岗位职能设计的基本原则.docx
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岗位职能设计的基本原则
十四、口岸公司现阶段岗位职责说明书
第一章、岗位职能设计的原则
一、本文件中的工作岗位，是在充分考虑了口岸公司的经营特点和人力资源现状的基础上，结合现代企业管理的基本原理和运作规程而设计的。
随着公司业务的发展和经营规模的扩大，应根据需要不断修改完善。
二、本文件的岗位设计包含了三个层面，即总经理、部门经理（主任）和一般员工；五个部门，即办公室、财务部、投资发展部、贸易业务部和研究部。
图示如下：
三、设计和修改现阶段岗位职责，应遵循如下几个原则：
1、具体的岗位职能设计或界定应充分兼顾公司组织结构中的三大关系，即公司领导层与部门之间的上下级纵向关系、部门与部门之间的横向协调关系、部门内部的工作协调关系。
2、上下级之间的互动关系无疑是十分重要的，但是部门间的横向协作搞得好坏，往往是公司经营管理工作是否有效率的关键问题。
为了保证部门间的有效交流与协作，防止部门间出现互不买帐、互相推诿、凡事都要先请示总经理才能照办的现象，在具体事项中起牵头作用的部门应该享有公司总经理给予的横向协调的某种自动授权。
3、横向协调的自动授权，对各部门经理人员的素质、制度水平、业务水平、领导艺术和处理人际关系的能力都提出了很高的要求。
被自动授权的经理人员需在工作实践中不断提高自己的素养和水平，才能充分有效地履行好自己的职能。
4、岗位设计应使岗位责任人明确其所在岗位在本部门以及在本公司中的位置，同时也能了解相关部门和相关岗位的工作内容和职责，以利于彼此之间的配合与合作。
5、岗位设计应根据岗位所在职能部门的业务重点，明确岗位的具体业务内容，包括职责、权责、时限等，以避免岗位之间工作不明、责任不清、相互推诿和相互牵制等弊端的发生。
确定“按章自动执行”和“先请示再执行”的岗位工作内容的不同性质是激活岗位职责的有效方法。
6、公司的职能部门的职责范围，实质上就是这个部门的经理（主任）的职责范围，经理（主任）是通过合理分工、综合指导、带头垂范、检查督促等管理形式去履行部门职能的。
7、在每一个职能部门中，只设立一个主要责任岗位，以保证部门经理负责制的贯彻执行。
在同级管理岗位中，一般不设副职；如果确有设立副职的必要，副职应该是隶属于同级正职之下，而不是与正职分权。
在没有正式安排正职的情况下，副职履行正职的职能。
8、公司始终处于发展变化的动态之中，因此岗位职能设计不仅要考虑公司现阶段的业务情况，还要注意适当超前这个原则，顾及到未来的公司业务发展情况，保持岗位职能的相对稳定性和适应性。
9、因为每一个岗位是按照适应员工每天八小时的满负荷来设计的，所以一般情况下不提倡让一名员工兼任另外一个岗位的职务。
如果由于某种需要出现了兼职情况，那么这种兼职只应是临时性的，应尽快安排另一适应员工来充实其所兼的岗位。
四、每个岗位在履行职责时，除了按照岗位职责说明书中所规定的内容之外，应同时自觉参照并遵循公司颁布的各种有关制度和运作规程。
五、岗位职责说明书的表格中，只记述岗位常规情况下应履行的各种职责。
但是，每张表格都有未尽事宜，如：
每个岗位都有执行领导指派的其它工作的义务。
为了节约篇幅，这一点不在表格中特别载明。
六、某些岗位的职能应适时调整分割（如办公室主任，需要履行的职能很多），应随着公司规模的发展壮大，将其中一些功能分割出来，增设新的岗位（如设立专管人事工作的副主任，专管档案工作的行政秘书等）。
而另外一些岗位的职能却具有可复制性（如汽车司机、投资发展部投资助理和贸易业务部业务助理等），当业务发展需要增添员工时，他们的岗位职能大体上应是一致的。
第二章、办公室
办公室是公司整个行政事务和后勤保证工作的组织协调和实施部门，是总经理领导下的公司综合管理部门，它的主要职能是为公司领导和各个业务部门提供行政后勤保障和服务。
办公室的主要职责范围如下：
●公司日常行政办公事务管理
●公司后勤保障
●各部门之间的关系协调
