技术文件管理制度.docx

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技术文件管理制度

技术文件管理制度

1.技术文件的接收

1.1确认接收到的文件已得到领导审批。

1.2技术文件分为受控文件及非受控文件。

1.3对技术文件编号、登记并写入《文件一览表》（见表1）。

1.4文件原稿由文件管理员进行归档，根据文件类型进行分类（受控文件应加盖受控文件公章）并准备文件副本。

1.5确定文件的发放范围。

1.6将现行有效的受控文件清单汇总成《现行有效受控文件清单》（见表2）。

2.文件的发放

2.1受控文件发放时,领用人必须持有相关领导签字的《文件领用申请表》（见表3）确定发放范围，并且在《文件发放（领用）登记表》（见表4）上进行登记签字。

受控文件不得超范围发放、借与其他人员和带离公司（确因工作需要必须带离公司，须经主管领导批准）。

2.2非受控文件发放时，领用人应在《文件发放（领用）登记表》（见表4）上进行登记签字。

2.3紧急情况需借用受控文件原件时，领用人应填写《文件领用申请表》（见表3），在得到相应的文件管理部门负责人批准后，到文件管理员处办理借用手续；（如果文件管理部门负责人因事不在，则需电话通知得到批准）。

3.文件的借阅

3.1临时借阅文件的，借阅人需登记签名。

借阅者应在指定日期归还文件。

受控文件必须持有相关领导签字的《文件领用申请表》（见表3）并确定借阅范围。

3.2借阅文件的人员如未在指定日期内归还的，应由文件管理员告知本人归还，或办理续借手续。

逾期（经文件管理员告知）不还且未办理续借手续者，将视情节予以惩罚。

4.文件的损坏

4.1使用的过程中文件破损严重，影响使用时，应办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。

回收的破损文件应销毁并在原《文件发放（领用）登记表》（见表4）中做好记录。

4.2文件持有人应妥善保管文件，如有损坏应立即向文件管理员报告并及时办理补发手续。

5.文件的丢失

5.1使用人将受控文件丢失后，应由公司负责人批准后办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明。

在补发时应作好记录，受控文件丢失的责任人按公司的规定处理。

5.2文件持有人应妥善保管文件，如有遗失应立即向文件管理员报告并及时办理补发手续。

6.文件的更改和回收

6.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改审批单》（见表6）说明更改原因，对重要的更改（如技术参数等）还应附有充分的数据。

6.2《文件更改审批单》经技术研发部门审核确认无误后，经主管领导批准，由文件管理员实施更改。

填写《文件更改通知单》（见表7）和修改记录，按《文件发放（领用）登记表》（见表4）的名单发放修改后的文件。

当修改内容较少时，可直接在旧的文件上进行修改，但必须注明修改人和修改日期。

文件需有明显的标识和编号。

6.3作废的文件由文件管理员按《文件发放（领用）登记表》（见表4）收回，由文件管理部门统一销毁并填写《记录销毁登记表》（见表8）；

6.4作废文件需保留时，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理员加盖作废保留标记后方可保留。

6.5文件持有人应妥善保管文件，如离开公司或者工作变动时，及时办理归还手续。

文档编号

技术研发部文件编号规则:

SY-华商三优08-技术研发部

1101-资料产生年月

JG-为图纸类型001-为档案序号

SY08-1101-JG001

结构图第001号文件

2011年1月产生

华商三优技术研发部

技术研发处:

SY08-1101-001

结构图纸：

SY08-1101-JG001

电气图纸：

SY08-1101-DQ001

试验资料：

SY08-1101-SY001

工艺工装：

SY08-1101-GY001

设备资料：

SY08-1101-SB001

国标：

SY08-1101-GB001

图书：

SY08-1101-TS001

专利：

SY08-1101-ZL001

附：

《文件一览表》；《现行有效受控文件清单》；《文件领用申请表》；《文件发放（领用）登记表》；《文件更改审批单》；《文件更改通知单》；

记录编号：

记录名称：

文件一览表

版序号：

序号

文件名称

文件编号

修改状态

归档日期

表1

记录编号：

记录名称：

现行有效受控文件清单

版序号：

序号

部门

文件名称

文件编号

有效状态

归档日期

表2

记录编号：

000

记录名称：

文件领用申请表

版序号：

1.0

文件名称

文件编号

申领原因：

申领人/日期

批准人/日期

表3

记录编号：

记录名称：

文件发放（领用）登记表

版序号：

序号

文件名称

文件编号

发放号

领用

部门/人

领用日期

回收记录

备注

表4

记录编号：

记录名称：

文件更改审批单

版序号：

文件名称

文件编号

申请部门

申请者

日期

审查

日期

批准

日期

受影响文件：

修改原因：

修改内容：

表5

记录编号：

记录名称：

文件更改通知单

版序号：

文件名称

文件编号

最新有效状态

通知部门/人：

修改内容：

拟制/日期

接收/日期

表6