金帝中洲滨海城接管入伙方案安防两班倒.docx
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金帝中洲滨海城接管入伙方案安防两班倒
福建金帝物业有限公司厦门分公司
金帝·中洲滨海城B1-3地块
接管入伙方案
2013年12月
第一章项目基本情况
第二章组织架构及人员配备
第三章前期介入及接管验收
第四章入伙计划及安排
第五章物质装备计划
第六章开发商支持
第七章经费收支预算
第一章项目基本情况
1.1项目基本情况
项目名称：
金帝·中洲滨海城B1-3地块
物业类型：
住宅、商业
座落位置：
同安民安大道南侧、滨海东大道西侧
建筑基本情况
总占地面积约51663.086㎡、总户数994户（不含店面）；
建筑面积173117.46平方米；
商业店面1栋（58#）：
建筑面积1548.84平方米；
幼儿园1幢：
建筑面积3900.11平方米。
公共服务设施及市政公共设施建筑面积3402.65㎡（含物业用房519.59㎡）。
主出入口：
47#楼西侧1个（人行主路口）
51#与52#楼之间1个（车行主路口）
车行次出入口：
57-2#楼东侧1个；47#楼西侧1个
共用设施配套情况：
物业管理用房、门卫室、消防监控室、
共用设备配套情况：
电梯、安防系统、消防系统、供电系统、供水系统。
车位情况：
机动车总车位874辆（地下车位860辆，地面车位14辆）；
第二章组织架构及人员配备
2.1组织架构
B1-3#物业服务中心
物业经理（1人）
财务部（1人）
工程部（5人）
物业部（6人）
安防部（25人）
客服主管（1人）
安防队长（1人）
工程主管（1人）
安防班长（2人）
巡逻岗
4
人
固定岗
18
人
收款员
1
人
客服专员
4
人
前台接待
1
人
维修组
2
人
运行组
2
人
备注：
1.3#地块届时保洁、绿化拟外包；电梯维保工作外包。
2.物业经理1人，全面负责小区管理，含前期接管验收、小区后续服务（客服、工程、安防等）、员工内部管理、成本、外联及上传下达等管理。
3.工程主管、安防队长、客服主管各1人，分别分管小区工程、安防、及客服相关工作。
4.安防人员以两班倒12小时制定编。
2.2人员配置及工作情况说明
职务、工种
姓名
工作说明
编制（人）
新区拟最后到岗时间
经理
负责物业项目的全面管理；
1
10.31
客服部
客服主管
A、负责项目对客服务管理、楼宇管理及社区文化建设工作；
B、前期不兼管住宅或店面，拟待进入正常管理阶段后（交房一年后）兼管店面及住宅；
1
10.31
客服专员
郑秀玲
魏春凤
A、负责对分划业户与片区的服务与管理工作；
C、每位客服助理人均负责约250户；
建议：
在交房前期工作量大，先行按4人配置
4
11.10
工程部
工程主管
姚建红
全面负责公共设施设备的管理养护与报修业务的受理及参与前期楼宇的验收工作；
1
10.31
水电、运行维修工
饶茂生
A、设备设施的日常维修、保养及定期操作运行与公共报修实施；
4
10.31
安
防
部
安防队长
张勇
全面负责保安队的管理监督协调等工作
1
10.31
安防领班
负责各班组安保队员的训练与管理
2
11.20
安防领班
安防队员
待定
A、维护小区的秩序与安全防范工作；
B、负责监控中心的值守工作
C、看摩托车、电动车、自行车；
B、拟定47#楼西侧门岗（人行主路口）2人；51#与52#楼门岗（车行主路口）2人
57-2#楼东侧门岗1人，外围、区域及地库机动巡逻岗3人，车管岗1个；监控岗1个；替休2个。
C、安防队伍实行两班倒运转制，每班12人，共24人；
22
12.1
服务
中心
前台接待
陈雅茹
