日常费用管理规定.docx
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日常费用管理规定
克州新隆能源开发有限公司
日常费用管理规定
第一部分总则
1、为规范公司日程费用管理和报销行为，严格执行费用支出标准和审批报销程序，加强公司财务管理，特制定本规定。
2、本规定的日常费用是指日常经营、建设管理费用，包括差旅费、业务招待费、通讯费用、办公费、车辆费用、修理费、宣传费、广告费、会务费、服务费和咨询费等项目。
不包括固定资产购置、人员工资、税费等支出。
3、条件成熟时，公司日常经营。
管理费用实行预算管理。
每个部门经理（或指定人员）每月初报送预算。
预算经审批后，各部门在预算内控制支出。
4、日常费用报销签批的一般流程：
各部门和人员办理业务要经事前审批，费用发生后有报销人填具报销单，经部门负责人审核，财务管理部复核，分管副总经理、总经理审批。
5、公司所有日常费用由财务管理部指定专人负责稽核。
财务管理部主要稽核审查费用开支的真实性、报销范围和标准是否符合规定，签批手续是否完整、是否在预算内。
审核合格才能办理支付。
6、本规定适用于克州新隆能源开发有限公司所有部门和人员的日常费用报销。
第二部分事前审批和报销标准
一、差旅费
（一）出差审批权限
1、公司一般工作人员出差，由部门主管审查，分管副总批准。
2、各部门经理出差，有分管副总批准；分管副总出差，有总经理批准。
3、公司副总经理以上人员出差，由公司总经理批准；总经理出差由公司执行董事批准。
4、公司员工因公出差，必须认真填写出差申请单，注明出差任务、工作量、出差天数、到达地点、途经路线、所乘交通工具等。
出差申请单按规定的批准权限审批，作为差旅费报销凭证。
（二）差旅费报销标准
长途出差费用报销标准
国内长途出差费用报销标准表
附表一单位：
元/天
交通工具
住宿费
伙食补助
市内交通费
合计
火车
轮船
飞机
汽车
省内
特殊地区
省内
特殊地区
不分职级
省内
特殊地区
公司副总及以上职级人员
软卧
二等舱
经济舱
据实报销
240
360
30
50
30
300
440
部门经理及相当职级人员
硬卧
三等舱
经济舱
据实报销
160
200
30
50
30
220
280
一般人员
硬卧
三等舱
经济舱
据实报销
120
160
30
50
30
180
240
（三）出差费报销规定
1、国内长途是指到喀什市以外且当天不能返回的地区出差。
特殊地区是指北京、上海、广州、深圳和海南等地区。
2、员工到辽宁省水利水电工程局（沈阳）或到乌鲁木齐办理公务为出差，一般应住在公司统一安排的地点，并不得报销住宿费；常驻乌鲁木齐人员到现场办理公务为出差，享受现场补助。
在沈阳市有住房的员工在沈阳出差，不得报销住宿费。
3、上表中住宿标准为1-2人。
即2人住一个标准间的，只能一人报销住宿费。
且住宿费的天数按实际住宿天数计算。
4、上述标准在报销时，只能在标准范围内包干，并凭票据实报销，超标准自理。
特殊情况需要超标准报销费用的，按出差审批权限经批准后方可报销。
对此部分超标费用的审批要从严控制。
5、公司严格按标准控制乘坐飞机，一般员工出差路途较远且任务紧急等特殊情况需乘坐飞机的，应事先取得总经理的书面意见。
6、乘坐飞机时，往返机场至市区的民航班车以及区城市郊区乘坐长途汽车的费用可凭票报销。
7、公司员工到外地出差期间，不分职务每人每天按30元发给市内交通费（自带交通工具的除外），并不再报销市内交通费。
特殊情况需经总经理批准后才能报销。
8、公司员工出差期间经批准发生业务招待费的，在报销招待餐费时，不再报销当天的伙食补助。
9、员工出差乘坐火车，符合乘坐卧铺规定而又未乘坐卧铺，且乘车时间白天超过12小时，夜间超过8小时的按下列标准计发补贴：
（1）乘坐慢车和直快车硬座的，按每天硬座票价的50%发给补贴。
（2）乘坐特快列车硬座的，按每天硬座票价的40%发给补贴
10、凡出差参加会议或学习且交纳了会务（培训）费的，若会务（培训）费已含住宿及伙食，会议期间不报销住宿和伙食补助。
若会务（培训）费不含食宿，仅由主办单位统一安排的，凭票据实报销。
报销时应附会议（培训）通知书。
二、业务招待费
（一）业务招待费的审批
1、公司外来客人，相关部门要热情接待，但一般不予招待；确需招待的，必须事先由经办人填写《业务招待申请单》，报经批准才能进行。
