第八章会计账簿.docx
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第八章会计账簿
第八章会计账簿
通过上一章内容的学习，我们已经知道，会计凭证能够接收、确认各种含有会计信息的数据并将其输入复式簿记系统，但是，会计凭证上所载的信息具有单一性，彼此缺乏联系，无法完全满足管理上的需要，所以，还有必要利用会计账簿对凭证上的原始数据作进一步的归类、加工和整理。
会计账簿是继会计凭证之后，记录经济业务的又一重要载体。
设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，也是会计核算工作的中心环节。
通过本章的学习，应把握会计账簿的概念、种类、格式、登记方法、错账更正以及对账和结账等内容。
第一节会计账簿的意义与种类
一、会计账簿的概念
企业单位在经营过程中，要发生各种各样的经济业务，对于这些经济业务，首先要由原始凭证作出最初的反映，然后由会计人员按照会计信息系统的要求，采用复式记账方法，编制记账凭证。
应该说，会计凭证（包括原始凭证和记账凭证）能够比较全面的反映经济业务的发生和完成情况，所记录的业务内容也是非常详细、具体的。
但是，由于会计凭证的数量繁多，比较分散，而且，每张会计凭证只能记录单笔经济业务，提供的也只是个别的数据，不便于直接通过会计凭证取得综合的会计信息，也不便于日后查阅。
因此，为了对经济业务进行连续、系统、全面地核算，从分散的数据中提取系统有用的会计信息，就必须采用登记会计账簿的方法，把分散在会计凭证上的零散的资料，加以集中和分类整理，在账簿这个重要的载体上得以综合，从而为企业的经营管理提供系统的会计信息资料。
因而设置和登记会计账簿就成为会计核算的一种重要的方法。
所谓会计账簿是由具有专门格式而又联结在一起的若干账页所组成的簿籍。
在账簿中应按照会计科目开设有关账户，用来序时地、分类地记录和反映经济业务的增减变动及其结果，会计账簿是会计资料的主要载体之一。
二、会计账簿的作用
通过会计账簿的概念，我们应该看到，会计账簿的构成形式是相互联结的多个账页，其记录的内容又是企业单位发生的经济业务。
会计账簿既是积累、储存会计信息的数据库，也是会计信息的处理中心。
设置和登记会计账簿，是会计循环的主要环节，是提供系统、全面的会计信息资料的重要手段，因此，会计账簿在会计核算过程中具有重要的作用：
首先，会计账簿能够序时地、分类地记录和反映企业单位日常发生的大量的经济业务，将分散在会计凭证上的核算资料加以归类、整理，从而为企业单位正确地计算费用、成本、利润提供总括和明细资料，为企业的经济管理提供系统、完整的会计信息，为改善经营管理、加强经济核算、合理使用资金提供必要的资料，同时，借助于会计账簿记录资料，可以监督各项财产物资的妥善保管，保护财产物资的安全与完整。
其次，会计账簿的记录资料是定期编制会计报表的主要的、直接的依据。
账簿记录积累了一定时期发生的大量的经济业务的数据资料，这些资料经过归类、整理，就成为编制会计报表的依据，可以说，会计账簿的设置与登记过程是否正确，直接影响到会计报表的质量。
最后，通过会计账簿记录资料，为考核企业的经营成果、分析计划和预算的完成情况提供数据资料。
同时，设置和登记不同种类的会计账簿，还便于会计工作的分工，更有利于保存会计信息资料，以便于日后查阅。
三、会计账簿的种类
由于会计核算对象的复杂性和不同的会计信息使用者对会计信息需要的多重性，导致了反映会计信息的载体——账簿的多样化。
不同的会计账簿可以提供不同的信息，满足不同的需要。
为了更好地了解和使用会计账簿，就需要对账簿进行分类。
会计账簿按照不同的标志可以划分为不同的类别。
（一）会计账簿按其用途不同可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿
1．序时账簿，也称日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。
