行政管理制度绝佳参考.docx
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行政管理制度绝佳参考
瀚斯农化
HansiAgrochemicals
行政管理制度
Administrationsystem
[行政人事部编制]
[2011年8月第1次修订]
2.1XZGL01办公环境管理办法3
2.2XZGL02（拟）工装管理规定6
2.3XZGL03文件管理制度7
2.4XZGL04商业机密管理制度11
2.5XZGL05安全管理制度14
2.6XZGL06印章使用管理规定15
2.7XZGL07固定资产管理制度18
2.8XZGL08办公用品管理规定22
2.9XZGL09电脑使用管理规定24
2.10XZGL10档案管理制度25
2.11XZGL11差旅费管理制度32
2.12XZGL12公司会议管理办法35
2.1XZGL01办公环境管理办法
第一章总则
第一条为规范办公秩序，创造整洁有序的办公环境，树立良好的企业形象，结合公司的实际情况，特制定本办法。
第二条公司行政人事部是办公环境管理的职能部门，负责相关规章制度的制定、落实、监督和检查。
第二章管理细则
第三条各办公室桌椅、物品、办公用品、绿色植物、电脑、茶几、衣架、档案柜、衣柜等所有物品的摆放应整齐有序，树立公司规范化管理的形象。
第四条各办公室的人员在每天早上上班前10分钟内应将本办公室卫生整理完毕，做到地面、墙面及办公家具整洁干净。
第五条办公楼公共场所的卫生保洁分工明确，总经理办公室卫生由行政工作人员负责，办公区域由各办公室人员负责，公共区域由行政人事部服务督促相应责任人保持保洁质量。
第六条员工在下班或外出办事离开办公室前，应将本人办公桌面整理干净，重要文稿妥善放置，抽屉、文件柜上锁，下班后应将电脑关闭，外出办事前须将电脑调至待机状态。
第七条员工在上班时间内应自觉保持办公场所的清洁，不得乱扔烟头、纸屑等杂物。
第八条员工应保持办公环境的安静，不得大声喧哗、聚众闲聊或追逐嬉戏，树立良好的职业化素养。
第九条员工因工作需要到其他办公室时，应先敲门征得同意后，方可进入，严禁在上班时间无故脱岗或串岗。
第一十条在办公区域和工作场合不准抽烟，可以到楼梯口或卫生间抽烟。
第一十一条随时保持桌面上文件的整齐摆放，文件要在每天晚上下班前装入文件袋或者文件夹，文件夹要放入文件筐内，文件筐的摆放要整齐有序。
第一十二条各部门办公室物品要有秩序的摆放，不得随意摆放。
第一十三条显示器、主机摆放整齐；打印机就近摆放，打印纸要摆放整齐，打印的废纸要自行回收，使用反面，牵涉公司机密要立即销毁；
第十四条电脑显示器上不允许放置任何物品，办公桌上所有物品的放置应整齐，不能高于办公位隔断，办公位桌下主机及其他物品摆放要整齐，电源、信号线要捆扎。
个人办公位隔断上不允许粘贴电话号码、留言条等纸张。
第十五条员工个人办公位下只允许放置一张办公椅，原则上颜色、式样要求统一。
个人用垃圾篓在办公桌下面，办公区走道上不得有垃圾篓和办公椅出现。
第十六条个人办公位和公共位应按照行政人事部统一规划的标准模板进行标识。
办公区域的文件柜上不允许放置任何物品，文件柜的标识牌，部门内应统一尺寸、格式、字体。
公共部位物品的整理，部门应指定责任人。
第十七条办公现场不允许与办公无关的物品出现。
窗帘垂下时，最低处边缘离窗台应有2CM的距离，保持窗帘不皱折。
第十八条员工要将自己的文件资料分类归档，并附有目录和标识，做到任何人查询时都有规可循。
下班前，凡载有公司保密信息的文件资料要求入柜加锁保存，部门指定人员监督执行。
第十九条个人办公桌上不得堆放与工作无关的物品，茶杯要放在办公桌的右侧，并与文件、物品保持一定距离，严禁将水杯放置在电脑旁边。
第二十条饮水机要保持干净卫生，上面不得堆放任何物品，公司内部人员一律不得使用一次性水杯。
