公安x消防大队档案保密规定.docx

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公安x消防大队档案保密规定

东昌路消防中队档案管理规章制度

档案保密制度

一、严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。

二、各类档案中材料必须指定政治上可靠、工作责任心强的专职人员集中管理。

三、禁止携带档案材料探亲、访友和外出旅游。

四、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。

五、档案工作人员要严守工作岗位，坚持上下班、外出时认真清理、存放好档案材料和门窗、关门上锁制度，档案库房必须安装安全设施。

六、档案人员一旦发现档案有丢失情况，要及时向机关分管领导和有关部门报告，采取措施进行查找并追求责任。

七、非档案工作人员，不得进入档案库房。

档案工作岗位责任制

为了更好地贯彻实施《档案法》，做好机关档案的归档和科学管理，结合机构档案工作的实际，特制订如下岗位责任制：

一、分管档案工作领导责任制

1、领导中队的档案管理工作；

2、审定中队档案管理工作各项制度并监督贯彻执行；

3、经常过问、督促检查档案工作，把档案工作列入自己的工作日程，帮助解决档案工作中的实际困难；

4、监督检查机关档案的日常管理工作；

5、坚持以档案记载的内容为检查工作、调查、研究、评选先进、改革创新的依据。

二、档案员工作责任

1、认真贯彻执行《档案法》和有关档案工作规章制度；

2、认真清点和检查各部门移交的各类档案案卷和资料，发现问题及时解决；

3、对已接收的档案资料及时进行整理、鉴定、统计和排列上架；

4、经常深入各部门做好平时和年终文书立卷和专门档案的业务指导及督促电子文档的归档工作。

注意典型经验的积累与推广；

5、严格执行档案利用借阅和保密制度，做好不损毁、遗失和泄密；

6、负责档案、资料的统计工作，定期清点核对档案、资料，保持帐物相符；

7、负责档案史料（大事记、组织沿革、全宗介绍、文件资料汇编）和必备检索工具的编写，做好档案、资料的提供利用工作。

8、钻研业务，工作兢兢业业，业务上精益求精，不断提高档案管理水平。

9、配合中队的各项管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。

三、档案人员的工作权限

1、有权要求本中队各部门有关人员认真执行党和国家、各级档案主管机关颁布的关于档案工作的法令和规章制度，如有违反，档案员必须及时纠正，并向有关部门和领导报告。

2、有权参与本中队和各部门的编史修志工作，参加有关会议，有权要求本中队各部门有关人员交送归档的文件材料；

3、有权拒绝有关人员进入档案房或档案室；

4、有权制止带易燃易爆品者进入档案库房和在查阅案卷时吸烟等违规行为；

5、有权对查阅档案、资料人员进行爱护案卷的解释工作和遵守各项规章制度的宣传；

6、有权对本中队各部门档案管理工作情况进行监督指导和考核。

7、配合中队的各项管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。

档案库房管理制度

为了确保档案资料的安全，最大限度的延长档案寿命，加强档案库房的科学管理，实现档案管理现代化，有效地为本中队各项工作服务，特制定本制度。

一、中队必须设立档案专用库房，库房配备铁门、铁窗栏、厚窗帘，有温度计、吸尘器、电风扇、

二、档案库房管理贯彻，“以防为主，防治结合”的原则，做好温度控制和调节，做到防尘、防火、防盗、防止有害生物和有害气体。

库房温度控制在14——24摄氏度，相对湿度控制在45%——60%之间，做到每天上午、下午定时测试登记，适时采取封闭、通风、去湿措施，随时注意控制调节。

三、档案库房必须备有杀虫药物，定期检查虫霉，发现虫霉及时处理。

四、档案库房必备消防器材和安全设备。

库内禁止吸烟、生火和堆放杂物，库房内及周围不得堆放易燃易爆物品。

五、不定期检查库藏档案资料和库存设备，发现问题及时处理，并向中队领导汇报。

六、库房由专人管理，非因工作需要，其他人员不得擅自进入库房。

七、经常保持库内清洁卫生，档案柜（箱）内外无灰尘。

八、接收、移出、利用和销毁档案资料，必须严格按照有关规章制度及其程序办理。

基建档案管理办法

为了提高基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，依据国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，特制定本办法。

第一章基本原则

第一条基建档案是指在中队范围内进行勘察、规划、建设（新建、扩建、改建以及大、中型维修）和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文字材料。

第二条基建档案是中队基建工作的真实记录和历史凭证，时扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据，时档案的重要组成部分。

