家电事业部业务流程.docx
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家电事业部业务流程
电器事业部采购管理制度
第一章供应商管理
第二章合同管理
第三章价格文件管理
第四章商品引进管理流程
第五章残次滞销积压产品的处理
第六章包销、定制机型的管理
第七章样机的管理
第八章各项费用的管理
第九章采购部门与财务部门的对接
第十章采购与市场部的衔接
第一章供应商管理
第一节供货渠道的确定
采购部作为与上游厂商直接对接的部门，必须明确按照“货进源头”的原则基准开展工作。
向生产厂家直接采购才能确保商品的供货价格优势，减少中间环节才能降低采购成本。
对供货渠道的确定与管理按以下步骤进行：
1、根据市场需求对公司经营范围之内的商品品类进行确定，同时结合市场部意见确定采购需求；
2、对于冰箱、洗衣机、彩电、空调等大件商品要求全部与厂家直接合作，也就是和当地的分部、办事处合作。
对于IT、手机、白小、影音等品类，由于受厂家自身实力、渠道所限可与代理商合作；
3、代理商的选择规定：
通常来讲，以级别最高，实力最强，具有一定的物流、资金流能力，并具备对市场开发、建设以及营销方案策划能力的代理商为我方首选；
4、单一品类的商品有多条供货渠道，采购部门必须掌握其中重点渠道，建立业务关系，以便货比三家降低采购成本。
注：
采购部门对确定以经销方式采购的商品必须与生产厂家建立直接业务联系并保持长期稳定的合作关系。
对于确定以代销方式采购的商品也必须与生产厂家建立业务联系，了解生产厂家的经销条件，并必须与厂家认可的、优秀一级代理商合作。
条件成熟时可以采用经销的方式与生产厂家直接合作以获取更高的经营利润。
第二节供应商资质的确定及建立档案
对于已确定的供货渠道，公司按标准进行资质认证：
1、供应商必须具备一般纳税人资格；
2、生产厂家必须具备国家颁布的生产许可证、销售许可证及ISO质量体系认证、商品3C认证等有效的相关证书；
3、代理商必须具备生产厂家认可的代理资格证明及上述各项资质。
4、建立供应商档案是为了便于管理，对所有供应商必须建立资料档案。
以表格形式（插入）：
包括供应商编码、法人代表、主要业务负责人、联系电话、公司地址、经营品种、合作时间等，且此档案应月月更新。
第二章合同管理
第一节合同管理的作用
一、合同管理是公司整体业务的核心。
是企业与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式。
因此，做好合同管理，是维护企业合法权益最基本的要求。
二、采购合同是合同中的一种，它是公司业务档案的重要组成部分。
三、采购合同是公司业务活动的真实记录，是各项业务交流活动的法律依据，也是业务管理工作中重要的基础工作。
采购合同管理是否科学、规范、完整直接影响着各类业务活动是否能顺利进行，公司利益是否能得到最大维护。
第二节合同的类别、定义
一、合同的类别：
（1）主合同：
经销合同、代销合同；
（2）附属合同：
补充协议
（一）经销合同：
经销合同的定义：
公司所经营的商品是与厂家、各地分部、办事处或代理商直接合作时所签订的协议，经销协议付款方式为现款或账期。
经销合同签订的内容：
以供应商统一版本作为标准，其他附属条款以补充协议形式签订。
经销合同洽谈标准：
在现有条件下，以争取最大利益为谈判原则。
（二）代销合同：
代销合同的定义：
公司的经营商品是与厂家或代理商合作时所签订的协议，代销协议付款方式为实销实结，结算周期原则上为30天。
代销合同签订的内容：
公司标准本版，见代销合同模板。
代销合同洽谈标准：
具体条件参照合同谈判要点执行。
代销产品务必按要求对质保金及保底销售条款进行约定。
第三节采购合同的保管