第二十一条员工负责个人办公位的清洁卫生工作，做到计算机、工作台面无灰尘、水渍及多余物品，部门文件柜、公共部位的清洁工作，由部门指定人员负责，要求办公区域无卫生死角。
第二十二条办公室不能吃零食，工作时间不得随意走动、聊天、睡觉、浏览与工作无关的书报或网站。
第二十三条办公区域不得大声喧哗，电话振铃、手机闹铃要尽量将音量调小，打电话、谈话要尽量将声音放低，以免影响其他人工作（午休）。
开会、培训或午休时自觉将手机设为无声状态，并尽量避免会议期间接听电话或回复短信。
第二十四条任何人在离开办公桌或会议桌时，应自觉把椅子放至办公桌下或会议桌下，以保证整个办公环境的井然有序。
第二十五条午餐、午休及上班时间长时间离开座位时将显示器电源关闭，下班前将电脑主机、电灯和空调关闭。
第二十六条节约用水、电、气、纸张等公司资源，在不用电、水等资源时，及时关闭水电电源，内部通知、纪要等一般性质的管理文件要使用二次纸。
第三章检查与违规行为处理
第二十七条行政人事部每天早上上班后10分钟内，检查各办公室环境卫生情况，并及时督促整理，将检查结果予以通报。
检查标准见附表：
《办公室环境检查标准》。
第二十八条对以下影响办公环境的行为，公司行政人事部将给予严肃处理：
1、在办公场所打牌、下棋、干私活、上网游戏、炒股等将对责任人处以50——200元罚款。
2、在办公场所发生与他人争吵、打架斗殴等不良行为将给予责任人50——200元罚款。
3、因行为不当，严重损坏办公设施，除照价赔偿另处以50――200元罚款。
4、故意污染办公环境，对责任人处以20——200元罚款。
5、没有做到管理细则的任何一项：
发现一次扣10――20元。
附表：
办公室环境检查标准
办公室环境检查标准
区域
项目
标准
清洁频次
责任人
公共
区域
地面
地面上无纸屑、无明显灰尘
每周一次
部门负责人
无纸屑、无污迹、无堆放杂物无烟头
不定时清扫
档案柜
柜面无灰尘、柜顶无杂物
每周一次
部门内勤
玻璃隔断
隔断无灰尘、玻璃光洁明净
每周六
全体人员
窗台玻璃
隔断无灰尘、玻璃光洁明净
每周六
全体人员
墙面
无划痕、张贴物干净无灰尘
每周一次
部门内勤
沙发、茶几
干净无灰尘
每天
值日人员
个人
区域
办公桌
桌面上文件摆放整齐、无灰尘、无与工作无关的物品
随时清理
使用人
电脑
屏幕无灰尘、电脑桌面无杂物
随时清理
使用人
2.2XZGL02（拟）工装管理规定
第一条原则
为了树立企业整体对外规范的形象，提高员工的职业化形象，公司要求行政岗位员工穿着统一工装，其他岗位（如司机、厨师等）参照公司公装配置职业装。
第二条工装类别
1、普通工装：
男员工为深蓝色西装、衬衣、领带；女员工为深蓝色西装、衬衣。
2、特殊工装：
工程人员的特殊工装的款式及颜色，由业务部门提出方案，报行政人事部审批。
第三条工装购置计划的制定和实施
1、公司全体员工普通工装的购置由行政人事部统一做出计划并进行购置。
2、后勤人员的特殊工装，由相关部门提交计划，报行政人事部批准，并负责购置。
3、全体员工必须着公司统一要求的工装。
第四条工装费用
1、工装原则上以两年为一个周期，每年夏装和冬装各配两套，购置工装时费用由员工与公司各承担50%。
2、员工离职时，工装由员工本人带走；离职时配发工装不满6个月的，退还公司承担的工装费用；不满12个月的，退还公司承担工装费用的一半。
第五条着装要求
1、在下列场合必须着工装：
（1）上班时间内在公司办公场所或外出（周六、日可适当着职业休闲装）
（2）公司各种会议、集体活动
2、必须保持工装的整洁，不准着污损工装。
3、凡未配发工装的员工，在上班时间应参照公司配发工装的式样着职业装，不得穿着与办公场所不相协调的服饰。
尤其禁止以下情况：
①女士浓妆艳抹，着短裤、超短裙等奇装异服上班；
