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1、档案管理规则档案管理规则文件号：Q-GZ-CD01-013编制：行政部 审核：审批：密级：秘密共9页维护责任部门：办公室日期：2007/05/08日期：日期：生效日：1 目的、目标1.1规范档案管理，确保档案完整、准确、系统、安全。2 适应、阅读范围2.1公司生产经营和管理等一切活动。2.2.事业部全体员工。 3 职责3.1档案管理工作人员负责公司档案资料的接收、保管、借阅、整理、鉴定和销毁，公司其他各部门相关责任人应积极配合，按照档案整编要求和规定及时提交完整的文件资料到档案室。4 档案管理内容4.1资料归档工作标准任务名称任务程序、重点及标准责任人考核人时限相关 资料资 料 归 档程序归

2、档 范 围 将公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入各部门工作计划和有关人员岗位职责各部门负责人办公室计划制定时生产、基建、科研活动中形成的科技文件材料，分别由产品制造、科研课题、工程项目、设备引进和维修负责人指定专人负责积累、整理后随时归档项目负责人项目责任部门负责人项目进行中和项目竣工后生产、技术、经营管理工作中形成的文件材料，由业务部门按其管辖范围，指定专人负责积累、整理后定期归档项目负责人各部门负责人项目完成后重点归档的文件材料必须齐全完整，照片(包括底片)、光盘等必须同其详细的文字说明材料一起归档项目负责人项目监理工程项目责任部门资料移交审核时归档材料经过系统整理，准确反映生产

3、、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律项目 负责人项目监理工程项目责任部门资料移交审核时归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留份，以备查考。项目 负责人档案管理员资料移交时归档的文件材料，其制成材料必须利于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等书写材料技术负责人、项目监理档案管理员资料移交时案卷质量符合国家科学技术档案案卷构成一般要求工程项目资料员档案管理员资料移交时标准资料收集齐全率、完整率均达95%档案管理员部门负责人不定时4.2档案整理工作标

4、准任务 名称任务程序、重点及标准责任人考核人时限相关 资料整 理程序分类大纲、国家科学技术档案案卷构成一般要求分类 排序 卷内文件装钉（图纸折叠）档案 管理员档案专责每个工作日 编页号、档号 编制卷内目录 编制备考表 编制案卷封面 排架 重点整理的过程均为重点标准符合国家科学技术档案案卷构成的一般要求4.3档案利用工作标准任务 名称任务程序、重点及标准责任人考核人时限相关 资料资 料 借 用程序填写借阅审批单借阅者不定时审批部门负责人或相关领导办公室不定时调卷档案管理员部门 负责人不定时填写借（查）阅登记表档案管理员部门 负责人不定时归还注销档案管理员部门 负责人不定时入库归位档案管理员部门

5、负责人不定时重点审批部门负责人或相关领导办公室不定时图纸、资料借出时间不得超过十五天借阅者档案管理员不定时借阅登记本严禁涂改或拆剪，损坏图纸资料 借阅者档案管理员不定时标准四分钟内查找到档案，查找准确率95%，完整率95%档案管理员部门负责人不定时4.4档案库房管理4.4.1未经许可，严禁非工作人员进入档案库房。4.4.2 阅档桌上不准摆放墨水等有可能污染档案的物品，不许将私人物品、其他废弃物带进或丢弃在档案室。4.4.3 定期进行卫生清理工作，保持室内清洁卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作，档案资料按要求确定存放位置，做到安全保管，便于查找。4.4.4 档案库房

6、温度应尽量控制在1424之间，相对湿度控制在4565之间。4.4.5 档案室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。4.4.6 档案资料要经常抽样检查，如发现破损、霉变或不完整、不准确的案卷应查明原因，并及时修补或复制。4.4.7 每天上、下班前后，应做好档案库及办公室门窗的关闭及电气设备电源的检查工作，以防盗窃、失密和失火。4.5档案保密4.5.1档案工作人员必须自觉保守机密，正确处理档案保密与利用的关系，做到既保守机密，又积极提供利用。4.5.2外单位要求查阅或索取档案时，应严格执行审批手续，借阅者必须持有单位介绍信或证明，并报公司领导批准，方可进行。4.5.3正确确定本单位所保管档案的密级。密级

7、档案和文件材料不能带回家，严禁向亲友和无关人员泄漏其内容、存放位置及保密措施。4.5.4 禁止私自随意更改档案内容。4.5.5档案管理人员变动时，必须办理交接手续。4.5.6未经档案工作人员许可，任何人不得私自动用档案室电脑，外来人员禁止进入档案库房，办完公事不许在档案室逗留。4.6档案鉴定及销毁工作标准任务 名称任务程序、重点及标准责任人考核人时限相关 资料鉴定与 销毁程序依据保管期限表，对档案进行鉴定档案管理员档案专责每年二次档案保管期限表编制销毁清册 档案管理员档案专责每年二次报主管领导审批主管领导办公室每年二次监销人监销保 安企管部每年二次重点档案鉴定档案管理员档案专责每年二次审批主管

8、领导办公室每年二次标准每年二次鉴定准确率100%档案管理员档案专责每年二次销毁时失密率为0保 安企管部每年二次5 检查与考核5.1严禁将绝密档案、禁止将机密档案、不许将秘密档案遗失、泄露、涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、擅自销毁、擅自复制或据为己有。5.2不许借阅档案到期不归还。5.3禁止不按照要求或标准收集、整理、鉴定、保管、移交、销毁档案。5.4禁止非档案管理人员擅自进入档案室。6 相关记录清单6.1附表一:图纸、资料借阅登记表6.2附表二:图纸、资料查阅登记表6.3附表三:资料借/查阅审批单6.4附表四:资料移交清单6.5附表五:销毁清册图纸、资料借阅登记表文件编号文件名称份数借阅人借阅日期归还日期利用效果图纸、资料查阅登记表文件编号文件名称份数查阅人查阅日期利用效果资料借/查阅审批单时 间部 门资料内容利用目的借/查阅人部门负责人审批资料移交清单序号资料编号资料名称份数移交人移交单位移交日期接收人接收日期销 毁 清 册序号文件编号编制单位题名份数页数编制日期销毁原因备注审批人： 销毁人： 监销人： 年 月 日 年 月 日 年 月 日