正因为如此，在历史上曾将其称为“流水账”。
序时账簿包括普通日记账和特种日记账。
其中普通日记账是对全部经济业务都按其发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿；特种日记账是只对某一特定种类的经济业务按其发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。
由于普通日记账要序时地记录全部的经济业务，其记账工作量比较庞大，因而在会计发展的早期使用的较多，目前，在实际工作中应用比较广泛的是特种日记账，如“现金日记账”、“银行存款日记账”等。
2．分类账簿，是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。
分类账簿按其反映经济业务详细程度的不同，又可以分为总分类账簿（即按照总分类账户分类登记的账簿）和明细分类账簿（即按照明细分类账户分类登记的账簿）。
总分类帐簿（也称总账）是根据总分类帐户开设的，能够全面地反映会计主体的经济活动情况，对所属的明细帐起统驭作用，可以直接根据记账凭证登记，也可以将凭证按一定方法定期汇总后进行登记；而明细分类账（也称明细帐）是根据明细分类账户开设的，用来提供明细核算资料，应根据记账凭证或原始凭证逐笔详细登记，是对总分类账的补充和说明。
在实际工作中，根据需要也可以将序时账和分类账结合在一起，设置一种联合账簿，例如“日记总账”。
3．备查账簿，也称辅助账簿，是指对某些在序时账和分类账中未能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿。
亦被称为补充登记簿。
备查账簿只是对其他账簿记录的一种补充，与其他账簿之间不存在严密的依存和勾稽关系。
例如为反映所有权不属于企业，由企业租入的固定资产而开设的“租入固定资产备查簿”、反映票据内容的“应付（收）票据备查簿”等。
备查账簿只是其他账簿的一种补充，与其他账簿之间不存在严密的依存和勾稽关系。
（二）会计账簿按其外表形式的不同可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿
1．订本式账簿，是在启用之前就已把顺序编号的账页装订成册的账簿。
这种账簿能够防止账页散失和被非法抽换，但不便于分工和计算机记账。
对于那些比较重要的内容一般采用订本式账簿，实际工作中，序时账簿、联合账簿、总分类账簿等应采用订本式账簿。
2．活页式账簿，是在启用时账页不固定装订成册而将零散的账页放置在活页夹内，随时可以取放的账簿。
活页账克服了订本账的缺点。
一般明细分类账可根据需要采用活页式账簿。
3．卡片式账簿，是由许多具有一定格式的硬制卡片组成，存放在卡片箱内，根据需要随时取放的账簿。
卡片账主要用于不经常变动的内容的登记，如“固定资产明细账”等。
企业在设置账簿体系时，应将那些比较重要、容易丢失的项目，采用订本式账簿，对那些次要的或不容易丢失的项目，可以采用活页式或卡片式账簿。
第二节会计账簿的格式与登记方法
一、账簿的基本内容
由于管理的要求不同，所设置的账簿也不同，各种账簿所记录的经济业务也不同，其形式也多种多样，但会计账簿从构造上看，一般由三大部分组成：
（1）封面，标明账簿名称和记账单位名称。
（2）扉页，填明启用的日期和截止的日期；页数；册次；经管账簿人员一览表和签章；会计主管签章，账户目录等。
账簿扉页上的“账簿使用登记表”的格式见表8—1。
表8—1账簿使用登记表
单位名称
账簿名称
册次及起讫页
自页起至页止共页
启用日期
年月日
停用日期
年月日
经管人员姓名
接管日期
交出日期
经管人员盖章
会计主管盖章
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
备注
单位公章
（3）账页，账页的基本内容包括：
