内蒙古伊利实业集团企业档案管理规定精编WORD版.docx

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内蒙古伊利实业集团企业档案管理规定精编WORD版

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内蒙古伊利实业集团企业档案管理规定精编WORD版

内蒙古伊利实业集团股份有限公司

档案管理办法

第一章总则

第一条为加强集团公司档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化、标准化、制度化，提高科学管理水平，有效地为企业的发展与建设服务，根据《中华人民共和国档案法》及实施细则，制定本办法。

第二条为维护档案的完整与安全，本着统一领导、分级管理，便于利用的原则，对各类档案实行统一管理，分级集中归档保管，即集团公司总部收集管理总部各部门形成的档案，集团所属各单位（以下称各单位）收集管理本单位形成的档案。

任何部门或个人都不得私自保留。

各单位下列档案必须按要求归到集团档案室：

（一）各单位会计档案。

（二）各单位合同档案。

（三）各单位土地证、房屋所有权证。

（四）各单位基建档案。

（五）各单位设备类、技改类档案。

（六）各单位产品配方（产品相关技术要求）。

第三条集团公司行政管理部及各单位档案管理部门分别负责总部和各单位的各项档案工作。

部门应负责配备好（兼）职档案人员，根据本《办法》负责本单位形成的各种文件材料、图表、声像历史真迹材料的收集、整理、归档、保管工作，并定期向集团公司行政管理部汇报归档情况，将存档目录整理汇编上报。

