库存优化管理酒店管理系统岗位培训讲义库存管理.docx

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库存优化管理酒店管理系统岗位培训讲义库存管理

库存管理

•基本信息

•

期初建账

•入库管理

•出库管理

•调拨管理

•往来管理

•部门盘存

•系统管理

•报表中心

库存管理

模块

打开库存管理

●进入登陆窗口，填入自己的工号和密码。

点击登陆进入软件。

库存管理基本信息

1、进入库存管理界面，第一次使用软件首先要建立基

本信息，在库存管理界面的左上角基本信息中建立基本信息。

2、仓库：

增加管理仓库的名称。

（如：

原料库、物料库等）

。

3、物品类别：

仓库所要管理物品的分类（如：

物料类、原料类、海鲜类等。

）

注意：

酒水类建议不在这里添加，酒水类前台添加销售的酒水名称时点商品自动关联到库存基本信息

4、物品明细：

仓库里所管理物品的名称、编码、单位、计价方式。

如下图：

5、供应商：

管理给酒店供货单位的信息。

7、库存上限：

仓库存货的最大数。

8、库存下限：

仓库最低存货量。

1、编号:

给软件里管理物品一个编号，是编号和物品名称是对应的。

2、类别：

物品的大类。

（如：

商品、物料、原料等）

3、名称：

物品的名字。

4、拼音：

输入名称后点回车拼音自动关联。

5、规格：

计数单位，这个是和客房相关联的。

（有客房模块的

要输入，否则在客房管理商品里面导入后没有计数单位）

6、主单位：

计数单位，这个是仓库使用的主单位，关联到餐饮的商品销售单位。

9、计价方式：

移动平均（发生业务时，总的库存金额/总的库存数量；先进先出（以入库时该物品所属批次的单价为准，先入库的先出库）

10、辅助单位：

物品计数的辅助单位。

如：

酒水按”瓶”计算，进货时按“箱”，这个“箱”就是辅助单位。

11、计数单位：

一般不使用，针对原料进货时按斤，使用时按条或个或只时才可用。

库存管理期初建账

其实建账包括仓库期初建账、供应商建账、客户期初建账。

期初建账的目的是，系统启用之前对仓库的库存、供应商和客户的账务往来做一个记录，作为整个系统的期初，同时也是第一期的期初。

仓库期初建账：

如下图，选择要建账的仓库，把需要建账的物品信息录入。

部门期初建账：

操作我仓库期初建账一样，只是在这里要选择的是建账的部门

供应商期初建账：

点供应商期初建账，直接在应付款位置输入金额。

（注：

仓库正式启用后就不可以操作期初建账）

库存业务处理

期初建账完成后，要进行库存系统启用。

启用时首先要选择每月结转日期。

点击仓库启用按钮，启用所有仓库。

启用仓库后，仓库才可以录入业务单据，期初建账的内容不能再修改，物品的计价方式不能修改。

系统把所有仓库的工作月记为当前日期的工作月，系统把期初建账数据作为当前工作月的期初，系统把仓库系统变为启用状态。

库存业务处理

•仓库月结转：

把上个月的库存数量结转为当月的期初，工作月变为当月。

•选择一个仓库点击月结转，如果该仓库没有做过月结转，系统针对以前没有做过结转月，逐月进行结转；系统计算本月期初：

上月期初+上月入库-上月出库；系统把此仓库的工作月记录为当前月份。

如果该仓库已经做过月结转，系统提示该仓库已经月结转。

•注：

数据说明

•1、对于仓库：

上月期初+采够入库+报溢+部门退仓库+调入+精加工入库-部门领用-仓库退货-调出

-精加工出库-报损。

•2、部门仓库：

上月期初+直拨-部门退仓库+部门领用-部门退货-盘存耗用-销售耗用。

•3、移动平均法：

每个物品，生成一条记录，记录其平均价。

•4、先进先出：