负责考勤、文档资料打印、归档，前台日常事务及前期接管验收遗留问题的汇总工作；
1
11.10
收款员
待定
负责项目的各项报表、财务报销、收费、资金往来、及资产管理及前台日常事务工作；
1
11.10
保洁
外包
参照公司外包合同协定配置（与开荒保洁同时进入）
18
12.1
绿化
外包
绿化面积近38120平方，人员核定按相关法规规定（养管期后）配置
5
绿化管养期过后
合计
61
第三章前期介入及接管验收
3.1前期介入
提要：
☆立足物业管理视角，提出合理化建议
☆收集、整理资料，使管理方案更加贴合实际；
☆接管验收严格把关，注重后续维修保障体系的建立。
我们将根据开发商提供的项目施工进度表、入伙计划安排，分别制订前期介入期、入伙期工作计划；并依据开发商制订的开发目标，制订正常居住期的对内、对外达标计划以及常规性工作计划。
我们将力求务实、高效，并积极协助开发商做好销售服务，实现开发商、业主、物业公司多赢的目标。
3.1.1前期介入管理的思路
前期介入是现代物业管理的一项基础性工作，其核心是把物业管理的思想注入到物业的规划、设计、施工过程中，使物业最大限度地满足业主的需求。
我们对物业管理前期介入的基本思路是：
通过组建专案工作小组介入标的物业的前期管理，提前对标的物业进行全面深入的了解，为即将开始的物业接管验收掌握第一手原始资料，为将来的物业管理工作顺利开展打下基础；以专业的物业管理视角和立场，依据专业调研人员对当地房地产、物业管理等相关市场调研结果，提出一系列基于最大限度发挥标的物业各项配套设施使用功能，满足未来客户群体的使用需求的合理化建议；并力争制定出定位准确、内容完善、有效适用的符合【金帝中洲滨海城·B1-3地块】特点的物业管理方案。
3.1.1.1组建“项目前期物业管理小分队”
基于【金帝中洲滨海城·B1-3地块】系高档次的小区，我们将先行组建“项目前期小分队”并结合顾问公司世邦魏理仕（CBRE）的建议对【金帝中洲滨海城·B1-3地块】的土建、给排水、电气、智能化、园林等项目，在最短的时间内提交《【金帝中洲滨海城·B1-3地块】专项建议书》，使物业能够更加满足业主以及使用人的需要，同时力求节约与实用，省去不必要的开支和重复建设。
3.1.1.2根据物业特点，提出合理建议
根据目前高档小区的发展趋势及标的物业市场定位，客户群体具有较高的共性，对工作环境和生活品质均有着极高的需求。
“项目前期小分队”将依据我们已建立并有效运作的管理体系，对小区的给排水、电力供应、电梯、消防、安保、园林绿化、停车场、水景、智能化系
统、标识系统、管道煤气系统、公共配套设施、管理用房等的规划及施工，从物业管理的专业视角提出科学合理的建设性意见，并分期提交《【金帝中洲滨海城·B1-3地块】物业管理规划建议书》。
3.1.1.3进行物业交付前的实操性工作
在较深入了解物业及业主需求的基础上，与开发商携手做好以下各项前期准备工作：
a、从物业管理的角度，对园林布置及景观设计方案提供专业建议；
b、协助制订居住区内交通管制方案及保安岗亭设置方案；
c、对智能化系统提出专项建议；
d、收集工程图纸，建立设备档案，参与设备的安装调试；
e、对设备设施及各类管线的隐蔽工程进行跟踪并建档管理；
f、参与房屋装修的过程管理和验收工作；
g、参与工程例会，适时提出物业管理的专项建议；
h、与开发商协商建立维保机制，力求在工程款项支付、维修管理流程等方面建立有效的措施以确保施工单位维修的高效率，使客户在维修方面的需求能够得到快速响应；
i、收集装修装饰材料以及相关设备的备品备件，以满足日后维修中的材料供应；
j、建立与社会专业机构的联系，开展如通邮、通电、通水、通气、电话申请等准备工作；