②男士不修边幅、发长过耳，穿拖鞋、背心、短裤等奇装异服上班。
4、各部门负责人要督促所属员工着工装，并对本部门员工着装、服饰管理负责。
5、对上班时间无故未着工装或穿着不符合公司着装要求的员工，由该员工部门领导或行政人事部提出整改要求。
6、工装若有丢失、损坏，由员工本人承担重新配置的费用。
2.3XZGL03文件管理制度
第一章总则
第一条为规范行文程序，加强文件管理，确保公司政令畅通，提高工作效率和管理水平，结合公司实际，特制定本制度。
第二条行政人事部是公司文件管理的职能部门，负责相关制度的制定、落实、监督、检查、归档和修正。
第三条行政人事部是本部门文件内容的第一责任人，必须指派专人负责本部门各种文件的拟稿、收发、存档与管理。
第二章文件的分类
第四条发文
1．一级文件的发文
（1）以青岛瀚斯农化有限公司名义对外发布或对内发布的各种红头文件、公司决定、规章制度、重要通知、通报等。
（2）对公司发展具有重大意义的各种录音、录像、图片、图表等资料。
2．二级文件的发文
（1）公司相关职能部门编发的各类关于经营活动的一般性材料如通知、通报、简报、报纸、文摘、图片图表、画册、录音、录像等。
（2）各职能部门之间因工作需要编制发放的纪要、备忘录等文件材料。
（3）各部门向外界发放的文书、材料，包括发出的各类公文、函件、传真等。
（4）其它类型需保存的一般性文件材料。
第五条收文
1．一级文件的收文
公司收到的政府有关部门的信函、通知、证书等文件，收到的与经营有关的由外界发来的重要的信函、传真、证书等文件。
2．二级文件的收文
公司、各职能部门收到的与经营有关的由外界发来的一般性信函、传真、宣传材料等文件。
第三章文件的编制、收阅与归档
第六条文件编制
1．拟稿：
公文拟稿遵从规范化原则。
（1）对公司对外上报、下发的文件，由相应职能部门拟稿，由对应总监或总经理审核。
（2）以部门对外发布、对内下发的二级文件，由各部门自行拟稿，由相应部门经理审核，主管总监或副总审批。
其文件的内容，由相应部门总监或副总绝对负责。
如在执行过程中发现下发的文件存在问题，文件拟稿部门应负责修订，并重新进行签批。
2．文件编号
（1）以公司名义上报或下发的一级文件，由行政人事部统一编号。
（2）以各部门下发的二级文件，由各部门负责统一编号。
（3）文件编号细节请见附件1《文件编号》一览表。
3．格式
各单位部门公文格式须遵从公司统一规定。
具体格式要求见附件
4．会签与签发
以公司名义上报或下发的一级文件，须由对应经理、总监/副总、行政总监会签，再由总经理签发。
5．发文
（1）以公司名义上报或下发的文件由公司行政人事部统一发文。
（2）以各职能部门名义上报或下发的二级文件，在签发完毕后，由对应职能部门自行发文。
6．接收
拟稿部门要负责落实文件接收情况。
公司下发到各部门的文件材料，如需向全体员工公示的，各部门负责人应在收到之日起24小时内传达到本部门全体员工，使其及时准确地得到贯彻落实。
第七条文件的收阅
公司收到的一级文件，先由行政人事部登记后提交总经理，由总经理提出拟办意见后，按照总经理意见指示传阅；二级文件材料可直接传达至相关部门经理收阅。
第八条文件归档
1．以公司名义上报或下发的一级文件以及收到的一级文件，由公司行政人事部汇总、归档、备案，
2．以各职能部门名义对外发布、对内下发的二级文件以及收到的二级文件，由其自行编号、存档、管理，同时报行政人事部汇总、归档、备案。
3．各部门应妥善保管各种文件材料，若发生遗失、泄密或损坏，将追究部门经理的责任，给予行政处罚或经济处罚。
4．行政人事部每月组织人员对各部门文件的保存与管理情况进行监督检查。
附件1：
文件编号
部门
红头文件编号
通知编号
会议纪要编号
备忘录编号
（HS（瀚斯农化）—XZRS（部门:
行政人事部）—20110801（年月日）—001（号码）
