年会策划方案书详细流程及人员具体分工.docx

1、年会策划方案书详细流程及人员具体分工2018年年会策划方案书-详细流程及人员具体分工2018 XX年会活动方案 一、年会背景及目的 “年会”，这个概念历来被企业和组织视为一年一度不可缺少的“家庭盛会”。每到年末岁初，很多企业和组织均通过年会这种形式来组织各种活动，借以激扬士气、部署战略、制定目标，奏响新一年度工作的序曲。当然找一个合适的年会策划公司来策划是最合适不过的，而且能避免走很多弯路。 为了总回顾 XX 年度各项工作，对 XX 年工作做出安排和部署，并表彰年度各项先进，增进内部人员的交流和沟通，促进公司的文化建设，表达公司对全体成员的关怀与问候，同时也热烈祝贺XX成立 29 周年，特决定

2、举办此次主题年会活动。 二、年会主题： 主题：分享、创新、成长、共赢 三、年会时间、地点 年会由三部分构成，分为领导讲话、周年庆典联欢会和晚宴。 拟订于 XX 年 2 月 6 日(周二)15：00-21：00 新百金陵大酒店举行(暂定)。 员工进场时间：15：00-16：00 周年庆典联欢会：16：00-18：00 员工晚宴：18：00-21：00 四、参会人员 (一)活动主持：XX、XX (二)参会人员(详见与会人员名单) 1、公司全体干部、员工，总人数：260 人左右 2、公司领导 20 人 3、预计各部员工 240 人 本公司参会人员根据人事部提供的名单如下： 见附件：(请人力资源部准备

3、) 座位安排按部门进行 (一) 晚宴 (XX、XX负责) 共 桌，详情见座次表，每席 10 人左右。 每桌标准： 酒水安排： 总预算： (二) 优秀员工评选 评选奖项XX优秀员工 8 人，优秀班组 1 个、优秀门店 1 个、优秀职能部门 1 个、优秀新员工 3 人、奉献奖 3 个; 奖励内容及证书：XX负责 (三) 抽奖 公司领导、嘉宾，员工全体人员(参会人员暂按 260 人计，包括董事会、各部门经理、各部部员及会员和工人)及其他嘉宾。 五、年会流程与安排 主流程： 本次年会的流程安排分别包括：合影、开场舞、分享、创新、成长、共赢四个板块，董事长至祝酒词，以上 7 个环节穿插 5 个节目及颁奖

4、活动组成： (一) 成员大会议程安排 16:2016:30 大会进行第一项。音乐停，鞭炮响(背景鞭炮声)。 主持人上台介绍年会 4 大主题(分享、创新、成长、共赢)，领掌欢迎，请朱总上台致开幕辞; 16：3016：36 第一个节目开场舞七人鼓舞表演(连锁部水鼓舞中国龙) 16：3716：50 主持人邀请 2 位企业员工分享XX经历，传递正能量 邀请部门：门店(XX)、生产(XX) 16：5017：00 第二个节目连锁部舞蹈C 喱 C 喱 17：0017：15 主持人上台，大会进入第二个环节创新，邀请XX店长夏义均分享改造后门店的改变、生产主管XX分享工厂改造后的改变。 17：1517：22 第

5、三个节目生产部歌曲不再犹豫 17：22-17：30 主持人XX、XX上台大会进入第三个环节成长，邀请新员工代表XX上台做入职分享。 17：3017：40 第四个歌曲中国人(生产部) 17：40-17：50 第五个节目连锁管理部小品(开会请关机) 17：50-18：10 主持人上台 宣布大会进入第四个环节共赢，小视频播放展示获奖员工上台， 开始颁奖 优秀员工：连锁总部店XX、连锁红旗店XX、流通部XX、XXX 颁奖嘉宾：XX; 优秀新人奖：营销中心市场XX 颁奖嘉宾：XX; 奉献奖：XX 颁奖嘉宾：XX; 优秀团队奖：XX 颁奖嘉宾 ：XX 18：1018：20 XX上台引导全体员工舞蹈(抓钱舞