k、针对未来需要完善的物业管理问题建立专项档案。
3.1.2前期介入物业管理工作计划
序号
工作
计划
计划要点
实施
时间
备注
1
签订委托合同
A、与开发商商定管理费收费标准、停车场管理费用收取办法、空置物业管理费收取办法、管理服务标准等多项议题，确保甲、乙双方承担合理适当的权利与义务；
2013.09
B、甲、乙双方签订【金帝中洲滨海城·B1-3地块】物业管理服务合同；
2
成立【金帝中洲滨海城·B1-3地块】项目管理小组
A、进驻施工现场；
2013．11
B、协商确定物业服务中心办公场所、消监控室以及员工生活场所，确定好装修方案；
C、业主资料收集，业主服务需求调研，做好开发商在销售期间对物业管理服务承诺的实施前准备；
D、制定物业服务中心详尽的整体运作方案以及全面实施物业管理的工作计划；
2013．11
E、人员配置、培训计划的制定；
F、按标书的物资装备计划，启动部分项目的采购，同时做好整体采购以及装备前的准备工作。
3
开展前
期介入
A、在实地熟悉、掌握各类设施设备，收集相关使用说明书、维修保养合同、以及维保单位资料，建立经维保单位确认的设备设施的保修流程；
2013.12
B、对土建、给排水、供配电等等系统提出建议，提交全面的《物业管理建议书》；
C、提交垃圾收集系统的配置方案；
D、对智能化系统、控制中心设置、停车场管理系统、一卡通收费系统、巡更系统（其中包括巡更路线的设置）、防盗对讲系统提交建议书。
E、检查前期工程的施工质量，并就原设计中不合理但又可以更改的部分提出建议；
F、提前熟悉房屋中的各种设备和线路，包括房屋内部结构、管线布置及所用建材的性能；
G、提出遗漏工程项目的建议；
4
成立【金帝中洲滨海城·B1-3地块】物业服务中心
A、编制印刷物业服务中心运作资料，如《业主文件资料》、《业主公约》《前期物业管理协议》等；
2013.11
B、物业服务中心办公场所以及员工生活场所装修，保障员工的生活与办公的良好条件；
C、组建各项目组，工作人员全部到位，培训计划全面实施；
D、与派出所、居委会、供水、供气、供电、银行、税务、物业管理主管部门建立良好的公共关系，确保物业管理工作开展处于良好的环境；
E、编制房屋本体以及公共设备、设施的验收接管标准、验收接管计划以及开发商和施工单位确认的验收接管流程，为验收接管这一核心工作打下良好基础。
F、编制突发事件处理预案，护卫、停车场、消防管理方案，巡逻路线方案；
G、洽谈保洁外包事宜，选定外包单位及合约签署，部署保洁开荒工作；
H、与发展商商讨需要完善的配套设施（各标识牌、娱乐设施、垃圾桶、中转站等）
I、信报箱位置的设立
J、编订《答客问》
5
导入管
理模式
A、导入ISO9001（2000版）质量管理体系
入伙前20天
B、导入各项管理规章制度；
C、导入公司理念以及运作模式；
D、导入物业管理财务管理软件系统。
6
物业接管准备以及实施
A、【金帝中洲滨海城·B1-3地块】房屋本体及其公共设备、设施的正式接管验收；
2013.11
具体时间根据施工现场实际情况定
B、工程技术资料移交；
C、工程遗留问题备忘；
D、与开发商、建筑单位厘定设备设施维修保养程序及职责。
3.1.3各岗位人员到岗时间
岗位
人数
时间
工作范围及职责
备注
项目经理
1人
13.10.31
全面负责
工程主管
1人
13.10.31
前期工作
客服主管
1人
13.10.31
前期工作
安防队长
1人
13.10.31
前期工作
客服专员
4人
13.11.10
受训、熟悉、参与接管验收
前台接待
1人
13.11.10
受训、熟悉、参与接管验收
收款员
1人
13.11.10
受训、熟悉
技工
