Word基础教程表格类别.docx

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Word基础教程表格类别

Word基础教程

字体格式 

文字格式主要包括字体、字号、颜色等等，使用格式后文章看起来很整齐，也有利于阅读，下面我们通过一个练习来学习设置文字格式；

1、选择字体

1）启动Word，输入两行文字，“文字格式↙1、字体：

宋体、黑体、楷体↙”（↙表示每行输完后按一下回车键）；　

2）宋体是最常见的字体，默认输入的文字就是宋体；

3）选中文字“黑体”，方法是把鼠标移到“黑”的左边，按住左键不松，拖动“体”的后边，这时候“黑体”两个字就被选中，颜色变成黑色（反白显示）；　

4）在工具栏的中间找到“宋体”那儿，点一下旁边的下拉按钮，出来下拉列表，在里面找到“黑体”，点击选中，　

　这时工作区里头选中的文字，它的字体就改成黑体了；　

5）同样再选中拖黑“楷体”这两个字，在工具栏中点下拉按钮，选择“楷体_GB2312”，把字体改成楷体；　

这样字体修饰就做好了，接下来我们来学习字号的修改；

2、复制文字

1）拖黑选中第二行文字，从“字”拖到最后的“体”，前面的“1、”已经设成自动序号了，由系统来编辑，所以不让选中；　

2）把鼠标移到黑色里面，然后点右键，注意瞄准以后再点右键，弹出一个菜单，在“复制”上点一下鼠标左键选择复制命令；　

3）再把鼠标移到第三行，在“2、”的后面空白里敲一下鼠标右键

，注意瞄准了再点鼠标右键，

4）在弹出的菜单里面，找到“粘贴”命令，单击鼠标左键选择粘贴，这样就把上一行文字复制到这儿了；

5）选中这一行的“字体”改成“字号”，在“宋体”后面点一下左键，加上“一号”、“黑体”后面加上“二号”、“楷体”后面加上“三号”；　

3、设置字号

1）拖黑选中“宋体一号”，在工具栏中字体旁边有个“五号”，在它旁边的按钮上点一下；　　

　在弹出的下拉列表中，选择“一号”，看一下效果；　　

2）再拖黑选中“黑体二号”，在工具栏的字号按钮上点一下，选择“二号”，看一下效果；　

3）同样把“楷体三号”设成“三号”大小，看一下效果；　

以“文字格式”为文件名，保存文件到自己的文件夹；

你还可以试试阿拉伯数字的字号，从而可以得出字号大小的规律；

文字颜色 

使用颜色可以美化文字，同时也可以更好地标识重点内容，下面我们通过一个练习来学习；

1、文字颜色

1）启动Word，自动新建一个空白文档；

2）在页面中输入两行内容：

“文字颜色：

↙红色、绿色、蓝色”（↙表示每行输完后按一下回车键），拖黑选中第二行，把字体设为“黑体”、字号改成“三号”；　

3）选中文字“红色”在工具栏右边找到一个A，这是给文字选颜色的，默认的是黑色自动设置；　

　点击它旁边的下拉按钮，出来颜色面板，在左边第一列中选择“红色”，将文字设为红色（这儿是选中反白显示）；　

4）同样再选中文字“绿色”，在工具栏的颜色按钮中，选择绿色，将文字“蓝色”的颜色改成蓝色；　

以“文字颜色”为文件名，保存文件到自己的文件夹；

2、文字效果

1）在第二行文字后头的箭头那儿点一下，取消文字的选中状态，光标插入点在最后面闪烁，按一下回车键到第三行；

2）输入文字“加粗”，你会发现出来的是蓝色的文字，原因是文字格式会自动向后延续；　

3）选中文字“加粗”，在工具栏上的颜色按钮上点一下，选择第一行的“自动”

，文字的颜色就去掉了；

4）接着输入“、倾斜、下划线”，接下来我们用工具栏的按钮来添加这三种效果；　

5）选中文字“加粗”，在工具栏中间上点一下黑色的B，文字就加粗了，选中“倾斜”，点一下工具栏上的I，文字就倾斜了，选中“下划线”，点一下“U”，文字下面就出来了一条下划线；　