每个物品，把所有库存的批次，都结转到本月。

库存业务处理

•入库管理

点击入库

新增：

首先要选择入库仓库

点击新增按钮，系统弹出对话框，选择所要入库的仓库后，页面如上图所示。

1、入库仓库：

在进入界面时选择仓库，所能选择的满园是操作员所能操作的仓库。

选择后不能修改仓库。

2、供应商：

在仓库基本信息中所添加的供应商，通过编号、名称、拼音检索得到。

3、经手人：

来自系统基本信息的人员管理，通过编号、名称、拼音检索得到。

4、入库时间：

默认当前时间。

入库时间焦点时弹出选择时间页面，如下：

输入时间，可以直接输入（输入格式：

2011-05-0116：

08：

00），也可以通过，下面所示页面进行选择。

使用方法：

点击月份，弹出所有月份进行选择；点击年份，弹出最近10年的列表进行选择；点击钟表图标可以进行快速选择。

5、供货商单据号：

不是必须项。

根据实际业务需求，进行录入。

不能超过20个字符。

6、单据编号：

系统自动生成，生成规则：

单据类型编号（JH）

+4位年+2位月+5位本月此类型单据流水号。

明细的录入：

1）、物品：

来自仓库基本自信的物品明细，通过编号，名称、

拼音检索得到。

选择完物品，系统把相应“物品”的信息填入明细文本框，如果所选物品在该仓库中有记录，系统会根据最近的记录给单位和单价赋默认值。

2）、数量、单价、金额：

在输入时，给出其中任意两个，以数量为准系统自动计算出第三个。

数量和金额最多有

2位小数，单价最多有4位小数，在本系统中，涉及到数量、单价、金额的地方也遵循这个规则。

3）、批号、生产日期、体质期、到期日期：

只有在选择物品记录保质期时，这四个才可以编辑。

•增加明细按钮：

物品依据计价方式可分为移动平均和先进先出两种。

移动平均的物品只能添加一条，再次添加时，系统会给出提示，如下图：

当选择合并数量时，以刚输入的单位和单价为标准，把已有的修改为刚录的。

取消修改，删除刚输入的数据。

可以通过修改物品数量和计数数量来达到再次添加的目的。

先进先出的物品可以添加多条。

•删除明细按钮：

选择一条明细，点击按钮

•修改明细按钮：

选择一条明细，点击按钮，该条记录的信息就会在上面的输入框中显示，同时按钮变为修改、确认、取消三个按钮。

除物品名称和不可编辑的输入框外，都可以修改。

然后点击确认按钮。

•上移、下移：

改变明细条目在整个单据中的位置。

•保存并新增：

保存成功后，可以继续新增一个单据。

•保存：

保存成功后，询问是否打印，关闭窗口。

•设置输入项：

点击设置输入项按钮，弹出如下图窗口，窗口中显示的项不是必填项。

根据业务实际情况，如果不需输入就取消选中。

•修改：

修改单据时，页面多出两按钮审核和红冲，打印按钮也可用。

操作和新增时基本相同。

可以对单据审核，打印，审核后单据可以红冲。

•删除：

审核后单据不能删除。

•批量审核：

对列表中显示的所有单据进行批量审核。

•打印：

打印单据列表。

•查询：

可根据仓库、单据编号、业务发生时间

、制单时间、录单员进行查询。

时间默认值是该月的起止时间。

可以点击修改。

•

部门退仓库：

点退库，新增选择需要退库的部门，选择所要退的仓库，经手人。

•在物品明细处输入所要退的物品，选择后在物品名称上面会有显示领用数量。

增加到明细，输入所退物品后，保存。

1、仓库报溢单：

仓库盘点时实际盘点数量比软件盘点数量多时，确认所有的入库单、出库没有问题的情况下，使用仓库报溢单。

2、选择仓库报溢单，新增—选择需要报溢的仓库名称---确定---填写需要报溢的物品名称和数量，保存。

仓库所调整的物品数量就会增加。

•出库管理

出库就是领料:

