销售业务操作手册.docx

1、销售业务操作手册 销售业务操作手册销售业务包括产品、配件、材料销售等。总体流程：销售订单 销售发货单 销售出库单、发票 财务结算，结算包括存货结算和销售结算。涉及单据：销售订单、销售发货单、销售出库单、销售发票、销售结算单等。一、销售订单业务处理1订单录入销售部门根据已签订的销售合同（整车销售、配件销售、委外售料）实时录入用友软件【销售管理】系统中的销售订单并保存，经规划部审核生效后作为整个销售业务的源头数据。菜单路径：供应链销售管理销售订货销售订单。双击打开销售订单。点击增加按钮，出现新销售订单（空表），逐一输入相应表头及表体内容。下图为填写内容后示例。输入内容列表：字段名称内容说明备注订单

2、号与纸质合同等文档一致。业务类型系统默认为普通销售。客户简称选择销售的客户名称。销售类型选择销售的类型。业务员销售业务员。订单日期应于合同一致。销售部门销售人员所属部门。备注可输入必要的注释。唯一可自由输入的内容。存货编码输入（粘贴）或选择。只接受已有档案的数据。数量如果不正确可以修改含税单价输入销售含税单价。税率默认17%，如有不同须修改。预发货日期预订与合同规定的发货日期。订单保存：对输入内容确认无误后，单击保存按钮保存订单。批量导入：为解决大批数据输入问题，系统开发了批量导入功能，用户根据规定的EXCEL数据格式准备数据，在订单输入界面点击提取按钮，按系统提示完成相应的操作，即可导入表体

3、数据。行复制：对于需要复制的行，可点击复制按钮下的“行复制”，单据表体尾部增加一行相同内容，可以编辑、修改。订单修改：已经保存但未审核的订单，如有必要，须点击菜单修改按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位编码后直接增加或删除，修改确认以后，正式保存，提请审核。订单删除：已经保存但未审核的订单，可点击菜单删除按钮直接删除。草稿应用：在填制销售订单时，如果对输入内容不确定或仅拟作为草稿暂存，以便修改或防止单据保存后误审，点击草稿按钮的，再点击保存草稿按钮，即可将当前单据保存为草稿。如需将草稿转为正式订单，点击草稿按钮的，再点击打开草稿按钮，选择已保存的草稿，对单据进行相应修改，确定正确无误后，保

4、存订单。模板应用：为减少类似单据重复录入，可将该单据的内容保存为模板。点击模板按钮的，再点击保存模板按钮，即可将当前单据保存为模板。再次填制类似销售订单时，只需点击增加模板按钮的，再点击打开模板按钮，选择所需要的模板，并在现有模板的基础上对单据进行相应修改，确认无误后，保存订单即可。注意：实际销售合同（纸质）是销售订单（包括配件、售料）录入和审核的依据，必须确保两者完全对应。2销售订单查询、定位销售订单通常通过销售“订单列表”查询、定位。菜单路径：供应链销售管理销售订货订单列表（见下图）。 双击打开“销售订单”过滤界面。输入“客户编码”、销售“订单号”、“订单日期”、“销售合同号”、销售“部门

5、”、“业务员”、“存货编码”等过滤条件后，单击过滤按钮，系统开始查询，并显示销售订单列表，需要查询已关闭的订单，应将“是否关闭”选为“是”。双击需要的销售订单就可以显示该张单据。然后可以执行“修改、删除、弃审、审核，关闭、打开”等操作。销售订单查询、定位也可以通过点击销售订单页面的菜单定位按钮进入销售订单过滤窗体，其它操作同上。还可以通过销售订单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3订单审核与弃审订单审核：订单输入系统以后，规划部（整车分别由市场部或国贸部）审核人员登录系统，查询定位单据，依据纸质销售合同，逐一核对订单内容，确认无误后单击审核按钮，订单生效。订单弃审：

6、同样需要查找定位单据，进入销售订单界面，点击弃审按钮即可。弃审操作同样受权限控制，目前由规划部（整车分别由市场部或国贸部）控制。4审核后订单修改对于已经审核但尚未执行的销售订单，如需进行修改，必须先行弃审，再予“修改”。订单弃审：由具备“弃审”权限的人员弃审该订单，见上条“订单弃审”。订单修改：销售人员单击修改按钮后，修改订单内容。改后保存：销售人员在修改完成后，单击保存按钮即可。改后审核：由具有审核权限的人员单击审核按钮即可，同“订单审核”。5审核后订单变更对于已经审核生效且已执行的销售订单，如需修改，则必须进行“变更”。同样有具有单据变更权限的人员，定位到需要修改的销售订单，单击变更按钮，