账户的名称（一级科目、二级或明细科目）、记账日期、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏、总页次和分户页次等。
不同的会计账簿由于反映的经济业务内容和详细程度不同，因而，其账页格式也有一定的区别。
以下就序时账簿、总分类账簿和明细分类账簿的格式及登记方法分别进行介绍。
（一）序时账簿的格式与登记方法
我们这里所说的序时账簿主要是指特种日记账。
企业通常设置的特种日记账主要有现金日记账和银行存款日记账。
1．现金日记账的格式及登记方法
现金日记账是用来核算和监督现金日常收、付、结存情况的序时账簿，通过现金日记账可以全面、连续地了解和掌握企业单位每日现金的收支动态和库存余额，为日常分析、检查企业单位的现金收支活动提供资料。
现金日记账的格式主要有三栏式和多栏式两种。
三栏式现金日记账，通常设置收入、付出、结余或借方、贷方、余额三个主要栏目，用来登记现金的增减变动及其结果。
三栏式现金日记账是由现金出纳员根据现金收款凭证、现金付款凭证以及银行存款的付款凭证（反映从银行提取现金业务），按照现金收、付款业务和银行存款付款业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记。
其一般格式见表8—2。
表8—2现金日记账第页
200×年
凭证号
摘要
对方科目
收入
付出
结余
月
日
收款
付款
为了更清晰的反映账户之间的对应关系，了解现金变化的来龙去脉，还可以在三栏式日记账中收入和付出两个栏目下，按照现金收、付的对方科目设置专栏，形成多栏式现金日记账。
多栏式现金日记账的格式见表8—3。
表8—3现金日记账
200×年
凭证号
摘要
收入的对方科目
付出的对方科目
结
余
月
日
收款
付款
主营业务收入
应收账款
…
合计
物资采购
银行存款
…
合计
采用多栏式现金日记账时，按照收入、付出的对应科目分设专栏逐日逐笔登记，到月末结账时，分栏加计发生额，对全月现金的收入来源、付出去向都可以一目了然，能够为企业的经济活动分析和财务收支分析提供详细具体的资料。
但是，在使用会计科目比较多的情况下，多栏式日记账的账页过宽，不便于分工登记，而且容易发生错栏串行的错误。
为此，在实际工作中可以将多栏式现金日记账分设两本，即分为多栏式现金收入日记账和多栏式现金支出日记账。
2．银行存款日记账的格式及登记方法
银行存款收、付业务的结算方式有多种，为了反映具体的结算方式以及相关的单位，需要在三栏式现金日记账的基础上，通过增设栏目设置银行存款日记账，即在银行存款日记账中增设采用的结算方式和对方单位名称等具体的栏目。
三栏式银行存款日记账的具体格式见表8—4。
表8—4银行存款日记账
××年
凭证
结算方式
对方
单位
摘要
对应账户
收入
付出
核对号
结余
月
日
种类
号数
支票
号码
汇票
委收
托收
其他
银行存款日记账由出纳员根据银行存款的收款凭证、付款凭证以及现金的付款凭证（从银行提取现金业务）序时登记的。
总体来说，银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基本相同，但有以下几点需要注意：
首先，出纳员在办理银行存款收、付款业务时，应对收款凭证和付款凭证进行全面的审查复核，保证记账凭证与所附的原始凭证的内容一致，方可依据正确的记账凭证在银行存款日记账中记明：
日期（收、付款凭证编制日期）、凭证种类（银收、银付或现收）、凭证号数（记账凭证的编号）、采用的结算方式（支票、本票或汇票等等）、对方单位（对方收款或付款单位名称）、摘要（概括说明经济业务内容）、对应账户名称、金额（收入、付出或结余）等项内容；
其次，银行存款日记账应按照经济业务发生时间的顺序逐笔分行记录，当日的业务当日记录，不得将记账凭证汇总登记，每日业务记录完毕应结出余额，做到日清月结，月末应分别结出本月借方、贷方发生额及期末余额和累计发生额，年末应结出全年累计发生额和年末余额，并办理结转下年手续，有关发生额和余额（包括日、月、年）计算出来之后，应在账页中的相应位置予以标明；再次，银行存款日记账必须按行次、页次顺序登记，不得跳行、隔页，不得以任何借口随意更换账簿，记账过程中一旦发生错误应采用正确的方法进行更正，会计期末，按规定结账。