基建档案必须实行集中统一由中队综合档案室管理，保证中队基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和部门负责人职责范围内。

第二章基建文字材料的形成与归档

第四条基建文字材料的形成、积累、整理、归档是基建部门（办公室）的重要任务，应确定一名兼职档案员具体进行本部门基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。

第五条在整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于中队所有，任何个人不得据为己有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。

保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是基建管理人员和工程人员的责任。

第六条综合档案室人员应经常了解基建文件材料积累情况，并进行业务指导。

第七条基建文件材料的归档范围，主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体归档范围见附件。

第八条基建文件材料归档要求

一、归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是竣工图在内的全套图纸。

二、凡归档的文件材料均应是元件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁、不得用易褪色的书写材料书写。

三、具体法律依据的凭证和文件材料，签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。

如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，已被日后考查。

四、归档份数：

竣工图一般归档不少于一套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。

五、归档时间：

凡具有法律依据的凭证和重要文件材料（审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等）在办理、处理完毕后应当及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档；管理性文件材料在每年六月底前归档。

六、组卷方法：

1、卷内文件排列顺序：

正件在前，附件在后；复印件在前，原稿在后；批示在前，请示在后。

图纸按图的类别序号排列（即：

地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。

2、基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。

按照基建档案的要求折叠。

3、卷内文件材料，无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号从1开始，页号位置有非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件作为单元，在每件文件材料的右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

4、填写卷内目录和备考表。

5、填写保管期限。

草拟案卷封面各栏目，经具中队综合档案审查后填写案卷封面。

基建管理人员要填写归档说明，交基建分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

第九条基建文件材料的归档程序

一、基建管理人员和工程项目负责人应按照归档范围，分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。

二、综合性管理文件材料、工程项目基建文件材料由兼职档案员负责立卷归档。

在工程项目竣工验收后，由项目负责人检查验收后，向综合档案室移交，并办理好移交手续。

第三章基建档案的管理和利用

第十条基建档案由中队综合档案室统一管理，中队综合档案室应进行分类编号、编目、排架、妥善保管。

第十一条属于中队基建项目的基建档案一般都属于永久保存。

综合档案室应定期对基建档案进行检查、鉴定，以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。

第十二条为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。

第十三条基建档案主要供本队利用。

第十四条建立检索工具，编制基建档案目录，积极为基建工作服务，为保证中队产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。

第十五条基建档案原件只有一套，一般不借出，如确需借出，必须按规定时间归还。

造成基建档案丢失者，除通报全对外，将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。

综合档案室档案鉴定销毁制度

一、档案鉴定以本单位形成的文件材料档案为主，根据内容全面地历史地分析档案价值。

二、鉴定档案的指导思想是：

保存从宽，销毁从严。

三、鉴定档案按有关规定，文书档案保管期限分永久、长期、短期三种，各专业档案按上级有关规定执行。

四、档案的鉴定和销毁工作，由鉴定小组组织实施。

五、通过鉴定，要求划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。

鉴定中发现不准确，不完整应及时责成有关部门和人员负责补充完善。

六、鉴定工作原则上每年一次，每次鉴定要写鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签字，注明日期。

七、销毁的档案材料须造册，一式二份，撰写出销毁档案材料的内容、分析报告。

以鉴定小组提出意见，送分管领导审核批准（同时报有关主管部门），方可销毁。

八、批准销毁的档案，销毁时，必须指派2人以上人员监销，并履行签字手续，不得做废纸出售。

九、为了防止错毁，对已批准销毁的档案除特殊情况外，一般应单独保留半年，确认无利用价值后进行销毁。

十、销毁档案必须严格掌握，、慎重从事，严格执行保密规定。

综合档案室档案统计制度

为准确掌握档案数据，促进档案的开发利用，实现档案管理的科学化，更好的发挥档案的社会效能，进一步完善档案统计工作，特制定本制度。

一、档案管理人员要正确认识统计工作的重要性，坚持原则，实事求是，以科学的态度和方法做好档案统计工作。

二、做好档案工作基本情况统计，包括组织机构、人员素质、库房面积、设备、档案资料室藏情况的统计。

三、档案统计工作，包括档案数量的统计，保管清查情况的统计，鉴定情况的统计，利用情况及效果的统计。

数据应以原始记录为依据，力求准确、可靠。

四、每月定期对档案利用情况作一次汇总统计、并定期编写重要利用事例汇编。