第四条为理顺集团公司档案工作程序，保证档案资料的完整、齐全归档，档案管理部门与各部门相互配合，形成档案管理网络，执行本《办法》。

第二章归档办法

第五条归档范围及保管期限（详见附表）

附表：

归档范围及保管期限表

一级类目

二级类目

内容

范围

保管期限

归档

部门

一、

党

群

工

作

类

（一）

党

务

工

作

1、公司党委工作形成的文件材料

（1）上级党委有关公司党委工作的指示、决定、纪要、报告、通知和公司对上级指示、决定的具体落实情况

短期

党

工

团

部

门

（2）本公司党委的工作计划、总结、请示及批复、报告、纪要和规章制度等文件材料

长期

（3）党委工作大事记

永久

2、公司党员代表大会、党委工作会、民主生活会的会议文件材料

（1）通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要、会议记录

永久

（2）通信、贺电、讨论未通过文件

短期

（3）参考文件、会议服务机构的计划等文件

短期

3、公司党委日常工作形成的文件材料

日常往来文件、工作调查、情况反映、保密规章、统计报表等

短期

（二）

组

织

工

作

1、组织工作

（1）上级党委对组织工作的指示、决定、纪要、报告、通知和公司对上级指示、决定的具体落实情况

短期

党

工

团

部

门

（2）公司党委组织工作的计划、总结、规章制度及向上级的请示、报告和批示、批复

长期

（3）组织工作的报表

短期

2、党员干部管理

（1）公司党委关于党员管理的工作计划、总结、规章制度及向上级的请示、报告和批示、批复

长期

（2）党员入党、转正、延期、退党、取消党员资格的决议、决定、通知、党员名册等

永久

（3）党员组织关系介绍信及存根等

短期

3、整党建设工作

（1）公司党群机构设置、人员编制方面的通知、决定、决议等

长期

（2）党员教育学习和整党工作中形成的记录、通知、决议等文件材料

短期

一级类目

二级类目

内容

范围

保管期限

归档

部门

一、

党

群

工

作

类

（3）党费收据及存根等

短期

（三）宣

传

工

作

1、宣传活动

（1）上级单位对宣传工作的指示、决定和通知

短期

党

工

团

部

门

（2）公司贯彻落实上级宣传工作安排、开展各项活动的决定、通知、计划和总结等文件

短期

2、政治思想工作

公司对党的路线、方针、政策宣传、贯彻落实中形成的文件

短期

（四）纪

检

工

作

1、党纪检查工作

（1）上级单位对党纪检查工作的指示、决定、规定、通知及公司具体贯彻落实的工作计划、总结等

短期

党

工

团

部

门

（2）公司对党风治理、党纪检查的具体问题向上级单位的请示报告和上级的批示、批复等

长期

2、信访工作

（1）上级单位对信访工作的指示、决定

短期

（2）对来信来访的批复处理等文件

短期

3、案件审理

违纪案件审理全过程中形成的材料

长期

（五）

工

会

工

作

1、工会工作材料

（1）上级单位关于工会工作的规定、通知等

短期

党

工

团

部

门

（2）公司工会对具体工作向上级的请示和上级的批复材料

长期

（3）公司工会工作的计划、总结、规章制度、统计报表等

长期

2、职代会及其他会议材料

（1）通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要、会议记录

永久

（2）通信、贺电、讨论未通过文件

短期

（3）参考文件、会议服务机构的计划等文件

短期

3、民主管理

职工民主管理工作中形成的材料

短期

4、劳动竞赛

（1）职工劳动竞赛等活动形成的材料

短期

（2）职工技术培训工作中形成的材料

短期

5、文体活动

职工文化艺术、体育活动方面形成的材料

短期

一级类目

二级类目

内容

范围

保管期限

归档

部门

一、

党

群

工

作

类

（五）

工会

工作

6、工会会员管理

工会会员管理中形成的材料

长期

党工团部门

（六）共

青

团

工

作

1、团委工作形成的文件材料

（1）上级单位对共青团工作的规定、通知和活动安排及公司具体落实情况的材料

短期

党

工

团

部

门

（2）公司共青团工作的计划、总结

长期

2、公司团员大会及团委其他会议材料

（1）通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要、会议记录

永久

（2）通信、贺电、讨论未通过文件

短期

（3）参考文件、会议服务机构的计划等文件

短期

3、团员管理

（1）团员入团、退团的通知

短期

（2）团员名册

短期

（3）团费收据及存根

短期

（4）团员教育、学习中形成的文件材料

短期

二、

行

政

管

理

类

（一）行行政

事务

综合行政事务

（1）关于行政管理的综合性文件

短期

行

政

部

门

（2）公司内部机构设置的决定、通知

长期

（3）公司领导办公会议纪要

永久

（4）上级领导到本公司检查或视察中形成的材料

长期

（二）协会

工作

参加各种专业技术协会、学会活动方面的文件材料

长期

（三）公安

保卫

公司在社会治安综合治理、保卫、刑事案件审理、交通消防、人防工作中形成的文件材料

短期

（四）

法纪

监察

有关法律事务、行政纪律监察和违纪案件审理工作中形成的材料

短期

相

关

部

门

一级类目

二级类目

内容

范围

保管期限

归档

部门

二、

行

政

管

理

类

（五）

审计

工作

有关审计工作的综合性文件、专项审计活动和专题审计工作的文件材料

长期

审计

部门

（六）

人事

管理

1、人事综合

上级单位关于人事工作的指示、决定、通知及公司的具体落实情况

短期

人

力

资

源

部

门

（2）公司关于人事工作的规章制度、工作计划、总结、通知、决定及向上级单位的请示、报告、上级单位的批示、批复

长期

（3）员工名册

长期

2、职工任用

（1）有关人事任免的决定、通知

长期

（2）员工职称评定、晋级、离休、退休、退职、复转军人的安置及死亡抚恤等文件材料

长期

（3）员工的招聘录用

短期

（七）

教育

工作

（1）上级单位关于职工教育培训工作的指示、决定、通知等

短期

（2）公司关于职工培训工作的计划、总结、通知、决定及向上级单位的请示、报告、上级单位的批示、批复

长期

（八）

医疗

卫生

医疗卫生，职工防病、治病，计划生育等工作形成的文件材料

短期

（九）

后勤

福利

生活福利，职工食堂，职工住房，职工宿舍楼，后勤服务工作形成的文件材料

短期

相

关

部

门

（十）外事

工作

1、出访

出国考察或业务洽谈工作的计划、活动安排、记录

同

接待工作

相

关

部

门

2、接待

接待外国来宾工作方面的材料

（1）有历史意义和长远利用价值的

永久

一级类目

二级类目

内容

范围

保管期限

归档部门

2、接待

（2）重要的

长期

（3）一般的

短期

三、

经

营

管

理

类

（一）

经

营

决

策

1、管理体制

关于公司总体发展规划、管理体制的文件材料

