档案管理省二级达标单位创建项目.docx
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档案管理省二级达标单位创建项目
档案管理省二级达标单位创建项目
招
标
书
深圳市住房保障署
2018年9月
深圳市住房保障署
关于档案管理省二级达标单位创建项目招标书
一、项目背景
深圳市住房保障署于2016年4月经深圳市机构编制委员会批准，依法记录成立，主要职责为贯彻执行住房保障、人材安居法律法规和政策，具体实施住房保障计划和计划、保障性住房租售管理和住房制度改革办法等工作。
本项目拟启动档案管理省二级达标单位创建工作，进一步提升保障署档案工作管理水平，实现档案信息资源共享，便于查询利用和开展公共服务。
二、项目服务内容
档案管理省二级达标单位创建项目主要包括：
完善软硬件环境建设；依照“省二级”标准对档案进行管理；对档案整理现场进行管理；升级完善档案管理系统。
其中“项目服务内容”中所涉及的工作的场地、办公桌椅、水电、办公设备（工作电脑、打印机、复印机等）和设备的维修与耗材由服务方承担。
具体服务内容包括：
序号
服务项目
具体要求
1
评级材料编研
大事记编写：
编写本单位自成立以来的各方面重大事件，按时间先后顺序作简要记述。
组织沿革编写：
编写本单位的组织机构、人员编制情况、体制变革情况。
全宗指南编写：
编写本单位的全宗档案内容、成份、利用价值、检索利用工具等内容。
达标印证材料编写：
收集编写本单位的档案分类方案、利用事例、年报、统计台账、档案工作流程、档案制度审核、档案库房设备清单、档案机构设置及人员配置。
2
档案管理制度的制作与上墙
制作档案岗位责任制、档案收集与整理制度、档案鉴定与销毁制度、档案保密制度、档案库房管理制度及档案平面图、索引图的制作。
3
档案评审
档案评估、审核及现场验收专家评审费；档案评审材料装费及材料费；拟定项目计划，对档案整理质量进行监督指导；对档案外包整理公司的工作进度进行协调安排，对整理过程中需要改进的、对工作流程及工作进度提出合理化建议；监督指导外包服务公司的整理质量是否按国家档案法和深圳市档案局制订的统一口径执行，为档案升级达标作必要准备工作。
4
对档案整理现场进行管理
对外包档案整理现场进行管理：
是否按档案整理相关要求制订了相关管理制度，整理过程是否档案分类方案及按规章制度执行，对整理现场和整理人员的配置是否合理，整理现场的消防及监控进行检查，对以上的要求提出整体意见并跟进和落实。
5
合同期内按照“省二级”标准进行日常档案管理
按照“省二级”标准对档案进行日常管理：
参照市档案局制订的统一口径，对照检查档案整理服务公司整理过程的档案录入、装订、排序、打页码、装盒、目录制作、档案整理说明或立卷说明、档号章位置及填写、盒内备考表及盒面的填写、档案封面制作、扫描格式、扫描质量，对以上工作内容进行监督并提出整改建议；对历史档案进行检查，对历史档案的整理质量提出相关建议并同市档案局进行沟通提出合同的解决方案。
协调达“省二级”准备工作：
收集建立档案管理流程体系，编研起草成立档案领导小组相关文件，收集档案达标所需人员配备、岗位证、职称资料、薪资信息、人员任免及机构设置问题。
6
档案业务联络及协调
联络市档案局监督指导处，协调安排相关人员来保障署进行业务指导，并提供相关整理数据、整理质量的信息，为达标作准备。
7
完善软硬件环境建设
对档案管理基础业务进行检查整改，包括：
档案室“八防”的检查、整改、落实；库房设施是否符合档案保管的要求，档案的设立是否符合要求，对不符合要求的提出整改意见并监督落实。
8
升级完善局档案管理系统
就档案分类所涉及的档案类别同档案管理软件接口的衔接与市住建局信息中心沟通协调，在系统中增加保障署的档案分类管理，并调整系统权限，以便保障署档案扫描件对接导入局档案管理系统。
9
统计待整理的增量档案
对需整理的工作量进行评估，为保障署申报2019年档案整理预算经费做好数据统计支持。
10
其他相关工作
完成保障署交办的档案管理其他相关工作，包括有关文案及函件的编写，日常档案窗口服务等。
（一）服务工作流程