点领料，新增首先选择所领

用物品在的仓库。

如下图：

1、选择物品所在的仓库后再选择领用部门。

2、物品：

领用物品名称。

3、单位：

入库时的单位，这里不用填写。

4、数量：

领用物品的数量。

5、增加明细：

填写完一个领用物品的信息后，增加明细，可以继续填写下一个领用物品的信息。

6、删除明细：

选择一条明细记录，可以删除。

7、修改明细：

物品明细录入有问题的，可以选择一条明细点修改明细，进行修改。

8、保存并新增：

保存成功后，可以继续新增一个单据。

9、保存：

保存成功后，询问是否打印，关闭窗口。

10、设置输入项：

点击设置输入项按钮，弹出如下图窗口，窗口中显示的项不是必填项。

根据业务实际情况，如果不需输入就取消选中。

11、上移、下移：

改变明细条目在整个单据中的位置。

•直拨单：

物品不经过仓库，从供应商直接到部门。

•点直拨—新增—选择直拨部门—确定---填写仓库---供应商—经手人。

•物品：

填写具体直拨的物品名称---直拨数量---单价---增加到明细，把所有要直拨的物品都增加完后，点保存。

•仓库退供应商单：

有问题的物品需要退供应商时使用此单据。

•

新增，选择仓库、供应商、所退物品名称、退的数量，增加明细，保存。

•部门退供应商单：

部门领用物品时用直拨单操作时，有问题需要退供应商时使用部门退供应商。

•新增：

选择退物品的部门、直拨时的仓库名称、供应商、物品名称、所退数量，增加明细，保存。

仓库报损单：

盘点时发现实际库存数量比软件里库存数量少时，在所有出库单据都正常的情况下，使用仓库报损单。

使用方法：

新增，选择报损的仓库，所报损的物品名称，报损数量，增加明细，保存。

调拨管理

入库时物品入错仓库时，使用仓库调拨单。

新增，选择调出仓库，再选择调入仓库，输入需要调出的物品名称、数量，保存。

部门调拨

部门领用物品或直拨物品时，出现领错物品或直拨错误时，可以使用部门调拨（或使用部门退仓库或部门退供应商，进行调整）。

新增，选择调出的部门，调入的部门，需要调拨的物品名称和数量，保存。

给供应商付款。

管理界面如下：

该单据不能修改只能查看，点击新增按钮弹出选择供应商界面，选择完供应商弹出如下界面：

如果该供应商没有对应业务单据（审核过的）则付款明细没有内容。

付款明细没有内容也可进行付款。

1、当前应付款：

对于该供应商，供应商期初应付款+入库金额+直拨金额-仓库退供应商-部门退供应商-过往付款单付款额（包括优惠额）。

2、如果付款单当前应付大于等于0：

付款单本次付+折扣金额=付款单本次付款总额。

如果付款单当前应付小于0：

付款单本次付+折扣金额-当前应付款=付款单本次付款总额。

3、按单据分摊按钮：

把付款单本次付款总额按单据分摊下去。

如果支付完所有单据还有剩余则剩余部分本次不处理，下次付款再处理。

（相当于多给供应商钱）

4、按单据合计按钮：

把手工填写的本次支付的总和赋给本次付款总额。

5、根据业务往来关系，入库的业务，付款明细的总金额、剩余支付往往是正值，这时

本次支付就必须为正值。

退供应商的业务，付款明细的总金额、剩余支付往往是负值，这时本次支付就必须为负值。

在这里正负表示一种业务往来关系。

6、本次支付的绝对值不应大于剩余支付的绝对值。

部门盘存单

统计部门当前剩余的原料（注：

物料不做盘存）。

点击管理界面的新增按钮，系统弹出选择部门的窗口。

选择部门点确定，如果所选择的部门没有可盘存的物品，系统给出提示。

如果所选择的部门在该月内已经做过盘存，询问是否修改，选择确定弹出如下窗体

。

如果所选择的部门在该月内没有做过盘存，也弹出如下窗体。

库存报表查询

查询数据时，点报表中心，打开仓库报表。

查看仓库的存货情况。

打开仓库报表中心后，在对话框的最右侧有个“》”，点开后可以输入查询条件（注：

所有的报表查询都是一样的方式）：

1、工作月：

年月，默认当前时间对应的工作月。

2、仓库：

全部+所有仓库。

3、物品类别：

全部+所有物品类别。

4、物品编号/物品拼音/物品名称：

手工输入，进行模糊查询。

内容：

1、类别小计：

每个所选仓库该类别物品的数量和金额的统计。

2、红色总计：

每个所选仓库中，所选类别包含的物品的总数量和总金额的统计。

3、总计：