点击工具栏左边的“保存”按钮

，它的图标是一个磁盘，保存一下文件；

3、“字体”菜单

1）文字的各种格式设置，可以在“格式”菜单中同时进行，点击菜单“格式－字体（F）..”，弹出一个面板；　

2）按照从上到下的顺序，设置字体、字号、颜色和其他效果，最后单击“确定”就可以设置文字格式；

对齐和格式刷 

文章当中往往有些特殊的要求，比如标题要在中间，落款在右边等等，我们通过一个练习来学习；

1、对齐

1）启动Word，自动打开一个空白文档；

2）输入下列文字：

荷塘月色

月光如流水一般，静静地泻在这一片叶子和花上。

薄薄的轻雾浮起在荷塘里。

叶子和花仿佛在牛乳中洗过一样；又像笼着轻纱的梦。

朱自清

3）输入完成后，下面来进行格式设置，标题需要居中，最后的作者放在右边，这些可以用工具栏中的对齐按钮；　

4）选中标题“荷塘月色”，然后点一下这个“居中”按钮，文件就到了中间，

5）选中“朱自清”，然后在工具栏左边，找到按钮组的分界处

，点一下分界按钮，出来一个按钮列表，在里头找着“右对齐”按钮

，点击选中；

其他还有“左对齐”、“居中对齐”和“两端对齐”、“分散对齐”，在需要的地方可以同样设置；　

2、格式刷

上一节我们学习了设置颜色，如果需要设置许多相同的效果，我们可以使用格式刷

，用它来复制格式；

1）选中正文中的“月光”，把颜色设为绿色，然后点一下工具栏上的格式刷

，格式刷外面出现一个蓝框

，表示处于可用状态，鼠标指针上也有一个刷子；

2）在“流水”上拖动鼠标选中它，松开鼠标，发现文字颜色已经变成绿色了；　

3）重新选中“流水”，在工具栏中的格式刷上双击（注意是双击左键），这时格式刷就处于锁定状态；

4）分别在各个名词上拖动鼠标：

“叶子”、“花”、“轻雾”、“叶子”、“花”、“牛乳”、“轻纱”；　

5）然后再在工具栏上点击一下格式刷，解除锁定状态，恢复正常鼠标指针，这样我们就设好了许多相同的格式；

以“对齐和格式刷”为文件名，保存文件到自己的文件夹；

本节学习了文字的对齐和格式刷的用法，如果你成功地理解并完成了练习，请继续学习下一课内容；

插入图片 

有时我们会碰到文章中需要插入图片，既美观也增加了文章的内容，下面我们通过一个练习来学习；

1、插入剪贴画

1）启动Word，自动打开一个空白文档；

2）点菜单“文件－打开”命令，找到自己的文件夹，打开上次保存的“边框底纹”；

3）在正文第一段末尾句号后面，按一下回车键，这样就开始新的一段，接下来插入图片：

4）点菜单“插入－图片－剪贴画”，在窗口右边出现剪贴画侧边栏；　

5）点“搜索”按钮，下边出来许多剪贴画，选择一个风景上点右键选“插入”命令；　

6）然后图片就插到了当前光标所在的位置，在图片上点击一下，会出来一个图片工具栏；

工具栏上那个“小马”图标挺重要

，点击可以设置图片的位置，默认是插入方式，文字都被挤到上下两行；还可以选其他环绕方式，让图片跟文字进行不同的组合方式，根据需要选择；　

点菜单“文件－另存为”命令，以“插入图片”为文件名，保存文件到自己的文件夹；

2、插入图片文件

1）插入其他图片的方法类似，只是选择菜单为“插入－图片－来自文件”，

2）这时候出来的是一个打开对话框，找到需要的图片后选中，然后点“插入”即可；　

3）插入后选中也会出现工具栏，图像边上有控制点出现，可以拖动改变大小，拖动控制点的时候，最好拖顶点，这样同时缩放高和宽，保持比例；

艺术字 

在字体中可以设置一些常见的文字格式效果，还可以用插入艺术字的方法，设置出想图片一样的文字效果来，下面我们通过一个练习来学习操作；

1、插入艺术字

1）启动Word，自动打开一个空白文档；

2）点菜单“插入－图片－艺术字”命令

，出现一个艺术字样式的对话框；　

选择第二排的第1个样式，点确定，然后出来文字输入框；　

3）输入“泉眼无声惜细流”，然后把上边的字体设为“华文行楷”，右边的斜体按钮点起来，然后点“确定”；　

这样第一行的艺术字就设好了，在艺术字上点击一下，会出来艺术字工具栏，里面可以重新调整艺术字的样式；　

4）在行末按两下回车，插入两个空行，重新点击“插入－图片－艺术字”，在文字样式里头选择倒数第二行的第4个样式；在文字里头输入“树阴照水爱晴柔”，点确定返回页面，这时出现第二个艺术字；

5）再在最后按两下回车键，插入艺术字，样式选择第一排的第5个，文字输入“小荷才露尖尖角”，字体选择“华文彩云”；　

6）同样插入艺术字，样式选择第三排的第2个，文字输入“早有蜻蜓立上头”，字体选择“华文琥珀”，点确定；　

文字是斜的，在图片工具栏的中间，“艺术字形状”按钮上点一下，选择第一个直线样式，让文字水平，然后拖动上边中间的黑色控制点，把文字拖扁一些；　

以“艺术字”为文件名，保存文件到自己的文件夹中；　

页面设置 

打印之前需要根据纸张设置一下页面，包括纸张大小、页边距、打印方向等等，下面我们通过一个练习来学习操作；