瀚斯农化公司
瀚斯农化司字[2011]第×号
瀚斯农化司通字[2011]第×号
瀚斯农化司纪字[2011]第×号
HS-20110813-001
行政人事部
瀚斯农化行通字[2011]第号
瀚斯农化行纪字[2011]第号
HS-XZRS-20110813-001
公司人事任免
瀚斯农化人字[2011]第号
瀚斯农化人通字[2011]第号
财务部
瀚斯农化财通字[2011]第号
瀚斯农化财纪字[2011]第号
HS-CW-20110813-001
生产部
瀚斯农化生通字[2011]第号
瀚斯农化生通字[2011]第号
HS-SC-20110813-001
销售部
瀚斯农化销通字[2011]第号
瀚斯农化销纪字[2011]第号
HS-XS-20110813-001
附件2：
文件的制作格式要求
第九条排版要求
（1）文件一律用A4纸打印，左侧装订。
（2）文字从左至右横写、横排。
（3）标题：
用三号黑体字，与正文之间空一个标准行。
（4）正文：
段落题目采用四号黑体字，正文内容采用四号宋体字。
段首空两格，字间距采用标准格式，段落行距为1.5倍。
页面设置采用Word文档的默认值。
（上2.54cm，下2.54cm，左3.17cm，右3.17cm，页眉1.5cm，页脚1.75cm）。
第十条撰写要求
（1）标题
不能简单地拟“通知”等标题，为便于将来查找文件，各部门在拟标题的时候应当准确、简要地概括出公文的主要内容，并准确表明文件的种类。
比如：
（2）内容
文件内容应做到观点明确、客观真实、条理清晰，言简意赅；在重新修订公司有关规章制度时，要在制度末尾注明“本制度自下发之日起执行，原××文件同时废止”字样，确保公司制度执行的一致性。
（3）附件
文件如果有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件的顺序和名称。
（4）结构层次序数
第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”（注意是实心圆点），第四层为“
（1）”。
（5）数字
文件中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字应使用汉字数字外，其它情况应使用阿拉伯数字。
2.4XZGL04商业机密管理制度
第一章总则
第一条为保障公司合法权益不受侵犯，维护公司正常管理秩序，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工。
第二章实施细则
第三条商业机密的定义：
商业机密是指不为公众所知悉、能为所有者带来经济利益、具有实用性的技术信息和经营信息，包括构成一个公司竞争优势的任何机密的商业信息。
第四条商业机密的范围：
1、所涉及经营信息主要包括：
发展规划、经营策略、管理诀窍、薪资结构、商业模式、客户名单、供应商名单、合作单位名单、营销策略、财务状况、投融资计划、标书标底、谈判方案以及各类合同文件；
2、所涉及技术信息主要包括：
质量控制方案；
3、所涉及公司内部文件主要包括：
内控流程、薪酬考核办法、预算成本控制、采购计划、销售计划、销售方法、财务会计报表、分配方案、企业内部管理制度；
4、其它涉密文件包括公文、函件、磁盘、胶片、幻灯片、录音、会议纪要、培训资料等资料。
第五条密级的划分
公司密级划分为：
绝密：
一旦泄密会使公司利益遭受特别严重损害。
机密：
一旦泄密会使公司利益遭受严重损害。
秘密：
一旦泄密会使公司利益遭受较大损害。
内部资料：
一旦泄密可能会使公司利益遭受损害。
公开资料：
公开有助于公司利益。
第六条密级的确定
公司各部门对其产生或接收的文件资料提出定级意见，由总经理确认，确立后均在文件右上角注明。
第七条密级变更及解密
