专四便条写作技巧.docx

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专四便条写作技巧

●英语应用文写作之便条写法

便条是一种简单的书信。

虽然内容简单，但却有其独特的风格。

主要目的是为了尽快地把最新的信息、通知、要求或者活动的时间、地点转告给对方。

常见的便条有欠条、留言和请假条等。

特点：

文内语言尽量通俗口语化，简单扼要，直截了当，无需使用客套语言。

　　便条虽简单，但中心务必突出，更要注明活动的时间及地点。

　　便条不需邮寄，不用信封。

通常请人代为转交。

有时可写在留言板和留言簿上。

　　基本写作格式

便条内容和类型不尽相同，可以灵活变通。

但各类便条必须包括以下几个基本要素；1）Date：

便条日期2）Salutation：

称呼3）Body：

正文4）Signature：

署名

1.格式（format）正确TEM4便条的格式与普通英文书信格式基本相同。

　　具体来说，它应有日期（date）、称呼（salutation）、正文（body）及结尾（ending），结尾包括结尾套语（complimentaryclosing）和签名（signature）。

1．日期指写便条的日期。

英文便条与汉语便条的日期写的地方有别，前者的日期一般写在便条的右上角，偶尔也见写在便条的左上角，而后者的日期则写在便条的右下角，即写在签名的下面。

英文日期与汉语日期的写法也有不同，汉语一般先写年，然后再写月、日，而英文则一般把年份写在月、日的后面。

另外，英文日期的月、日与年之间通常用逗号隔开。

例如，2008年4月21日通常写成April21，2008或April21st，2008；当然，由于是非正式书信，也可以去掉年份，写成Apl.2l或April21st（不过，这种写法，只是最近两年才被TEM4接受），或者写成21／4／2008或4／21／2008。

日期能说明便条的有效度，没有日期，则会使人感到茫然。

　　2．称呼

　　称呼是指写便条人对收便条人的称谓，一般都以Dear开头，写在日期下一两行、留出左页边空白，顶格写。

TEM4试卷中一般对写便条人与收便条人之间的关系作了提示。

提示中的“you”指的是写便条人，提到的另一方便是收便条人。

称呼时，一般只需在其名字前加Dear即可，如DearSusan，DearTom。

若此人有头衔（socialtitle），称呼时，便要保留其头衔，例如Dr．Herce，要称DearDr．Pierce，不称DearPierce。

如果提示中的另一方是以Mrs.Wang或Mr.Wang出现，称呼时也只需在其前加Dear便可，即称DearMrs.Wang或DearMr.Wang，若只称DearWang则视为不妥。

当对方为亲属时，在Dear后面加上表示亲属关系大写的字眼即可，如DearGrandpa，DearAunt。

值得一提的是，近年来TEM4也接受不带Dear的称呼。

称呼后面可用逗号，也可用冒号。

　　3．正文

　　正文是写便条人要叙述或谈论的事情，是便条的主要组成部分。

一般书信是在称呼下方隔两行处开始写正文。

但就TEM4便条而言，一般在称呼的下一行开始写正文便可。

正文的首行左边一般留约5个字母宽的空白，但也可顶格写。

便条的内容简单、字数少，因此，正文一般只需写一段或两段。

若有两段，第二段的首行应与第一段的首行对齐写。

　　4．结尾如前所述，结尾包括结尾套语和签名。

（1）结尾套语结尾套语的位置一般是在正文最后一行的下面，从便条的中央部分开始，稍向右缩进。

当然，若正文的开头是往左顶格写，此时的结尾套语也应往左顶格写。

开头字母要大写，末尾要用逗号。

结尾套语为写便条人对收便条人的谦称或客套以示礼貌，措辞的变化按照不同的关系而定。

现分述如下：

①致不熟悉的人，宜用较庄重的套语，如Yourssincerely，Sincerelyyours，或Sincerely等。

②对上级、长者，除了可用上述较庄重的套语，也可用Yoursrespectfully或Respectfullyyours。

③对一般朋友或熟人可用①中提到的较庄重的套语，也可用Yours等较为随便的套语。

④对密友则采用较随便的套语为宜。

例如，Yours，Love，Withlove，Bestwishes，Bestregards等等。

⑤对亲属可用下列任何一种：

Love，Withlove，Allmylove，Yoursafectionately，Affectionatelyyours，Lovinglyyours，Yourslovingly，Yourlovingson（Dad⋯）；但对亲人，不宜用Sincerelyyours~由于TEM4便条写作一般是针对考生日常生活或学习相关的事情，写作的对象一般是其朋友、老师、熟人，因此，TEM4通常只接受Yourssincerely，Sincerelyyours，Sincerely，或Yours这几种结尾套语。

