孚盟软件客户管理操作基础手册.docx

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孚盟软件客户管理操作基础手册

孚盟软件FumaCRM8

邮件部分员工使用手册

二零一三年十月

引言

很感谢您使用本企业软件，期望这套系统能够给您工作带来便利性，同时也期望这套系统能够很好帮助您管理好邮件和用户资料。

在使用这套系统之前，我期望您能够摒弃之前使用网页、OUTLOOK、FOXMAIL习惯，因为这套系统将带给您不一样思绪去管理。

如在收件箱下面依据用户名称建文件夹等，这不是最有效方法，在教程里我会选择让你们放弃这种管理思绪，当然我也会推荐部分管理思绪给到您。

我制作这个教程，结合了大量用户使用经验，接下来教程分为基础篇和技巧篇，期望孚盟软件能够助您一臂之力。

邮件部分

【基础篇】

在使用邮件部分之前，您需要确定以下三个步骤（简称“头三步”）是否已经完成了。

1、邮箱是否绑定到系统里面了，而且已经验证能够正常收件和发件了；2、之前邮件是否导入到系统里面了；3、个人模板是否已经在系统设置好了。

范本截图见下：

1、邮箱绑定设置：

1）操作步骤：

模块-系统设置-邮件-邮件账户设置

2）点开“邮件账户设置”，点击左上角“

”，能够看到以下界面，在首页里填写好邮箱账号、密码（邮箱密码，假如网页上有改动话，这里也要变动，不然会收发不了邮件）、显示名称（对外您称呼）、账户类型（员工选择个人）、拥有些人（该邮箱属于谁负责拥有些人就是她），设置好后以下图范本：

3）设置邮箱POP（收件服务）、SMTP（发件服务），不一样企业邮局有不一样，如163是和，QQ是和,具体问贵司企业邮局供给商，设置范本以下：

4）设置好后，测试设置是否成功，分测试收件和发件，收件测试：

点开邮件界面，点击“收取”倒三角，选择要测试账号，假如只有1个账号话，直接点击“收取”即可，假如收取得了邮件话，那么表示成功了。

发件就不截图了，点到发件界面，发送一个邮件即可。

假如设置全部能够话，那么恭喜您邮件账号设置成功。

2、企业邮局邮件怎样导入到系统里面

邮件导入分为：

已发件箱和收件箱邮件

已发件箱导入

1）打开企业邮箱，在已发送界面，查看总共多少页，每一页全部需要逐页导出。

2）第一页全选，点击

，下载到桌面上，在桌面上新建一个文件夹，将导出压缩文件拖到新建文件夹里面，在文件夹里解压。

3）回到系统邮件界面，右键已发件箱

，弹出邮件导入界面，两种方法选择，选好后，

再点击开始导入

4）在企业邮箱里面选择第二页，再反复抄作以上步骤，以这类推，即可将全部已发送邮件全部导入到软件。

收件箱导入

1）假如全部在网页上话，直接绑定好邮件下载就能够了。

2）假如有些在FOXMAIL或OUTLOOK话，根据上面操作方法操作即可。

3、怎样设置新建邮件模板、回复邮件模板

3.1新建邮件模板

1）点击到邮件界面，点击写信旁边“倒三角”，点击模板管理，图：

2）右键新建邮件模块

，弹出

，填写名称后点击确定

3）填写好正文内容点击“保持”即可，范本截图以下：

4）假如要设置默认署名话，以后发邮件自动带过去话，新建界面下方选择默认新建模板，点击“保留”即可，范本截图以下：

3.2回复邮件模板

回复邮件模板和新建邮件模板类似，在回复邮件模板右键新建即可，不一样点在于回复时选择是否带入原邮件内容、原邮件附件等，在模板内容设置好后，点击上方“插入宏”—“和原邮件相关项”—引用相关选择即可，具体范本截图以下：

“

以上三步做完以后，那么恭喜您，能够正式使用孚盟软件了。

在使用本企业邮件系统之前，您需要做好以下多个改变：

1、改变之前在收件箱下面建立很多文件夹，然后根据文件夹给用户分类；

2、改变之前内部同事邮件外来或老板/经理转发邮件给业务同事，转发是很繁琐，用内部分发来替换；

邮件和用户关系管理无缝链接图示：

邮件日常处理操作指导

1、待处理使用

天天打开系统，先到“待处理”查看今天收到新询盘和昨天未回复询盘，待处理意思指没有回复邮件，只要是未回复邮件全部会永久性到这里。

用途：

有效帮助您整理新询盘，清楚知道哪些是还没有回复，尤其是一天下来询盘量多员工，很直观，有序完成对应询盘。

图：

2、查看新邮件

新邮件分为老用户发过来新邮件和新用户发过来询盘邮件，通常推荐查看方法：

先看老用户，再看新用户（因人而议），假如是老用户话，要查看之前邮件往来历史和附件历史话，能够查看右边联络人、往来邮件、往来附件，。

假如是显示陌生邮件话，需要实施步骤图第二步建立用户档案。

以下图：

3、怎样经过邮件建立用户档案

用途：

新来邮件建立好了用户档案以后，后期只要该用户建档邮箱发过来邮件，自动会分配到该用户下面，能够方便经过外来邮件查看全部历史往来。

分为三种情况：

对新用户新联络人建档、老用户新联络人建档、老用户老联络人建档。

1）新用户新联络人建档分为两种情况，一个是B2B发过来询盘，如阿里巴巴、中国制造，环球资源，这类询盘邮件正文会有该用户信息，软件会自动抓取该邮件正文信息，跳转到快速录入用户界面，填写好对应信息如用户起源、阶段等即可完成用户档案建立，平均计时5-10S。