采购合同原件、补充协议及相关附件协议的保存分数：
（一）采购合同原件、补充协议、包销机协议、特价机协议及相关附件协议等一式贰份，需方、供方各执一份。
（二）具体存档方法：
双方签订盖章完成后，公司财务保留合同原件，相关品类采购部保留复印件一份，电器公司办公室保留复印件一份。
二、合同录入财神系统：
信息部按合同原件所规定条款，按经销合同与代销合同录入系统。
经销合同录入年度销售规模及年终奖励政策。
代销合同录入规定的扣点政策，以供采购与财务参考。
三、采购合同的保存与使用：
合同的保存部门（无论是原件或复印件）均应对合同的安全进行负责：
（1）合同保管员必须将存档的合同按合同编号及商品类别/经销/代销/分类存档立卷；
（2）档案管理人员须按授权规定严格办理借阅手续。
（3）合同的存放地点应符合防火、防盗、防潮、防虫蛀等要求。
对于破损的残页要及时修复。
附：
代销委托合同
电器委托管理合同
合同编号：
甲方：
湖北孝武电器集团有限公司
乙方：
乙方要求在甲方卖场设品牌销售专柜或者专厅销售商品，委托甲方代为管理。
为了能更进一步满足消费者的需求，规范双方的经营行为，明确双方的权利和义务，根据《中华人民共和国合同法》，《中华人民共和国产品质量法》，《中华人民共和国消防法》的规定，双方在平等，自愿，公平协商一致的原则下签订本合同。
一、销售的商品品牌及销售专柜、专厅的设置和管理
1、乙方在甲方经营的商品
（1）、商品品牌为：
品类为：
（2）、产地为：
（3）、生产制造企业名称为：
2、专柜、专厅的设置和装修管理规定
（1）、甲方承诺合适的时候为乙方提供孝感城区孝武卖场的展台或专厅。
（2）、设置的具体区域或位置双方到甲方卖场具体协商确定，专柜、专厅由乙方设计和施工，设计和施工及材料费用由乙方承担。
（3）、设计方案应于甲方卖场的装修风格一致并应符合消防安全规范，设计方案应报甲方书面同意方可进行施工，施工中应接受甲方的监督和知道。
3、专柜、专厅管理
（1）、本合同履行期限中，乙方在未经甲方同意时不得将专柜、专厅的所有权和经营权转让第三人，本合同履行期限届满或者双方协商提前终止本合同履行时，乙方即丧失专柜、专厅的所有权并不得人为损坏或者要求甲方给予补偿；
（2）、甲方基于对整个卖场的管理或布局的需要，有权变更专柜、专厅的设置位置，甲方应提前一个星期书面通知乙方，甲方不承担乙方因此停业减少的经营收入和专柜、专厅财产的损失；
（3）、甲方因卖场改造，装修或者其它重大原因影响乙方专柜、专厅营业或停业的，甲方应提前十五通知乙方，甲方不承担乙方因此停业减少的经营收入和专柜、专厅财产的损失；
（4）、专柜、专厅销售的商品，不得移至专柜、专厅和甲方卖场以外进行销售；
二、专柜、专厅的销售经营
1、合同经营期限
合同经营期限从年月日起至年月日止。
经营期满，乙方要求继续经营的，须在经营期限届满前三十日向甲方提出书面申请，于甲方续签《委托管理合同》后方可继续经营，乙方要求提前解除合同的，应提前三十日向甲方提出书面申请，并经甲方书面确认后方可终止履行；
2、商品销售及质量管理
（1）、专柜、专厅的销售货款由甲方在卖场设置的收银台统一收取，乙方聘请的销售员和管理人员不得收取销售款；
（2）、专柜、专厅销售的商品应符合该商品的质量，计量，商标，著作权，图案或专利权，否则由此所引起的法律责任应由乙方自行承担；
（3）、乙方商品上柜前应予以检测并提供法定检测机构的书面报告，否则甲方有权予以送检，费用由乙方承担，遇国家法定机关抽查，费用及相关处罚由乙方承担；
（4）、售出的商品出现质量问题顾客投诉的，乙方应按商品的“三包”管理规定为顾客及时办理；应当返厂修理的问题商品，应在十五日内完成，最迟不得超过三十日，否则，甲方有权为顾客处理，其费用和顾客合理的索赔请求赔偿损失由乙方承担；
