商务信函格式齐头式.docx
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商务信函格式齐头式
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商务信函格式齐头式
篇一：
齐头式外贸信函格式
每一行，包括日期和签名等都从左边开始，每行取齐，成一垂直线。
段落之间要空1——2行。
e（齐头式或平头式）
信头
——————
日期
——————
封内地址
——————
称呼
——————
正文
————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————
结尾谦称
———————
手写签名
———————
打印签名
———————
附件
———————
elmartradingcompany
16mainstreet
fresno,california
u.s.a
tel:
123456
cableaddress:
elmarfresno
8january,1999
gentlemen,
wethankyouforyourletterofjanuary1.asrequested,weenclosethecataloguesforyourreference.
wewouldbeverygladtoofferanyfurtherassistance.pleasecontactusifyouneedanyadditionalinformation.
yourssincerely
encl.:
asstated
篇二：
英文商务信函写作格式
英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。
混合式：
每一段的首行缩进两格。
落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式：
信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：
（1）信头Theheading
信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。
当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
（2）编号和日期Thereferencenumberandthedate
方便以后查信使用。
Yourref:
（你方编号）ourref:
（我方编号）
日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。
为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。
比如may，1998（美式写法）；1，may，1998（英式写法）。
（3）信内地址Theinsideaddress
与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如company与co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。
收信人地处的书写格式与信封相同。
（4）称谓Thesalutation
在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。
收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如mr.（先生），mrs.（夫人），miss（小姐），hon（用于称呼市长、部长、大使等），pres.（总经理、会长、总统等），prof.（教授）等等。
（5）开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。
开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
（6）正文Thebodyoftheletter
正文的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
（7）结尾语Theclosingsentences
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”
等，另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后，另起一段写结尾语。
（8）结束语Thecomplimentaryclose
英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司，谦称则常用：
YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；若收信者为个人，则常用：
Yourssincerely，sincerelyyours等。
需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
（9）签署Thesignature
签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。
为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有：
chairmanoftheboardofdirectors（董事长），president或genera1manager（总经理），Director（董事），standDirector（常务董事），manager（经理），headofDepartment（职员），manageress（女经理），
headofaDepartment（处长），sectionchief（科长）等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
（10）、附件enclosure
如果信中有附件，应在左下角注明encl.或enc.。
例如：
encls:
2Invoices
enc.:
1b/Lading
（11）其它
商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：
①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.（Attention的缩写）字祥，也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在subject底下划横线，以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用p.
s.（postscript的缩写）引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：
日期may,20,1998,收信人mach&.welson，
地址340camedleAveKemlworttl，n.T,
注意Attn：
mr.Jackg.Johnson
schARFmAnbRos.Inc
cAbLeADDRessexport一manufacturersTeLephones
信头hempsTsRepresentatives一Importers（516）292一1750
sauco393FRonTsTReeT
TeLex:
96-7725hempsTeD
newYoRK11550
称呼Dearsirs。
ThankyouforyourinterestinthemeYLAnlineofstopwatches，timingdevice，etc。
信文：
weareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesformeYLAncoRp。
p1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。
信尾谦称Verytrulyyours，
公司名称schRTFmAnbRos.Inc.
签字
写信人姓名michaelseharfmah
写信人职务manager
发信人及打字员ms／am
附件encl.one
样信一：
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期：
写日期时，请注意以下几点：
a.年份要写完整，不能用03代替20XX。
b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。
但是可
以用英文缩写，比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联系方法：
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。
写地址要注意：
一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
篇三：
英文商务信函格式
英文商务信函格式
您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。
您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。
所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
商务信函写作前言
作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。
因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。
您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。
在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。
商务信函的重要性
也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？
是的，答案是肯定的。
让我们一起来看看以下的调查结果。
当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？
[参考全美最畅销的贸易书籍“buildinganImport-exportbusiness”]以下5个方面是买家最关心的：
供应商如何回复买家的邮件？
供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？
当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？
供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？
供应商如何答复买家提出的要求？
供应商多久做出答复？
供应商是否愿意对产品进行修改？
买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？
供应商的信用如何？
供应商的银行信用记录如何？
供应商银行帐户开立的年数？
大致的通常收支情况？
银行给供应商的贷款额度？
银行对供应商的帐户情况是否满意？
供应商贸易往来的信用如何？
合作者与该供应商的合作年数？
供应商可承受多大的定单？
交货是否及时？
是否能准确地完成定单？
供应商是否使用了标准质量管理认证体系？
比如Iso9000、Iso14,000（环境）、hazardAnalysisatcriticalpoints
（适用于出口美国的海产品）
由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。
您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。
所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
商务信函的基本结构
传统信件
这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。
主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。
信中各段落之间均空一行。
1、信头Theheading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。
当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesendernameandthedate
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址Theinsideaddress
这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。
收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。
另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
4、事由Thesubjectheading
事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。
所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thesalutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有Dearsirs,Dearmadam,Dearmr.xx,。
称呼后面的标点，一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语Theopensentences
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