每个所选物品在所选仓库中的总数量和总金额的统计。

物品进出汇总

查询每种物品，一段时间内入库和出库汇总。

查询条件：

1、查询时间：

默认当前日期对

应的工作月的开始时间和结束时间。

2、仓库：

全部+所有仓库。

3、物品类别：

全部+所有物品类别。

内容：

1、库存：

期初+入库-出库。

2、期初：

仓库在开始时间（查询时间的开始时间）的库存。

3、点击物品名称可导航到物品进出明细。

物品进出明细

查询每种物品一段时间内，物品进出库的明细，如进出库时间。

查询条件：

1、查询时间：

默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。

2、仓库：

全部+所有仓库。

3、物品编码/物品拼音/物品名称：

手工输入，进行模糊查询。

内容：

1、库存：

期初+入库-出库。

2、时间：

业务发生的时间。

3、期初：

仓库在业务发生时间的库存。

合计：

在查询时间段内，该物品的入库的总数量和总金额、出库的总数量和总金额、库存的总数量和总金额。

库存积压报告

在仓库基本信息中的物品明细中，每个物品可以设置库存上限，如果某个物品设置了物品上限在这个物品入库后，数量超过上限，可以在此报表中体现。

库存缺货报告

在仓库基本信息中的物品明细中，每个物品可以设置库存下限，如果某个物品设置了物品下限在这个物品出库后，数量低于设置的下限数量，可以在此报表中体现。

物品有效期查询

物品入库时计价方式用先进先出，在入库时记录生产日期和保质时间，系统自动计算到期时间，根据电脑当前日期来查询物品有效期。

红冲查询

红冲：

在操作入库单或直拨单时，单据审核后，没有办法进行修改，只能通过红冲把有问题的单据冲了，再重新输入正确的单据。

红冲后的记录，在报表中心—红冲查询，进行查找。

部门报表

部门库存报告

查询条件：

1、物品类别：

全部+所有物品类别。

2、查询时间：

按天选择。

3、部门：

全部+所有部门。

4、商品：

全部+所有物品明细。

内容：

部门库存：

领用+直拨-退库-退供应商。

类别领用汇总

物品领用汇总

1.类别小计：

如“从硬件仓库领用至熊猫宾馆易损杂货类小计“，为易损杂货类小计。

2.部门小计：

如“从硬件仓库领用至熊猫宾馆小计“，为熊猫宾馆小计。

3.合计：

多个部门的领用合计。

4.编号：

为物品编号，点击编号可导航到物品领用明细。

物品领用明细

查询条件：

1.领用时间：

默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。

2.仓库：

全部+所有仓库。

3.部门：

全部+所有部门。

4.物品编码/物品拼音/物品名称：

手工输入，进行模糊查询。

内容：

1.数量/金额：

正值是指该物品流向为仓库到部门，负值是指物品流向为部门到仓库。

2.合计：

该物品的领用合计。

部门成本核算

商品毛利报表

查询条件：

查询时间，默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。

内容：

1.成本平均单价=部门物品领用总金额/部门物品领用总数量

2.成本金额=成本平均单价*销售数量

3.毛利=销售金额-成本金额

4.毛利率（%）=毛利/成本金额

部门毛利报表

供应商报表

供应商供货汇总

供货单据查询

查询条件：

1.查询时间：

默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。

2.供应商：

全部+所有供应商。

3.业务类型：

全部+涉及供应商的业务。

4.仓库：

全部+所有仓库。

内容：

1.供应商小计：

该供应商所有单据的小计。

2.合计：

所有供应商的综合统计。

3.单据编号：

点击可导航到单据明细。

供应商供货明细

供应商往来明细

历史价格跟踪

查询条件：

1.入库时间：

默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。

2.供应商：

全部+所有供应商。

3.物品编码/物品拼音/物品名称：

手工输入，进行模糊查询。

内容：

图形，反映供应商供货价格变化。

横轴，入库时间；竖轴，物品单价。