服务采购管理平台用户操作手册DOC 100页.docx

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服务采购管理平台用户操作手册DOC100页

服务采购管理平台用户操作手册（DOC100页）

服务采购管理平台

用户操作手册

业务经办人

项目实施小组

2015年10月

文档修改记录

版本号

主要作者

修改记录

完成日期

1.0

龙珍红

初始版本

2015-06-26

1.1

龙珍红

2015-10-16

2.0

王衒

2016-8-5

1.引言1

1.1编写目的1

1.2项目背景1

1.3术语2

2.操作说明3

2.1登录服务采购管理系统3

2.1.1用户注册3

2.1.2登陆服务采购管理测试系统4

2.1.3登陆服务采购管理生产系统5

2.2系统功能概述5

2.3采购申请管理6

2.3.1新增6

2.3.2提交审批11

2.3.3编辑11

2.3.4删除12

2.3.5明细12

2.3.6关闭13

2.3.7查询13

2.4合同管理14

2.4.1合同管理14

2.4.2合同模板管理30

2.5采购订单管理38

2.5.1采购订单管理38

2.6验收管理44

2.6.1验收申请单44

2.6.2结算数据51

2.7结算付款管理53

2.7.1结算单申请53

2.7.2结算规则修改管理59

2.7.3预付款管理63

2.7.4应付凭证冻结/解冻管理67

2.8供应商管理70

2.8.1正式供应商71

2.8.2一次性供应商77

2.8.3潜在供应商82

2.9价格管理84

2.9.1价格申请单84

2.9.2价格记录90

1.引言

1.1编写目的

本文档描述服务采购管理系统的功能操作说明，为业务人员操作系统提供帮助。

1.2项目背景

目前长虹公司的服务类采购业务存在报销流程冗长、账务处理附件繁多，合同、验收手续等外部法律文书缺乏实质、有效管理工具支撑问题；同时此类业务涉及金额、业务量占比都较大，共享服务中心目前在标准化建设方面还存在一些不足，同时结合提出“三化”战略，认为服务类采购结算流程梳理与再造显得非常紧迫和必要。

希望通过服务类采购结算流程梳理和再造，借助信息化手段达到以下三个目标：

完善内控体系，规避经营风险：

通过系统固化合同、验收模板，并将合同签订、验收、结算、对账等节点纳入系统闭环管理，确保获取的外部法律文书真实、完整、有效。

优化结算流程，提升业务处理自动化水平：

减少了原流程中业务环节对原始单证的收集整理工作，以及财务环节单据扫描、清账付款、凭证复核、对账工作；实现了对费用类采购业务的账期管理、服务类供应商自动对账、会计档案的电子化管理。

实现对会计附件脱敏后的账务处理，提升共享服务能力：

将传统会计记账时纸质附件审核节点，分拆为对某一附件的某一控制点的审核，审核后的结果通过系统逻辑实现自动稽核，提供了为非关联方提供财务共享服务的可能。

1.3术语

序号

术语

备注

1

LES

LogisticsExectionSystem，后勤执行系统，本文特指四川长虹民生物流有限责任公司的“长虹民生物流执行系统”

2

SRM

SupplierRelationshipManagement，供应商关系管理，本文特指“长虹供应商信息平台”

3

SPM

ServicesPurchasingManagement，服务类采购管理，本文特指本系统

4

CA

CertificationAuthority，证书授权中心

5

OA

OfficeAutomation,简称OA，办公自动化，本文特指“长虹综合办公系统”

6

ERP

EnterpriseResourcePlanning，企业资源计划，本文特指“SAPR3系统”

2.操作说明

2.1登录服务采购管理系统

2.1.1用户注册

1、登录界面点“用户注册”进入注册页面

2、选择用户类型，输入必填信息，点“下一步”

2.1.2登陆服务采购管理测试系统

（1）登录eiap平台

测试系统即测试环境，仅用于测试系统功能是否满足业务需求之用，可随意操作。

打开IE，输入

（2）切换到服务采购管理模块

点“更多应用”，选择“服务采购管理”模块进入服务采购管理系统

2.1.3登陆服务采购管理生产系统

（1）登录EIAP平台

生产系统即正式环境，用于真实业务发生时进入该系统进行相关操作。

打开IE，输入

（2）切换到服务采购管理模块

点“更多应用”，选择“服务采购管理”模块进入服务采购管理系统

2.2系统功能概述

（1）各模块功能概述见下表：

功能模块

功能概述

供应商管理

正式供应商

维护物料类别

维护管理机构

获取/刷新ERP供应商

一次性/潜在供应商

维护一次性/潜在供应商信息

价格管理

价格申请单

维护控制价（作用于采购申请）、采购价（作用于采购订单）

价格记录

查看物料价格（来源：

价格申请单审批通过产生；合同申请单审批通过产生）

合同管理

合同模板

制作合同模板并上传创建合同模板

合同申请单

选择合同模板创建合同并提交流程审批、电子签章

采购申请

创建采购申请（使用brm预算），提交流程审批（占用预算）

采购订单

选择采购申请创建订单（多个采购申请一次下单；一个采购申请多次创单）

验收申请

验收申请单

选择采购订单创建验收申请单，发起验收流程

结算数据

查看结算数据及发布/取消发布结算数据

结算付款

结算匹配单

选择结算数据录入发票创建结算匹配单，发起结算流程

预付款

选择有预付款的合同创建预付申请，提交流程审批产生预付凭证。

会计凭证冻结/解冻

创建会计凭证冻结/解冻申请，提交流程审批触发erp会计凭证冻结或解冻

结算规则修改

选择结算数据（前提未付款）创建结算规则修改申请，提交流程审批并根据业务要求产生贴息凭证

2.3业务流程图

签订一般合同业务操作流程图如下：

（前提是供应商信息在spm已存在，如果不存在，先去供应商管理模块维护）

2.4供应商管理

此处供应商的管理是对供应商信息的管理。

对供应商信息的管理根据供应商类别的不同，又分成不同的管理方式。

根据是否发生交易行为、已经交易行为仅一次发生还是长期发生，分成潜在供应商（指潜在可能发生交易，但还未发生）、一次性供应商（发生一次性交易，但在可见的未来暂不会发生交易行为）、正式供应商（持续发生交易行为）。