（5）、甲方发现专柜、专厅中销售的有假冒商品时，有权要求停止销售；对已销售的假冒商品的收入，甲方有权从销售款中扣留；对已进入专柜、专厅的假冒商品下柜封存或者移交工商行政管理机构和技术监督机构处理；其因此而遭受的损失由乙方承担；情节严重者予以撤柜；
（6）、乙方不得在专柜、专厅中销售假冒商品；销售假冒商品被工商行政管理机关，技术质量监督机构处罚的，或者被消费者投诉要求赔偿的，其被处罚和赔偿的损失由乙方承担；
（7）、凡被国家权威机构鉴定或通报不合格的产品无条件下柜，同时乙方承担相应经济损失及法律责任。
3、商品价格和促销管理
（1）、商品的价格应严格按甲方制定的《商品价格及质量管理办法》执行，如有违反按该制度予以处罚；
（2）、同类商品在同城的其它卖场进行打折销售或者促销时，乙方专柜、专厅应同时同价和同等优惠进行销售；否则，甲方有权比照进行销售，其销售收入的差额由乙方承担；
（3）、零星优惠销售折扣的金额部分由乙方承担；扣点品牌季末清仓打折甲方不予让折，折扣部分由乙方承担；
（4）、乙方向其它零售企业提供促销赠品时，应同时同等条件的向专柜、专厅提供，甲乙双方人员不得私分，截留，挪用赠品，甲乙双方应积极配合促销；
（5）、乙方承诺甲方享有孝感地区最优惠的促销待遇，并主动参与甲方举办的促销活动，其促销费用由乙方承担；
（6）、乙方自行对专柜、专厅销售的商品进行广告促销宣传时，需要使用甲方标志的，应协商甲方同意。
4、商品品牌管理
（1）、专厅合同必须签订主品牌和系列品牌具体名称，凡超出合同签订的品牌按规定增加扣点；
（2）、专柜、专厅销售的商品应取得正式的授权；未取得正式授权的，甲方有权解除本合同，乙方应在收到甲方的书面解除合同通知后三十日内退场，其损失有乙方承担；
（3）、乙方不得自行变更专柜、专厅销售的商品品牌和改变专柜、专厅的品牌名称，若需变更或改变，应书面申请甲方同意；
（4）、乙方变更专柜、专厅名称或者改变销售商品品牌的，应向甲方提出书面变更申请，经甲方同意，并交纳变更费元/次。
5、商品进出管理
（1）、专柜、专厅销售的商品，应按甲方指定的时间和规定的通道进入甲方卖场的理货区和专柜、专厅，并按甲方关于商品进出规定办理手续；
（2）、专柜、专厅商品的调进与调换，由乙方提出申请，甲方承担物流配送及费用；
（3）、商品除包装箱退货包装带出商场外（商品退货带出必须在卖场仓库管理人员处登记并有卖场负责人签字确认为准），其它情况一律不准带包装箱出场。
（4）、甲方负责乙方所销售商品的仓储、物流配送及安装服务。
6、返程机管理和规定
（1）、开箱全新故障机，当地无维修部、多次报修甲方或指定的维修部无法修复的或不
上门的、保修期内内胆炸裂、箱体掉漆、内漏等机器乙方送货到甲方仓库时带回换新机。
（2）、属乙方开错票、发错货的乙方承担货物往返运费。
（3）、开箱全新故障机、外包无损内机损伤、保修期内内胆炸裂、箱体掉漆、内漏及特殊
问题等报知乙方经乙方售后主管同意可换新机。
（4）、人为损坏的外损、内损机，外包有损且内机对应处有损伤、未报甲方售后主管同意的任何问题机不予更换。
（5）、售后机按照国家三包标准执行。
7、消防安全管理和风险的承担
（1）、乙方在设计，施工专柜、专厅或者在经营过程中，应严格遵守消防安全法规和甲方制定的安全管理制度；
（2）、乙方聘用的专柜、专厅员工或者乙方的其他工作人员，应当接受当地的公安消防和甲方的监督和管理，并及时整改被发现的安全隐患问题；
（3）、在合同期内，乙方存放在甲方仓库的商品因甲方保管不善，发生火灾、水淹等可预防的灾害造成商品损失或丢失，由甲方赔偿。
商品因地震等不可抗力的原因遭受损失时，甲方有义务在第一时间通知乙方和施救。
三、销售货款的结算和甲方利润提成