7、修改以后点击保存按钮即可（不需审核）。订单变更以后，单据尾部的“变更人”即会填写相应的人员姓名。6审核后销售订单删除对于已经审核生效但尚未执行的销售订单，如需删除，可由具有“弃审”权限的人员定位并弃审该订单，再由订单输入人员单击删除按钮予以删除。7销售订单关闭和打开对于已经执行完毕或部分执行但不需再执行的销售订单，可以予以关闭。对于已经关闭的订单需要继续执行时，需要打开。系统既支持整张订单的关闭、打开，也支持单据中某一行或数行关闭与打开。订单关闭：定位到需要关闭的销售订单，单击菜单关闭按钮。订单行关闭：定位到需要关闭的销售订单的行，单击右键出现快捷菜单，左键点击“行关闭”。订单打开：定位到已经

8、关闭的销售订单，其打开按钮有效（加亮），单击该按钮即可。订单行打开：定位到已经关闭的销售订单的行，单击右键出现快捷菜单，在原来行关闭时出现“关闭当前订单记录”的位置出现“打开当前订单记录”，单击即可。8销售订单执行统计用户可以根据查询条件，通过订单执行统计表，查看订单执行情况，可以查询某张订单或某项存货的订单执行情况，还可以查询某供应商的订单执行情况等。菜单路径：供应链销售管理销售订货销售订单执行统计表。双击打开订单执行统计表过滤界面，输入查询条件，单击过滤按钮即可。注意：可以从消息中心的预警消息，查看销售订单的执行情况。二、销售发货业务处理1销售发货单生成系统订单生效以后，销售人员根据供货时

9、间，及时组织，在确定产品、配件可以外供以后，根据销售订单生成发货单。菜单路径：供应链销售管理销售发货发货单。双击打开销售发货申请单。单击增加按钮，出现“过滤条件选择参照订单” 窗体，输入“客户编码”、销售“订单号”、“订单日期”、“销售合同号”、销售“部门”、“业务员”、“存货编码”等过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合条件的“销售订单”列表。找到对应的订单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单已经选中，在下面“发货单参照订单” 列表中出现对应的订单明细，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击确定，返回发货单。输入或修改本次发货数量，其中单据显示的数量为最大可发

10、货数量，不允许超出，确认无误后，单击保存按钮，提请财务人员审核。公司存货中存在“一物多库”现象，而发货单表体中初始显示的仓库名称为系统默认仓库，生成发货单以后如有不符应予修改。在通过增加制成“销售发货申请单”后，在“保存”单据前发现仍需增添内容，此时菜单订单按钮已经激活，可点击出现“过滤条件选择参照订单” 窗体，但此时“销售发货申请单”中已有内容，按照内部关联或限制关系，过滤窗体中已有部分默认条件，必须仔细选择后再行过滤。注意事项：ERP系统本可允许选择多个订单（同一客户）生成发货单，但为统一、规范，公司规定到货单只能由一张订单生成。选择订单明细时，建议为同一仓库、业务员，否则系统会有提示防止

11、误选。同一销售订单（配件销售或售料）如涉及配件公司、生产部、物流中心分管物料，分别由分管业务员生成销售发货单。2发货单查询、定位发货单通常通过销售“发货单列表”查询、定位。菜单路径：供应链销售管理销售发货发货单列表（见图）。双击打开“销售发货单过滤条件”界面，输入“客户编码”、“发货单号”、“发货日期”、“销售合同号”、“业务员”、“存货编码”等过滤条件后，单击过滤按钮，系统开始查询，并显示销售发货单列表，需要查询已关闭的发货单，应将“关闭标志”选为“关闭”。双击需要的销售发货单就可以显示该张单据。然后可以执行“审核、弃审、修改、删除”等操作。销售发货单查询、定位也可以通过点击发订单页面的菜单

12、定位按钮进入发货单过滤窗体，其它操作同上。还可以通过发货单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3发货单审核与弃审发货单审核：订单输入系统以后，财务部审核人员登录系统，查询定位单据，点击销售发货申请单界面的审核按钮，发货单生效并自动生成销售出库单。发货单弃审：同样需要查找定位单据，点击销售发货申请单界面的弃审按钮即可。弃审操作受权限控制，目前由财务部控制，在单据弃审过程中未审核的销售出库单同时删除。如果出库单已经审核或已生成销售发票，必须先将这些单据全部删除以后方可弃审发货单。4修改发货单已经保存但未审核的发货单，如需修改或增删表体内容，须点击菜单修改按钮直接修改，包括

13、增行、删行或用鼠标定位编码后直接增加或删除，修改确认以后，保存、审核。如果修改时需要增加内容，此时菜单订单按钮已经激活，可点击出现“过滤条件选择参照订单” 窗体，仔细选择过滤条件，再行过滤（同前）。如果要修改的发货单已经审核， 需将发货单弃审后才能修改。如果已经生成了销售出库单、销售发票等，需要先删除这些单据，再行弃审。5删除到货单已经保存但未审核的到货单，可以直接点击发货单界面的删除按钮予以删除；对已经审核生效的发货单，需要先将发货单弃审后才能删除，对弃审单据注意弃审条件。6销售退货单业务处理当需要退货或进行业务调整时，可以通过销售退货单来办理，退货单相当于“红字”发货单。菜单路径：供应链销