（2）签名即写便条人署名，位于结尾套语下，偏右。

若结尾套语是往左顶格写，这时的署名也应往左顶格写。

签名也由写便条人和收便条人的关系和亲疏程度而定。

有时TEM4指定了写便条人的名字，签名时应采用那个名字。

若无指定名字，考生也不宜用自己的真名。

一般只需写名不写姓，但若用了较庄重的结尾套语，此时可签全名。

（二）内容完整一般而言，一封理想的TEM4便条应包括以下三点：

（1）写便条的原因；

（2）要告诉的事情；

　　（3）有关的希望、建议或要求等。

　　便条写作提示的情况都是与人们日常生活或学习相关的事情。

例如，对别人提供的帮助表示感谢，邀请朋友参观书展，因不能准时赴约而表示道歉，把信息转告给朋友等。

所提示的内容就是考生要表达的思想内容。

思想内容有先后之分，要讲究其逻辑性，还得注意其完整性。

生活中有些约定俗成的东西，写作时，应考虑这方面的因素。

例如，写道歉信时，一般都先向对方表示歉意或内疚，同时说明发生疏忽、过失、或错误的原因，提出弥补的办法，这样有利于取得对方的谅解。

现以近年一次英语专业四级考试便条写作为例加以说明：

　　该提示是：

Yesterdayyoufailedtoturnupfortheappointmentwithyourteacher，ProfessorWang．Writehimanoteofapologyandmakearequestforanothermeeting．Youshouldalsosuggestthetimefortherequestedmeeting．

仔细阅读这一提示，你就会发现，第一句为第二旬所要求的道歉确定了内容；为了求得对方的谅解，获得另一次会面的机会，你就必须说明前次未能赴约见面的原因。

因此，本便条的内容必须包括以下四项：

（1）apologizingforfailuretoturnupfortheappointment，

（2）thereasonforfailuretoturnup，

　　（3）makingarequestforanothermeeting，

　　（4）suggestingthetimefortherequestedmeeting。

　　其中（3）、（4）为提示中明确要求表达的内容，

（1）、

（2）则是根据道歉类书信特点而必须表达的内容。

内容为便条写作的重头戏。

写作时，切莫忽视提示中的任何信息，同时要关注交际中所需的相关信息。

当然，在注意提示中的信息时，特别是首句，要注意用自己正确的语言来表达，不能完全抄提示，否则会扣分。

（三）语言得体内容和语言是一个统一体。

内容抓住后，应以恰当的语言来表达。

　　一般来说，便条的语言要简单明了，用词平易。

当然，语言风格还应与情景一致，不同的对象，所使用的语言应有所不同。

相对来说，对上级、长者、不熟悉的人的语言较为正式，对亲朋好友的语言则较为随便。

不过，不管对方是谁，行文中都应体现态度诚恳礼貌。

（四）字数符合要求TEM4便条总字数（包括日期、称呼、结尾在内）的要求是约50—60个字。

　　尽管在这数字之间还可以少l0字，或多20字，即40-80字，不过，还是篇幅适中为好，以免因显得太短或太长而扣分。

二TEM4便条写作中常见的问题便条写作中常见的问题主要表现在格式、内容、语言等方面。

一）格式方面

　　1．日期部分往往被漏掉，或漏掉日期中年与月、日之间的逗号，或在日期后面加点，或按汉语的顺序写成（如2006年4月22日，写成April222006；April22，2006．；2006．5．9；其正确形式请参照前文的相应部分），或按汉语习惯把它写在签名的下面。

　　2．称呼未往左顶格写，或与日期同写一行；称呼后面打句号，或未打逗号或冒号。

把结尾套语和签名同写一行，或漏写结尾套语，或漏掉结尾套语后面的逗号。

二）内容方面

　　便条的内容虽简单，但漏掉必须表达的内容的情况时有发生。

例如，在前文提到的那次TEM4便条写作，考生对未赴约的原因应加以说明，可不少考生只写了如下相似内容的便条：

Iamverysorryformissingyesterday’sappointment，soIdohopewecanmakeanotherone．Sundayeveningisconvenientforme．Whataboutyou?