6、) 18：20-18：40 董事长主持活动【工匠精神】结束至祝酒词(XX提前安排起菜，全体员工在董事长祝酒词后共同举杯，联欢晚宴正式开始) 19：30 抢红包抽奖活动开始，三等奖XX抽取，二等奖XX抽取，一等奖XX负责颁发 20：00 小游戏环节，组织现场小朋友才艺展示，对小朋友派发公仔，才艺展示优秀的小朋友分发大公仔 进群发大红包(冷场时使用) 21：00 员工离场，市内员工自行离场，部分员工随大巴车返回XX团购部负责回收和退回未喝完的酒水，市场部安排酒店方和广告公司回收设备及拆除物料(酒店方物料除外) 六、年会准备及相关注意事项 (一) 年会的通知：人力资源部于近期内向各部门发出书面的关于

7、做好 XX 年度年会及参与通知; (二) 年会宣传 VCR 摄制：市场部做好年会活动的相关宣传工作。对本次年会活动进行公示和宣传，达到全员知悉。负责安排与跟进(具体包括：董事会成员寄语，企业愿景，各部门 经理及员工对公司成立 28 周年的祝福等); (三) 晚会节目的编排：由人力资源部负责晚会节目的征集、海选、编排; 市场部负责流程 (四) 主持人串词XX跟进行准备; (五) 发言稿的撰写：通知大会发言相关人撰写发言稿，并及时通知年会最终确定的时间、地点;(XX负责安排，审核) (六) 物品的采购：提前采购年会所需的物品。具体物品见预算表; (XX负责，市场部配合) (七) 时间的控制：年会主

8、持人应注意好时间的把控，避免时间控制节点远远超出原计划的预定时间。 (八) 现场录像机拍照：提前安排好相关人员携带录像机或数码相机，做好大会会、晚宴等活动现场的录像或拍照工作。活动后存档，可作为历史资料在公司内部局域网上共享。(XX负责安排) (九) 各项活动的工作安排：年会的具体工作应细化分解到相关责任人，确定每一项工作的负责人;各个工作人员应积极主动向相关负责人汇报，各负责人向总协调XX进行汇报。最重要的是不要忘记确定年会当天的现场各项工作的负责人，市场部负责安排。例如：现场灯光及音响的调试、主席台及场地的布置，团购部负责奖品的采购与运输、宴会提前预定等等，一定要有专人负责，详细情况见主题

9、年会工作安排表，此环节人力资源部XX负责; (见附件)(十) 此次年会布置工作各项流程要严格按照 sop 流程，通过这个活动锻炼、提升协会整体执行力。(此环节市场部负责) (十一) 大巴安排(生产XX负责) 七、参会人员须知 (一) 协会全体成员无特殊情况必须参加年会，年会进行当中有急事需要离开现场的，需报经 人力资源部部长批准同意后方可离开。 (二) 此次年会为就协全体成员的一次聚会，望各部门成员积极参与到年会的组织及晚会节目参与中来。八、年会经费预算 待定 九、年会人员工作 1、总协调：XX; 总后勤：XX; 总策划：XX 2、组织成员：人力行政部全体、市场部全体、团购部、财务部 1) 主

10、持人：XX、XX自行串词(根据节目准备主持串词) 2) 酒店场地联络：XX 3) 奖品、道具购买：XX 4) 现场场景布置：XX 5) 现场摄影摄像：XX 6) 现场电脑、音乐控制：XX 7) 司仪组：XX 十、活动分工细化 1、总协调：XX 1)负责安排XX 2 月 1 日前发布年会通知; 2)负责安排XX提供全体员工名单，备两份，活动当天XX持一份负责安排现场员工坐席，另外一份以表格形式提供给司仪组XX，便于员工签到; 3)负责酒店场地确认、酒店菜单确认，并于 1 月 28 日前提供市场部制作节目单和菜单表; 4)负责活动当天第一个环节合影环节，摄影师安排，员工拍合影组织工作，后期提供合影