2、业务招待费用单次1000元以下的，且在喀什地区以内的，有现场的分管领导批准；单次招待费用超过1000元以上且在外地招待的，应报经总经理批准。
3、乌恰县内的业务招待地点应安排在公司食堂或公司指定就餐地点。
4、业务招待过程中要严格控制烟酒的开支，一般不得消费高档烟酒。
5、经办人报销业务招待费时，必须提供经批准的《业务招待申请单》。
否则财务管理部不予报销。
（二）业务招待费的标准
1、用餐标准（在乌恰县或公司食堂）：
招待对象
用餐标准
酒水
重要领导、客户、公司级以上领导陪同
400-600元/桌
自带特供酒
较重要领导、客户
200-400元/桌
自带特供酒
一般干部、外单位来人
100-200元/桌
酒50元以下
常客、员工
20元/人
一般不提供酒水
在外地的业务招待标准，根据不同的情况灵活掌握，但必须报总经理批准。
2、住宿标准：
招待对象
住宿标准
批准人
重要领导、客户
250-350元/人、天
分管领导
较重要领导、客户
200-250元/人、天
分管领导
一般干部、外单位来人、常客
150元/人、天
分管领导
超标准安排的住宿应报总经理批准。
3、其他招待费标准和范围
除餐费、住宿费外的其他招待费用，必须经总经理批准和规定范围，方可接待并据实报销。
（三）业务招待费报销时间
经办人员须在业务要招待费发生后一周内报销，如因总经理、分管副总经理出差或其他原因影响，不能及时签字的可延期报销。
三、通讯费用
（一）员工通讯费
1、公司对员工个人手机费、座机费等通讯费用统一实行“个人负担，公司定额补贴，超额不补”的管理办法。
2、因出差时间较长需报销手机话费（含漫游费用）的，由总经理核定标准，批准后执行。
3、除特殊情况外，公司不为员工购买通讯工具和手机卡等，也不承担维修个人通讯工具的费用。
4、员工应将自己使用的手机或小灵通号码报综合行政部核实，并登记编制公司的通讯录。
未登记的号码不予报销通讯费用。
5、员工应保持通讯工具20小时开机，以保证联络的畅通。
若关机影响正常工作且无特殊理由的，取消其三个月通讯费补贴。
6、每月5日前，乌恰县内的号码由综合部统一结算打出发票，沈阳或外地号码由员工个人将发票交至综合部。
综合部将收集的通讯费发票连同发放表，报经公司领导批准后提交财务管理部，财务管理部复核后发放。
（二）通讯费补贴标准：
部门或职级
通讯费标准
1
公司综合部通讯费用
6万元/年
2
副总经理及以上职级（含享受副总待遇人员）超额部分个人承担50%
800元/月、人
3
部门经理
500元/月、人
4
部门副经理
400元/月、人
5
业务骨干
300元/月、人
6
一般员工
200元/月、人
（三）公司综合部通讯费
1、公司的办公场所的办公电话、传真和宽带等费用由综合部统一办理结算、报销。
2、各部门不设座机，和外地的相关单位的工作业务联系可到综合部进行。
四、办公费用
（一）公司办公费用采用预算内定额管理方式，各部门根据其实际情况按月申请，由综合部统一汇总，并报总经理审批。
（二）办公用品由综合部负责统一采购、保管和配发。
1、各部门需采购物品时，应填写《采购申请单》。
若品种、数量较多可另附清单，报综合行政部汇总审查，经分管领导批准后办理。
2、所有购回的物品，应由综合部实物保管人验收并开具入库单。
3、所有物品的领用和配发，应由综合部实物保管人填写《出库单》，领用人签字领取。
4、综合部应建立物品保管账，详细记录物品入库和领用情况，定期进行盘点，并较强实物管理。
（三）公司传真机，复印机由综合部集中统一管理。
（四）每月办公费用中的固定费用，包括物管费、水电费、办公室电话费、宽带费等。
该类费用中由银行直接代扣支付机动时间的，直接入账，无需签批。
有机动时间的，由综合部办理《付款申请单》，经分管财务领导审核、总经理签批后支付。
五、其他费用
（一）公司车辆发生的修理、油料和行车补助等费用的管理，按照公司《车辆管理规定》执行。
（二）公司需发广告、宣传、服务、会议和咨询等其他费用时，经办部门应事先取得同意办理和开支标准的书面批准。
业务办理完毕报销时应分清费用明细项目，并附经办人员或对方人员签名的记录。
在公司批准的额度、范围内按审批程序据实报销。
第三部分费用控制、审批、报销程序
一、公司各部门预计发生费用时，必须事先取得发生费用的依据（如采购申请单、出差申请单等）。
二、财务管理部会计按公司各项费用定额、费用标准对各项费用进行稽核、分类、登记。
并将其稽核、登记情况按月向分管领导和总经理汇报。