内容方面还因理解不透，或自立标准而导致交际不成功的情况也不鲜见。

还是以前文提到的那次TEM4便条写作为例。

其中一份这样写道，“I’mverygladtoreceiveyournote．AboutOurappointmentIthinkwecanchangeanothertime．Maybetomorrow，1willbefreeandstayathomeallday．Ifyouarealsofreetomorrow，youcancallmeatanytime．ThenIwillvisityou.”该提示要写一封简短的道歉信，而这位考生的答案却与此大相径庭，信中丝毫没有流露出道歉的意念。

三）语言方面便条中的语言错误可分为理解和表达两大类，主要体现在措辞、语法、拼写等方面。

　　1．措辞不当。

措辞不当在这里既指一般遣词造句中出现的语言运用错误（performanceerrors），又指因未按TEM4便条测试中提供的语境遣词造句而产生的语用失误（pragmaticfailures），还指因忽视对方的社会或文化背景差异而造成的语用失误。

此类问题在TEM4便条写作中相当严重。

我们还是以前文提到的那次TEM4便条写作为例；鉴于篇幅，且举三例：

（1）在Iwouldappreciateyouifyoucouldhaveanothermeetingwithme这句话中，appreciate后面的宾语不妥。

只要细心的读者翻阅一下词典，就会发现appreciate（感谢）的英文释义是begratefulfor（something），若把句中的you改为it（代表后面那件事），或把appreciate改为begratefulto，或把appreciateyou改为begrateful，这句话就对了。

（2）考生在便条的开头就对因病未能与王教授约会表示道歉后，接着写道：

I'manxioustomakeanappointmentwithyou．而根据上下文应该是，I'manxioustomakeanotherappointmentwithyou（⋯⋯与你另订一次约会）。

（3）你（写便条人）自己因某种原因而没去赴约，况且约会的对象是你的老师，事后还要命令对方到你家来见你，或以命令的口吻表示要给你打电话。

象Youmustcometomyhome，或Givemeacalltodiscussitfurther这类话有失礼貌，使人读后感到不舒服。

　　2．语法错误。

便条中的语法错误有多种，常见的有冠词、词性、动词的时与体、句子结构等错误。

（1）冠词错误，如I'manxioustomakea（应为an）appointmentwithyou．

（2）词性错误，如Imustmakeanapologize（正确为apology）forfailingtoturnupfortheappointment．（3）动词的时与体等方面的错误，例如：

a．Ifyouwillbe（应把willbe改为are）freetomorrow,weshallmeetagain．b．Iamsorrytofail（正确为tohavefailed而不是tofail，因事情已发生）totumupfortheappointmentyesterday．（4）句子结构错误，例如：

I'mverysorry．Ididn’tturnupfortheappointmentwithyou．BecausemymotherwasseriouslyillyesterdayandIhadtotakehertoseethedoctor（应改为I'mverysorryIdidn’tturnupfortheappointmentwithyouyesterdaybecausemymotherwasseriouslyillandIhadtotakehertoseethedoctor）。

　　3．拼写错误与别的主观题一样，便条写作中拼写错误数见不鲜。

例如：

professor-profesor／profesor；convenient-conveint／convinent-convinient；appointment-apointment．

　　样例

留言:

用书面留下要说的话。

留言涉及的方面很多，包括约会，通知，请求等任何可用便条留下的口信。

March30th,2011

DearLi,

AstheSpringFestivalisdrawingnear,I’mverygladtoinviteyoutocometoadinnerpartywithseveralotherfriendsofours.I’msurewewillhaveaveryhappytimeandenjoyourselvesthoroughly.Wouldyouliketocomeontimeat5:

00p.m.today,toRoom6ofLijingHotel?

Yours,

Hera

请假条：

往往指由于生病或特殊情况不能亲自当面请假，用假条的形式告假。

所以，请假条大多是病假条。

可以自写，也可请他人代写。

写假条最重要的是说明原因和请假的期限。

DearMs.Jiang,

IamterriblysorrythatIshallbeunabletoattendthismorning’stwoperiodsofEnglishClassduetoabadcoldandhighfever.EnclosedisacertificatefromthedoctorwhosaidImuststayinbedforafewdays.IwillgobacktoschoolassoonasIrecover.

Oursrespectfully,

T英语应用文的常用句型:

一、邀请信

　　1、I’dlike...tocometodinner非常希望...共进晚餐

2、requestthepleasureof恭请...