1、页边距

1）启动Word，自动打开一个空白文档；

2）点菜单“文件－打开”命令，找到自己的文件夹，打开上次保存的“页眉页脚”；

3）点菜单“文件－页面设置”命令，打开一个对话框；　

默认的上、下页边距是2.54厘米，左右页边距是3.17厘米，页边距是页面四边的空白，如果你想少一下空白，可以把页边距改小一下；

2）中间的方向有两种，纵向和横向，纵向是指文字在纸张的短边上一行一行排列，横向是指文字在纸张的宽边上一行一行排列：

大多数情况用纵向排列，横向常常用在分两栏的情况，不管横向、纵向，打印机的纸张一般都是纵向放进去的；

2、纸张

1）点击上边第二个“纸张”标签，进入纸张的设置面板；　

2）默认的纸张为A4格式，我们平常用的试卷的白纸大约是B4，拿不准可以用尺子量一下，然后跟面板里的宽度、高度对照一下；

3）如果纸张不规范，可以在“宽度、高度”中，直接输入，此时上边的纸张大小变成自定义；　

4）点击纸张大小的按钮，选择32开（13×18.4厘米），在页边距中把方向选择“横向”，单击确定按钮；　

点菜单“文件－另存为”命令，以“页面设置”为文件名，保存文件到自己的文件夹；

3、打印

1）使用打印功能，需要安装一个打印机，如果你没有打印机设备，可以手动安装一个常见的打印机，也可以安装一个虚拟打印机；

2）点菜单“文件－打印”，出现打印对话框；

3）默认的是全部打印，如果你只想打印某一页，可以选择“当前页”，也可以输入页码范围；

4）选好后单击“确定”即可开始打印，任务栏托盘那儿出来一个打印图标；简单的打印，可以直接点击工具栏中的打印图标，直接打印所有页面；　

本节学习了页面设置和打印的基础知识，如果你成功地理解并完成了练习，请继续学习下一课内容；

页面视图

页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏都是很有用的。

在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。

页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。

切换到页面视图的方法是，单击【视图】菜单上的【页面】命令，或按Alt+Ctrl+P组合键可切换到页面视图。

Web版式视图

Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且Web版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。

另外，采用Web版式视图方式时，Word窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】，专门用于显示文档结构的大纲视图，用户只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。

Web版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看Word文档内容时使用。

Web页预览显示了文档在Web浏览器中的外观。

MicrosoftWord先保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。

如果Web浏览器没有运行，Word会自动启动它。

也可随时返回Word文档。

在Web版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档。

在Web版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致。

切换到该视图的方法是，单击【视图】菜单中的【Web版式】命令可切换到Web版式视图。

普通视图

普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。

广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。

在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。

普通视图可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。

在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌于文字所在层】环绕方式的图片。

单击【视图】菜单上的【普通】命令，或按Alt+Ctrl+N组合键均可切换到普通视图方式。

大纲视图

对于一个具有多重标题的文档而言，用户往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），大纲视图方式则正好可解决这一问题。

