销售业务操作手册.docx

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销售业务操作手册

销售业务操作手册

销售业务包括产品、配件、材料销售等。

总体流程：

销售订单销售发货单销售出库单、发票财务结算，结算包括存货结算和销售结算。

涉及单据：

销售订单、销售发货单、销售出库单、销售发票、销售结算单等。

一、销售订单业务处理

1．订单录入

销售部门根据已签订的销售合同（整车销售、配件销售、委外售料）实时录入用友软件【销售管理】系统中的｛销售订单｝并保存，经规划部审核生效后作为整个销售业务的源头数据。

菜单路径：

供应链—销售管理—销售订货—销售订单。

双击打开{销售订单}。

点击〖增加〗按钮，出现新销售订单（空表），逐一输入相应表头及表体内容。

下图为填写内容后示例。

输入内容列表：

字段名称

内容说明

备注

订单号

与纸质合同等文档一致。

业务类型

系统默认为普通销售。

客户简称

选择销售的客户名称。

销售类型

选择销售的类型。

业务员

销售业务员。

订单日期

应于合同一致。

销售部门

销售人员所属部门。

备注

可输入必要的注释。

唯一可自由输入的内容。

存货编码

输入（粘贴）或选择。

只接受已有档案的数据。

数量

如果不正确可以修改

含税单价

输入销售含税单价。

税率

默认17%，如有不同须修改。

预发货日期

预订与合同规定的发货日期。

订单保存：

对输入内容确认无误后，单击〖保存〗按钮保存订单。

批量导入：

为解决大批数据输入问题，系统开发了批量导入功能，用户根据规定的EXCEL数据格式准备数据，在订单输入界面点击〖提取〗按钮，按系统提示完成相应的操作，即可导入表体数据。

行复制：

对于需要复制的行，可点击〖复制〗按钮下的“行复制”，单据表体尾部增加一行相同内容，可以编辑、修改。

订单修改：

已经保存但未审核的订单，如有必要，须点击菜单〖修改〗按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位编码后直接增加或删除，修改确认以后，正式保存，提请审核。

订单删除：

已经保存但未审核的订单，可点击菜单〖删除〗按钮直接删除。

草稿应用：

在填制销售订单时，如果对输入内容不确定或仅拟作为草稿暂存，以便修改或防止单据保存后误审，点击〖草稿〗按钮的

，再点击〖保存草稿〗按钮，即可将当前单据保存为草稿。

如需将草稿转为正式订单，点击〖草稿〗按钮的

，再点击〖打开草稿〗按钮，选择已保存的草稿，对单据进行相应修改，确定正确无误后，保存订单。

模板应用：

为减少类似单据重复录入，可将该单据的内容保存为模板。

点击〖模板〗按钮的

，再点击〖保存模板〗按钮，即可将当前单据保存为模板。

再次填制类似销售订单时，只需点击〖增加〗—〖模板〗按钮的

，再点击〖打开模板〗按钮，选择所需要的模板，并在现有模板的基础上对单据进行相应修改，确认无误后，保存订单即可。

注意：

实际销售合同（纸质）是销售订单（包括配件、售料）录入和审核的依据，必须确保两者完全对应。

2．销售订单查询、定位

销售订单通常通过销售“订单列表”查询、定位。

菜单路径：

供应链→销售管理→销售订货→订单列表（见下图）。

双击打开“销售订单”过滤界面。

输入“客户编码”、销售“订单号”、“订单日期”、“销售合同号”、销售“部门”、“业务员”、“存货编码”等过滤条件后，单击〖过滤〗按钮，系统开始查询，并显示销售订单列表，需要查询已关闭的订单，应将“是否关闭”选为“是”。