●公司人事管理
●公司对外关系的协调
主要指导文件：
●行政管理制度
●人事管理制度
●会议管理制度
一、办公室主任岗位职责说明书
表01-01第1页/共2页
姓名：
职务：
办公室副主任（□专职√以副代正□兼任）
直接领导：
公司总经理
直接下属：
前台文秘（1人）、汽车司机（2人）
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
行政办公事务
公文、资料、报章杂志等的发送、签收
各种收件
督查下属执行
随时
√
√
需要收回或反馈的文件资料，应记录在案并督促落实
文档保管归档
各种收件
执行
随时
√
√
注意BaoMi工作
督促各部门执行制度情况
员工守则、各种规章制度
督查上报
随时
√
按月总结，月底呈送总经理；必要时随时总结
按照公司行政管理制度第二章办事
会务
总经理指示
执行
按要求
√
√
遵循会议制度
起草公文
总经理指示
执行
按要求
√
录入、打印、复印、传真
各种收件
督查执行
按要求
√
√
印鉴的保管、使用
各种来件、按规定要求的审批手续
审核或执行
按要求
√
√
遵循行政管理制度中的印鉴管理条款
撰写公司日志
依实际情况
执行
每周末
√
√
每月底呈总经理过目
只记大事，简明扼要
催收各部门经理工作报告
上报
每月27日
√
提前催办，及时收交，汇集呈送总经理
按照公司行政管理制度第二章办事
撰写本岗位工作报告
实际情况
上报
每月27日
√
与各部门经理报告一起上交总经理
参考工作报告制度的格式
公司对外关系
对外接待（用餐、住宿等）
依实际情况
协调
按要求
√
√
对外联络
总经理指示
执行
随时
√
√
配合有关业务部门
重要政府部门和机构的资讯整理
依实际情况
执行
随时
√
√
表01-01第2页/共2页
姓名：
职务：
办公室副主任（□专职√以副代正□兼任）
直接领导：
公司总经理
直接下属：
前台文秘（1人）、汽车司机（2人）
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
后勤保障
派车管理
领导指示、派车单
执行
按要求
√
√
遵循行政管理制度中交通工具条款
车辆维修保养
例行要求、司机申请
督办
按要求
√
（同上）
办公室统配、办公用品统配
依实际情况
执行
不限
√
√
与财务部搞好预算核算
公司安全、卫生、消防、门窗等钥匙管理
依实际情况
督查执行
不限
√
公司行政管理制度中有相关细则
部门协调
部门间纠纷
依实际情况
协调处理上报
不限
√
√
遵循行政管理制度第二章的规定
员工间纠纷
依实际情况
执行
√
最好在中层解决
人事管理
制订招聘计划，负责招聘事宜（包括测试）
总经理指示
执行
按要求
√
√
执行人事管理制度的规定
须尊重各业务部门的意见
试用合同和聘用合同
总经理指示
协助总经理
同上
合同文本须经公司法律专员审阅敲定
员工工作考评
依实际情况
执行
每月初
√
按照公司员工工作考评办法
按照公司行政管理制度第二章办事
奖惩
依实际情况
上报
随机
√
√
按照员工守则和人事管理制度
向总经理提出方案，批准后执行
员工离职处理
总经理指示
执行
随机
√
√
考勤
依实际情况
督促下属
每天
√
培训
总经理指示
执行
按计划
√
协助总经理编排计划
岗位责任人签名：
直接领导人签名：
签字日期：
年月日签字日期：
年月日
二、办公室前台文秘岗位职责说明书
表01-02第1页/共1页
姓名：
职务：
办公室前台文秘（√专职□以副代正□兼任）
直接领导：
办公室主任
直接下属：
（无）
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
日常行政办公事务
前台接待
依实际情况
执行
随机
√
√
遵循行政管理制度中的有关条款，及时报告领导和有关员工，并做好记录
接听电话
依实际情况
执行
随机
√
√
（同上）
员工考勤记录
依实际情况
执行
随时
每月初将上月考勤记录整理出来，交给主任审阅