永久

相

关

部

门

2、企业发展

公司关于扩建、联营、兼并、托管等的文件材料

永久

相

关

部

门

（二）

计划

工作

1、综合性计划

公司中长期计划、综合性计划工作的文件材料

永久

相

关

部

门

2、专项工作计划

各专项工作的年度计划等

短期

（三）

统计

工作

1、综合性统计工作

短期

财

务

部

门

2、专项统计工作

短期

（四）

财务

管理

1、综合财务管理

（1）上级单位关于财务管理工作的指示、决定、通知

短期

财

务

部

门

（2）公司关于财务管理工作的计划、总结、通知、决定，向上级单位的请示、报告，上级单位的批示、批复等

长期

2、资金管理

资金流通、固定资产管理的有关材料

长期

财

务

部

门

3、成本价格管理

产品价格管理工作的有关材料

短期

一级类目

二级类目

内容

范围

保管期限

归档部门

三、

经

营

管

理

类

（五）物资

管理

物资供应、招标工作、仓库管理、废旧物资管理等

短期

战略采购部门

（六）

产品

销售

1、市场调查

产品销售的市场调查综合分析与预测，产品市场占有情况和销售能力分析，年度销售统计

长期

相

关

部

门

2、用户档案

短期

3、广告宣传

短期

4、售后服务

短期

（七）

企业

管理

1、管理制度

责任状、工作职责、岗位责任制等

长期

相

关

部

门

2、企业评优升级工作

永久

四、

生

产

技

术

类

（一）生生产

调度

短期

相

关

部

门

（二）质质量

管理

有关产品质量检测、控制和产品评优的制度、措施

短期

相关部门

（2）关于保护知识产权、专利权等工作形成的文件材料

长期

相关部门

（七）环境

保护

环境保护管理，环境检测、控制和污染治理工作形成的材料

短期

相关部门

（八）

计量

工作

1、计量管理

短期

相关部门

2、计量检测

短期

（九）

档案

信息

管理

1、档案工作

长期

相

关

部

门

2、图书资料管理

短期

3、情报工作

长期

4、电子计算机管理工作

长期

五、产品类

按照产品性质分类

包括产品从开发、设计、工艺、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程

长期

相关部门

六、科研类

按照科研课题项目分类

包括课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等全过程

永久

相关部门

七、基本建设类

按照项目使用性质分类

包括工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程

永久

相

关

部

门

八、设备仪器类

按照使用性质分类

包括设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程

长期

相关部门

一级类目

二级类目

内容

范围

保管期限

归档部门

九、

会

计

档

案

类

（一）

凭证

各种会计凭证

15年

财

务

部

门

（二）

帐簿

（1）现金和银行存款帐

25年

（2）总帐和明细帐

15年

（三）

财务

报告

（1）月度报告

3年

（2）年度报告

永久

（四）

其他

（1）银行存款余额调节表

5年

（2）会计档案移交、保管、销毁清册

永久

十、

干

部

职

工

档

案

类

（一）

在职职工档案

长期

人

力

资

源

部

门

（二）离退休职工档案

长期

（三）

死亡职工档案

长期

公司董事会、股东大会档案归档范围及保管期限表

一级类目

二级类目

内容

范围

保管期限

归档

部门

董事会、股东大会

董事会

董事会档案

公司董事会会议通知、相关材料、董事会决议

永久

董事会办公室

股东

大会

股东大会

档案

公司股东大会会议通知、相关材料

永久

董事会办公室

董事会办公室其他

董事会办公室外收文件

董事会办公室收到各级政府、证券监管部门等相关材料

短期

董事会办公室

编制说明：

（一）类目标识

一级类目代字使用汉语拼音（大写）自然排列顺序（例如A、B、C、D），二级类目用阿拉伯数字，采用双位编号（例如01、02、03等）。

（二）案卷标识

各类案卷用阿拉伯数字，采用三位数编号：

1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类按大类排列编号；

2、产品类按照产品性质及种类编号；

3、科研类、基建类分别按科研项目和工程项目排列编号；

4、设备仪器类按设备仪器型号或种类编号；

5、会计档案按二级类目排列编号。

每年度形成的案卷，按照分类方案中的二级类目的顺序排列先后顺序，案卷不再按照保管期限分类排列，只须在案卷上标明保管期限。

（三）保管期限：

短期为15年

长期为50年

永久为50年以上

（四）表中所列归档部门包括各企业中从事相同工作的部门。

（五）公司董事会、股东大会方面材料由董事会秘书保存。

第六条一般情况，一年归档一次，每年的第一季度要求将上年度形成的需归档的文件材料移交行政管理部及各单位档案管理部门。

各类档案的具体归档时间：

（一）党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计类文件材料在每年的第一季度、第三季度将上年度及本年度形成的材料归档。

（二）产品类文件材料在产品鉴定验收后三个月内将形成的文件材料归档。

（三）科研类文件材料在科研成果鉴定、专利申报或技术转让三个月内将其归档。

（四）基建类文件材料在工程建设总体竣工后归档：

工期较长的工程，应阶段性归档；工期短的工程应随时归档。

（五）设备仪器类文件材料在设备安装调试后将其随机材料及验收材料归档。

每年的第二季度将上年度形成的设备维护的文件材料归档。

建筑物的改造、设备检修等改建工程在完工以后的一个月内将资料整理归档。

（六）会计档案应由财务部门保管一年，次年移交档案室归档保存。

（七）各项活动形成的录像、录音、照片、底片、磁性材料在每年的第二季度将上年度形成的材料归档。

（八）合同档案依据《伊利集团合同管理办法》执行。

第七条归档要求

（一）归档的文件材料必须齐全完整。

（二）归档的文件材料必须准确地反映集团公司、各部门、各事业部及分（子）公司的行政管理、生产经营、科研、基建、财务等各项活动的真实内容和历史过程。

（三）归档的文件材料必须层次分明、符合形成规律。

（四）归档的文件材料必须是办理完毕，具有保存价值，在保持文件之间的历史联系原则上，科学地分类，按照不同的保存价值组成保管单位（案卷），并且利于保管和利用。

（五）归档的案卷必须编制卷内目录、案卷目录，拟制简明确切的案卷标题，说明保管期限，并装订整齐美观。

第八条归档的案卷登记移交目录，一式两份，交接双方各持一份，交接双方根据移交目录清点核对，履行签字手续。

第九条归档的各类文件材料，一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料可适当增加归档份数，但要另外整理组成案卷。