11、素材并备份; 5)负责安排XX对市场部摄影画面进行视频剪辑; 6)负责 1 月月会结束后，牵头组织第三次年会工作安排，时间半个小时; 7)负责审核 2 月 2 日前审核第二、三环节员工分享稿件审核工作，并提出改进建议; 8)负责安排机动人员XX，配合XX年会现场其他工作安排; 9)负责酒店方音响、LED 6 日可以正常使用，并有酒店方人员配合准备好; 2、总策划：XX 1)负责活动方案撰写、活动流程安排、活动人员细化分工制定; 2)负责对接XX、XX两位主持人，安排 1 月 31 日(预计)，月会后，进行第一次排练; 3)负责安排设计XX、倪纯莹 1 月 30 日前出第一版年会整体背景画面，包

12、含主题背景、 4个分主题背景; 市场 1 月 30 日前XX需提前联系酒店方了解年会现场面积及桌席摆放、舞台面积、LED屏面积，安排设计坐席卡(带编号和员工姓名)，便于人力资源部XX安排坐席、便于安排市场部设计调整背景画面大小; 5)市场部负责准备现场年会环节音响 LED 使用，负责 2 日前完成电子抽奖器、砸金蛋、电子游戏环节，同时掌握年会画面切换及音乐顺序; 6)负责同XX经理沟通，安排方毅配合现场音响视频工作;月度会议上提出; 7)负责准备个人优秀新人的演讲稿;1 日前递交XX; 8)负责提供游戏环节砸金蛋用的锤子及金蛋道具、并安排设计印制奖券 2 日前到位; 9)负责设计洗衣机 KT

13、版画面，现场颁奖用 2 日前到位; 10)市场部XX负责管理费用，同时对年会红包游戏环节进行红包准备; 11)市场部XX负责拍摄获奖员工小视频、公司各部门团拜视频、XX门店夏店长改造后前后视频及生产XX工厂改造后视频需配音，岳主管剪辑; 11)负责安排 2 月 4 日、2 月 6 日进行第二、三次彩排，舞蹈彩排以巡检为主，不集中彩排，2 月 6 中午最后进行彩排; 12)负责制作门店年会告知海报，2 月 3 日前贴到各门店，电子档传公司管理群给其他部门使用; 13)负责安排XX现场机动拍照，收集员工签到照片、节目照片、领导祝酒照片后期存档; 14)负责安排XX、倪纯莹制作趣味多、XX品牌介绍易

14、拉宝 15)市场部XX要同酒店方对接，对方提供席卡、签到台、签到桌、签到本，酒店外滚动LED 字;并测试现场音响 LED 设备 3、总后勤XX 1)XX负责 2 月 2 日同采购部童经理沟通并确认，现场酒水、饮料、零食的采购工作是否已经就绪 2)XX负责安排财务部巫经理带领财务团队，提前将 1)内容物品，在年会前 1 个小时布置完毕，并摆放市场部制作的菜单和节目单 3)XX负责盯下XX采购台花工作; 4)XX负责安排司仪组，做好相关签到、发券、扫二维码加群工作，其中服装环节XX负责(XX)颁奖环节需要 2 人参与，XX负责 5)XX负责安排XX提供写好的优秀评奖奖本及证书，并于活动前一天找酒店方要 2个托盘及红布 6)XX负责盯下XX，对年会接送大巴的安排工作，需考虑到雪天交通问题，如有调整需提前沟通; 4、节目组 1)连锁 2 个舞蹈,2 个小品，负责 2 月 1 日前提供市场部音乐伴奏 2)生产 2 个歌曲，负责 2 月 1 日前提供市场部伴奏版音响 3)董事长(工匠精神)，负责人XX，市场部负责跟进 2 月 1 日前 4)XX负责现场音响控制及背景切换