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档案与档案工作
一、档案与档案工作
1、档案的定义
目前有两种表述法：
A法律定义：
《中华人民共和国档案法》第二条的表述：
“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”
B学术定义：
国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1—92《档案工作基本术语》的表述：
“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。
”
可简易表达为：
“档案是原始的历史记录。
”
档案的主要作用有六个方面：
l机关工作的查考凭据；
2生产建设的参考依据；
3政治斗争的必要手段；
4科学研究的可靠资料；
5宣传教育、文化建设的生动素材；
6维护合法权益的法律证据。
档案以内容为标准，分为哪几种？
分为文书档案、科技档案和专门档案三种。
3、学校档案
通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容。
学校档案工作的基本原则
1、集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全和有效利用。
2、学校档案管理应实行“三纳入”、“三同步”原则：
即纳入学校整体发展规划和工作计划、纳入学校管理制度、纳入有关人员职责范围。
学校布置工作与提出相关文件资料的归档同步、检查工作与检查相关档案资料同步、总结工作与相关档案资料归档同步。
3、建立、完善学校档案信息库，并纳入校园网统一管理和开发利用。
一般来说，档案业务工作有“六个环节”：
指档案收集、整理、保管、统计、鉴定、利用六方面工作。
首先讲一下档案的收集
收集就是要按照“归档与不归档范围”，把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于学校档案室统一管理。
任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。
这里要强调的一点是我们收集的档案要“以我为主”，就是说重点收集自己产生的东西，其它各单位的来文只需要把重要的，有直接关系的或其它你们认为有参考价值的收集起来就可以了。
要做好收集工作，应做好以下几点：
1、提高本单位档案人员的档案意识。
要求学校的全体教职员工都要明了档案收集和管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，任何科室和个人都不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。
2、完善和落实文件材料归档制度，把文件材料的收集、整理和归档列入有关人员的岗位目标责任制考核中。
3、建立档案工作网络：
由于学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人。
对应归档的文件材料有以下质量要求：
归档的文件材料应齐全完整，真实反映学校情况；载体材料和书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、复写纸、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。
二、档案的整理与编目
一、档案整理概述
（一）档案整理的概念和基本要求
档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。
档案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
档案整理的基本方法有两种：
1、以案卷为单位整理。
以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。
所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。
以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。
一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。
文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。
以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
学校档案一般可分为以下几类：
文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、特种载体档案等。
各类档案的整理归档时间不尽相同。
文书档案整理归档时间一般在第二年的上半年，对于学校来说就是第二学年的上半学年；会计档案由会计人员自己收集、整理，隔年向档案室移交；科技档案在活动结束后一个月内归档；特种载体档案应在形成后及时归档。
二、文书材料的整理
文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
（一）以案卷为单位整理
以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、分类
按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：
（1）分年度：
将文书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分类别：
将文书材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目分开
（3）分问题：
将文书材料按其内容所反映的问题分开。
（4）分保管期限：
根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期，长期的保管期限为16—50年，短期为15年以内。
保管期限为永久的主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，主要包括：
本单位处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结；综合统计年度报表；有关本单位领导人的任免，市级以上的表彰、奖励；重大活动形成的文件材料；涉及单位所属的土地、房产和重要资产等方面的文件材料。
长期主要是指反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料，主要包括：
本单位一般工作问题形成的文件材料；专题活动形成的文件材料；单位内部的人事任免、奖惩；直属上级单位颁发的属于本单位主要工作并需要贯彻执行的重要文件（对你们来说这一块主要是指县教育局印发的文件材料，你们定为短期）。
短期是指在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，主要包括：
本单位一般事务性的文件材料；其他单位制发的需要贯彻执行的文件材料。
这里也有一个灵活性的问题，一般来说如果同一个问题的文件材料永久和长期都比较少，难以成卷的情况下，可以把永久长期合起来组卷，定为永久卷。
但是短期保存的文件材料不允许与长期、永久的文件材料合并组卷。
现在一般比较侧重区分清楚年度和保管期限，在文件材料不多的情况下，可以按年度—保管期限—问题分类组卷。
2、组合
组合的基本要求：
以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
组合的基本方法：
（1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。
同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。
（2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多少，一会数卷或数会一卷。
（3）统计材料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。
（4）简报、刊物可按名称数期一卷或一期一卷。
（5）其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。
3、编目