4人
13.11.05
接管验收
安防队
24人
13.12.1
受训、安全防范
保洁
按合同约定
13.12.01
保洁开荒
3.2接管验收
充分利用前期介入取得的各种资料和数据，以及对物业的了解，本着“对业主负责，对开发商负责”的宗旨，对【金帝中洲滨海城·B1-3地块】进行严格、细致、全面的接管验收,协调施工单位留存部分材料尤其是外部装修部分，以便日后维修，做好后续保障。
3.2.1接管验收机构
a、公司总部负责协助物业服务中心成立接管验收工作小组，选派素质好、业务精，对工作认真负责的工程技术人员参加验收工作；。
b、接管验收工作小组由土建、强电、弱电、园艺、智能化、护卫等专业人员组成。
c、管理部门负责接管验收小组人员的调配。
3.2.2接管验收程序
a、接管验收工作小组负责编制接管验收计划并组织实施。
b、接管验收小组成员具体实施建筑、装修、配套设施、设备等方面的验收工作，详细填写各类接管验收表格。
c、接管验收小组负责把接管验收中发现的问题整理归类。
d、物业服务中心负责将整理后的接管验收报告提交给发展商，并与监理公司、施工单位保持沟通，负责落实发现问题的处理结果。
e、各类钥匙的交接，
f、物业服务中心负责人签署正式接管物业文件。
3.2.3接管验收内容
3.2.3.1单体检查项目内容
序号
检查项目
检查内容
备注
1
地面
地面是否平整，有无空鼓和裂缝。
厨房及卫生间地面防水层是否完好。
2
墙面
墙面是否顺直，有无拱背或凹陷，有无空鼓和裂缝，有无线管或钢筋外露，抹灰有无缺口，管穿墙处是否补平
3
天花
刮白面是否平整，有无渗水痕迹。
4
入户门
入户门开、关是否灵活，有无异响，门面有无凹陷或划痕，内外保险是否伸缩自如，各连接件有无生锈。
5
铝合金门窗
推拉门窗开、关是否灵活，有无异响；门框有无变形、凹陷；玻璃有无破损，胶是否打实，框边压条是否齐全，锁扣能否上扣；框边是否塞实，有无空鼓；关闭是否严实，有无透光；大雨后窗边是否渗水。
阳台栏杆有无凹陷、变形、磨损，玻璃有无破损。
6
给排水
给水管固定是否牢靠，闸阀及水笼头是否完好，有无漏水；排水管固定是否牢靠，连接是否完好，各检查口盖、地漏盖是否齐备。
通水试验，排水应畅通，地漏无堵塞，各检查口及P弯盖处无渗漏。
7
强电
配电箱、开关、插座、灯座及灯泡是否完好，安装是否规范，周边有无填实，固定是否稳固。
配电箱内各回路标识是否正确，电源主线会不会短，总开不应受力。
通电检查，各回路应工作正常。
8
弱电
电信、宽带、闭路各系统线是否到位，面板是否齐全，穿管铁线能否抽动。
9
空调
各空调位布置是否合理，空调孔有无钻好，孔内有无套PVC管，孔与空调插座是否布局合理；空调位隔栅是否完好，冷凝管是否固定牢固，固定件有无生锈。
10
卫生
户内应无大的杂物，无大便等污物，无异味。
11
楼道：
墙面、天棚刮白是否到位，台阶磁砖有无破损及空鼓；扶手栏杆焊接处是否打磨，油漆是否完好无锈蚀；各过线孔面板是否齐备、固定是否稳固，固定螺栓有无缺少；消火栓玻璃、门框有无破损。
12
烟道
检查烟道有无杂物堵塞，通风是否通畅。
3.2.4接管验收工作进度（具体时间）安排
具体时间安排依据现场实际施工进度而定
3.2.5接管验收资料归档
接管验收后将按不同类别整理归档。
第四章入伙计划及安排
4.1入伙期
提要：
☆以入住为契机，在提供优质服务的同时建立良好的客户关系;
☆提供高效、便利的入住配合服务，塑造优良的物业管理人的形象；
☆合理安排入住时间及流程，入住服务一对一服务，确保业主顺利入住。
入伙是物业管理工作最为繁忙和关键的一个阶段，同时也是物业管理人展示自身形象,打开工作局面的一个良好契机。
