会议接待工作规划方案.docx

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会议接待工作规划方案

会议款待工作方案

篇一:

大型会议款待方案

（一）会议款待方案的含义

会议款待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等

款待活动及详细事务的文案，属于会议专题策划方案，能够包括在会

议整体方案中，也能够单独拟写，作为会议整体方案的附件。

（二）会议款待方案的基本内容

1.款待对象和款待缘由。

会议的款待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列

席）、参展单位、客商、一般观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。

每一种款待方案必然要写清楚详细的对象。

同时还要简要说明为何款待，即款待的缘由、目的和意义。

2.款待目标。

款待目标即会议款待工作的总原则和指导思想。

款待目标应该依照会议目标和会议领导机构对款待工作的要求以及参加对象的详细情况确定。

3.款待规格。

包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出头的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4.款待内容。

包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺款待、参观旅游、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。

5.款待日程。

写明各项款待活动的日程安排。

6.款待责任。

写明各项款待工作的责任部门及人员的详细职责。

如大型会议活动可设置报到组、参观组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、参观旅游、返离时的票务联系等工作。

7.款待经费。

写明与会者的食宿和交通的花销安排，有时也包括安排参观、旅游、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括必然数量的礼品费。

对外宣布的款待方案一般不写这一部分的内容。

篇二:

大型会议款待方案

一、会前准备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。

大型会议还要拟定详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。

包括会议名称、内容、会期、时间、地址、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，拟定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、谈论地址。

5、大型会议要印制会议凭证。

如出席证、出席证、工作证、请

柬等。

6、会场部署、会场部署要充分表现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旌旗登。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜会席签、话筒，并保证音响收效。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场所区，并使与会者明

确。

（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设施齐全、有效。

（5）摆放合适花卉。

7、后期服务工作。

大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出认真安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导报告准备工作情况。

二、会务组织与服务工作

1、会务人员提前1小时抵达会场，频频检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、资料发散。

3、落实主席台领导、发言人可否到齐。

4、按预约方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、保持好会场次序。

会议开始前5分钟，封休会场大门，与会人员入座就绪，没关人员走开会场;开会期间关闭手机，一般不同样意找人，没关人员严禁进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预约车、船、机票等。

三、会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回节余资料、席签等。

2、组织送站。

依照与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人

员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

篇三:

大型会议款待方案

一.会前

1.与会议主办方洽谈，认识会议要求及所需服务项目。

2.供应会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并拟定齐全的会议方案书给会议方。

3.派专人协助客户实地观察会议举办地的吃、住、会议场所、游、娱乐等相关方面的情况。

4.确定方案，签订合同，预付定金。

二.会中

1.会议款待:

专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备:

准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所:

专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮

等。

4.会议住宿:

房间楼层及房间号确认，咨询可否有特别要求。

5.会议餐饮:

用餐时间、用餐标准及特别客人（回民）的确认。

6.会议旅游:

旅游线路行程、用车、导游可否增加景点等确认。

7.会议娱乐:

娱乐花销形式、花销标准、娱乐地址的确认。

8.会议服务:

会议代表合影纪念、为代表供应文秘服务及相关服

务。

三.会后

1、结帐:

供应会议过程中的详细花销发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

2、资料:

会议后的资料收集，依照客户要求制作会议通讯录或花名册。

3、合影:

会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来发散给每位与会人员以做纪念。

篇四:

大型会议款待方案

依照参加会议的人数不同样、会议款待的准备工作的内容不同样以及会议款待的方式不同样，对会议的组织方法，礼仪要求也不同样。

第一是会议的筹备工作。

●依照会议规模，确定款待规格。

●发放会议通知和会议日程。

会议通知必定写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地址、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的资料、联系方式等内容。

通知后边要注意附回执，这样能够确定受邀请的人可否参加会议，准备参加会议的可否有其他要求等。

对于外处的会议参加者还要附上抵达会议地址和住宿旅店的路线图。

这个路线图防备了外处人问路的好多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每日的详细安排，它是人们认识会议情况的重要依照。

它的形式既能够是文字的也能够是表格的。

它能够随会议通知一起发放。

●选择会场。

选择会场，要依照参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。

最好是达到一下标准:

第一:

大小要适中。

会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松弛散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不但显得小气，而且也根本无法把会开好。

所以，英国的首相丘吉尔曾说:

“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。

”

第二:

地址要合理。

历史召集的会议，一两个小时就散的，能够把会场定在与会人员较集中的地方。

高出一天的会议，应尽量把地址定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔忙。

第三:

隶属设施要齐全。

会务人员必然要对会场的照明、通风、

卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够够因为“前一次会议

是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。

否则，可能会造成损失。

第四:

要有停车场。

现代社会招会合议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。

轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

●会场的部署。

会场的部署包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议，依照会议内容，在场内悬挂横幅。

门口张贴

欢迎和庆祝口号。

可在会场内摆放合适的轻松盆景、盆花;为使会场

更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放雅观、一致。

坐席的配置若是和会议的风格平和氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法:

①圆桌型。

若是是使用圆桌或椭圆形桌子。

这种部署使与会者同领导一起围桌而坐，从而除掉不同样等的感觉。

别的，与会者能清楚

地看到其他人的相貌，所以有利于互相交换建议。

这种形式适于10

—20人左右的会议。

座次安排应注意嘉宾或上级领导与企业领导及

陪同当面做，嘉宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中地址，企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级其他对角线相对而坐。

②口字型。

若是使用长形方桌。

这种形式比圆桌型更适用于很多人数的会议。

③教室型。

这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比很多、而且与会者之间不需要谈论、交流建议。

这种形式主席台与听众席相对而坐。

主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。

主席的座位以第一排正中间的席位为上，其他按左为下右为上的原则依次排列。

●准备会议资料。

会务组应该准备相关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。

会议前的款待礼仪。

●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的拯救。

比方检查音像、文件、锦旗等可否准备齐全。

●提前进入款待岗位。

款待人员应该在与会者到来从前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。

一般的款待工作分以下几个岗位。

①签到。

设一张签字台，配上1-2名工作人员，若是是要求款待品位比较高，能够派礼仪小姐肩负。

签字台北有毛笔、钢笔和签到本。

向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。

若是是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。

签到本应精致些，以便保存。

如需要发放资料，应礼貌地双手递上。

款待人员应经常向会议组织者报告到会人数。

②引座。

签到后。

会议款待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。

对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

③款待。

与会者坐下后，款待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，供应尽可能周密的服务。

会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到隆重、大方、敏捷、及时。

●倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。

到谁是动作轻盈、快捷、规范。

杯盖的内口不能够接触桌面，手指不能够因在北口上，不能够发生杯盖碰撞的声音。

一般是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水正确倒入杯里，不能够让茶水见到桌面上或与会者身

上。

杯子放在与会者桌上的右上面。

若是操作不慎，出了差错，应不漏声色地赶忙办理，不能够惊动其他人，不能够慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。

●其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的

场面。

这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。

如，会议进行第一项:

全体起立、奏国歌。

这是音响应马上播放出国歌。

又如，大会宣布方法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，

礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，还有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。

为使会场上的活动有条不紊，必要时应将相关人员组织起来进行模拟训练，防备会场上出现凌乱。

若是与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。

若是要通知主席台上的领导，最好用字条传达通知，防备没关人员在台上频频走动和密语，分别与会者注意力。

●做好会后服务的准备。

会议进行之中，就应为会后服务做好准备。

如，会后要照相，就应提前将场所、椅子等部署好，摄影师做好摄影的准备。

别的，会后的用车也应在会议结束前稳当安排。

会后服务

会议结束后，全部款待人员应分工明确地做好善后办理工作。

●组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。

如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导一致指挥和协

调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他款待人员

要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利推行。

●送别依照情况安排好与会者的交通工具，使其快乐、及时地踏上归程。

●清搭理议文件①依照保密原则，回收相关文件资料。

②整搭理议纪要。

③新闻报道。

④主卷归档。

⑤会议总结

举例会议款待方案

为成功圆满款待“×××”，依照贵企业的要求，河南康辉国际旅游社特拟定以下方案，请指正、更正。

原则:

河南康辉国际旅游社本着“热情、周密、安全、卫生、快捷”的要旨保证圆满完成任务。

一、款待前准备:

1、熟悉款待计划日程安排，所款待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特别要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。

二、接站:

依照客人详细抵达时间，提前半小时抵达（火车站/机场）。

举牌

接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送到指定的酒店。

为客人

办理好入住手续，并让客人及时认识到酒店的基本情况和注意事项。

三、旅游及行程的安排:

1、导游要求:

知识丰富，技术技巧熟练，语言生动，拥有较高的导游业务知

识和讲解、服务水平、实践经验丰富。

2、车辆要求:

安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设施齐全。

安排多年驾驶经验专业的司机，保证客人安全。

四、旅游保险:

保证此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保10万

元旅游人身不测伤害险。

五、会议日程安排:

（略）