（1）卷内文书材料排列
卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。
排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。
（2）编页号
卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。
页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。
（3）编卷内文件目录
卷内文件目录的式样如图3所示，填写方法是：
顺序号：
卷内文书材料依其排列先后填写序号。
单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。
文号：
填写卷内文书材料上标注的发文字号。
责任者：
填写卷内文书材料的形成单位或个人。
如果责任者全称太长，可采用通用简称。
题名：
即文件标题，一般照实抄录。
卷内文书材料没有题名或题名不完整，不能反映文书材料内容的，应自拟或重新拟写题名，外加“〔〕”号。
日期：
填写形成文书材料的年、月、日。
公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。
没有日期的文书材料应考证清楚后填写。
页号：
填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号。
备注：
对卷内文书材料作必要说明。
（4）编制卷内备考表
卷内备考表的式样如图4所示，填写方法是：
本卷情况说明：
填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
立卷人：
完成立卷后，由责任立卷者签名。
检查人：
由案卷质量审核者签名。
立卷时间：
填写立卷完成时间。
图3：
卷内文件目录式样
卷内文件目录
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
图4：
卷内备考表式样
卷内备考表
本卷情况说明：
立卷人：
检查人：
立卷时间：
（5）装订。
装订一般采用三孔一线方法，装订之前要把文件上的金属物取掉。
具体装订方法可能大家都会了，这里就不讲了。
（6）拟写案卷题名和填写案卷封面
案卷题名应准确概括本卷文书材料的责任者、主要内容和文种。
文字应力求简练、明确，既不能简单罗列，也不要过于笼统。
大多数案卷题名的结构为：
责任者——主要内容——文种。
其中：
责任者即卷内文书材料的形成单位或个人。
卷内文书材料的责任者不多，应全部标出；责任者较多，可以概括地将同一系统、同一性质或同一地区的责任者标明，或者只标明主要责任者；责任者全称较长，可用通用的简称。
主要内容是案卷题名的核心部分。
标示主要内容时，要准确、简明。
文种即卷内文书材料的名称。
卷内文书材料文种不多，应全部标出；文种较多，标示几种主要的文种即可。
案卷封面的式样如图5所示，填写方法是：
A：
填写立档单位全称或通用的简称。
B：
填写立档单位档案分类方案中确定的一级类目的名称，如“党群工作”、“办公室”等。
C：
填写案卷题名。
填写时第一行空二格，回行时顶格。
卷内文件起止日期：
填写卷内最早一份和最迟一份文书材料的形成日期。
保管期限：
填写所确定的保管期限。
卷内文件的页数和件数：
填写卷内文书材料实有的总页数和总件数。
归档号：
文书部门和业务部门立卷时的临时编号，一般不用填写。
全宗号、目录号、案卷号要在这一年度的文书档案整理完成后，再经过案卷的排列，定好顺序，才填写案卷号。
案卷脊背的式样如图6所示，其项目有年度、全宗号、目录号、案卷号、分类号，应逐项填写，其中“年度”为卷内文书材料所属年度。
图5：
案卷封面式样
A
B
C
自年月至年月
保管期限
本卷共件页
归档号
全宗号
目录号
案卷号
图6:
档案盒背脊式样
全宗号
目录号
年度
案卷号
（6）案卷排列、编号和编制案卷目录
一般按照年度顺序排列，同一年度的重要的排前面，即永久→长期→短期。
顺序排好后就是编制案卷号。
案卷号为档号的一部分，用阿拉伯数字表示。
这里介绍一下档号的组成，档号一般由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号是相对档案馆来说，是档案馆为各单位所编序号，这你们可不管。
目录号指不同类别档案的数字代号。
案卷号则指该卷档案在该目录下的序号。
它的作用是固定排列顺序，便于检索。
一个目录号下只允许一个流水号（案卷号），即不允许有重复的案卷号出现。
案卷排列、编号以后，要编制案卷目录，以方便检索。
案卷目录式样如图7所示。
图7：
案卷目录式样
案卷目录
案卷号
案卷题名
年度
页数
保管期限
备注
档案室编
档案馆编
二、科技文件材料的整理
科技文件材料是指在科学技术研究、生产、基本建设等活动中，按照一定的程序和要求直接形成的历史记录。
科技文件材料的整理原则上应当执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）的规定。
（一）分类与组合
按照立档单位的档案分类方案，进行科技文件材料的实体分类。
1、分类的基本方法
基本建设材料按工程项目或结合工程性质分类；设备仪器材料按设备仪器种类或型号分类；科学研究材料按科研项目或课题分类；产品材料按产品种类或部件分类。
2、分类中要注意的问题
（1）针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。
（2）引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
（3）一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些图纸的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注相应的图号，不必将这些材料再晒制一份来组卷，以免重复。
（4）底图以张为单位单独保存和管理。
（5）基建工程维修、设备仪器保养维修、产品更新换代或更换零部件时，新形成的科技文件材料，应该单独组卷，排列在相应项目的原有案卷之后。
3、案卷和案卷内科技文件材料的排列
卷内科技文件材料排列前，要去掉其金属物和杂物，对破损、字迹扩散的科技文件材料进行修裱，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
蓝图要将正面向内，以手风琴风箱式折叠成A4幅面（297mm×210mm）大小，不宜反折，右下角的图标应反折后露在外面。
案卷和卷内科技文件材料的排列方法：
基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。
设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。
科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
科技文件材料排列应文字在前，图样在后。
案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。
有译文的外文资料译文在前，原文在后。
（二）编目
1、卷内科技文件材料页号的编写
每一份科技文件材料（包括原有图样目录）应编上页号，正面编在右下角，背面编在左下角，图样文件的页号编写在标题栏外，空白页不编号。
成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
2、卷内目录的编制
卷内目录式样如图14所示，填写方法是：
序号：
用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。
文件编号：
填写卷内科技文件材料的发文字号或图样的图号、设备代号、项目代号等。
责任者：
填写卷内科技文件材料的形成部门或主要责任者。
文件材料题名：
填写科技文件材料的全称。
科技文件材料没有标题或标题不完整，不能反映文件内容的，应自拟或重新拟写标题，外加“〔〕”号。
日期：
填写科技文件材料形成的年、月、日。
页号：
填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号，即每件科技文件材料的起止页号。
备注：
对卷内科技文件材料作必要说明。
图14：
卷内目录式样
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页号