通过细致周全的交房活动安排和优质热情的一站式服务展现金帝物业的企业形象，在增强业主对今后物业管理的信赖度和对社区的归属感的同时使仁文建设的地产品牌得以进一步渗透。
把交房活动作为与业主零距离接触的起点，使业主从入伙的第一天就能亲身体验社区的物业文化并真切感受到作为金帝·中洲滨海城业主的骄傲与尊贵,从而把物业管理做成地产后续销售的传播途径，成为地产销售的一个卖点。
4.1.1入伙前的准备工作
序号
完成事项
工作进度
责任部门（人）
一、入伙资料准备
1
入伙通知书（附：
收楼流程及办理收楼时需缴清的款项）成稿\会签\填写\寄送
12月1日前
地产营销部
2
收楼时需缴清款项的核对
12月10日前
地产财务部
3
交楼统一说辞与优惠应急预案的确定
12月1日前
地产客服部
4
地产应收费用明细表
物业公司应收费用明细表
12月10日前
地产财务部
物业财务部
5
《住宅使用说明书》（附住宅单元平面图、水电管线图）
《住宅质量保证书》（已盖公司章）
其他由地产提供应公示的文件的准备（如单体工程竣工验收合格证\建设工程竣工验收备案表\消防验收合格证等）,制作成活页册
12月10日前
地产客服部
6
《业户手册》《前期物业管理服务协议》《业主文件资料》的成稿/会签/定稿/提供地产企划部设计印刷
11月20日前
物业公司
7
《业户手册》《前期物业管理服务协议》《业主文件资料》设计/印刷/送达
12月10日前
地产企划部
8
由物业提供应公示的文件（如物业管理公司资质证书及营业执照\物业管理公司收费许可证\物价局有关物业管理综合服务费、停车场收费等收费标准的批复等）以及物业管理相关法律法规条例的准备,制作成活页册
12月10日前
物业公司
行政人事部
二、入伙必备物品的准备
9
保险柜、计算器、点钞机、笔、纸（A4、A3、公文等）、复写纸、回型针、钉书机、文件夹、写字板、文件柜、荧光笔、档案盒、文件袋（收楼袋）、告示贴、报纸杂志、饮水机、纸杯、蒸馏水、复印机、休息椅、应急药品、鲜花、水桶等申购到位
12月10日前
物业公司
行政人事部
三、入伙现场布置
10
交楼现场布置方案定稿、入伙流程图、二次装修流程图、物业管理收费标准一览表等挂板或喷绘、交楼现场功能区域指示牌等制作、现场气氛布置（条幅、鲜花蓝、气球、彩旗、气垫拱门、绿化地带点缀等）
12月15日前
地产企划部
四、物业接管验收时间表（时间视现场施工而定）
11
业主单元钥匙、户内对讲分机接管、业主户内验收、公共部位验收、
根据现场实际情况安排时间
地产项目部
物业工程部
12
前期整改统计报告
根据现场实际情况安排时间
地产客服部
物业工程部
13
整改流程、对口部门衔接
根据现场实际情况安排时间
地产项目部
物业工程部
14
监控消控室、主出入口门岗、车辆刷卡系统、巡更系统、周界红外接管
根据现场实际情况安排时间
地产项目部
物业保安部
15
安防系统、给水加压泵房、电梯、发电机房、地下室排污系统、消防系统、太阳能集中供热系统、楼道消防门接管验收
根据现场实际情况安排时间
地产项目部
物业工程部
16
环境卫生、绿化植被景观接管
根据现场实际情况安排时间
地产项目部
五、交楼保安安排
17
提前对着装/仪容/仪表/文明礼貌/站立等要求进行培训；增加岗位人手；制订防范突发事件的方案及车辆停放管理方案
12月10日前
安防部
六、清洁工作的安排
18
公共区域、单元内部应做一次彻底的开荒清洁，将一个环境优美卫生干净的楼宇交予业主
12月20日前
物业管理部
19
售楼部、交楼处、交楼路线范围的清洁十分重要，应要求清洁工程承判商或清洁工定时密集地进行日常保洁。
12月29日前
物业管理部
七、应付突发事件的准备工作
20