1．参照“广东省各级国家档案馆工作达标升级办法开展档案馆工作达标升级（省二级）”相关规定，搜集本署与达项目相关材料，包括“行政管理、基础设施管理、库房设计管理、开发利用管理”这四个方面的印证资料。
2.编写组织沿革：
组织沿革是系统记载本署的组织机构、人员编制、体制变革情形的—种参考资料。
主要搜集本署的成立、撤销归并情形；机关名称变更、办公地址有迁移情形、本署的性质、职权范围、主要任务（归并前后的转变情形对比）、本署的主要领导人的任免情形、领导体制有无转变、人员编制情形、内设机构、内设机构的职能、内设机构主要负责人任免。
然后将搜集的资料按必然的格式编制目录后汇编成文或装订成册。
3.编写大事记：
大事记是记载本署重要工作活动及本单位所发生的重大事件的一种系统的、轮廓性的材料，具有史料价值。
主要收本署机构设置、体制变更、重要人事调动等机构和组织变更情形；重要会议和重大活动，包括内务和外事活动；上级到本署参加重大活动，或检查、指导工作并作出重大决策或重要部署、指示等；本署的重要工作或重大事件、本署的一些重要数据产生的时刻点等。
然后将搜集的资料按必然的格式编制目录后汇编成文或装订成册。
4.编写全宗指南：
全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明，是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭露本署全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。
需统计编写的内容主要包括：
说明或序言；目录；档案馆概况；馆藏档案概况；馆藏档案情形介绍；全宗介绍的分类排列；馆藏资料情形概况；索引和附录。
并将这些内容按必然的格式编制目录后汇编成文或装订成册。
5.编写达标印证材料：
搜集编写本单位的档案分类方案、利用事例、年报、统计台账、档案工作流程、档案制度审核、档案库房设备清单、档案机构设置及人员配置，并将这些内容按必然的格式编制目录后汇编成文或装订成册。
6.档案管理制度的制作与上墙：
制作档案职位责任制、档案搜集与整理制度、档案鉴定与销毁制度、档案保密制度、档案库房管理制度及档案平面图、索引图的制作。
7.负责与档案评估、审核及现场验收专家评的联络，档案评审材料的预备及装订等事宜。
8.拟定项目计划，对档案整理质量进行监督指导。
对档案外包整理公司的工作进度进行协调安排，对整理进程中需要改良的、对工作流程及工作进度提出合理化建议；监督指导外包服务公司的整理质量是不是按国家档案法和深圳市档案局制订的统一口径执行，为档案升级达标作必要预备工作。
9.对外包档案整理现场进行管理。
是否按档案整理相关要求制订了相关管理制度，整理过程是否档案分类方案及按规章制度执行，对整理现场和整理人员的配置是否合理，整理现场的消防及监控进行检查，对以上的要求提出整体意见并跟进和落实
10.依照“省二级”标准对档案进行管理。
参照市档案局制订的统一口径，对照检查档案整理服务公司整理过程的档案录入、装订、排序、打页码、装盒、目录制作、档案整理说明或立卷说明、档号章位置及填写、盒内备考表及盒面的填写、档案封面制作、扫描格式、扫描质量，对以上工作内容进行监督并提出整改建议；对历史档案进行检查，对历史档案的整理质量提出相关建议并同市档案局进行沟通提出合同的解决方案。
11.协调达“省二级”进行预备工作。
搜集成立档案管理流程体系，编研起草成立档案领导小组相关文件，搜集档案达标所需人员配备、职位证、职称资料、薪资信息、人员任免及机构设置问题。
12.联络市档案局监督指导处，协调安排相关人员来保障署进行业务指导，并提供相关整理数据、整理质量的信息，为达标作预备。
13.对档案管理基础业务进行检查整改。
包括档案室“八防”的检查、整改、落实；库房设施是不是符合档案保管的要求，档案的设立有配备是不是符合要求，对不符合要求的提出整理意见并监督落实。
14.升级完善局档案管理系统。
就档案分类所涉及的档案类别同档案管理软件接口的衔接与信息中心对接与沟通，在系统中增加保障署的档案分类管理，并调整系统权限，以便保障署档案扫描件对接导入局档案管理系统。
