档案管理规则.docx
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档案管理规则
档案管理规则
文件号：
Q-GZ-CD01-013
编制：
行政部
审核：
审批：
密级：
秘密
共9页
维护责任部门：
办公室
日期：
2007/05/08
日期：
日期：
生效日：
1目的、目标
1.1规范档案管理，确保档案完整、准确、系统、安全。
2适应、阅读范围
2.1公司生产经营和管理等一切活动。
2.2.事业部全体员工。
3职责
3.1档案管理工作人员负责公司档案资料的接收、保管、借阅、整理、鉴定和销毁，公司其他各部门相关责任人应积极配合，按照档案整编要求和规定及时提交完整的文件资料到档案室。
4档案管理内容
4.1资料归档工作标准
任务名称
任务程序、重点及标准
责任人
考核人
时限
相关资料
资料归档
程序
归档范围
将公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入各部门工作计划和有关人员岗位职责
各部门负责人
办公室
计划制定时
生产、基建、科研活动中形成的科技文件材料，分别由产品制造、科研课题、工程项目、设备引进和维修负责人指定专人负责积累、整理后随时归档
项目负责人
项目责任部门负责人
项目进行中和项目竣工后
生产、技术、经营管理工作中形成的文件材料，由业务部门按其管辖范围，指定专人负责积累、整理后定期归档
项目负责人
各部门负责人
项目完成后
重点
归档的文件材料必须齐全完整，照片（包括底片）、光盘等必须同其详细的文字说明材料一起归档
项目负责人
项目监理工程项目责任部门
资料移交审核时
归档材料经过系统整理，准确反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律
项目负责人
项目监理工程项目责任部门
资料移交审核时
归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留—份，以备查考。
项目负责人
档案管理员
资料移交时
归档的文件材料，其制成材料必须利于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等书写材料
技术负责人、项目监理
档案管理员
资料移交时
案卷质量符合国家《科学技术档案案卷构成一般要求》
工程项目资料员
档案管理员
资料移交时
标准
资料收集齐全率、完整率均达95%
档案管理员
部门负责人
不定时
4.2档案整理工作标准
任务名称
任务程序、重点及标准
责任人
考核人
时限
相关资料
整理
程序
《分类大纲》、《国家科学技术档案案卷构成一般要求》
分类排序卷内文件装钉（图纸折叠）
档案管理员
档案专责
每个工作日
编页号、档号编制卷内目录
编制备考表编制案卷封面排架
重点
整理的过程均为重点
标准
符合国家科学技术档案案卷构成的一般要求
4.3档案利用工作标准
任务名称
任务程序、重点及标准
责任人
考核人
时限
相关资料
资料借用
程序
填写借阅审批单
借阅者
不定时
审批
部门负责人或相关领导
办公室
不定时
调卷
档案管理员
部门负责人
不定时
填写借（查）阅登记表
档案管理员
部门负责人
不定时
归还注销
档案管理员
部门负责人
不定时
入库归位
档案管理员
部门负责人
不定时
重点
审批
部门负责人或相关领导
办公室
不定时
图纸、资料借出时间不得超过十五天
借阅者
档案管理员
不定时
借阅登记本
严禁涂改或拆剪，损坏图纸资料
借阅者
档案管理员
不定时
标准
四分钟内查找到档案，查找准确率95%，完整率95%
档案管理员
部门负责人
不定时
4.4档案库房管理
4.4.1未经许可，严禁非工作人员进入档案库房。
4.4.2阅档桌上不准摆放墨水等有可能污染档案的物品，不许将私人物品、其他废弃
物带进或丢弃在档案室。
4.4.3定期进行卫生清理工作，保持室内清洁卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作，档案资料按要求确定存放位置，做到安全保管，便于查找。
4.4.4档案库房温度应尽量控制在14℃～24℃之间，相对湿度控制在45％～65％之间。
4.4.5档案室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。
4.4.6档案资料要经常抽样检查，如发现破损、霉变或不完整、不准确的案卷应查明
原因，并及时修补或复制。
4.4.7每天上、下班前后，应做好档案库及办公室门窗的关闭及电气设备电源的检查
工作，以防盗窃、失密和失火。
4.5档案保密
4.5.1档案工作人员必须自觉保守机密，正确处理档案保密与利用的关系，做到既保守机密，又积极提供利用。
4.5.2外单位要求查阅或索取档案时，应严格执行审批手续，借阅者必须持有单位介绍信或证明，并报公司领导批准，方可进行。
4.5.3正确确定本单位所保管档案的密级。
密级档案和文件材料不能带回家，严禁向亲友和无关人员泄漏其内容、存放位置及保密措施。
4.5.4禁止私自随意更改档案内容。
4.5.5档案管理人员变动时，必须办理交接手续。
4.5.6未经档案工作人员许可，任何人不得私自动用档案室电脑，外来人员禁止进入档案库房，办完公事不许在档案室逗留。
4.6档案鉴定及销毁工作标准
任务名称
任务程序、重点及标准
责任人
考核人
时限
相关资料
鉴定与销毁
程序
依据保管期限表，对档案进行鉴定
档案管理员
档案专责
每年二次
《档案保管期限表》
编制《销毁清册》
档案管理员
档案专责
每年二次
报主管领导审批
主管领导
办公室
每年二次
监销人监销
保安
企管部
每年二次
重点
档案鉴定
档案管理员
档案专责
每年二次
审批
主管领导
办公室
每年二次
标准
每年二次
鉴定准确率100%
档案管理员
档案专责
每年二次
销毁时失密率为0
保安
企管部
每年二次
5检查与考核
5.1严禁将绝密档案、禁止将机密档案、不许将秘密档案遗失、泄露、涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、擅自销毁、擅自复制或据为己有。
5.2不许借阅档案到期不归还。
5.3禁止不按照要求或标准收集、整理、鉴定、保管、移交、销毁档案。
5.4禁止非档案管理人员擅自进入档案室。
6相关记录清单
6.1附表一:
图纸、资料借阅登记表
6.2附表二:
图纸、资料查阅登记表
6.3附表三:
资料借/查阅审批单
6.4附表四:
资料移交清单
6.5附表五:
销毁清册
图纸、资料借阅登记表
文件编号
文件名称
份数
借阅人
借阅日期
归还日期
利用效果
图纸、资料查阅登记表
文件编号
文件名称
份数
查阅人
查阅日期
利用效果
资料借/查阅审批单
时间
部门
资料内容
利用目的
借/查阅人
部门负责人审批
资料移交清单
序号
资料编号
资料名称
份数
移交人
移交单位
移交日期
接收人
接收日期
销毁清册
序号
文件编号
编制单位
题名
份数
页数
编制日期
销毁原因
备注
审批人：
销毁人：
监销人：
年月日年月日年月日
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