对于潜在供应商的管理，其主要目的在于方便未来减少寻找供应商的时间。

在获取到潜在外部供应商信息后，采购员将信息在SPM系统中进行创建；如此供应商变成一次性供应商了，则修改其供应商类别即可；如潜在供应商升级为正式供应商了，则需要在OA系统中申请正式供应商，在ERP系统中维护后自动传递到SPM系统，并修改其供应商类别。

对于一次性供应商的管理，其主要目的在于处理一次性的交易。

在获取到一次外部供应商信息后，采购员将信息在SPM系统中进行创建；如一次性供应商升级为正式供应商了，则需要在OA系统中申请正式供应商，在ERP系统中维护后自动传递到SPM系统，并修改其供应商类别。

对于正式供应商的管理，在获取到潜在外部供应商信息后，则需要在OA系统中申请正式供应商，在ERP系统中维护后自动传递到SPM系统。

如此供应商不再需要了，则可以在OA系统中申请将其删除（操作有误还可以取消删除），此信息也会传递到SPM系统。

以下按照供应商类别不同分别描述其操作说明。

2.4.1正式供应商

正式供应商从ERP系统自动传递到本系统

通过路径“服务采购管理/供应商管理/正式供应商”进入菜单

2.4.1.1查询

（1）普通查询

输入查询条件（查看框给出了可以查询的查询条件）过滤

（2）高级查询

点击“高级查询”按钮，弹出高级查询窗口，输入相关查询条件，点“查询”进行过滤

2.4.1.2合作伙伴配置

正式供应商抓取过来后，需确认该供应商的合同签订方式和分配合作伙伴账号以便后续业务的开展

（1）确定合同签订方式

确定后，才能拟制该供应商的合同并提交流程审批；选择合同签订方式后，点“保存认可状态”按钮

（2）分配合作伙伴账号

分配后，该供应商才能通过该账号登陆spm系统进行相关的操作。

2.4.1.3维护物料类别

（1）选中一条数据，点“维护管理类别”按钮

（2）新增物料类别

（3）点“保存”按钮保存刚维护的物料类别

2.4.1.4维护管理机构

（1）选中一条数据，点“维护管理机构”按钮

（2）新增管理机构

（3）点“保存”按钮保存刚维护的管理机构

2.4.1.5冻结/解冻

（1）冻结--选中一条“未冻结”的数据，点“冻结/解冻”按钮，选择“是”后，该条数据变为冻结状态（即【冻结】复选框打上勾）

（2）解冻--选中一条“已冻结”的数据，点“冻结/解冻”按钮，选择“是”后，该条数据变为未冻结状态（即【冻结】复选框未打勾）

2.4.1.6明细

选中一条数据，点“明细”按钮，即可查看该数据的明细信息

2.4.1.7刷新ERP供应商

选中一条需要手工同步信息的数据，点“刷新ERP供应商”按钮，选择“是”后，系统就会去同步ERP供应商信息到SPM系统

2.4.1.8获取ERP供应商

备注：

正常情况下SPM系统后台主动同步ERP供应商信息，需要时可采取手工同步的方式

（1）点“获取ERP供应商”按钮

（2）输入需要手工同步的ERP供应商代码（多个代码用英文分号（;）隔开）,点“获取”按钮

（3）查询刚才获取的数据

2.4.2一次性供应商

通过路径“服务采购管理/供应商管理/一次性供应商”进入菜单

2.4.2.1新增

（1）点“新增”按钮，进入新增窗口

（2）维护抬头信息和基本信息（必须维护）

备注:

*标注的字段为必填字段

（3）维护联系人信息（必须维护）

（4）维护物料类别信息（必须维护）

备注：

如无需要选择的物料类别，在“主数据/物料类别”菜单先维护

（5）维护管理机构信息（必须维护）

（6）维护公司财务信息

（7）维护采购组织信息

（8）点“保存”按钮保存该供应商信息

2.4.2.2编辑

（1）选择一条数据，点“编辑”按钮

（2）编辑信息后，点“保存”按钮

2.4.2.3明细

（1）选择一条数据，点“明细”

2.4.2.4冻结/解冻

参考正式供应商/冻结、解冻功能

2.4.2.5查询

参考正式供应商/查询功能

2.4.3潜在供应商

通过路径“服务采购管理/供应商管理/潜在供应商”进入菜单

2.4.3.1新增

参考一次性供应商/新增功能

2.4.3.2编辑

参考一次性供应商/编辑功能

2.4.3.3明细

参考一次性供应商/明细功能

2.4.3.4冻结/解冻

参考一次供应商/冻结、解冻功能

2.4.3.5查询

参考一次供应商/查询功能

2.4.3.6转换供应商类型

（1）选择一条数据，点“转换供应商类型”，选择“是”后即可将该潜在供应商转换为一次性供应商

（2）查看转换后的供应商（在菜单“一次性供应商”里即