三、公司在经营活动中发生费用后，按下列程序进行稽核、审批、等级和报销。
（一）费用经办人认真填写《费用报销单》或《差旅费报销单》（以下统简称：
报销单）各栏目，并粘贴好报销的各种报账依据原件（如购物申请单、出差申请单、业务招待申请单；购物发票、餐票、车船票；入库单、出库单等）；
（二）部门主管审核报销单的真实、准确性；并根据发生费用的实际用途注明该笔费用是否为部门费用；
（三）财务管理部会计严格按照公司规定的定额和标准进行稽核、分类、登记；
（四）财务管理部经理审查；
（五）分管副经理审核、并签署意见；
（六）公司总经理审批；
（七）出纳员根据手续完备的报销单支付款项，在报销单上加盖现金（转账）付讫章；
（八）公司财务管理部会计编制会计凭证、出纳员根据会计凭证登记日记账。
（九）费用经办人按上述程序报经审查或签批时，原则上应自行办理，并向审批人说明费用开支内容，财务管理部不得代为办理。
（十）公司驻外人员报销，还应将填制好的报销单交所属部门负责人或指定管理人进行审核后再执行上述审核、报销程序；不能亲自报销或借款的，由所属部门负责人或指定管理人代为执行。
第四部分报销凭证填写、单据粘贴及审查要求
一、报销单填制要求
1、报销单填制要求书写工整、书面整洁，不得使用涂改液；使用钢笔、签字笔填制，严禁使用圆珠笔、铅笔填写。
2、报销人必须是实际开支费用的本人签名。
他人代办粘贴、填单的可签经办人，但不得代签报销人。
3、费用报销单右上侧的“附件-张”应根据所附报销票据实有张数填写。
4、费用报销单上部的报销日期，按经办人办理报销的日期填写。
5、费用报销时，所有单据应分类别、时间顺序依次粘贴于粘贴单上。
并在粘贴单上相应项目处填写单据张数、金额等。
6、费用报销单所附报销票据按费用性质在报销单上分别填列费用名称。
例如：
差旅费、餐费、会务费、通讯费和办公费等。
7、所报车船票、住宿票有缺角、重复折叠、票据上开出金额和实际结算金额开出不一致的、连号票据等都不得报销。
费用报销时所有项目均应在相应标准内填列实报。
票据背面签署报销人姓名，非电脑票还需注明时间、起止地点及当次发生金额。
8、差旅费报销时，应附《出差申请单》、住宿发票和交通发票等。
按分管领导事先批准的范围内，以实际行程和天数计算差旅费各项目填报金额。
差旅费报销时应以时间先后顺序填写。
二、报销凭证填写、审查要求
1、报销单据必须如实填写，详细注明报销费用名称、数量、金额等；外出时必须分别注明出差时间、返回时间、交通费金额等，不得笼统填写；
2、经办人取得原始单据时，必须审查票据的真伪，如确实无法取得真实票据时，必须在该票据上注明，并经部门负责人审核、签字认真；
3、报销单据必须经部门负责人或分管领导认真审查并签字，并承担审查不严的责任。
4、凡报销单据遗失的，财务管理部不予报销。
对报销单据不完整、手续不全或报销内容和实际不符的，财务管理部有权拒绝报销。
三、单据粘贴要求
1、所有单据粘贴时要求整齐、完整、平顺、清洁、粘牢，便于凭证装订和保管。
2、所有报销原始单据不得留有空白或涂改，凡留有空白或涂改的原始单据均视同废票处理，不予报销。
3、所有报销单据必须编号齐全，粘贴后必须能看到该票据的号码，看不到编号的票据一律无效。
4、所有单据粘贴时必须按发生时间依序粘贴，并在报销单上注明费用金额及票据张数，凡填写不清不予报销。
第五部分附则
一、本规定自下发之日起执行，以前相关规定和本规定不一致，以本规定为准。
二、本规定由公司授权财务部负责解释和修订。
后附附表：
4张
出差申请单
公司名称：
克州新隆能源开发有限公司申请日期：
年月日
部门
申请人
出差时间
至
出差地点
交通工具
途径路线
出差任务：
总经理：
部门主管
分管领导
采购申请单
公司名称：
克州新隆能源开发有限公司申请日期：
年月日
部门
申请人
使用部门
购物名称
预计金额
购物用途
备注：
总经理：
部门主管
分管领导
业务招待申请单
公司名称：
克州新隆能源开发有限公司申请日期：
年月日
接待部门
经办人
招待日期
年月日
招待人数
招待标准
预计金额
招待地点
接待事由：
总经理：
部门主管
分管领导
费用报销单
公司名称：
克州新隆能源开发有限公司申请日期：
年月日
报销部门
经办人
稽核
费用事由
报销金额
￥元
开支项目
1、
分管财务领导：
2、
3、
总经理：
4、
金额大写
人民币万仟佰拾元角分
部门主管
分管领导
升级会员 