3、Thefavorofareplyisrequested敬赐复函

4、MayIhavethehonorofyourcompanyatdinner?

敬备菲酌，恭请光临

　　5、Thankyouforinvitingustodinner谢谢您邀请我们共进晚餐

　　6、Ihopeyou’renottoobusytocome.我期望您会在百忙中光临

　　7、Thereceptionwillbeheldin...,on...招待会定于...在...举行

　　8、Wesincerely/faithfullyhopeyoucanattend….我们期待您的光临

　　9、Wearelookingforwardto...我们期待着....

10、Wehavedecidedtohaveapartyinhonoroftheoccasion

为此我们决定举办一次晚会

11、Pleaseconfirmyourparticipationatyourearliestconvenience

是否参加，请早日告之

　　二、感谢信

　　1、Thankyouverymuchfor....十分感谢...

2、Manythanksforyour...非常感谢您...

　　3、Pleaseacceptmysincereappreciationfor...请接受我对...真挚的感谢

　　4、Iamtrulygratefultoyoufor...为了...，我真心感激您

　　5、Itwasgood（thoughtful）ofyou...承蒙好意（关心）...

　　6、Youweresokindtosend...承蒙好意送来...

　　7、ThankyouagainforyourwonderfulhospitalityandIamlookingforwardtoseeingyousoon.再次感谢您的盛情款待，并期待不久见到您

　　8、Ifindanordinary"thank-you"entirelyinadequatetotellyouhowmuch...

　　我觉得一般的感谢的字眼完全不足以表达我对您多么地...

　　9、Isincerelyappreciate...我衷心地感谢...

　　10、Iwishtoexpressmyprofoundappreciationfor...我对..深表谢意

　　11、Manythanksforyougenerouscooperation谢谢贵方的真诚合作

常用句子：

①Ishallfeelobligedifyouwillfavormewithacallatyourearliestconvenience.

如您方便，请早日来电，我将不胜感激。

②Delighted!

Willcallat2p.m.tomorrow.来条收悉，定于明天下午两点拜访。

③Encl.:

DoctorsCertificateofAdvice.附；医生证明

Ishallbeveryhappytocallatyourhouseat6:

30thisevening.Untilthen,...

我定于今晚6：

30去你家，望等候。

Enclosure

④Uponreceivingthisnote,pleasecometomyoffice.见条后，请立即来我办公室。

⑤Mr.Listandsinurgentneedofyourservice.李先生急需你的帮助。

⑥Ihappentobeinurgentneedof200yuan.我因有急事，需要200元。

⑦Yournotewithanadmissionticketenclosedismuchappreciated.

留言和一张入场券均已收到，不胜感激。

⑧I’mverygratefultoyouforyourkindinvitation,andI’msuretocometoseeyourconcert.承蒙邀请观看你们的音乐会，我一定按时到场。

⑨Pleaseacceptthislittlegiftasasmalltokenofmyesteemforyou.

奉上这小小的礼物，以表达我对您的崇高敬意。

Token=symbol

⑩结束语Itrustmyabsencewillnotcauseyouanyseriousinconvenience.

望我的缺席不会给你带来太大的不便。

⑾Pleasefavormewithanearlyreply.敬请早复。

⑿Hopingthatthematterwillbedealtwithassoonaspossible.希望能及早处理此事。

⒀Pleasegiveanextensionofleaveforthreedays.请准予续假三天为盼。

Moreexampleofnotes:

1）请假（AskingforLeave）

例1

Directions:

YouareabouttowriteaBusinessLeaveNoteofabout60words.Pleasedescribethisinformationclearly.

　　1）thereasonyouaskfortheleave

　　2）thetimeandhowlongyouwillleave

　　Aug.22nd

SecretaryLi,

　　I’msorrytoapplyfortendays’leavefromtheAug.23rdtosep.3rdinstantly,asthetimeisurgent.MyfathernowinthehospitalisbadlyillandIhavetotakecareofhimforafewdays,forI’mtheonlychildinmyfamily.Iwillshowyouthetelegramaboutmyfather’sillnesstosupportmyapplication.IpromiseIwilldomybesttocatchonthemissedworkafterIcomeback.Wishforyourpermission.

　　Yoursrespectfully，

　　×××

2）约请（Invitation）

例1

Directions:

YouhaveatickettotheRussianNationalBalletTroupe,whichisvisitingandyouwanttogiveittoyourfriendAlice.Writeanotetoherandsay:

　　1）thet