大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。

在这种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对文档大纲的修改。

采用大纲视图方式显示文档的办法为：

执行【视图】菜单中的【大纲】命令，或按下Alt+Ctrl+O组合键在大纲视图中，能查看文档的结构（如图4.1所示），还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。

还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题，以至正文内容。

大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。

主控文档有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易行。

大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。

大纲视图能够显示文档的结构。

大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在普通视图中的外观，而且也不会打印出来。

使用大纲视图，可以方便地重新调整文档的结构。

用户可以在大纲视图中上下移动标题和文本，从而调整它们的顺序。

此外，用户还可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别。

要在大纲中提升、降低大纲级别，可以使用【大纲】工具栏上的各个按钮。

查找和替换

在编辑排版文档时，用户免不了需要批量修改一些词语或其它特定的对象。

排版者在接到书稿后，一般在里封页面上，会标出需要全文替换的词组，例如，一般的有“通讯”替换为“通信”，“图像”替换为“图像”，“web”替换为“Web”，“点击”替换为“单击”，“超连接”替换为“超级链接”，“帐号”替换为“账号”等。

有的是需要全文替换的，有的是需要逐个替换的，使用逐个替换的办法，是一边查找一边替换。

如果排版者在排版过程中，发现某些词组有多处都要作相同的更改，那么也可以选定范围内进行查找并替换。

查找和替换的选项

在进行查找、替换的过程中，可根据需要设置查找的方向及范围。

例如用户逐个查找下一个内容时，如想要回到刚才查找的位置时，就可以通过改变查找的方向来实现。

用户可以打开查找的高级对话框设置查找的范围与方向，具体方法如下：

（1）单击【编辑】菜单中的【查找】命令，或按快捷键【Ctrl+F】，打开【查找】对话框。

（2）在查找的对话框中单击【高级】按钮。

打开如图4.56所示的【查找和替换】的高级对话框。

图4.56高级【查找和替换】的对话框

在【搜索选项】组的【搜索】项右边框中选择搜索方向，有【向上】、【向下】和【全部】三项。

选择【向上】项时表示搜索从插入点到文档或选择内容的开始处；选择【向下】项时，表示搜索从插入点到文档或选择的内容结束处，当搜索到文档的开始或结束处时，屏幕上就会出现提示【Word已经到达文档的起始（结尾）处，是否从结尾（起始）处继续搜索？

】，如图4.57所示。

图4.57选择是否继续查找对话框

如果需要继续查找，则单击【是】按钮，否则按【否】按钮。

【向上】、【向下】搜索时，Word在搜索过程式中将不搜索页眉、页脚、脚注或批注。

选择【全部】项时，Word将搜索整个文档，当全部查找完毕时，屏幕上就会出现提示【Word已经完成搜索文档】，如图4.58所示。

此时单击【确定】按钮，可以返回【查找和替换】对话框。

图4.58“Word已经完成搜索文档”的提示

如果查找、替换不是在全文档范围内进行，可以先进行选择文档，然后再进行查找、替找的操作，当Word在所选范围内完成查找、替换操作后，就会出现如图4.59所示的提示框，询问是否需要继续在所选文档外进行查找、替换操作，选择【是】则继续查找、替换操作，选择【否】按钮，就会退出查找、替换对话框。

图4.59选择是否继续查找并替换操作

查找和替换文本格式

Word所提供的查找和替换功能，不仅可以替换普通的文字，而且还可以替换带有格式的文档，灵活地使用格式的替换功能，还可以快速地修改或删除文档中具有相同文字的内容或者具有相同格式的文档内容。