15.统计待整理的增量档案。
对需整理的工作量进行评估，为申报2019年档案整理预算经费做好准备。
（二）服务质量要求
严格遵守执行“广东省各级国家档案馆工作达标升级办法开展档案馆工作达标升级（省二级）”相关规定，确保保障署档案管理省二级达标单位创建项目有序开展，能够保质保量的在规按时刻内完成。
（三）报价要求
1．投标报价：
本项目投标报价依照服务项目计算，并以实际服务内容为准。
2．投标方所提交的《报价详细组成》必需知足以下要求：
1）明确各个服务项目的报价；
2）投标方所报的各服务项目报价应包括（且不限于）直接费、间接费、运输费、各类管理费、利润和税金等全数费用。
投标方中标后不得在原报价的基础上再提出任何增加费用的要求。
3）报价币种为人民币。
三、项目服务价钱上限要求
本项目服务的控制金额为￥元（大写：
人民币贰拾叁万玖仟元整）之内，投标人的报价不可高于控制金额，不然其投标文件视同无效。
四、对项目服务的要求
（一）中标单位的服务期限为签定合同之日起一年内。
（二）中标单位应有按时完本钱服务项目所需的充沛人力及其它资源保障。
（三）本项目禁止进行分包、转包或拆分。
（四）本项目最终功效验收合格的标志为：
深圳市住房保障署出具项目验收报告。
（五）中标单位有为采购方保守秘密的义务。
（六）项目依据及参考标准：
1．《中华人民共和国档案法》；
2．《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；
3．《档案著录规则》（DA/T18-1999）；
4．《深圳经济特区档案与文件搜集利用条例》；
5．《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）；
6.《广东省各级国家档案馆工作达标升级办法》；
7.《深圳市档案局关于印发<档案管理有关业务问题统一口径意见>的通知》。
（七）档案整理安全保密、规范性要求
中标方需提供保证档案实体和档案信息安全的具体办法和许诺，并与采购方签定保密协议（许诺书）。
1．安全保密性：
工作服务场地由采购方提供，不得外泄工作中所接触的档案内容。
2．规范性：
在采购方提供服务的环境中，中标方必需有严格的遵守采购中制定的各项操作规范制度及流程。
3．中标方由于管理不善造成所接触档案的损坏、遗失或内容外泄，除补偿必然的经济损失外，情节严峻的送往相关部门追究其刑事责任。
具体如下：
（1）外泄档案内容、经查实一次惩罚5千元；损坏一件档案承担违约金1万元；丢失档案一件承担违约金2万元。
（2）中标方因对档案直接或间接造成的损坏、遗失或内容外泄等对采购方造成重大损失的，按档案相关法律，追究中标方相应法律责任。
（3）以上情形出现，采购方有权解除合同。
五、投标人资格要求
（一）投标人不得有任何外资（包括港、澳、台资）背景，非深圳公司须在深圳有合法注册的分支机构;
（二）投标人必需先行注册为市政府采购中心的供给商，具有独立法人资格；
（三）投标人经营范围涉及档案整理、档案管理软件的技术开发、技术咨询或与档案有关的业务[提供营业执照扫描件（由于新版营业执照未表现经营范围，如提供新版营业执照，还需同时提供表现自身许可经营信息的网页查询截图）]；
（四）投标人须无违法违规行为，无行政惩罚、惩戒等不良执业记录及不良反映，业内拥有良好的声誉（提供许诺函）；
（五）本项目不同意入口产品投标，不同意联合体投标。
六、定标办法及原则
本项目定标采用一次票决法。
七、投标单位需提供资料
（1）投标书（附件1）
（2）报价一览表（附件2）
（3）资格证明文件：
营业执照、税务记录证、组织机构代码证或机构信用代码证等资质文件复印件，并加盖公章。
（4）法定代表人证明书（附件3）
（5）法定代表人授权委托书（附件4）
（6）投标人情形介绍（格式自定）：
包括公司大体情形，和其他业绩证明材料，可提供相应案例合同关键页或中标通知书复印件并加盖公章。
（7）许诺函（附件5）