1、结算方式：
双方同意按下列第__项执行。
（1）、成本代销：
按每月实际商品销售额（供价）结算。
（2）、扣率代销：
按每月实际销售额提取____%结算。
（3）、联营：
按乙方月度实际销售扣除甲方提成%后结算。
2、销售计划与奖励
乙方确保协议期内实现商品年销售万元，销售不足部分由乙方按差额部分的给予甲方作为补偿。
目标分解乙方销售金额计算：
（万元）
月份
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
合计
月度目标
季度目标
2、货款结算
（1）、货款结算支付按以下第方式：
□支票□电汇□银行承兑汇票□汇票□其他
乙方全称：
乙方开户行全称：
账号：
（2）、乙方必须按销售金额开具全额增值税专用发票；如因乙方自身原因在付款期间不能提供全额、被税务局认可有效的发票，甲方有权不付款。
（3）、每月11-22日为双方核对帐目时间，于（□每□次）月结算乙方货款。
四、特别约定
（1）、乙方为孝感区域渠道商，对于工贸家电、国美电器、苏宁电器、中百电器、专卖店等连锁性卖场、厂家直接操作的卖场，乙方无权干涉厂家设立与甲方相同的品牌。
乙方在甲方卖场设置本合同约定品牌商品销售专厅、专柜后（前期已合作卖场可以继续经营），在甲方代理权限范围内不得在孝感区域其它任何卖场以任何形式销售同一品牌的商品，但甲方无法做进去的区域乙方可以自行选择经销商经销。
（2）、甲乙双方工作人员和员工在本合同履行过程中，不得互为贿赂的行为，若发现贿赂行为，甲方有权终止本同，其造成的损失由乙方自行承担；
（3）、本合同在履行过程中或者合同履行完毕之后，双方不得泄露对方的商业秘密。
五、违约责任
（1）、违反本合同自行收取销售货款，每被发现一次，应向甲方支付违约金10000元
（2）、违反本合同被查处假冒商品的，除承担全部责任外，其行为应视为诋毁甲方的商业形象和信誉，应向甲方支付违约金5000元，情节严重的予以下柜处理。
（3）、违反本合同商品价格和促销管理规定，经甲方检查发现，除按本合同约定乙方承担责任外，其行为应视为诋毁甲方的商业形象，应向甲方支付违约金5000—10000元。
违反本合同商品价格和促销管理规定，经政府职能管理部门检查发现，并认定为欺诈或构价格的除按本合同承担责任外，其行为应视为严重诋毁甲方商业形象和信誉，应向甲方支付违约金10000元；
（4）、违反本合同商品价格和促销管理，未经甲方同意使用其标志进行广告宣传的，向甲方支付违约金5000元；
六、乙方应提供证件
（1）、营业执照正、副本复印件，（须有当年或上年度年检记录并加盖当地工商局印章）；
（2）、税务登记证（有当年或上年度年检记录的国税，地税正副本复印件）、一般纳税人资格证件复印件、发票领用本首页复印件；
（3）、组织机构代码证件复印件；
（4）、营业代理人授权书及身份证复印件；
（5）、其他与商品有关系的证明文件；
七、发生争议解决的方法和途径
在履行本合同中，双方发生的一切纠纷应本着互谅互让的原则协商解决，协商不成的，各方应向孝感仲裁委员会申请仲裁，本合同签订内容如有更改，需由甲方公司审计部加盖公章，否则视为无效合同。
八、其它
（1）、本合同自双方签字和盖章之日起生效。
（2）、本合同一式贰份，甲乙双方各持壹份，具有同等效力。
九、补充条款
甲方：
乙方：
代表签字：
代表签字：
合同签订地点：
合同签订时间：
年月日
第三章价格文件管理
第一节价格文件管理分类及定义
1、进货价格文件：
采购进货价格信息；
2、业绩价格文件：
采购部以进货价格及提货政策基础，对城区连锁门店所制定的业绩考核价格；
3、内销价格文件：
采购部以进货价格及提货政策基础，对分公司门店所制定的分销价格；
4、分销价格文件：