例如，要在文档查找使用黑体倾斜的“技巧”一词，操作如下：

（1）单击【编辑】|【查找】命令，打开【查找】对话框。

（2）将光标定位在【查找内容】框中，并在框中输入【技巧】二字。

（3）单击【格式】按钮，在打开的【格式】菜单中选择【字体】选项。

（4）在打开的【查找字体】对话框中的【中文字体】下拉列表框中选择【黑体】，如图4.60所示。

图4.60选择要查找的字体格式

（5）在【字形】列表框中选择【倾斜】选项，并单击【确定】按钮，退回【查找】对话框。

（6）连续单击【查找下一处】按钮，直到查找并替换室完毕。

如果找到搜索项，会在该处黑亮显示。

（7）单击【关闭】按钮，完成并退出查找操作。

查找并替换多种格式文本

用户可以在文档中查找多种格式文本，如使用黑体、五号字、倾斜的【技巧】一词，并把它替换为【技巧】楷体、小四号、倾斜、段落为段前6磅、段后6磅。

具体操作如下：

（1）单击【编辑】|【替换】命令，打开【替换】对话框。

（2）将光标定位在【查找内容】框中，并在框中输入【技巧】二字。

（3）单击【格式】按钮，在打开的【格式】菜单中选择【字体】选项。

（4）在打开的【查找字体】对话框中的【中文字体】下拉列表框中选择【黑体】。

（5）在【字形】列表框中选择【倾斜】选项。

（6）在【字号】列表框中选择【五号】项。

（7）单击【确定】按钮，退回【查找】对话框。

（8）把光标定位在【替换为】输入框中。

（9）单击【格式】按钮，在打开的【格式】菜单中选择【字体】选项。

（10）在打开的【查找字体】对话框中的【中文字体】下拉列表框中选择【楷体】。

（11）在【字形】列表框中选择【倾斜】选项。

（12）在【字号】列表框中选择【小四号】项。

（13）再单击【确定】按钮，退回【查找】对话框。

（14）单击【格式】按钮，选择【段落】选项。

打开如图4.61所示的【替换段落】对话框。

图4.61【替换段落】对话框

（15）在【间距】项的【段前】、【段后】输入框中各键入【6磅】，如图4.61所示。

（16）单击【确定】按钮，返回【替换和替换】对话框。

如图4.62所示。

图4.62查找并替换多种文本格式

（17）单击【查找下一处】按钮，如果找到搜索项，会在该处黑亮显示。

然后单击【替换】按钮，逐一进行替换；或者单击【全部替换】按钮，不用确认就进行全面替换。

（18）单击【关闭】按钮，完成并退出查找和替换操作。

创建表格

在使用Word排版或者编辑文档的过程中，不但要修改表格，有时候，如要对一些文本有规则地排版，也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。

可以使用下面的5种方法创建普通或复杂表格。

1．使用【插入表格】按钮创建表格

使用【常用】工具栏上的插入表格按钮，可以快速创建一般的表格，操作步骤如下：

（1）将光标定位在插入表格的位置。

（2）单击常用工具栏上的插入表格按钮

上。

（3）按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。

如图5.1所示。

图5.1使用【插入表格】按钮创建表格

（4）松开鼠标，这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格。

2．使用菜单命令创建表格

使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格，操作步骤如下：

（1）将光标定位在文档中要插入表格的位置。

（2）单击【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框。

（3）在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量，如图5.2所示。

行数可以创建无限行，但列数的数量介于1~63之间。

图5.2【插入表格】对话框

（4）单击【确定】按钮，就可以按照填写的数量来创建简单的表格了。

对于新建的表格，可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字，因此在单元格内录入文本时，和普通文档一样，可以在此单元格中按【Enter】键另起一段，但光标仍在这一单元格中。

3．使用工具创建表格

使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格，可以使用鼠标灵活地绘制不同高度或每行包含不同列数的表格，其方法是：

（1）将插入点放到要创建表格的位置。

（2）单击常用工具栏上的绘图工具按钮

，即可打开如图5.3所示的【表格与边框】工具栏。

如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏，可以单击【视图】|【工具栏】|【表格与边框】来启动该对话框。

图5.3【表格与边框】工具栏

（3）单击工具栏上的【绘制表格】

按钮，鼠标将变成笔形指针，将指针移到文本区中，从要创建的表格的一角拖动至其对角，可以确定表格的外围边框。

（4）在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制表格的单元格。