双击需要的销售订单就可以显示该张单据。

然后可以执行“修改、删除、弃审、审核，关闭、打开”等操作。

销售订单查询、定位也可以通过点击{销售订单}页面的菜单〖定位〗按钮进入{销售订单}过滤窗体，其它操作同上。

还可以通过{销售订单}页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。

3．订单审核与弃审

订单审核：

订单输入系统以后，规划部（整车分别由市场部或国贸部）审核人员登录系统，查询定位单据，依据纸质销售合同，逐一核对订单内容，确认无误后单击〖审核〗按钮，订单生效。

订单弃审：

同样需要查找定位单据，进入{销售订单}界面，点击〖弃审〗按钮即可。

弃审操作同样受权限控制，目前由规划部（整车分别由市场部或国贸部）控制。

4．审核后订单修改

对于已经审核但尚未执行的销售订单，如需进行修改，必须先行弃审，再予“修改”。

订单弃审：

由具备“弃审”权限的人员弃审该订单，见上条“订单弃审”。

订单修改：

销售人员单击〖修改〗按钮后，修改订单内容。

改后保存：

销售人员在修改完成后，单击〖保存〗按钮即可。

改后审核：

由具有审核权限的人员单击〖审核〗按钮即可，同“订单审核”。

5．审核后订单变更

对于已经审核生效且已执行的销售订单，如需修改，则必须进行“变更”。

同样有具有单据变更权限的人员，定位到需要修改的销售订单，单击〖变更〗按钮，修改以后点击〖保存〗按钮即可（不需审核）。

订单变更以后，单据尾部的“变更人”即会填写相应的人员姓名。

6．审核后销售订单删除

对于已经审核生效但尚未执行的销售订单，如需删除，可由具有“弃审”权限的人员定位并弃审该订单，再由订单输入人员单击〖删除〗按钮予以删除。

7．销售订单关闭和打开

对于已经执行完毕或部分执行但不需再执行的销售订单，可以予以关闭。

对于已经关闭的订单需要继续执行时，需要打开。

系统既支持整张订单的关闭、打开，也支持单据中某一行或数行关闭与打开。

订单关闭：

定位到需要关闭的销售订单，单击菜单〖关闭〗按钮。

订单行关闭：

定位到需要关闭的销售订单的行，单击右键出现快捷菜单，左键点击“行关闭”。

订单打开：

定位到已经关闭的销售订单，其〖打开〗按钮有效（加亮），单击该按钮即可。

订单行打开：

定位到已经关闭的销售订单的行，单击右键出现快捷菜单，在原来行关闭时出现“关闭当前订单记录”的位置出现“打开当前订单记录”，单击即可。

8．销售订单执行统计

用户可以根据查询条件，通过{订单执行统计表}，查看订单执行情况，可以查询某张订单或某项存货的订单执行情况，还可以查询某供应商的订单执行情况等。

菜单路径：

供应链—销售管理—销售订货—销售订单执行统计表。

双击打开订单执行统计表过滤界面，输入查询条件，单击〖过滤〗按钮即可。

注意：

可以从消息中心的预警消息，查看销售订单的执行情况。

二、销售发货业务处理

1．销售发货单生成

系统订单生效以后，销售人员根据供货时间，及时组织，在确定产品、配件可以外供以后，根据销售订单生成发货单。

菜单路径：

供应链—销售管理—销售发货—发货单。

双击打开销售{发货申请单}。

单击〖增加〗按钮，出现“过滤条件选择—参照订单”窗体，输入“客户编码”、销售“订单号”、“订单日期”、“销售合同号”、销售“部门”、“业务员”、“存货编码”等过滤条件后，单击〖过滤〗按钮，出现符合条件的“销售订单”列表。

找到对应的订单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单已经选中，在下面“发货单参照订单”列表中出现对应的订单明细，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击〖确定〗，返回{发货单}。

输入或修改本次发货数量，其中单据显示的数量为最大可发货数量，不允许超出，确认无误后，单击〖保存〗按钮，提请财务人员审核。

公司存货中存在“一物多库”现象，而发货单表体中初始显示的仓库名称为系统默认仓库，生成发货单以后如有不符应予修改。

在通过〖增加〗制成“销售发货申请单”后，在“保存”单据前发现仍需增添内容，此时菜单〖订单〗按钮已经激活，可点击出现“过滤条件选择—参照订单”窗体，但此时“销售发货申请单”中已有内容，按照内部关联或限制关系，过滤窗体中已有部分默认条件，必须仔细选择后再行过滤。