14、售管理销售发货退货单。双击打开销售退货单。单击增加按钮，即开始参照订单生成“退货单”的操作，首先出现“过滤条件选择参照订单” 窗体，整个后续操作与生成“销售发货申请单”相同。在通过增加制成销售“退货单”后，在“保存”单据前发现仍需增添内容，此时菜单生单按钮已经激活，单击生单下参照订单或参照发货单菜单，又将出现“过滤条件选择” 窗体，后续操作同上。在制单并保存以后，必须先修改，再生单。退货单保存以后，由财务人员审核或弃审。注意：参照订单生成的退货单可以生成红字发票。参照发货单生成退货单，退货单冲减发货单的发货数量，退货单不能生成发票。三销售出库（出库单审核）业务办理在财务人员审核“销售发货申请单

15、（退货单）”时，系统自动生成销售出库单（蓝字、红字）。销售人员办理完上述业务后到库房办理领料（或退料）手续，并由库管员定位单据，并对销售出库单予以审核。菜单路径：供应链库存管理出库业务销售出库单或供应链库存管理单据列表销售出库单列表。四、销售发票（结算）业务办理1生成销售发票销售人员办理完发货单以后，及时到财务部办理交款、开具发票（实际发票和系统发票）手续。菜单路径：供应链销售管理销售开票销售普通发票。财务部人员双击打开销售普通发票。单击增加按钮，出现“过滤条件选择参照订单” 窗体，输入“客户编码”、销售“订单号”、“订单日期”、“销售合同号”、销售“部门”、“业务员”、“存货编码”等过滤条件

16、后，单击过滤按钮，出现符合条件的“销售订单”列表。选择与后续操作与“销售发货申请单”生成相似。由于存在提前开票的情况，发票默认由订单生成。如果希望通过发货单生成发票，则在点击增加按钮出现“过滤条件选择参照订单” 窗体时立即点击取消按钮，取消过滤，系统返回销售普通发票页面。此时生单按钮激活，点击其下的参照发货单菜单，过滤发货单，并生成发票。财务开票人员应注意发票数量、单价、金额等。在通过增加制成 “销售普通发票”后，在“保存”前发现仍需增添内容，此时菜单生单按钮已经激活，单击生单下参照订单或到货单菜单，又将出现“过滤条件选择参照订单” 窗体，后续操作同上。在制单并保存以后，必须先修改，再生单。原

17、则禁止使用“红字销售发票”，确有必要其与正常发票办理类似，但应由退货单生成。生成“销售普通发票”时如有退货单，可由订单（发货单）、退货单共同生成发票，对应项合计数量大于0，开具普通销售发票（收款），合计小于0，开具红字销售普通发票（退款），两种情况皆有，必须分别开具发票。在办理系统发票的同时，应开具对应的实际发票及出门证等。2销售发票查询、定位销售发票通常通过“销售发票列表”查询、定位。菜单路径：供应链销售管理销售开票销售发票列表。双击打开“销售发票过滤条件”界面，输入“客户编码”、“发票号”、“开票日期”、“销售合同号”、“业务员”、“存货编码”等过滤条件后，单击过滤按钮，系统开始查询，并显

18、示销售发票列表。双击需要的销售发票就可以显示该发票。然后可以执行“弃审、修改、删除”等操作。销售发票查询还可以通过销售发票页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3销售发票复审与弃审销售发票复核：财务部复核人员登录系统，查询定位单据，点击销售普通发票（包括红字）界面的复核按钮即可。销售发票弃审：同样需要查找定位单据，点击销售普通发票界面的弃复按钮即可。如果销售发票已经在应收模块中审核，必须先将这些单据全部删除以后方可弃审销售发票。4销售发票审核与弃审销售发票作为应收单据的一种，必须在【应收款管理】模块中进行审核后成为应收帐款。菜单路径：供应链财务会计应收款管理应收单据处理

19、应收单据审核。财务人员双击应收单据审核,弹出“应收单过滤条件”窗口，选择客户、单据编号、单据日期、合同号等条件后，点击确定，出现应收单据列表。 找到对应的发票在列表前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该发票已经选中，可以多选，确定以后点击菜单审核按钮。也可以在应付单据列表中选择相应的销售发票双击进入销售发票界面，点击审核。已经审核的销售发票，在其下部将出现审核人姓名。发票审核系统同时提示生成转帐凭证，将营业收入、销项税额等转入应收帐款。对已审核的发票，过滤、定位单据后，可以弃审（批弃或单弃），此时，如已经生成的转帐凭证系统提示“同步删除”，待确认后执行。上图批审如何执行？“单据名称”如何选择？