以上所有资料，均需加盖单位公章并密封包装，封口处应有法定代表人或其授权代表签字并加盖单位公章；封面注明投标单位的名称、地址、联系人及电话号码。
八、废标条款
符合下列条件之一，即可定为废标：
1、报价文件无投标人盖章，无法定代表人或法定代表人授权代表签字或盖章的；
二、投标文件未按规定的格式填写，内容不全或关键笔迹模糊、无法识别的；
3、投标人递交两份或多分内容不同的投标文件，或在一份投标文件中对同一招标项目报有两个或多个报价，且未声明哪个有效的，按招标文件规定提交备选投标方案的除外；
4、投标人以他人的名义投标、串通投标、以行贿手腕谋取中标或以其他弄虚作假方式投标的；
五、投标人报价超过本项目控制金额的。
九、流标情形
符合下列情形之一，本次招标流标，需从头招标：
一、符合招标文件规定并作出实质性响应的供给商不足三家；
二、投标报价均超过了采购预算；
3、采购任务取消。
附件（投标文件参考格式）
1.投标书
致：
深圳市住房保障署
按照贵方为的投标邀请，签字代表（姓名、职务）经正式授权并代表投标人（投标人名称、地址）提交：
一、投标文件（正本壹份及副本叁份）：
包括但不限于以下文件：
一、投标书
二、报价一览表
3、资格证明文件
4、法定代表人证明书
五、法定代表人授权委托书
六、投标人情形介绍
7、许诺函
据此函，签字代表宣布同意如下：
一、所附报价表中规定的项目服务总价为：
（用文字和数字表示的投标总价）。
二、投标人将按招标文件的规定履行合同责任和义务。
3、投标人已详细审查全数招标文件，包括修改文件（若是有的话）。
咱们完全理解并同意舍弃对这方面有不明及误解的权利。
4、本投标有效期为自投标截止日起三十（30）个日历日。
五、投标方同意提供依照贵方可能要求的与其投标有关的一切数据或资料，理解贵方不必然要同意最低价的投标或收到的任何投标。
六、本投标有关的一切正式往来信函请寄：
地址投标人代表签字
电话投标人名称
传真公章
电子邮件日期
2.报价一览表
致深圳市住房保障署：
在研究了招标文件中所有内容后，我公司对招标项目响应报价如下：
序号
项目
数量
响应单价（元）
小计（元）
备注
1
2
……
合计总价：
￥：
大写：
法定代表人或授权代表（签字）：
供给商名称（盖章）：
日期：
年月日
注：
一、填写此表格时不得改变表格的形式。
二、响应单位若是需要对报价或其它内容加以说明，可在备注一栏中填写。
3、此表应经法定代表人或授权代表签名，并盖上公章。
3.法定代表人证明书
同志，现任我单位职务，为法定代表人，特此证明。
附：
法定代表人性别：
年龄：
身份证号码：
营业执照号码：
主营：
兼营：
有效日期：
签发日期：
单位：
（盖章）
说明：
一、法定代表人为企业事业单位、国家机关、社会集体的主要行政负责人。
二、内容必需填写真实、清楚、涂改无效，不得转让、生意。
3、将此证明书提交对方作为合同附件或凭证。
4.法定代表人授权委托书
系依照中华人民共和国法律成立的公司，注册地址为，邮政编码为，法定代表人为。
本公司现授权先生/女士（身份证号为）代表本公司就签署投标文件，并以本公司名义处置一切与之有关的事务。
先生/女士的签字为：
。
被授权人应依法执行在本授权范围内的相关事宜。
本授权书于年月日签字生效，特此声明。
法定代表人签署
公司名称（盖章）
5.许诺函
致：
深圳市住房保障署
我司参加贵署“”服务项目投标，在此郑重许诺：
一、近三年内（即从2018年1月至本项目招标公告发布之日）无行贿犯法记录。
二、在政府采购最近三年内无因经营中违法违规的记录，无骗取中标、严峻违约及重大安全及质量问题之一。
3、不对本项目进行分包、转包或拆分。
4、按时完本钱服务项目，提供项目所需的充沛人力及其他资源保障，保证服务质量。
五、贵司有权肯定项目组成员。
六、同意贵署质询，依照要求对项目实施方案进行现场讲解，并对提出的问题进行澄清和说明。
7、有保守本项目秘密的义务，项目中搜集的保障署所有资料均严格保密。
如违背许诺，我司愿承担相关违约和补偿责任，贵司可在对我方的合同付款中抵扣。
许诺人：
企业法人营业执照号码：
号
投标人代表签字：
单位盖章：
日期：
年月日
升级会员 