年会策划方案书详细流程及人员具体分工.docx
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年会策划方案书详细流程及人员具体分工
2018年年会策划方案书-详细流程及人员具体分工
2018XX年会活动方案
一、年会背景及目的
“年会”，这个概念历来被企业和组织视为一年一度不可缺少的“家庭盛会”。
每到年末岁初，很多企业和组织均通过年会这种形式来组织各种活动，借以激扬士气、部署战略、制定目标，奏响新一年度工作的序曲。
当然找一个合适的年会策划公司来策划是最合适不过的，而且能避免走很多弯路。
为了总回顾XX年度各项工作，对XX
年工作做出安排和部署，并表彰年度各项先进，增进内部人员的交流和沟通，促进公司的文化建设，表达公司对全体成员的关怀与问候，同时也热烈祝贺XX成立29
周年，特决定举办此次主题年会活动。
二、年会主题：
主题：
分享、创新、成长、共赢
三、年会时间、地点年会由三部分构成，分为领导讲话、周年庆典联欢会和晚宴。
拟订于XX年2月6日（周二）15：
00-21：
00新百金陵大酒店举行（暂定）。
员工进场时间：
15：
00-16：
00
周年庆典联欢会：
16：
00-18：
00
员工晚宴：
18：
00-21：
00
四、参会人员
（一）活动主持：
XX、XX
（二）参会人员（详见与会人员名单）
1、公司全体干部、员工，总人数：
260人左右
2、公司领导20人
3、预计各部员工240人
本公司参会人员根据人事部提供的名单如下：
见附件：
（请人力资源部准备）
座位安排按部门进行
（一）晚宴（XX、XX负责）
共桌，详情见座次表，每席10人左右。
每桌标准：
酒水安排：
总预算：
（二）优秀员工评选
评选奖项XX优秀员工8人，优秀班组1个、优秀门店1个、优秀职能部门1个、优秀新员工3人、奉献奖3个;
奖励内容及证书：
XX负责
（三）抽奖公司领导、嘉宾，员工全体人员（参会人员暂按260人计，包括董事会、各部门经理、各部部员及会员和工人）及其他嘉宾。
五、年会流程与安排
主流程：
本次年会的流程安排分别包括：
合影、开场舞、分享、创新、成长、共赢四个板块，董事长至祝酒词，以上7个环节穿插5
个节目及颁奖活动组成：
（一）成员大会议程安排
16:
20—16:
30大会进行第一项。
音乐停，鞭炮响（背景鞭炮声）。
主持人上台介绍年会4大主题（分享、创新、成长、共赢），领掌欢迎，请朱总上台致开幕辞;
16：
30—16：
36第一个节目开场舞七人鼓舞表演（连锁部水鼓舞中国龙）
16：
37—16：
50主持人邀请2位企业员工分享XX经历，传递正能量邀请部门：
门店（XX）、生产（XX）
16：
50—17：
00第二个节目连锁部舞蹈《C喱C喱》
17：
00—17：
15主持人上台，大会进入第二个环节创新，邀请XX店长夏义均分享改造后门店的改变、生产主管XX分享工厂改造后的改变。
17：
15—17：
22第三个节目生产部歌曲《不再犹豫》
17：
22-17：
30主持人XX、XX上台大会进入第三个环节成长，邀请新员工代表XX上台做入职分享。
17：
30—17：
40
第四个歌曲中国人（生产部）
17：
40-17：
50第五个节目连锁管理部小品（开会请关机）
17：
50-18：
10主持人上台宣布大会进入第四个环节共赢，小视频播放展示获奖员工上台，
开始颁奖
优秀员工：
连锁总部店XX、连锁红旗店XX、流通部XX、XXX
颁奖嘉宾：
XX;
优秀新人奖：
营销中心市场XX
颁奖嘉宾：
XX;
奉献奖：
XX
颁奖嘉宾：
XX;
优秀团队奖：
XX
颁奖嘉宾：
XX
18：
10—18：
20XX上台引导全体员工舞蹈（抓钱舞）
18：
20-18：
40董事长主持活动【工匠精神】结束至祝酒词（XX提前安排起菜，全体员工在董事长祝酒词后共同举杯，联欢晚宴正式开始）
19：
30抢红包抽奖活动开始，三等奖XX抽取，二等奖XX抽取，一等奖XX负责颁发
20：
00小游戏环节，组织现场小朋友才艺展示，对小朋友派发公仔，才艺展示优秀的小朋友分发大公仔进群发大红包（冷场时使用）
21：
00
员工离场，市内员工自行离场，部分员工随大巴车返回XX团购部负责回收和退回未喝完的酒水，市场部安排酒店方和广告公司回收设备及拆除物料（酒店方物料除外）
六、年会准备及相关注意事项
（一）年会的通知：
人力资源部于近期内向各部门发出书面的《关于做好XX年度年会及参与通知》;
（二）年会宣传VCR
摄制：
市场部做好年会活动的相关宣传工作。
对本次年会活动进行公示和宣传，达到全员知悉。
负责安排与跟进（具体包括：
董事会成员寄语，企业愿景，各部门
经理及员工对公司成立28周年的祝福等）;
（三）晚会节目的编排：
由人力资源部负责晚会节目的征集、海选、编排;市场部负责流程
（四）主持人串词XX跟进行准备;
（五）发言稿的撰写：
通知大会发言相关人撰写发言稿，并及时通知年会最终确定的时间、地点;（XX负责安排，审核）
（六）物品的采购：
提前采购年会所需的物品。
具体物品见预算表;（XX负责，市场部配合）
（七）时间的控制：
年会主持人应注意好时间的把控，避免时间控制节点远远超出原计划的预定时间。
（八）
现场录像机拍照：
