商务信函格式齐头式.docx
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商务信函格式齐头式
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商务信函格式齐头式
篇一:
齐头式外贸信函格式
每一行,包括日期和签名等都从左边开始,每行取齐,成一垂直线。
段落之间要空1——2行。
e(齐头式或平头式)
信头
——————
日期
——————
封内地址
——————
称呼
——————
正文
————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————
结尾谦称
———————
手写签名
———————
打印签名
———————
附件
———————
elmartradingcompany
16mainstreet
fresno,california
u.s.a
tel:
123456
cableaddress:
elmarfresno
8january,1999
gentlemen,
wethankyouforyourletterofjanuary1.asrequested,weenclosethecataloguesforyourreference.
wewouldbeverygladtoofferanyfurtherassistance.pleasecontactusifyouneedanyadditionalinformation.
yourssincerely
encl.:
asstated
篇二:
英文商务信函写作格式
英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。
混合式:
每一段的首行缩进两格。
落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式:
信的所有内容都靠左,段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法,由以下几个方面组成:
(1)信头Theheading
信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。
当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。
(2)编号和日期Thereferencenumberandthedate
方便以后查信使用。
Yourref:
(你方编号)ourref:
(我方编号)
日期通常打印在信头的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。
为了避免误解,日期、年份用数字表示,月份则用英文表示,第一个字母要大写,也可用缩写。
比如may,1998(美式写法);1,may,1998(英式写法)。
(3)信内地址Theinsideaddress
与信封上的收信人名称和地址相同,通常打印在信纸的左侧,低于日期位置2—4行,也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时,应特别尊重对方的习惯,不能随意增删公司名称前的冠词The,也不能随意改用繁写及缩写,如company与co.之间不能互换,否则会被认为是不礼貌的行为。
收信人地处的书写格式与信封相同。
(4)称谓Thesalutation
在英文信函中,相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓,常用Dearsirs”;称呼企业,公司的妇女组织常用madams,Ladies;无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。
收信人是个人,就应在收信人姓名之前加称谓,如mr.(先生),mrs.(夫人),miss(小姐),hon(用于称呼市长、部长、大使等),pres.(总经理、会长、总统等),prof.(教授)等等。
(5)开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。
开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。
(6)正文Thebodyoftheletter
正文的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中,信文从称谓下两行起书写,行间相距一行,段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜,四周留出一定空白,每一行左起第一字要取齐,右起第一字不必一律取齐,但尽量要考虑到整齐美观。
(7)结尾语Theclosingsentences
结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”
等,另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后,另起一段写结尾语。
(8)结束语Thecomplimentaryclose
英文商业信函的结尾是写信人的谦称,相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司,谦称则常用:
YoursTruly,TrulyYours,Yoursfaithfully等;若收信者为个人,则常用:
Yourssincerely,sincerelyyours等。
需要注意的是,结尾的谦称后必须加逗号。
(9)签署Thesignature
签署由两部分组成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
尽量不要用印章,用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。
为易于辨认,在签名下还应打印姓名,有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有:
chairmanoftheboardofdirectors(董事长),president或genera1manager(总经理),Director(董事),standDirector(常务董事),manager(经理),headofDepartment(职员),manageress(女经理),
headofaDepartment(处长),sectionchief(科长)等。
需要指出的是,写信人如要代表企业单位或代理签署时,应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称,然后才签署,以表明该信不是以写信人个人身份写的,信由所述事宜均由企业单位负责。
(10)、附件enclosure
如果信中有附件,应在左下角注明encl.或enc.。
例如:
encls:
2Invoices
enc.:
1b/Lading
(11)其它
商业信函除上述内容外,还经常遇到以下情况:
①写信人提请对方特定人员注意时,可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明,并加上Attn.(Attention的缩写)字祥,也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的,常在信内列出“事由”项,记在信文的上方,并在subject底下划横线,以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任,书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母,位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件,便于收信人清点,可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点,或加附与信文主题无关的简短内容时,可在信文末尾附件下加附言,用p.
s.(postscript的缩写)引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下:
日期may,20,1998,收信人mach&.welson,
地址340camedleAveKemlworttl,n.T,
注意Attn:
mr.Jackg.Johnson
schARFmAnbRos.Inc
cAbLeADDRessexport一manufacturersTeLephones
信头hempsTsRepresentatives一Importers(516)292一1750
sauco393FRonTsTReeT
TeLex:
96-7725hempsTeD
newYoRK11550
称呼Dearsirs。
ThankyouforyourinterestinthemeYLAnlineofstopwatches,timingdevice,etc。
信文:
weareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesformeYLAncoRp。
p1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。
信尾谦称Verytrulyyours,
公司名称schRTFmAnbRos.Inc.
签字
写信人姓名michaelseharfmah
写信人职务manager
发信人及打字员ms/am
附件encl.one
样信一:
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期:
写日期时,请注意以下几点:
a.年份要写完整,不能用03代替20XX。
b.月份要写英文名称,不能用数字来代替,如31/3/03不能在正式的信件中出现。
但是可
以用英文缩写,比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联系方法:
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法(地址、电话、传真、邮箱、网址)。
写地址要注意:
一般来说,门牌号和街道名称之间不用逗号点开,但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
篇三:
英文商务信函格式
英文商务信函格式
您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。
您给他的每一份信函、邮件或者传真,都代表着您公司的形象,显示您公司的水平和实力,同时,相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。
所以,商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
商务信函写作前言
作为一家外贸出口企业,您必须经常跟您的国外客商打交道。
因而,各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。
您是否有这样的感受,花费了大量的时间和精力,对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。
在本手册里,我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧,相信对您的工作具有很高的参考价值。
商务信函的重要性
也许你会问“商务信函真的这么重要吗”?
是的,答案是肯定的。
让我们一起来看看以下的调查结果。
当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时,买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?
[参考全美最畅销的贸易书籍“buildinganImport-exportbusiness”]以下5个方面是买家最关心的:
供应商如何回复买家的邮件?
供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?
当买家询问信息时,供应商是否完整答复所有问题?
供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?
供应商如何答复买家提出的要求?
供应商多久做出答复?
供应商是否愿意对产品进行修改?
买家询问多个问题时,供应商是否答复所有的问题?
供应商的信用如何?
供应商的银行信用记录如何?
供应商银行帐户开立的年数?
大致的通常收支情况?
银行给供应商的贷款额度?
银行对供应商的帐户情况是否满意?
供应商贸易往来的信用如何?
合作者与该供应商的合作年数?
供应商可承受多大的定单?
交货是否及时?
是否能准确地完成定单?
供应商是否使用了标准质量管理认证体系?
比如Iso9000、Iso14,000(环境)、hazardAnalysisatcriticalpoints
(适用于出口美国的海产品)
由此可见,您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。
您给他的每一份信函、邮件或者传真,都代表着您公司的形象,显示您公司的水平和实力,同时,相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。
所以,商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
商务信函的基本结构
传统信件
这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式-齐头式。
主要特征就是每行均从左边顶格写,常常采用开放式的标点方式,即除了信文部分,其它部分在必要时才使用标点。
信中各段落之间均空一行。
1、信头Theheading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。
当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号(写信人的名字缩写)和日期Thesendernameandthedate
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址Theinsideaddress
这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。
收信人名称地址的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。
另外,如果不是完全公事化的书信往来,或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以可以不必填写封内地址。
4、事由Thesubjectheading
事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。
所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thesalutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有Dearsirs,Dearmadam,Dearmr.xx,。
称呼后面的标点,一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语Theopensentences