银行存款日记账根据需要也可以采用多栏式，具体包括两种格式。
一种是将银行存款的收入和支出并在一本账中，按收入、付出的对应科目分设专栏进行登记，到月末结账时，各个分栏加计发生额合计数，对全月银行存款的收入来源、付出去向一目了然，可以给企业单位的经济活动分析和财务收支分析提供更详细的资料。
但是，在应用会计科目较多时，账页必然过宽，不便于登记，而且容易发生错栏串行的错误。
为了避免这种错误的发生，在实际工作中，还可以将银行存款日记账分设两本，即多栏式银行存款收入日记账和多栏式银行存款支出日记账。
多栏式银行存款日记账的登记方法除特殊栏目（如结算方式、对方单位等）外基本同于多栏式现金日记账的登记方法。
这里不再赘述。
（二）总分类账的格式与登记方法。
总分类账是按照一级会计科目的编号顺序分类开设并登记全部经济业务的账簿。
总分类账的格式有三栏式（即借方、贷方、余额三个主要栏目）和多栏式两种，其中三栏式又区分为不反映对应科目的三栏式和反映对应科目的三栏式。
总分类账的登记依据和方法，主要取决于所采用的会计核算组织程序。
它可以直接根据记账凭证逐笔登记，也可以把记账凭证先汇总，编制成汇总记账凭证或科目汇总表，再根据汇总的记账凭证定期登记。
三栏式（不反映对应科目）总账的格式见表8—5。
表8—5总账
会计科目：
××年
凭证
摘要
借方
贷方
核对号
借或贷
余额
月
日
种类
编号
不管那种格式的总分类账，每月都应将本月已完成的经济业务全部登记入账，并于月末结出总账中各总分类账户的本期发生额和期末余额，与其他有关账簿核对相符之后，作为编制会计报表的主要依据。
（三）明细分类账的格式及登记方法。
明细分类账是根据二级会计科目或明细科目设置账户，并根据审核无误后的会计凭证登记某一具体经济业务的账簿。
各种明细分类账可根据实际需要，分别按照二级会计科目和明细科目开设账户，进行明细分类核算，以便提供资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等的详细信息。
这些信息，也是进一步加工成会计报表信息的依据。
因此，各企业单位在设置总分类账的基础上，还应按照总账科目下设若干必要的明细分类账，作为总分类账的必要补充说明。
这样，既能根据总分类账了解该类经济业务的总括情况，又能根据明细分类账进一步了解该类经济业务的具体和详细情况。
明细分类账一般采用活页式账簿，也可以采用卡片式账簿（如固定资产明细账）和订本式账簿等。
根据管理上的要求和各种明细分类账所记录经济业务的特点，明细分类账的格式主要有以下三种：
1．三栏式明细分类账
三栏式明细分类账的格式和三栏式总分类账的格式相同，即账页只设有借方金额栏、贷方金额栏和余额金额栏三个栏目。
这种格式的明细账适用于只要求提供货币信息而不需要提供非货币信息（实物量指标等）的账户。
一般适用于记载债权债务类经济业务，如应付账款、应收账款、其他应收款、其他应付款等内容。
其账页格式与总账账页格式相同。
2．数量金额式明细账
数量金额式明细账要求在账页上对借方、贷方、余额栏下分别设置数量栏和金额栏，以便同时提供货币信息和实物量信息。
这一类的明细账适用于既要进行金额核算又要进行实物量核算的财产物资类科目，如原材料、库存商品等科目的明细账。
数量金额式明细账的格式见表8－6。
表8—6
类别：
账簿名称编号：
品名：
存放地点：
储备定额：
计量单位：
年
凭证
摘要
借方（收入）
贷方（发出）
余额（结存）
月
日
种类
编号
数量
单价
金额
数量
单价
金额
数量
单价
金额
3．多栏式明细账
多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内按有关明细
科目或项目分设若干专栏的账簿。