第二种是用户邮箱直接发过来邮件，点击邮件右边倒三角，选择“添加用户”或“添加到供给商”，跳转到快速录入用户界面，操作和第一个一样。

范本以下图：

2）老用户新联络人建档，B2B平台和用户自己邮箱直接发过来操作和1）相同，只是在快速用户录入界面不一样，点击“用户主档”—“选择用户/联络人”，图：

，会弹出选择老用户界面，选择好老用户保留即可。

3）老用户老联络人建档，类似于我们手机通讯录用户更换手机号一样，B2B平台和用户自己邮箱直接发过来操作和1）相同，只是在快速用户录入界面不一样，点击“用户主档”—“选择用户/联络人”，图：

，会弹出选择老用户界面，选择好老用户和该老用户联络人保留即可。

4、怎样回复用户邮件

分为回复和全部回复，回复应用于该邮件发件人是用户、收件人是自己，回复时只显示单一收件人。

全部回复应用于该邮件发件人是用户、收件人有多人，回复邮件需要回复多人，图：

（全部回复）

5、关键邮件怎样设定跟踪

针对关键邮件，如报价、合相同假如用户不立即回复需要系统提醒邮件，能够在回邮件界面—跟踪—设定跟踪日期，到时假如用户要求时间内用户没有回复话，软件会自动提醒您该用户没有回复邮件，提醒您立即跟进。

全部跟踪统计可经过SPEEDTAIK查看。

如范本下图：

推荐应用：

该功效我通常全部发出去报价和协议全部要做提醒，这么一周下来能够很清楚知道用户跟进情况，有些用户没有回邮件不过在电话或SKYPE有沟通也就很清楚了。

【技巧篇】

功效一：

怎样使用邮件规则功效

相同点：

邮件规则功效相信您不会陌生，在使用OUTLOOK和FOXMAIL有使用过，就是在收件箱下面建立一个文件夹，后期全部该邮箱邮件会自动到这个文件夹里面

不一样点：

因为之前使用一个用户建文件夹这种模式完全被本企业邮件建立用户档案灵活替换了，这里讲是怎样最大化使用该功效。

操作：

首先在邮件界面-收件箱-设置多个文件夹（这里提议将阿里巴巴、中国制造等B2B邮箱建立到下面即可），效果图如：

，然后点击模块-系统设置-邮件规则设置-左上角新建，会出现以下界面：

（这里以阿里巴巴邮箱汇总为例）

标注：

规则名称：

可自由填写，便于自己记忆。

参数：

点击右边...—新建条件选择发件人地址或收件人地址，因为阿里巴巴关键统计收到，如上图选择发件人地址—等于，确定即可。

假如是要将某一个用户全部邮件汇总话（不推荐使用），需要选择发件人地址—包含（通常相同域名全部邮件汇总，后面邮箱回填如@等域名）或等于（具体某一个邮箱，如），操作完成后，点击新建关系-选择而且（两个条件符合后才能够实施）/或（某一个条件符合后就能够实施），其它操作如上一步。

接收邮件时有四个选项：

启用（打勾表示实施）、标识为（和邮件标签功效一起使用，标识该用户邮件属性，如关键等）、接收时自动回复（设定好模板，会自动回复邮件给用户）、接收时提醒我（打勾表示系统会提醒收到该类新邮件）；邮件归并后有三个选项：

启用（同上）、标识为（同上）、转移到文件夹（选择具体转移收件箱下文件夹，如刚才收件箱建立“阿里巴巴”文件夹）；发送邮件后有五个选项：

启用、标识为、转移到文件夹（前面三个和前面意思一样）、自动请求回执（会自动发送回执给到用户）、回复跟踪（可自定义设置天数，类似于发邮件/回复邮件界面跟踪功效）。

功效二：

怎样对邮件进行分类

相同点：

通常如FOXMAIL、OUTLOOK、网页分类，能够根据日期、发件人、专题分类。

不一样点：

1）不能多层分类，如根据日期、邮箱来分类；2、分类种类不够灵活

操作：

打开邮件主界面，邮件专题/相关用户横杠，会显示四个选项：

全局排序（单一排序，通常见比较多按日期、账号、相关用户等）、分组方法（和全局排序类似）、显示分组栏（能够设置多层分类，如根据日期、账号同时分类）、列设置（筛选需要显示在邮件界面字段，优化显示界面，同时能够前后排序）