公司领导办公室、前台、接待室等地的清洁卫生
依实际情况
执行
每天一次
随时保持前台和接待室等公共区域的卫生整洁
下班时注意关好门窗、切断电源
例行
执行
每天
下班时如有员工加班，则应叮嘱其关好门窗、切断电源
关照公司领导和客人的午餐
依实际情况
执行
随机
公文、资料、报章杂志等的发送、签收
各种收件
执行
随时
√
√
需要收回或反馈的文件资料，应记录在案并督促落实
录入、打印、复印、传真
各种收件
执行
按要求
√
√
办公用品统配
依实际情况
协助主任执行
不限
√
√
与财务部搞好预算核算
公司安全、卫生、消防、门窗等钥匙管理
依实际情况
协助主任执行
不限
√
√
岗位责任人签名：
直接领导人签名：
签字日期：
年月日签字日期：
年月日
三、汽车司机岗位职责说明书
表01-03第1页/共1页
姓名
职务
汽车司机（√专职□以副代正□兼职）
直接领导
办公室主任
直接下属
（无）
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
公司日常用车保障
领导用车（保证随时发车）
领导本人或由办公室转达指令
执行
随时
√
遵循行政管理制度中的有关交通工具管理的有关条款，做好记录
领导指派的员工或客人用车
领导本人或由办公室转达指令
执行
随时
√
（同上）
一般用车
依派车单
执行
按要求
√
（同上）
安全行车
保证行车安全
√
（同上）
车辆维护保养
例行保养检修
依技术要求
执行
及时
√
（同上）
日常检查
依技术要求
执行
每天
√
（同上）
非例行检查
依实际情况
执行
随时
√
（同上）
岗位责任人签名：
直接领导人签名：
签字日期：
年月日签字日期：
年月日
第三章、财务金融部
财务部是公司负责簿记、会计、财务、融资等工作的理财职能机构。
在口岸公司，由于公司的主营业务是投资，所以财务部既是一个重要的管理部门（如簿记、会计、成本控制等），又是一个重要的经营部门（如协助个业务部门搞好财务预测和运作，搞好投资、融资安排等）。
它的主要运作方式是为各个业务部门提供财务支持和服务。
财务金融部的主要职责范围如下：
●公司日常会计工作
●公司财务经营管理
●项目财务管理
●项目财务预测研究
●公司财务对外关系的协调
主要指导文件：
●国家有关法规
●公司章程
●公司财务管理制度
一、财务金融部经理岗位职责说明书
表02-01第1页/共2页
姓名
职务
财务金融部副经理（兼任会计）（√以副代正）
直接领导
公司总经理
直接下属
出纳
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
日常会计工作
现金出纳事项
依实际情况
督促下属办理
随时
√
遵循有关法规和公司财务制度，督促出纳
支票汇票事务
（同上）
银行事务
（同上）
票据管理
（同上）
总帐分帐记帐
（同上）
资金周报表
（同上）
纳税、交费
（同上）
员工工资福利核定支出
依规定和考评结果
督办
每月10日之前
√
√
与办公室协调
核定上月
审核报销单据
按照报销程序
执行
随机
√
√
部门经理签字、财务审核、报总经理审批
月、季、年报表的制作
依税务和银行等要求
执行
每月初
√
月初将报表做出，交总经理审阅后外送
会计核算
依实际情况
执行
例行
√
√
固定资产台帐管理
依实际情况
执行
例行
√
√
跨部门，主要与办公室协调
财务管理
协助总经理制订年度经营计划
依公司长期发展规划和实际情况
协助
及时
√
内部成本控制
依实际情况
执行
随机
√
√
（同上）
编制资金计划
依实际需要
执行
随机
√
√
结合项目，与投资部和贸易部协调合作
编制融资计划
依实际需要
执行
随机
√
√
（同上）
编制预算、预算控制
依实际需要
执行
随机
√
√
（同上）
年度决算
依实际情况
执行
及时
√
上报总经理、董事会
财务报表分析
依实际情况
执行
及时
√
上报总经理、董事会
表02-01第2页/共2页
姓名
职务
财务金融部副经理（兼任会计）（√以副代正）