按照登记经济业务内容的不同又分为“借方多栏式”，如“物资采购明细账”、“生产成本明细账”、“制造费用明细账”等；“贷方多栏式”，如“主营业务收入明细账”等；“借方、贷方多栏式”，如“本年利润明细账”、“应交增值税明细账”等。
这里仅例举借方多栏式明细账（生产成本）的格式见表8—7。
表8—7生产成本明细账
产品名称：
年
凭证
号数
摘要
借方发生额
贷方
余额
月
日
直接材料
直接工资
其他直接支出
制造费用
合计
对于借方多栏式明细账，由于只在借方设多栏，平时在借方登记费用、成本的发生额，贷方登记月末将借方发生额一次转出的数额，所以平时如发生贷方发生额（无法在贷方登记），应该用红字在借方多栏中登记。
贷方多栏式明细账也存在同样问题。
（四）备查账簿的格式及登记方法
备查账簿是对主要账簿起补充说明作用的账簿。
它没有固定的格式，一般是根据各单位会计核算和经营管理的实际需要而设置的。
主要包括租借设备、物资的辅助登记，有关应收、应付款项的备查簿，担保、抵押品的备查簿等。
第三节会计账簿的启用与登记规则
一、账簿的启用规则
在启用新账簿时，应在账簿的有关位置记录相关信息。
（一）设置账簿的封面与封底。
除订本账不另设封面以外，各种活页账都应设置封面和封底，并登记单位名称、账簿名称和所属会计年度。
（二）在启用新会计账簿时，应首先填写在扉页上印制的“账簿使用登记表”中的启用说明，其中包括单位名称、账簿名称、账簿编号、起止日期、单位负责人、主管会计、审核人员和记账人员等项目，并加盖单位公章。
在会计人员工作发生变更时，应办理交接手续并填写“账簿使用登记表”中的有关交接栏目。
（三）填写账户目录，总账应按照会计科目顺序填写科目名称及启用页号。
在启用活页式明细分类账时，应按照所属会计科目填写科目名称和页码，在年度结账后，撤去空白账页，填写使用页码。
（四）粘贴印花税票，应粘贴在账簿的右上角，并且划线注销；在使用缴款书缴纳印花税时，应在右上角注明“印花税已缴”及缴款金额。
二、账簿的登记规则
各种会计账簿的登记，必须遵循基本规则的要求。
《会计法》第十五条规定：
“会计账
簿登记，必须以经过审核的会计凭证为依据，并符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定。
会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿”。
会计账簿应当按照连续编号的页码顺序登记。
会计账簿记录发生错误或者隔页、缺号、跳行的，应当按照国家统一的会计制度规定的方法更正，并由会计人员和会计机构负责人（会计主管人员）在更正处盖章。
使用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定。
”
由于会计账簿是储存数据资料的重要会计档案，因而登记账簿应有专人负责。
平时登记账簿时必须用蓝黑墨水笔书写，不得用铅笔或圆珠笔记账，除“结账划线”、“改错”、“冲销账簿记录”等外，不得用红色墨水笔。
有关会计人员调动工作或离职时，应办理交接手续。
对于新的会计年度建账问题，一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。
但有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，重抄一遍工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年度更换一次。
各种备查簿也可以连续使用。
会计账簿做为一种重要的会计档案，必须按照制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失。
保管期满后，按规定的审批程序报经批准后，再行销毁。
三、错账的更正规则
（一）错账的基本类型
会计人员在记账过程中，由于种种原因可能会产生凭证的编制错误或帐簿的登记错误，即发生错账。