关键讲解显示分组栏：

单击点开“显示分组栏”，会出现

，将需要分类字段拖上去即可，如根据日期、账号分类

，也自由拖动轮换次序，设置好后单击横杠，关闭分组栏，上面就会显示，图：

功效三：

怎样对关键及同类邮件管理

相同点：

FOXMAIL、企业邮局全部有针对关键邮件设标签功效

不一样点：

1）分为固定和非固定两种格式，即能够手动填写关键注释，便于后期查看；2）愈加便捷查询，便于按月、按用户统计对应邮件；3）应用夸大化，在写新邮件时候一样能够使用。

操作：

关键及同类邮件管理软件提供两种方法：

打开邮件主界面，1、看到邮件预览下方

，可设置分组，如询盘邮件、用户投诉邮件、报价邮件等，假如有时候邮件正文比较多或标题比较长，不便于记忆也能够手动录入关键信息到注释，便于后期查阅；2、标签管理，点击右上角“系统设置”-标签管理，修改好对应标签标题即可，范本以下：

，预览某一封邮件时需要做标签话，右键会弹出选项，选择自定义设定—对应选项，范本以下：

，后期需要查询时候，经过万能模糊查询功效操作，范本以下：

功效四：

怎样关重视点用户

相同点：

FOXMAIL/OUTLOOK全部是采取一个用户建立一个文件夹方法来汇总，将全部邮件统一到一起。

不一样点：

建立文件夹模式比较固定，不灵活，无法快速定位到用户，查询起来不方便。

孚盟软件采取是邮件和用户快速建档，详见上面“邮件和用户快速建档”。

然后针对近期要合作或关键用户采取“添加关注”，关注用户会全部汇总到关注用户里面。

操作：

对于建好档用户，假如近期要合作或关键话，在邮件主界面右边点击“添加关注”即可，后期直接到“关注用户”查看。

范本以下：

功效五：

怎样利用分发功效替换转发

相同点：

全部是将邮件给到对应同事

不一样点：

1）同事之间转发邮件，无法立即提醒该人员立即关注，另外需要到收件箱里面查阅，没有专门转发邮件汇总，查找比较麻烦；2）针对B2B平台询盘邮件，转发后会改变发件人，造成一定影响。

3）主账号邮件自动分发给对应同事，节省大量传统分发时间。

操作：

分发分为主动分发和内部分发，

（1）主动分发，主动分发关键应用于主账号如admin、sales账号，系统自动分发给对应同事，先在邮件账户管理设定公共账号，具体操作见“邮箱绑定设置”，点开主动分发设置，一共有九条分发规则，分别是1）按联络人分配权限分发邮件（应用于用户假如发邮件到主账号话，软件会自动将该封邮件转移给对应人员，比较常见），2）将此邮箱全部邮件转发给接收人（应用于将某一个邮箱邮件一次性转移给相关同事），3）按邮件内容关键字（应用于同类邮件分发给相关人员，如内容如包含到quatation、USA），4）按邮件专题关键字（同上类似，应用于同类专题邮件分发给相关人员），5）按发件人关键字转发给收件人（应用于同一后缀邮件分发，如后缀是feedback，全部分发给相关人员），6）按收件人关键字转发给收件人（应用不多，和2）类似），7）新用户邮件按工作效率随机分发（应用于企业询盘量比较大，老板或经理没有时间分发，能够根据业务同事工作效率来分发，老用户多分发一点），8）按发件人关键字随机分发（应用不多，关键针对单一用户，一些企业一个大用户能够这么来操作，同7）类似），9）按发件人发送地域（应用于根据区域来分发邮件，关键针对企业根据区域来跟进用户来使用），范本以下：

1）2）

3）4）

5）6）

7）8）

9）

而内部分发关键针对单一邮件。

打开邮件主界面，针对需要分发相关同事邮件，单击选择内部分发—收件人—是否提醒——是否添加备注（价格敏感添加注意价格等）。

范本以下：

功效六：

怎样做开发信推广

相同点：

开发信关键是发送节日祝福、企业或企业产品介绍、促销活动给大量成交或潜在用户。

不一样点：

1）、孚盟软件能够帮助您做到收件人地址单显和称呼自动提取，用户收到以后会感觉到这封邮件时单独发给自己，不是群发。

2）孚盟软件自定义推广分析报表能够让您很清楚知道哪些邮件发送成功了，哪些邮件用户查阅了（大量用户使用后感觉很好），哪些邮件用户拉黑了（针对拉黑邮箱，下次推广是否换一个邮箱发送）。

操作：

点击模块-邮件推广，打开推广主界面，点击新建，图：

假如是第一次使用话，需关键点击下“上传下载数据”，然后填写对应内容，推广方案、推广类型、发件账号（可多邮箱轮换发送）、邮件专题（可多专题轮换发送）、接收用户（三种方法，通常采取从库里选择用户）、推广模板（在模板设置里面设），为了精细化推广，可填写好显示名称，用户屏蔽（关键是针对有些邮件发给潜在用户，能够在成交用户处打勾，屏蔽掉老用户），然后点击实施即可。

范本图：

查看推广情况，具体如对方是否有阅读该邮件等。

范本图：