直接领导
公司总经理
直接下属
出纳
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
投资项目、贸易项目的财务评估
初步预测
依项目资料
执行
及时
√
协助投资部、贸易部。
上述两个部门的经理可不经总经理而直接要求财务部给予支持。
参见公司业务运作流程、投资管理制度、贸易业务管理制度等文件
按照投资部贸易部经理要求，给予充分支持和协作，在一定的时限内完成或协助完成有关财务分析
深入预测
依项目资料
执行
及时
√
√
（同上）由于做项目深入预测需要充分了解公司的经营方针和资金安排等，应不断就资金和融资等问题请示总经理
（同上）就融资安排等问题请示总经理，但应遵行在论证小组发表意见的工作程序
既定投资或贸易项目的财务分析与论证
依公司的决定和项目条件
参与执行
及时
√
√
工作报告
撰写本岗位工作报告
实际情况
上报
每月27日
交办公室主任，由其归口上交总经理
参考工作报告制度的内容和格式
对外财务公关
各融资对象（包括银行、非银行融资机构、投资公司等）
依实际情况和总经理的指示
协办执行
随机
√
可向总经理提出建议、计划
合作伙伴、重要客户的资信调查
（同上）
执行
及时
√
√
岗位责任人签名：
直接领导人签名：
签字日期：
年月日签字日期：
年月日
二、财务金融部出纳岗位职责说明书
表02-02第1页/共1页
姓名
职务
出纳（√专职□以副代正□兼职）
直接领导
财务部经理
直接下属
（无）
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
日常出纳工作
现金出纳事项
依实际情况
执行
随时
√
遵循有关法规和公司财务管理制度
备用金管理
（同上）
支票汇票事务
（同上）
银行事务
（同上）
票据管理
（同上）
总帐分帐记帐
（同上）
资金周报表
（同上）
纳税
（同上）
每月上旬
（同上）
交纳各种费用
（同上）
随时
（同上）
员工工资福利核定
依规定和考评结果
协助执行
每月10日之前
√
√
与办公室协调
核定上月
员工工资福利支付
依据总经理批准的总表
执行
每月10日左右
√
报销支出
依据批件
执行
随机
√
最后由总经理签字同意的各种费用
月、季、年报表的发送
依税务和银行等要求
执行
每月初
√
将总经理审阅后的报表按规定外送税务等机关
固定资产台帐管理
依实际情况
协办
例行
√
√
跨部门，主要与办公室协调
对外公关
税务、银行等机关
依实际情况和总经理的指示
协办执行
√
可向经理提出建议、计划
岗位责任人签名：
直接领导人签名：
签字日期：
年月日签字日期：
年月日
第四章、投资发展部
投资发展部是公司最重要的业务部门，它在公司所有经营活动中处于中心和优先发展的地位，担负着公司主营业务的开拓和项目前期运作的主要职责，它的工作具有极大的挑战性和艰巨性，也最易富有成就性，对整个公司的发展和壮大起着主导和直接的作用。
在公司业务发展和项目运作颇具规模和经验时，应该在投资发展部导入以确立工作指标为基础的目标管理，将部门的业绩和报酬直接挂钩。
投资发展部的主要职责范围如下：
●投资项目信息研究
●投资项目的筛选与初评
●拟投资项目的预可行性研究
●投资项目的前期开发
●项目的运作管理
●公司的发展规划
主要指导文件：
●公司投资管理制度
一、投资发展部经理岗位职责说明书
表03-01第1页/共2页
姓名
职务
投资发展部副经理（□专职√以副代正□兼职）
直接领导
公司总经理
直接下属
投资开发助理
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
投资项目信息研究
制订有关投资信息调研和项目评估的工作办法
公司发展规划和信息渠道
执行
随机
√
√
需遵照公司发展规划和投资管理制度
组织投资信息调研人选
依公司实际和工作需要
执行
随机
√
√
本部门的人选需请示总经理调拨
投资项目的筛选与初评
信息筛选
依实际资料或总经理的安排
执行与督促下属执行
