意礼貌。

　　在打电话时，既要加强请示报告，不在重大问题上擅自作主，又要发挥自己的主观能功性。

凡是自己有把握处理的电话，就可以根据实际情况适当处理，而不必事无巨细地都向领导人请示报告。

　　对电话内容的落实情况要搞好信息反馈。

凡是上级电话指法进中明确指出要有落实措施、结果并限定日期报告的，要按期报告。

对下级的请示、报告的处理，一定要有时效观念，及时给予答复。

涉及有关专业部门处理的事项，应在转达后，检查和督促这些部门及时答复。

　　四要加强突发事件信息报送工作。

各乡镇要认真落实24小时值班制度，严格岗位责任制，确保各项工作正常运转。

值班期间发生突发事件，要坚持有情必报，逐级上报、规范运作、快速反应、安全保密的原则，在第一时间报告乡镇长和县应急办，突发事件报送时限最迟不超过半小时。

今年实施的《湖财省实施〈中华人民共和国突发事件应对法〉办法》对突发事件信息报送作了更严格的要求，追责更严厉，请大家要高度重视，严格按照《XX县政府机关值守应急工作规范》的要求，及时处置。

不得出现瞒报、漏报和迟报的现象。

　　二、关于公文处理工作

　　行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、依法行政的重要工具，是上情下达、下情上报、沟通协调的一种基本手段。

近年来，我县公文处理工作的服务质量和工作效率有大幅提升，但由于形势的发展，少数单位公文处理工作仍然存在一些问题。

主要有以下几方面：

一是公文或代拟政府文稿质量不高。

有的公文思路不清，结构散乱，逻辑性不强，不严谨；有的公文文种不分，要素不全，缺项漏项；有的公文语言、标点、数字、引文等不合要求。

二是公文报送不规范。

有的公文未经单位主要负责人或主持工作的负责人审核、未与相关职能部门协商取得一致就直接报县政府；有的公文"循环跳签"、"倒行文"。

三是公文体律、格式不正确。

发文字号标识不正确，文件的基本要素不全。

四是归档不规范。

部分单位存在不按时归档，文件、资料随意堆放，不进行整理，甚至导致一些重要文件、资料遗失。

五是保密不严格。

一些单位保密意识差，不严格遵循公文传递范围，对涉密公文管理不当，将领导批示件传到无关人员甚至上访人员手中。

以上问题的存在，会误时误事，影响工作大局，甚至可能对经济社会发展造成不可估量的损失。

如何提高公文处理工作水平，我认为：

　　一要正确处理本与末的关系，健全工作制度。

制度建设在公文处理工作中至关重要，只有建立比较完善的公文处理工作制度，才能保证公文处理的及时、准确、安全、保密，才能实现公文处理工作优质高效运转。

要以提高公文处理质量和效率为根本，针对行政机关公文处理的各个方面，如文件的签收、登记、传阅、借阅、催办、阅退、保管、保密、立卷、归档、销毁等，建立系统、完善的公文处理工作制度，并在实践中不断完善。

　　二要正确处理快与慢的关系，规范公文报送。

越级行文、直送个人、"循环跳签"、"倒行文"等，初衷都是为了"快"，但往往适得其反。

这个问题，大家应该有切身体会。

有时为了"快"，将文件直接送给了领导个人，在运转过程中发生误压、漏办、丢失等情况，反而误时误事。

报送县政府的公文必须以正式公文上报，不得以呈阅件、内部呈批件、白头信函等非正式公文形式报送，必须由单位主要负责人或主持工作的负责人签发，涉及其他部门职权的必须充分协商得一致。

需以县政府名义行文报送省、市政府或省、市直部门的，须经县直对口或职能部门审核会签。

　　三要正确处理多与少的关系，减少发文数量。

制发公文的目的是推动工作。

不发文不行，滥发文也不行。

目前公文数量偏多，造成这一现象的主要原因是，部分单位发文观念和发文行为存在偏差。

一些单位存在"凡要推动工作就必须发文"、"看到文件才执行"的观念，过分依赖政府发文。

我们要坚持"少而精"的原则，适当控制发文数量。

凡能用电话、传真等形式解决问题的，不再发文；凡通过部门、领导小组发文或几个部门联合发文能够解决问题的，一律不再以县政府或县政府办名义发文。

　　四要正确处理精与精的关系，提高文稿质量。

目前公文处理工作中存在一个突出问题，就是部门代拟政府文稿质量不高。

个别部门领导对文稿不审、不核，把关不严；一些代拟政府文稿思路不清、内容缺失、言之无物、操作性差，导致政府法制部门、秘书部门在文稿审核上花费大量时间，有些文稿甚至需数易其稿才能达到基本要求。

出现这一问题的原因，不仅是写作水平的问题，归根到底还是责任感、事业心问题，是工作态度问题。

代拟政府文稿是政府正式公文的基础，其内容是否全面、严谨、准确、规范，直接影响到政府正式文稿的权威性、严肃性、可操作性。

代拟政府文稿不应是"粗坯"，而应是"精品"。

各人员要切实树立"精品"意识，全面提高代拟政府文稿质量。

　　三、自强素质

　　"冰冻三尺，非一日之寒"。

要做好办公室工作，不是一朝一夕的功夫，必须长期严格要求自己，认真学习，悉心揣摩，切实提高自身素质。

这里，我对大家提三点希望。

一是要勤于学习。

本次培训会只是抛砖引玉打基础，关键要靠大家在工作中学习提高，在实践中得到锻炼。

大家要认真学习党的路线、方针、政策，不断提高自身政治素；要深入学习法律法规，不断强化法律意识；要悉心钻研值班工作和公文处理业务知识，更新知识结构，汲取补充新的知识信息，不断提高工作技能。

二是要精益求精。

公文处理和值班工作无小事。

办好了是小事，谁也不会注意；办砸了就是大事，就会造成工作被动，就会给党和人民的事业造成损失。

我们在工作中，一定要一丝不苟、精中求细、细中求精、精益求精、求全求美，确保"零差错"、"零失误"、"零缺陷"。

三是要甘于寂寞。

办公室是一个单位最辛苦的部门，从事工作的人员"5+2"、"白加黑"是家常便饭，加班加点、节假不休更是司空见惯，但是，大家要深信，一份耕耘会有一份收获，你们的辛苦领导应该是记在心里的，大家一定要继续保持豁达大度的胸怀、强烈的责任感，守住清贫，耐住寂寞，挡住诱惑，不辞辛苦，扎实工作，再创佳绩。