物资供应管理办法.docx
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物资供应管理办法
晋城煤业集团物资供应管理办法
第一章总则
第一条为了加强和规范集团公司物资供应管理工作,落实计划与采购、监督与检查、指导与协调、服务与管理职能,实现物资供应管理工作的制度化、规范化、标准化、信息化目标。
制定物资供应管理办法。
第二条物资供应管理办法包括:
计划管理、采购管理、供应商管理、仓库管理、废旧物资管理、低值易耗品管理、物资统计报表管理。
第二章管理体制及职责
第三条管理体制
一、实行集团公司、矿(公司)两级管理体制。
二、物资采购权归晋城煤业集团装备物资分公司(以下简称:
装备物资分公司),对所有物资实行集中统一管理。
三、各矿(公司)物资供应部门负责需求计划的汇总上报,物资验收、仓储管理、发放及与基层有关的管理事项。
第四条装备物资分公司,负责集团公司本部、分公司物资的采购供应,负责煤炭板块所属各子分公司(十大矿)生产、建设所需设备、配件、材料的统一采购供应,负责集团公司各非煤企业大宗原材料、主要设备及配件的集中采购供应,并负责对各矿(公司)物资供应部门工作给予指导、管理、监督和检查。
集团公司对供应商实行统一管理。
第六条集团公司各矿(公司)物资仓储由各矿(公司)管理,装备物资分公司有权调拨集团公司各单位的库存物资。
第七条特殊情况下,经装备物资分公司审核批准,可委托基层供应部门自行采购。
第八条装备物资分公司工作职责
一、负责贯彻落实集团公司物资供应管理工作的方针、政策,制定物资供应管理制度和管理办法。
二、负责设备、配件、材料集中采购供应、服务和装备物资、火工品业务管理的平台和载体。
服务生产、保障供应。
三、负责定期布置、安排、总结集团公司的物资供应管理工作。
对集团公司物资供应管理工作进行指导、检查、监督和考核。
四、负责集团公司物资平衡调剂、废旧物资管理和仓库管理工作。
积极推行物资代储代销工作。
五、负责分管预算指标的落实,加强全面预算管理,确保完成各项指标。
六、负责集团公司供应系统的业务培训工作。
七、负责集团公司的物资统计报表和建立并完善供应管理信息系统。
八、完成集团公司领导交办的其它工作。
第九条各矿(公司)物资供应部门工作职责
一、接受装备物资分公司的业务指导,落实本单位物资供应管理工作。
二、负责本单位物资需求计划的编制、汇总,并按时上报装备物资分公司。
服务基层、保障供应。
三、负责本单位物资统计报表的编制,按时上报装备物资分公司,建立和保管物资统计资料档案。
四、加强仓库和现场管理,做好物资的验收、保管、保养、发放和使用,配合上级部门做好物资调拨工作。
五、负责制定、落实本单位的储备资金及废旧物资的回收、利用、处理等项管理工作。
六、负责本单位物资安全管理工作,建立完善各项安全管理制度,定期进行安全检查,发现问题及时处理。
七、完成装备物资分公司交办的其它工作。
第十条物资供应管理业务流程图
第十一条流程图说明
一、区队、车间使用计划:
根据月作业计划及材料、配件消耗定额,由区队、车间材料员和工程技术人员负责编制,并报供应(机电)部门。
二、调整汇总:
供应(机电)部门对区队、车间上报的材料、配件计划进行审核、调整并汇总。
三、利库调整:
供应(机电)部门汇总区队、车间使用计划后,进行利库,对计划进行核对,形成汇总计划。
四、矿(公司)需求计划:
供应(机电)部门对计划进行编制汇总,形成本单位的月需求计划。
五、审批:
本单位需求计划经供应(机电)科长、主管领导审批盖章后,上报装备物资分公司(计划同时在供应管理信息系统生效)。
六、汇总:
装备物资分公司对各矿(公司)上报的需求计划进行汇总。
七、平衡调剂:
装备物资分公司汇总计划后,在集团内部进行平衡调剂。
八、采购计划:
平衡调剂完毕后,装备物资分公司按照物资采购权限,确定物资采购方式。
编制采购计划。
九、招标采购:
公开招标物资计划,经集团公司分管领导审批后,实施招标采购。