提前安排好相关人员携带录像机或数码相机，做好大会会、晚宴等活动现场的录像或拍照工作。
活动后存档，可作为历史资料在公司内部局域网上共享。
（XX负责安排）
（九）
各项活动的工作安排：
年会的具体工作应细化分解到相关责任人，确定每一项工作的负责人;各个工作人员应积极主动向相关负责人汇报，各负责人向总协调XX进行汇报。
最重要的是不要忘记确定年会当天的现场各项工作的负责人，市场部负责安排。
例如：
现场灯光及音响的调试、主席台及场地的布置，团购部负责奖品的采购与运输、宴会提前预定等等，一定要有专人负责，详细情况见主题年会工作安排表，此环节人力资源部XX负责;
（见附件）（十）此次年会布置工作各项流程要严格按照sop流程，通过这个活动锻炼、提升协会整体执行力。
（此环节市场部负责）
（十一）大巴安排（生产XX负责）
七、参会人员须知
（一）协会全体成员无特殊情况必须参加年会，年会进行当中有急事需要离开现场的，需报经人力资源部部长批准同意后方可离开。
（二）此次年会为就协全体成员的一次聚会，望各部门成员积极参与到年会的组织及晚会节目参与中来。
八、年会经费预算待定
九、年会人员工作
1、总协调：
XX;
总后勤：
XX;
总策划：
XX
2、组织成员：
人力行政部全体、市场部全体、团购部、财务部
1）主持人：
XX、XX自行串词（根据节目准备主持串词）
2）酒店场地联络：
XX
3）奖品、道具购买：
XX
4）现场场景布置：
XX
5）现场摄影摄像：
XX
6）现场电脑、音乐控制：
XX
7）司仪组：
XX
十、活动分工细化
1、总协调：
XX
1）负责安排XX
2月1日前发布年会通知;
2）负责安排XX提供全体员工名单，备两份，活动当天XX持一份负责安排现场员工坐席，另外一份以表格形式提供给司仪组XX，便于员工签到;
3）负责酒店场地确认、酒店菜单确认，并于1月28日前提供市场部制作节目单和菜单表;
4）负责活动当天第一个环节合影环节，摄影师安排，员工拍合影组织工作，后期提供合影素材并备份;
5）负责安排XX对市场部摄影画面进行视频剪辑;
6）负责1月月会结束后，牵头组织第三次年会工作安排，时间半个小时;
7）负责审核2月2日前审核第二、三环节员工分享稿件审核工作，并提出改进建议;
8）负责安排机动人员XX，配合XX年会现场其他工作安排;
9）负责酒店方音响、LED6日可以正常使用，并有酒店方人员配合准备好;
2、总策划：
XX
1）负责活动方案撰写、活动流程安排、活动人员细化分工制定;
2）负责对接XX、XX两位主持人，安排1月31日（预计），月会后，进行第一次排练;
3）负责安排设计XX、倪纯莹1月30日前出第一版年会整体背景画面，包含主题背景、
4个分主题背景;
市场1月30
日前XX需提前联系酒店方了解年会现场面积及桌席摆放、舞台面积、LED屏面积，安排设计坐席卡（带编号和员工姓名），便于人力资源部XX安排坐席、便于安排市场部设计调整背景画面大小;
5）市场部负责准备现场年会环节音响LED使用，负责2日前完成电子抽奖器、砸金蛋、电子游戏环节，同时掌握年会画面切换及音乐顺序;
6）负责同XX经理沟通，安排方毅配合现场音响视频工作;月度会议上提出;
7）负责准备个人优秀新人的演讲稿;1日前递交XX;
8）负责提供游戏环节砸金蛋用的锤子及金蛋道具、并安排设计印制奖券2日前到位;
9）负责设计洗衣机KT版画面，现场颁奖用2日前到位;
10）市场部XX负责管理费用，同时对年会红包游戏环节进行红包准备;
11）市场部XX负责拍摄获奖员工小视频、公司各部门团拜视频、XX门店夏店长改造后前后视频及生产XX工厂改造后视频需配音，岳主管剪辑;
11）负责安排2月4日、2月6日进行第二、三次彩排，舞蹈彩排以巡检为主，不集中彩排，2月6中午最后进行彩排;
12）负责制作门店年会告知海报，2月3日前贴到各门店，电子档传公司管理群给其他部门使用;
13）负责安排XX现场机动拍照，收集员工签到照片、节目照片、领导祝酒照片后期存档;
14）负责安排XX、倪纯莹制作趣味多、XX品牌介绍易拉宝
15）市场部XX要同酒店方对接，对方提供席卡、签到台、签到桌、签到本，酒店外滚动LED字;并测试现场音响LED设备
3、总后勤—XX
1）XX负责2月2日同采购部童经理沟通并确认，现场酒水、饮料、零食的采购工作是否已经就绪
2）XX负责安排财务部巫经理带领财务团队，提前将
1）内容物品，在年会前1个小时布置完毕，并摆放市场部制作的菜单和节目单
3）XX负责盯下XX采购台花工作;
4）XX负责安排司仪组，做好相关签到、发券、扫二维码加群工作，其中服装环节XX负责（XX）颁奖环节需要2人参与，XX负责
5）XX负责安排XX提供写好的优秀评奖奖本及证书，并于活动前一天找酒店方要2个托盘及红布
6）XX负责盯下XX，对年会接送大巴的安排工作，需考虑到雪天交通问题，如有调整需提前沟通;
4、节目组
1）连锁2个舞蹈,2个小品，负责2月1日前提供市场部音乐伴奏
2）生产2个歌曲，负责2月1日前提供市场部伴奏版音响
3）董事长（工匠精神），负责人XX，市场部负责跟进2月1日前
4）XX负责现场音响控制及背景切换
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