其错账的基本类型主要有以下几种：
1．记账凭证正确，但依据正确的记账凭证登记帐簿时发生过帐错误。
2．记账凭证错误，导致帐簿登记也发生错误。
这种类型的错误又包括三种情况：
一是由于记账凭证上的会计科目用错而引发的错账；二是记账凭证上金额多写而引发的错账；三是记账凭证上金额少写而引发的错账。
（二）账簿错误的查找
会计账簿的日常登记是一项细致的工作，稍有不慎就会发生错误。
为了及时更正这些错误，就需要对账簿记录进行检查以便发现错误。
正常情况下，账簿记录错误有两种，一种是凭证错误而导致的账簿错误，另一种是账簿本身登记错误。
账簿错误的查找方法主要有以下几种：
1.顺查法，即按照会计核算程序，从经济业务→原始凭证→记账凭证→会计账簿→试算表，按顺序查找。
在哪个环节发现错误，分析错误的原因及性质，然后采取正确的方法进行更正。
2．逆查法，即按照与会计核算程序相反的步骤，从试算表→会计账簿→记账凭证→原始凭证→经济业务，逐步缩小错误的范围，直到找出错误为止。
3．技术方法，即根据错账的数字，结合数字之间的某些规律运用数学知识来查找错误的方法。
技术方法又具体分为差数法、除2法和除9法三种。
差数法就是记账人员首先确定错账的差数（即借方和贷方的合计金额的差额），再根据差数去查找错误的方法。
这种方法对于发现漏记账目比较有效，也很简便。
除2法，首先算出借方和贷方的差额，再将差额除以2得出商数，查找账户记录中有无与商数相同的金额的方法。
例如，企业会计编制的试算表上的借、贷双方的金额为：
借方贷方
325700341800
差数为16100
用2除得商数为8050，查找业务中有无8050的金额在账户中误记、漏记或重记。
除9法就是先算出借方与贷方的差额，再除以9来查找错误的方法，如能除尽，则可能有两种情况，即数字位移或数字颠倒。
数字位移，例如将4000误记成400，差数为3600，用9除得400，将位数前进一位即可。
数字颠倒，例如将15800误写为18500，差数为2700，用9除得300，商数中的非零数字3即为被颠倒的相邻数字8和5的差额，而且，凡商数为百位数者，则是百位数与千位数的颠倒，凡商数为千位数者，则是千位数与万位数的颠倒，依此类推。
当然，以上所述只是一些查找简单错账的方法，并不能“包差百错”，实际上某些错误可能是由几个错误共同造成的，所以，最积极的办法还是加强责任感，认真、细致的做好记账工作。
一旦发生了错误，在查找出来的基础上，要采用相应的方法进行更正。
（三）错账的更正方法
如果账簿记录发生错误，不得任意使用刮擦、挖补、涂改等方法去更改字迹，而应该根据错误的具体情况，采用正确的方法予以更正。
按照《会计基础工作规范》的要求，更正错账的方法一般有三种，即划线更正法、红字更正法和补充登记法。
1．划线更正法
在结账前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证没有错误，即纯属账簿记录中的文字或数字的笔误，可用划线更正法予以更正。
更正的方法是：
先将账页上错误的文字或数字划一条红线，以表示予以注销，然后，将正确的文字或数字用蓝字写在被注销的文字或数字的上方，并由记账人员在更正处盖章。
应当注意的是，更正时，必须将错误数字全部划销，而不能只划销、更正其中个别错误的数码，并应保持原有字迹仍可辨认，以备查考。
【例8—1】京连股份公司用银行存款3600元购买办公用品。
会计人员在根据记凭证（记账凭证正确）记账时，误将总账中银行存款贷方的3600元误写成3900元。
采用划线更正法更正的具体办法是：
应将总账中银行存款账户贷方的错误数字3900元全部用一条红线划销（注意：
不能只划销个别错误的数字），然后在其上方写出正确的数字3600元，并在更正处盖章或签名，以明确责任。
2．红字更正法
红字更正法，适用于以下的两种错误的更正：
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