注意事项：

ERP系统本可允许选择多个订单（同一客户）生成发货单，但为统一、规范，公司规定到货单只能由一张订单生成。

选择订单明细时，建议为同一仓库、业务员，否则系统会有提示防止误选。

同一销售订单（配件销售或售料）如涉及配件公司、生产部、物流中心分管物料，分别由分管业务员生成销售{发货单}。

2．发货单查询、定位

发货单通常通过销售“发货单列表”查询、定位。

菜单路径：

供应链→销售管理→销售发货→发货单列表（见图）。

双击打开“销售发货单过滤条件”界面，输入“客户编码”、“发货单号”、“发货日期”、“销售合同号”、“业务员”、“存货编码”等过滤条件后，单击〖过滤〗按钮，系统开始查询，并显示销售发货单列表，需要查询已关闭的发货单，应将“关闭标志”选为“关闭”。

双击需要的销售发货单就可以显示该张单据。

然后可以执行“审核、弃审、修改、删除”等操作。

销售发货单查询、定位也可以通过点击{发订单}页面的菜单〖定位〗按钮进入{发货单}过滤窗体，其它操作同上。

还可以通过{发货单}页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。

3．发货单审核与弃审

发货单审核：

订单输入系统以后，财务部审核人员登录系统，查询定位单据，点击销售{发货申请单}界面的〖审核〗按钮，发货单生效并自动生成销售出库单。

发货单弃审：

同样需要查找定位单据，点击销售{发货申请单}界面的〖弃审〗按钮即可。

弃审操作受权限控制，目前由财务部控制，在单据弃审过程中未审核的销售出库单同时删除。

如果出库单已经审核或已生成销售发票，必须先将这些单据全部删除以后方可弃审{发货单}。

4．修改发货单

已经保存但未审核的发货单，如需修改或增删表体内容，须点击菜单〖修改〗按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位编码后直接增加或删除，修改确认以后，保存、审核。

如果修改时需要增加内容，此时菜单〖订单〗按钮已经激活，可点击出现“过滤条件选择—参照订单”窗体，仔细选择过滤条件，再行过滤（同前）。

如果要修改的发货单已经审核，需将发货单弃审后才能修改。

如果已经生成了销售出库单、销售发票等，需要先删除这些单据，再行弃审。

5．删除到货单

已经保存但未审核的到货单，可以直接点击{发货单}界面的〖删除〗按钮予以

删除；对已经审核生效的发货单，需要先将发货单弃审后才能删除，对弃审单据注意弃审条件。

6．销售退货单业务处理

当需要退货或进行业务调整时，可以通过销售退货单来办理，退货单相当于“红字”发货单。

菜单路径：

供应链→销售管理→销售发货→退货单。

双击打开销售{退货单}。

单击〖增加〗按钮，即开始参照订单生成“退货单”的操作，首先出现“过滤条件选择—参照订单”窗体，整个后续操作与生成“销售发货申请单”相同。

在通过〖增加〗制成销售“退货单”后，在“保存”单据前发现仍需增添内容，此时菜单〖生单〗按钮已经激活，单击〖生单〗下〖参照订单〗或〖参照发货单〗菜单，又将出现“过滤条件选择”窗体，后续操作同上。