按照有关突发事件处理的工作指引做出人力、物力安排准备。
（停水、停电、下雨等准备）
12月20日前
物业公司
B1-3物业服务中心
八、模拟交楼工作的培训
21
组织交楼培训并按照交楼程序，举行模拟交楼活动，使每位交楼人员熟悉交楼的程序；
12月20日前
物业公司
客户服务部
22
交楼人员必须掌握基本问题的统一答复标准，使业主获得一致的答复。
12月20日前
B1-3物业服务中心
客户服务部
特别说明:
1）物业公司财务部：
正式交房前根据各项物业服务项目的收费标准，核算出每单元交房时应缴纳的费用清单，以提高办理速度；
2）服务中心客服：
把所有入伙资料按顺序放于业主档案袋中，并放于手提袋里；熟悉应签约的文件内容；配合物业工程部对房屋的接管验收；负责与地产企划部衔接交房现场的包装，包括收楼现场各种指示牌、入伙办理流程图、彩旗、拱门、气球、横幅等；
3）安防队：
负责现场车辆的停放指挥、现场秩序的维护，现场物品的看护；
4）物业管理部：
负责落实交房前的彻底开荒清洁；负责交房前现场的清理、布置；交房期间场地清洁、桶装水、一次性水杯供应、雨伞提供；
5）物业公司工程部：
交房前的接管验收工作，交房期间全程陪同业主验房，交房后整改事项的跟进。
4.1.2入伙活动的总安排
4.1.2.1总原则：
总体计划周密、时间进度清晰，任务分工明确、责任落实到人，工作落
实到位，配合协调默契、服务热情周到，办事便利快捷，突发应对及时。
金帝中洲滨海城·B1-3的交房活动时间：
按照地产公司的对外承诺与统一安排，【金帝中洲滨海城·B1-3地块】入伙时间定在2013年12月29日起，交房总量为994户（具体以营销部、客服部通知为准），每日交房量安排在50户为宜。
（具体交房时间安排表由地产营销部编制并抄送物业公司，交房通知书应提前一个月以挂号信的方式送达业主。
建议：
1、地产营销部在交房业主次序安排上应遵循先行安排容易沟通的业主收楼、再安排其它业主收楼，同一楼道同一楼层应错开收楼。
2、地产客服部门应尽快确定收楼相关答问标准及入伙优惠方案，以便工作人员有统一的答复口径。
）
4.1.2.2交房活动地点：
金帝中洲滨海城·B1-3地块48#楼架空层，拟划分为四大功能区：
业主休息等候区、签约区、验证缴款区、验房区）。
区域情况说明：
业主休息等候区：
入伙现场特为业主设置业主休息等候区，业主在入伙手续办理过程中能随时休息而不会感到疲劳。
在业主休息区，物业服务中心将为业主提供桌椅、饮水设施、报纸，让业主在轻松的环境中顺利办理入伙的各项手续。
在业主休息区还设置洗手间指引牌和温馨提示牌。
验证缴款区：
业主经验证组验证后到收款组缴款。
签约区：
业主完成缴款后到签约组签订各类协议并填写业主资料表并领取房屋钥匙，再由接待人员引领至验房组验房。
验房区：
验房组、装修咨询组人员在此等候为业主服务。
应急支援组：
（另外安排位置办理，即在物管中心办公室设置重点客户接待室和联合办公室-地产项目部\地产客服部\物业公司相关人员组成）。
4.2.1.3交房流程概述（交房流程图见附件1）：
流程
办理内容
地点
负责
部门
第一流程：
地产公司相关手续的办理
地产营销
中心
第一步
交房前一个月（12月1日前）通过挂号信方式向【金帝中洲滨海城·B1-3地块】业主发出《入伙通知书》。
（入伙通知书、办理收楼时需缴清的款项、业主收楼流程的文本另行会签）
地产
营销部
第二步
验证入伙业主身份、核定业主交款凭证并办理尾款结算，《会签单》盖章
地产
财务部
第三步
开具《交房通知》并引导业主进入收楼流程
地产
营销部
第二流程：
物业公司相关手续的办理
物业服务中心
物业公司
相关部门人员
升级会员 