因工作需要或环境变化，需要变更密级或公开已不再对公司利益构成影响的文件，须由原核定密级的单位提出申请，由总经理确认后执行。
保密期届满，除要求继续保密的事项，其余文件自行解密。
第八条保密管理
1、对公司员工的要求：
（1）凡公司员工入职后必须与公司签订保密协议；
（2）公司于员工入职培训中明确加入保密教育内容，并进行考核，确保国家和公司机密不被泄露；
（3）健全员工人事资料，如员工的学历、专长及有无发明、职务范围等资料；
（4）对接触过商业秘密、即将离职人员，要进行离职检查，要履行相应的交接手续，点收员工所领借物品，并重申员工在离开本公司后要继续履行保护商业秘密的义务；对于有必要的员工可以再签订一份详细、具体的承诺协议；
（5）公司不提倡公司员工与同行业内企业、其它相关行业企业在任何场合私自透露或谈论有关公司商业秘密的行为；
（6）各部门负责人定期检查保密场所的电器设备、防盗设施、消防器材的完好状态，确保安全；
（7）公司档案室由专人管理（公司层面由行政内勤负责管理，其他部门由内勤/部门负责人负责管理），对机密文件专项入册，定期检查，防止丢失和错漏。
各项资料借阅要按档案管理制度执行；
（8）机密文件严格按照领导批准的数量打印，不得擅自多印多留，草稿视同原件，打印的废页要及时销毁；
（9）传阅机密材料要由专人送递，不得让无关人员阅看，要控制文件的行踪，以防丢失；
（10）外出工作须携带保密文件，要经相关领导批准；
（11）注意在通讯和办公自动化中的保密；
（12）禁止公司各部门或员工未经批准公开发表学术著作、演讲或进行广告宣传；
（13）禁止公司各部门或员工未经批准公开发表包含公司商业机密的学术著作、演讲或进行广告宣传。
2、供应商和客户等第三人管理：
（1）企业商业秘密经常涉及供应商、客户、以及向公司提供产品或服务的建筑师、工程师、顾问、会计师、审计师、律师、承销商等第三人，要求与有必要得知商业秘密的第三人签订适当的保密协议；
（2）公司禁止其它企业及外来人员在未经批准的情况下学习、参观本企业涉及商业秘密的内容。
第九条商业机密侵权后的保护：
公司商业秘密被侵权后给公司造成经济、信誉等损失的，公司将依据法律规定向有关部门申请仲裁或向人民法院提起诉讼，追究其侵权人的经济及法律责任。
第十条本制度与档案管理制度、文件管理制度、电脑使用管理制度配套使用，对上述管理制度在保密方面具有指导性。
2.5XZGL05安全管理制度
第一章总则
第一条为了维护公司的公共利益及全体员工的人身财产安全，防止灾害性事故发生，实现安全文明施工，结合公司实际，特制定本制度。
第二条本制度坚持“安全第一、预防为主”的方针，主要针对与公司行政工作有关的安全事宜，实行以部门为单位的全员共管体制。
部门负责人对本部门人员的安全负总责。
行政人事部是安全管理监督、检查和服务部门。
第二章安全工作的原则
第三条公司全体员工都有保障公司财产安全的责任和义务，在公司财产受到损害时，应敢于挺身而出维护公司资产的完整和安全。
部门第一负责人应全面负责公司配置资产的安全，如因不负责任造成丢失或损坏，部门第一负责人承担损失部分资产原价的50%。
第四条对突发性事故及隐患，应采取先处理、后汇报的必要措施。
对贻误时机造成损失的，视情节追究当事人和责任人的责任。
第三章安全工作的范围与部门职责
第五条行政人事部应加强安全宣传，定期举办安全知识培训，以增强全员安全意识，使员工了解和掌握必备的安全防范知识。
第六条行政人事部应配合各部门加强安全检查，及时排查并消除不安全因素及隐患。
第七条财务部应制定现金及固定资产的管理细则，报公司批准后，各部门应严格遵守执行。
巨额资金的提取应保证在有人护送的条件下，由财务人员专人办理；帐面资金的管理严格按照有关制度办理。
对不按规定办理造成损失的，当事人应全额赔偿，直至追究法律责任。