第三章档案收集工作

第十条收集工作要遵循各大类档案的自然形成规律。

第十一条收集工作中，要建立健全归档制度，要保证档案的完整、准确、系统。

第十二条各档案管理部门也应抓住经营管理、科技、生产、行政管理等各个关键阶段和重要环境，主动进行收集工作。

第十三条收集特殊门类档案时，应注意以下几点：

（一）与施工单位签订施工合同（协议），施工合同归档时，除合同外应将施工图、施工安排记录、协议书等有关档案资料附在合同书后，以保证档案资料完整齐全，竣工图必须有标准规定的“竣工图”印章，并有该项目直接负责人签字。

（二）与设备厂家签订合同（协议）时，应当将设备图纸、产品证书、出厂实验报告等资料附在合同书后。

（三）各部门工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料，及时向行政管理部及各单位档案管理部门。

第四章档案整理工作

第十四条档案整理工作要坚持基本原则：

即按照档案形成的特点和规律，保持档案文件之间的有机联系，使整理出的档案能反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。

应当做好以下几个方面的工作：

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（二）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起；文电应合一立卷。

（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

（四）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料等在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

（五）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

（六）永久、长期和短期案卷必须按照规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。

卷内文件目录放在卷首。

（七）声像材料应用文字标出摄像或录像的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（八）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

备考表应置卷尾。

（九）案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。

（十）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立案；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

（十一）案卷按不同门类、载体分别排列，案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。

（十二）按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。

在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

第五章档案保管

第十五条各企业应根据保存档案资料的数量，设置必备的档案专用库房和柜架。

第十六条档案库房要坚固，并采取了档案管理“八防”制度。

第十七条档案室应根据需要设置温湿度测试仪、加湿器、吸尘器、空调、收录机、照相机和计算机。

第十八条要根据档案的制成材料的成分和状况对档案分类存放，采取不同的防护措施。

第十九条要使用正确标准的档案装具（使用无酸卷皮、卷盒）。

第二十条要注意档案利用过程中的安全防护。

第六章档案统计

第二十一条统计工作应做到进出帐目清楚、手续完备、清点仔细，没有漏、错，要目录、案卷、数字对口。

第二十二条统计数据要准确，需帐物相符，能真实反

映档案管理中出现的问题和情况。

第二十三条统计项目内容要完整，要全面系统地反映出档案工作各方面情况。

第二十四条统计工作项目具体包括：

（一）档案库存量统计。

（二）销毁统计。

（三）借阅、查阅量统计。

（四）复印统计。

（五）利用效果统计。

第二十五条统计、填报要做到经常、及时。

档案库存量统计，销毁统计每年度统计一次，借阅、查阅量统计、复印统计、利用效果统计每月进行一次。

第七章档案鉴定

第二十六条档案鉴定工作是指档案价值的鉴定。

档案价值鉴定工作是档案按照一定的原则、标准和办法，决定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案工作。

第二十七条档案鉴定工作应定期进行，具体由各部门根据实际情况确定。

第二十八条档案鉴定工作应遵循以下原则：

（一）对企业有长远利用价值的档案永久保存。

（二）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别划长期或短期保存。

（三）凡是介于两种保管期限间的档案，其保管期限一律从长。

（四）档案通过鉴定，要求达到保管期限准确，如发现不准确、不完整，及时进行修改或补充，保管期限的划分详见各类档案的保管期限表。

（五）销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要登记销毁清册，提出销毁报告，经分管领导审批。

销毁时严格执行保密规定。

第八章档案利用

第二十九条档案利用工作是介绍、报道档案室或档案的内容和成份，通过各种方式、方法向利用者提供档案信息进行咨询服务。

第三十条档案员需熟悉所藏档案的情况，主动了解各项工作利用档案的需要。

第三十一条档案信息开发利用可采用以下形式：

（一）实行开架阅览；

（二）编制各类档案目录；

（三）对档案进行加工整理，编制专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介。

第三十二条执行档案利用工作制度，以《中华人民共和国档案法》为准，还要正确处理档案提供利用和保密之间的关系。

第三十三条档案

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