随时
√
√
根据公司的经营方针和投资项目的标准；注意作出有价值的判断
项目的筛选与初评要注意做到多个项目同时交叉进行，保持工作的不间断性
界定项目条件，项目初评，报总经理批准立项
依实际资料，向投资对象索取更多资料
协调执行
随时
√
√
遵照公司业务运作流程和投资管理制度，与财务部和研究部合作
依据投资管理制度，有横向协调的权力。
凡是有价值的项目应尽快界定项目条件
拟投资项目的预可行性研究
为深入论证经总经理批准立项论证的项目组建论证小组
依公司人力资源状况
执行与督促执行
随时
√
√
注意从公司内部挖潜
（同上）注意做到与其它项目同时交叉进行，保持工作的不间断性
对总经理指示深入研究的项目进行预可研
依手头资料，实地考察投资对象
协调与执行
随时
√
√
由总经理批准组建的项目论证小组进行
（同上）
外聘项目所需要的技术专家
依实际情况
报批执行
随机
√
√
可将物色的人选推荐给总经理审批
表03-01第2页/共2页
姓名
职务
投资发展部副经理（□专职√以副代正□兼职）
直接领导
公司总经理
直接下属
投资开发助理
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
投资项目的前期开发
项目谈判、制订投资文件
照总经理指令，依据项目条件
协调参与
随时
√
√
遵循公司投资管理制度，协助研究部执行
安排项目投融资计划
依投资协议等文件
协调参与
随时
√
√
协助财务部执行
成立项目公司或子公司
（同上）
（同上）
按计划
√
√
项目的运作管理
项目上马后的运作监督控制
依投资协议等文件和公司的安排
执行
按投资协议
√
√
当公司发展到一定规模时，可成立监管投资项目或子公司运作的专职部门，如经管部
工作报告
撰写本岗位工作报告
实际情况
上报
每月27日
交办公室主任，由其归口上交总经理
参考工作报告制度的要求和格式
公司的发展规划
公司长期规划和年度经营计划等
依公司实际和市场情况
执行
年末
√
√
当好总经理在公司宏观管理和投资运作方面的助手
岗位责任人签名：
直接领导人签名：
签字日期：
年月日签字日期：
年月日
二、投资开发助理岗位职责说明书
表03-02第1页/共1页
姓名
职务
投资开发助理（√专职□以副代正□兼职）
直接领导
投资发展部经理
直接下属
（无）
项目
类别
工作内容
工作依据
权责
时限
纵向互动
横向协调
注意事项
备注
投资项目信息研究
制订有关投资信息调研和项目评估的工作办法
公司发展规划和信息渠道
协助经理
随机
√
√
需遵照公司发展规划和投资管理制度
投资项目的筛选与初评
信息筛选
依实际资料
执行
随时
√
√
根据公司经营方针和投资项目的标准
界定项目条件
依实际资料，向投资对象索取资料
执行
随时
√
√
与财务部和研究部合作
搞好项目排队，保持项目初期论证的连续性和不间断
拟投资项目的预可行性研究
为深入论证经总经理批准论证的项目组建论证小组
依公司人力资源状况
协助经理
随时
√
√
注意从公司内部挖潜
对总经理指示深入研究的项目进行预可研
依手头资料，实地考察投资对象
协调与执行
随时
√
√
参与由总经理批准组建的项目论证小组
投资项目的前期开发
项目谈判、制订投资文件
照总经理指令，依项目条件
参与
随时
√
√
遵循公司投资管理制度，协助研究部执行
安排项目投融资计划
依投资协议等文件
参与
随时
√
√
协助财务部执行
成立项目公司或子公司
（同上）
参与
按计划
√
√
项目的运作管理
项目上马后的运作监督控制
（同上）
参与
按投资协议
√
√
岗位责任人签名：
直接领导人签名：
签字日期：
年月日签字日期：
年月日
第五章、贸易业务部
贸易业务部是公司最重要的业务部门之一，它与投资发展部一起构成公司业务工作的中坚和基础，是对公司主营投资业务的补充，在公司经营活动中处于重要地位，对公司的发展壮大担负着重要责任。
在公司业务发展到一定规模时，应该在贸易业务部率先导入以确立工作指标为基础的目标管理，
升级会员 