其它物资由装备物资分公司组织采购。
十、签订合同:
按规定程序进行招标比价后,与供应商签订合同。
十一、到货验收:
到货后,由使用单位组织有关部门或技术人员进行验收。
验收无误后,报财务部门按合同规定办理付款手续。
十二、入库:
验收完毕后,办理入库手续,登账上卡。
十三、保管:
按照不同物资的保管保养要求,对设备、材料、配件进行保管。
十四、出库:
按区队、车间使用计划和各矿(公司)需求计划发放出库。
第三章计划管理
第十二条材料配件计划的编制
一、计划编制的原则:
实事求是、保障供应、统筹兼顾、经济有效。
二、计划编制的依据:
物资采购计划要根据年度消耗量、前期库存量(含代储代销物资)结合合理储备来确定。
年度消耗量的确定要依据生产任务、生产条件、消耗定额、工程计划等综合要素测定,并与年度各矿(公司)生产成本、工程资金计划中有关预算指标相统一。
第十三条计划的分类
一、按计划提报单位层次可分为:
(一)区队、车间物资使用计划
(二)矿(公司)物资需求计划
(三)集团公司采购计划
二、按计划提报时间可分为:
(一)年度物资需求计划
(二)月度物资需求计划
(三)应急物资需求计划
(四)临时急用物资需求计划
第十四条计划的审核
各单位需求计划必须经各矿(公司)主管领导、供应(机电)科长、计划员签字及单位盖章后上报装备物资分公司。
第十五条计划编制上报时间
一、年度物资需求计划:
使用单位于上年11月前上报装备物资分公司。
年度计划主要是全年常用批量物资计划,占全年需用量的70%以上。
二、月度物资需求计划:
正常计划,使用单位于每月5日前上报装备物资分公司。
由于生产任务、工程或设计变动和计划不周,使用单位需对材料及配件计划提出补充(追加),应在当月的20日前上报装备物资分公司。
追加计划每月一次,补充量不得超出本单位当月正常计划量的10%。
三、应急物资需求计划
面对突发性生产安全事件及季节性灾害应急抢险救灾物资的需求,使用单位提出申请,经领导核准,先组织到货再补办相关手续。
四、临时急用物资需求计划
对生产临时急用的物资,使用单位在急用报告上必须有供应(机电)科长签字并加盖单位公章,写清物资的使用地点,急用原因、型号规格、物资编码、要求到货时间等。
急用计划同时必须在“供应管理信息系统”中报送,填写计划类别时:
报送时间超过当月5号的选择当月的“追加计划”;若超过当月20号的选择下个月的“正常计划”。
对不常用的和量大的需求计划使用单位必须附有计划使用说明。
所有计划的报送必须运用“供应管理信息系统”。
第十六条设备计划
发展与建设局下达设备及设备大修计划后,使用单位填写资金跟踪卡附技术要求报送装备物资分公司。
技术要求应包括:
设备名称、主要参数、质量要求、计量单位、数量、供货时间、使用地点或用途等内容。
技术要求必须有相关人员及部门的审核签字,所提供的设备名称、主要参数必须与计划及资金跟踪卡相一致。
属于备用和增容的设备要注明原设备生产厂家,出厂编号。
设备计划的报送要运用“设备管理信息系统”。
第十七条需求计划的确认。
年、月度正常计划由装备物资分公司统一确认,纳入物资招标或其它方式采购范围,临时(急用)需求计划由装备物资分公司审核后制定采购预案,并实施招标或其它方式采购。
对确认的需求计划,装备物资分公司必须全力组织采购,确保生产、建设需要。
第十八条各矿(公司)物资供应部门要增强物资计划的准确性、严肃性,可执行性,任何单位和部门不得无计划订货、无计划结算,无计划发货,违者严肃追究相关人员的责任。
第十九条各级物资供应部门要从加强计划管理源头入手,处理好生产与储备之间的矛盾,在保证生产的同时,合理储备。
第四章采购管理
第二十条采购原则
物资采购遵循的原则是:
透明、公开、公平、公正。
坚持技术先进、质量可靠、经济合理和货比三家的原则。
第二十一条采购权限
一、按照«晋城煤业集团招标管理暂行办法»、«晋城煤业集团物资招标采购实施细则»,属于招标采购范围的物资是:
1、国家及省批准建设的工程建设项目、纳入基本建设项目管理的自有资金项目所涉及到的设备、配件、材料采购;2、企业自有资金:
单项合同估算价在100万元以上的设备、配件、材料采购。
属于上述情况的物资采购上报集团公司招标办公室进行。
二、除第一种情况以外的物资采购由装备物资分公司组织进行。
三、特殊情况下,装备物资分公司可委托各矿(公司)物资供应部门进行采购。
第二十二条采购方法及方式
除第二十条第一种情况以外的单项合同估算价在10万元-100万元人民币的可采用邀请招标采购方式、竞争性谈判采购方式、单一资源商务谈判方式。
所有采购方式在执行过程中要实施集体性、精细性商务谈判。
通过阳光化的采购过程降低物资采购价格。
一、采用邀请招标方式采购
(一)单项合同估算价在10万元-100万元的物资;
(二)技术复杂或有特殊要求,公开招标只有少数几家潜在投标人可供选择的;
(三)涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾,适宜招标但不宜公开招标的;
(四)采用公开招标形式的费用占项目总价值的比例过大时;
(五)法律、行政法规规定不宜公开招标的。
二、采用竞争性谈判方式采购
(一)招标后没有供应商投标或者没有合格的或者重新招标未能成立的;
(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;
(三)采用招标所需时间不能满足安全生产紧急需要的。
三、采用单一资源商务谈判方式采购
(一)只能从唯一供应商处采购的;
(二)必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购的;
(三)发生了不可预见的紧急情况不能从其它供应商处采购的;
(四)国家及地方法律法规政策有特殊要求的。
四、单项合同估算价在10万元人民币以下的可采用比价方式采购。
符合上述第二条和第三条情况的可不进行比价采购。
第二十三条对于集团公司内部所属企业生产的产品,在同质同价下,优先使用集团公司内部产品。
第二十四条物资采购合同管理
工业品买卖合同是规定和约束双方权利和义务的法律文本,可保护双方经济利益,最大限度地减少经济纠纷,采购物资时必须签订合同。
一、签订工业品买卖合同的依据是物资采购计划,合同签订的出卖人必须是经过招标、比价等形式所确定的供应商,合同价必须是招标、比价等形式确定的价格。
二、工业品买卖合同采用国家标准合同和招标文件条款规定格式。
要对合同条款认真填写,依照采购计划认真填写物资的名称、规格、质量标准等,避免填写失误造成进货错误。
按照合同法认真填写涉及纠纷、赔偿、仲裁的条款,避免合同欺诈给企业带来损失。
三、工业品买卖合同的签订要严格执行集团公司«合同管理办法»、«授权委托管理办法»、«关于进一步加强集团公司合同管理的通知»。
合同经双方签字盖章即发生法律效力。
若解除、变更、终止均须双方协商达成一致意见。
四、合同履行
合同生效后,按合同交货进度,及时催促卖方按时发货。
收到货物后,按验收程序及时进行。
验收合格的货物办理验收单,并持有关发票到财务部门办理结算手续。
五、合同存档
各级物资供应部门要妥善保管已签订的合同及其技术协议、变更文件或通知,要建立合同台账,按类别、日期进行整理和保管。
六、问题处理
(一)如发现货物品种、数量或重量与合同不符的;经检测,质量与合同约定标准不符的,可拒绝接收或将货物退回卖方并及时告知卖方,就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜按合同规定进行谈判。
(二)如发现缺货、供货延迟等问题,应及时上报主管领导处置,寻找替代品或供应商。
并保留追究经济赔偿的权力。
第五章供应商管理
第二十五条供应商的准入
一、准入的方式
(一)供应商的准入要与物资需求状况相结合,因供应商库内无满足要求的供应商或可供物资供应商的产品质量、技术性能等不能满足采购需要时,可新增供应商。
(二)各矿(公司)推荐新增供应商时必须有推荐报告,报告中应有使用