采购部以进货价格及提货政策基础，对二级连锁及外围渠道商所制定的分销价格。
第二节价格文件管理的目的
1、进行价格文件管理，对各及门店所有经营型号的采购价格实行事前审批，控制权力收归电器公司采购部，同时对调价规范管理，及时进行各级连锁门店的通报。
2、加强单品管理，从采购源头规范价格，并对型号进行管理，提出营销策略，强化竞争力。
3、在采购价格文件中对促销活动及主推任务给销售部提出明确的要求，保证采购部与厂家承诺合同的严肃性。
4、确保标准供价的制定与执行。
第三节价格文件管理执行办法
为了加强商品价格的管理，实现商品进货价格的事前控制，及商品业绩价、内销价、分销价的统一，明确财务与采购的配合及财务在供价管理方面、业绩考核、分销管理的工作标准，对商品价格文件的管理特做以下规定，望各级连锁门店遵照执行。
一、商品采购的入库价格，由采购部门负责制订“进货价格文件”。
采购部必须要求供应商按的“孝武电器要货计划”格式报价，要求报价单的型号必须与商品包装箱上的规格型号完全一致。
市场部依据采购部提供的零售指导价制作销售价格。
附（孝武电器要货计划表格）
价格文件中所列商品必须是目前公司所经营的商品，不允许有任何遗漏，不再经营的商品必须在价格文件中及时清除。
价格文件中所列商品如果有颜色区分，必须在规格型号中加入颜色说明。
采购部进货批单必须和进货价格文件型号一致，新商品必须先有进货价格文件才能进货。
卖场价签上的“规格型号”必须与最新零售指导价的“规格型号”统一无误；
最终做到“商品库存清单”、“进货价格文件”、“孝武电器要货计划”等涉及到的规格型号与商品的外包装箱保持完全一致，保证商品信息的准确性、完整性及唯一性。
二、商品的业绩价、内销价、分销价，由采购部门负责定制，且必须三价统一。
1.采购部按制定的业绩价、内销价、分销价，给各级连锁门店及外围渠道商的要货计划进行报价、开单。
2.价格文件中所列商品必须是目前公司所经营的商品，不允许有任何遗漏，不再经营的商品必须在价格文件中及时清除。
3.卖场价签上的“规格型号”必须与最新零售指导价的“规格型号”统一无误；
4.最终做到“商品库存清单”、“进货价格文件”、“要货清单”等涉及到的规格型号与商品的外包装箱保持完全一致，保证商品信息的准确性、完整性及唯一性。
三、商品调价
（一）现有商品价格调整，分以下几种情况办理：
根据厂家的调价通知、报价单向下调整商品供价。
由采购部门根据厂家的调价通知单制定价格文件，上报采购总监或采购经理审批后直接下发到门店、及其它相关部门执行，门店、配送财务人员在调整商品供价时，必须查看系统价格文件是否上线，方可调价。
公司为搞促销活动，经与厂家协商同意对商品供价进行调整。
采购部门应与厂家签订促销协议或特价机协议，或者取得厂家的书面确认函。
促销协议或特价机协议上报采购部审批，根据审批的协议制定业绩价、内销价。
采购经理和采购总监审批后直接下发到门店及其它相关部门执行促销协议或特价机协议，或者取得的厂家书面确认函必须附在供价文件后同时交财务部门备案。
采购部制定价格文件必须有相关领导签字，是否有厂家的协议或书面确认函，特价机协议规定的价格与采购价格文件是否一致，手续齐备方可调价。
（二）临时降价商品。
临时降价商品是指公司与厂家合作，联合搞促销活动，对指定的商品在规定的时间内按每台降价一定金额进行促销，促销活动结束后该商品还恢复原来的价格销售，然后按活动期间实际销售该商品的数量和每台降价的金额计算降价损失由厂家补偿。
对于临时降价商品原则上不采用调整供价的方法处理，由公司和厂家签订促销协议报财务部备案，然后采用调整业绩价的方式（必须见厂家促销调价函，且经采购部签字同意执行）进行促销。
四、样机打折销售