第八条安全设施的摆放要有固定位置，不得随意改动，“注意”、“禁止”标牌、标志应醒目标准，对随意改动设施、标牌、标志的处50-500罚款。
第九条仓库等公司重要区域，要时刻牢记“安全第一”，严格按照规范操作，避免人身及资产的不必要伤害。
第十条工作现场的照明、通风及灭火器等设施应及时检查、修复，保证完好。
办公场所无人时应及时落锁，并关闭门窗，关闭所有电器。
第十一条公司司机及驾车人员必须严格遵守交通法规和行为规范，杜绝酒后驾车违章行为，服从交警指挥，保证行车安全。
第十二条员工上下班途中要牢固树立交通安全意识，如遇加班超时至深夜，尽量避免单人独行，女员工应由男员工护送。
第十三条全体员工应熟练掌握必要的应急抢险措施，熟悉抢险设施设备的操作要领和方法，并做到遇险不惊，冷静而妥善处理。
2.6XZGL06印章使用管理规定
第一条根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。
为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特制定本管理规定。
第二条印章的刻制
按公司业务需要由部门提出申请，经行政人事部审批后办理。
印章刻好后，由行政人事部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章图样。
第三条印章的种类
1、行政公章
2、财务专用章
3、合同专用章
4、发票专用章
5、法人代表私章
6、部门章
7、其它印章
第四条印章的使用
1、下列情况盖用公司行政公章；
（1）公司签发的红头文件；
（2）以公司名义下发的重要制度规定等；
（3）以公司名义对外行文；
（4）以公司名义对外签订合同（工程承包，材料采购、销售合同除外）；
（5）其它经总经理同意需加盖行政公章的文件。
2、下列情况盖用财务专用章
（1）对政府有关部门报送的有关报表，需盖用财务专用章的；
（2）向金融机构报送的有关材料；
（3）公司出具的支票、汇票等单据；
（4）公司出具的各种收据；
（5）其它经公司同意盖用财务专用章的文件。
3、下列情况下盖用合同专用章
（1）公司工程承包，材料采购、销售合同。
4、下列情况盖用部门印章
（1）公司内部部门之间行文。
（2）部门向公司提交报告、材料。
（3）公司职能部门下发的一般材料。
第五条印章管理
1、印章保管
（1）行政公章、法人代表私章由行政人事部保管，专人负责。
（2）财务专用章、发票章由财务部保管，财务部经理负责。
（3）合同专用章由部保管，部经理负责。
（4）部门印章由部门经理保管并负责。
2、印章的使用
（1）公司对各类印章的使用建立登记制度，并经相关领导签字后方可盖用。
（2）印章使用人（签字人）须对用印文件仔细审查，并对用印后果负有经济、行政、法律责任。
（3）严禁在空白纸张上盖用印章，一经发现，追究印章保管人的责任。
同时，印章负责人将对造成的后果负全部责任。
（4）原则上不允许携带公司印章外出。
如因特殊情况须携带印章外出，必须由用印部门经理提出书面申请，并经行政人事部负责人审批后，办理借用手续，并由行政人事部指定专人跟随督办。
（5）严禁伪造、盗用印章，一经发现，对有关责任人处以严重警告以上处分，直至追究法律责任。
（6）若发生印章丢失，应立即上报行政人事部，以便采取防范措施，并追究印信保管人的责任。
（7）部门印章仅限公司内部信息传递使用，严禁对外代表公司使用（行政人事部办理相关人事工作除外），一经发现，对有关责任人处以严重警告以上处分，直至追究法律责任。
（8）公司证件复印件因业务需要须加盖印章时，须注明
1、此复印件与原件核对一致；2、此复印件只限办理***事项。
附表1：
青岛瀚斯农化有限公司
用章类型
□公章□合同章□财务专用章□发票专用
□部门章□法人代表私章□其它印章
份数
申请部门
升级会员 