在制单并保存以后，必须先〖修改〗，再〖生单〗。

退货单保存以后，由财务人员审核或弃审。

注意：

参照订单生成的退货单可以生成红字发票。

参照发货单生成退货单，退货单冲减发货单的发货数量，退货单不能生成发票。

三．销售出库（出库单审核）业务办理

在财务人员审核“销售发货申请单（退货单）”时，系统自动生成销售出库单（蓝字、红字）。

销售人员办理完上述业务后到库房办理领料（或退料）手续，并由库管员定位单据，并对｛销售出库单｝予以审核。

菜单路径：

供应链→库存管理→出库业务→销售出库单或供应链→库存管理→单据列表→销售出库单列表。

四、销售发票（结算）业务办理

1．生成销售发票

销售人员办理完发货单以后，及时到财务部办理交款、开具发票（实际发票和系统发票）手续。

菜单路径：

供应链→销售管理→销售开票→销售普通发票。

财务部人员双击打开｛销售普通发票｝。

单击〖增加〗按钮，出现“过滤条件选择—参照订单”窗体，输入“客户编码”、销售“订单号”、“订单日期”、“销售合同号”、销售“部门”、“业务员”、“存货编码”等过滤条件后，单击〖过滤〗按钮，出现符合条件的“销售订单”列表。

选择与后续操作与“销售发货申请单”生成相似。

由于存在提前开票的情况，发票默认由订单生成。

如果希望通过发货单生成发票，则在点击〖增加〗按钮出现“过滤条件选择—参照订单”窗体时立即点击〖取消〗按钮，取消过滤，系统返回｛销售普通发票｝页面。

此时〖生单〗按钮激活，点击其下的〖参照发货单〗菜单，过滤发货单，并生成发票。

财务开票人员应注意发票数量、单价、金额等。

在通过〖增加〗制成“销售普通发票”后，在“保存”前发现仍需增添内容，此时菜单〖生单〗按钮已经激活，单击〖生单〗下〖参照订单〗或〖到货单〗菜单，又将出现“过滤条件选择—参照订单”窗体，后续操作同上。

在制单并保存以后，必须先〖修改〗，再〖生单〗。

原则禁止使用“红字销售发票”，确有必要其与正常发票办理类似，但应由退货单生成。

生成“销售普通发票”时如有退货单，可由订单（发货单）、退货单共同生成发票，对应项合计数量大于0，开具普通销售发票（收款），合计小于0，开具红字销售普通发票（退款），两种情况皆有，必须分别开具发票。

在办理系统发票的同时，应开具对应的实际发票及出门证等。

2．销售发票查询、定位

销售发票通常通过“销售发票列表”查询、定位。

菜单路径：

供应链→销售管理→销售开票→销售发票列表。

双击打开“销售发票过滤条件”界面，输入“客户编码”、“发票号”、“开票日期”、“销售合同号”、“业务员”、“存货编码”等过滤条件后，单击〖过滤〗按钮，系统开始查询，并显示销售发票列表。

双击需要的销售发票就可以显示该发票。

然后可以执行“弃审、修改、删除”等操作。

销售发票查询还可以通过销售发票页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。

3．销售发票复审与弃审

销售发票复核：

财务部复核人员登录系统，查询定位单据，点击{销售普通发票（包括红字）}界面的〖复核〗按钮即可。

销售发票弃审：

同样需要查找定位单据，点击{销售普通发票}界面的〖弃复〗按钮即可。

如果销售发票已经在应收模块中审核，必须先将这些单据全部删除以后方可弃审{销售发票}。

4．销售发票审核与弃审

销售发票作为应收单据的一种，必须在【应收款管理】模块中进行审核后成为应收帐款。

菜单路径：

供应链—财务会计—应收款管理—应收单据处理—应收单据审核。

财务人员双击{应收单据审核},弹出“应收单过滤条件”窗口，选择客户、单据编号、单据日期、合同号等条件后，点击〖确定〗，出现{应收单据列表}。

找到对应的发票在列表前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该发票已经选中，可以多选，确定以后点击菜单〖审核〗按钮。

也可以在应付单据列表中选择相应的销售发票双击进入{销售发票}界面，点击〖审核〗。

已经审核的销售发票，在其下部将出现审核人姓名。

发票审核系统同时提示生成转帐凭证，将营业收入、销项税额等转入应收帐款。

对已审核的发票，过滤、定位单据后，可以〖弃审〗（批弃或单弃），此时，如已经生成的转帐凭证系统提示“同步删除”，待确认后执行。

上图批审如何执行？

“单据名称”如何选择？