根据厂家的书面确认，经采购经理签字，信息员见厂家确认函后调整业绩价后销售，不再更改进货价格文件，销售后提取销售数据计算降价损失由厂家补偿。
五、分销降价
采购部针对二级连锁门店、外围渠道商临时性大单提货及兑现返利的情况下，采取业务特批的形式，经业务员申请，经采购经理、采购总经理审核签字后方可执行。
附：
业务特批报告
湖北孝武电器集团订单
订单编号
日期
品牌
型号
数量
单价
金额
周转率
备注
合计
部门业务员：
部门经理：
厂家业务：
日期：
孝武电器特批政策申请报告
<业务一>
客户名称：
申请日期：
申请内容：
附：
（已兑现政策明细）
商品型号
数量
分销单价
折让单价
备注
业务员：
业务经理：
总经理：
第四章商品引进管理流程
随着公司的发展与壮大，公司品牌在市场的影响力增大，市场上越来越多的商人看中孝武品牌这个平台，而公司在发展战略已从单纯提供产品到提供资源的转变，因此需要引进一部分适合企业发展的产品到公司。
为了更好、更规范地引进新产品，现对新产品的引进流程进行梳理。
具体如下：
第一节认识产品
1）了解引进产品的公司的注册公司名、工厂、公司规模等基本资料。
2）了解该公司的经营模式、企业文化、价值观，分析与本企业的模式、文化是否相容。
原则上，经营模式企业文化、价值观相差太远，要慎重考虑双方的合作。
3）对引进产品的资料与数据进行收集。
4）认识产品，对产品的基本运作原理、操作与运用、外观设计等是否获得专利、科技含量等都要做一个了解;分析产品引进价格与价值;产品在市场上的定位等。
5）了解市场上同类产品的信息。
包括功能、运作、价格、针对市场客户等。
6）引进产品与市场上同类产品进行对比分析
第二节对引进产品的筛选
为了把产品能更好地在公司运用，更加适合本公司的发展目标，对于产品的引进要在引进前做到一个科学的可行性分析。
筛选情况如下：
1）根据公司的现状、发展目标分析产品是否符合公司的要求。
目前来说公司目标是引进环保科技类产品。
2）通过市场调研，分析产品在市场上的竞争力、市场可开发性、目标定位、销售情况等。
并对市场上同类产品进行对比分析。
3）产品与公司定位、与展厅设计相符。
第三节合作意向
1）一般性合作
针对产品在市场上的销售情况不明晰，但产品能补充公司在该领域的空白，需试探产品在市场的销售情况、客户满意度、产品质量等，设定合作时间一般定位为一年，试探市场情况。
2）深入合作
已知产品在市场上的销售情况良好，代理和经销该产品是要谈到涉及地区的代理权的保护。
第四节合作模式与方式
1）经销2）扣点代销
第五节结算方式
1）结算方式：
①一般结算方式为开票。
开票分为：
现金支票和银行承兑汇票，财务大部分时间是出具银行承兑汇票 。
②现金结算：
对于面额较小的资金可采取现金结算。
2）结算时间：
①月结——出货量大；②账期结算——出货量较少。
第六节产品服务
1）产品售前服务。
加强对产品质量监督。
要求合作商提供相关的质量检测报告或相关证件。
通过销售平台的产品，必须对其产品的质量做好监督，包括在合作前收集产品质量证件，引进产品时公司对产品的质量进行评定，客户购买后对产品质量评价，进行三重监督。
产品如多次出现客户投诉，公司要扣除该产品的质量保证金。
2）产品售中服务。
产品引进后，是本公司销售员负责销售该产品还是产品公司方提供员工在店内销售。
3）售后服务。
确认公司引进产品后，安装是本公司负责或该产品公司负责还是第三方公司负责。
确认产品的保修期时限。
公司售后服务内对产品的日常维护。
第七节销售资料
1）产品公司提供供货价格表，内涵成品价格、各零部件价格、含税价、市场零售价。
2）要求产品公司提供给我方
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