备注
3、卷内备考表的编制
卷内备考表的式样如图15所示，填写方法是：
说明：
填写卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
立卷人：
由责任立卷人签名。
立卷日期：
填写完成立卷的日期。
检查人：
由案卷质量审核者签名。
检查日期：
填写审核的日期。
互见号：
填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
图15：
卷内备考表式样
卷内备考表
互见号：
说明：
立卷人：
年月日
检查人：
年月日
4、案卷封面的编制
案卷封面的式样如图16所示，填写方法是：
档号：
填写档案的全宗号、分类号和案卷号，三者之间用“-”连接。
全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档案，其全宗号由国家档案馆赋予；分类号是指本单位分类方案中规定的档案类别的代号，一般需标注一级类目号和二级类目号（即项目代号），中间用“·”隔开；案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。
档案馆号：
填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代号。
案卷题名：
应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。
案卷题名的结构一般为：
项目名称——文件材料主要内容——文件材料名称三个部分组成。
立卷单位：
填写负责科技文件材料整理的部门或项目负责部门。
起止日期：
填写卷内科技文件材料形成的起止日期。
保管期限：
填写立卷时根据有关规定划定的保管期限。
密级：
依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。
案卷脊背的式样如图17所示，其项目有档号、案卷题名，应逐项填写。
图16：
档案盒封面式样
档号
档案馆号
（案卷题名）
立卷单位
起止日期
保管期限
密级
图17：
档案盒背脊式样
保管期限
档号
案卷题名
5、案卷的装订与盖档号章
卷内文字材料一般要单份装订，装订方法和装订使用的材料要有利于科技文件材料的保管和利用。
图样文件不装订。
每份科技文件材料首页的右上角要盖档号章。
档号章的式样如图18
所示，填写方法参照档案盒封面和卷内目录有关项目的填写方法。
图18：
档号章式样
档号
序号
6、案卷编号和编制目录
根据科技档案案卷的排列顺序，按类别分别编案卷号并编制分类目录，必要时还要编制总目录。
科技档案分类目录和总目录的式样如图19、图20所示。
图19：
科技档案分类目录式样
科技档案分类目录
档号
案卷题名
起止日期
保管期限
页数
备注
图20：
科技档案总目录式样
科技档案总目录
总序号
档号
案卷题名
起止日期
保管期限
页数
备注
电子文件管理
一、电子文件概述
随着信息技术的不断发展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企业、事业单位中日益普及，计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）应用于科研、工业领域，电子数据交换（EDI）、电子商务（EC）在国内外贸易中广泛应用，形成了大量的电子文件。
二、电子文件的概念
电子文件（ElectronicRecords）是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储于磁带、磁盘、光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。
电子文件的种类
1、按电子文件的信息存在形式分类。
可分以下8种文件：
（1）文本文件（Text），或称为字（表）处理文件，是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
（2）图形文件（Graphic）
是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。
（3）图像文件（Image）
是指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
4）视频（影像）文件（Video）
是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。
（5）音频（声音）文件（Audio）
是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
（6）数据文件（Data）
又称为数据库文件。
是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象。
（7）命令文件，亦称计算机程序（Program）
是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。
它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。
（8）多媒体文件（Multimedia），包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。
三、电子文件的归档
归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。
（一）电子文件的归档范围
确定电子文件的归档范围时，应参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。
归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体。
由于电子文件在法律凭证性、管理制度、管理方法等方面的特殊性，因此目前我国规定在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，即“双套归档制”。
（二）电子文件的归档方式
电子文件的归档方式有两种：
逻辑归档和物理归档。
1、逻辑归档。
是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
2、物理归档。
是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
物理归档的方式又可以区分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。
网络归档是将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档。
介质归档是将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也称卸载式归档。
（三）归档电子文件的质量要求
1、齐全完整。
归档的电子文件应齐全完整，凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。
尤其应注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。
具体要求如下：
（1）用文字处理技术形成的电子文件，同时收集文件存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。
（2）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
（3）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，同时收集软硬件环境和相关数据。
（4）用视频设备获得的动态图像文件，同时收集非通用格式的压缩算法和相关软件。
（5）用音频设备获得的文件，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
（6）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所说的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。
（7）通用软件产生的电子文件，应同时收
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