Excel培训教材.docx

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Excel培训教材

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1Excel简介

Excel2000是Office2000的一个组件，是功能强大的电子表格处理软件，它与文本处理软件的差别在于它能够运算复杂的公式，并且有条理的显示结果。

与老版本相比，Excel2000进一步加强了数据运算的能力及数据统计功能，使用起来更加方便快捷。

针对计算机网络的飞速发展，增加了许多的网络功能，可是用户更方便地进行网络操作。

电子表格的特殊性在于其中的单元格之间有着密切的联系，当一个单元格内的数据发生变动时，就有可能直接影响到其它单元格内的数据，也就是说，电子表格是一个动态表格。

与Lotus1-2-3一样，Excel集表格处理、数据管理和统计图绘制三项功能于一体（三合一）。

除了能完成表格的输入、统计和分析外，还可以生成精美的报告和统计图，可以链接各种流行的PC机数据库。

在美国、西欧和日本已经习惯了“一切皆表格”的思维方式。

近年来Excel在我国迅速推广，已成为Word之外最常用的办公软件。

1.1Excel界面简介

图1.1

启动Excel后可看到它的主界面如图1.1。

最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称；标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。

标题栏下面是菜单栏，Office2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。

因为在Office2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。

菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。

工具栏的下面就是Excel比较特殊的东西了，左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。

右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。

在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：

左边的错号是"取消"按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是"输入"按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；等号是"编辑公式"按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。

名称框下面灰色的小方块儿是"全选按钮"，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。

全选按钮右边的A、B、C...是列标，单击列标可以选中相应的列。

全选按钮下面的1、2、3...是行标，单击行标可以选中相应的整行。

中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方；工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容用的。

在工作表区的下面，左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表，如图1.2所示。

我们把一个Excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。

Sheet1，Sheet2……等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好像我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。

左边是工作表标签，上面显示的是每个表的名字。

单击"Sheet2"，就可以转到表Sheet2中，同样，单击"Sheet3"，"Sheet4"，都可以到相应的表中。

四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。

单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从Sheet2开始显示，单击带竖线的向右箭头，最后一个表的标签就显露了出来；单击向左的箭头，下面的整个向左移动了一个表，单击带竖线的向左的箭头，最左边的b表就又是Sheet1了；而且这样只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表是没有改变的。

图1.2

界面的最下面是状态条。

Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态，右边有一个“NUM”的标记，表示现在的Numlock是打开的，按一下键盘上的“NumLock”键，这个标记就消失了，表示不再是NumLock状态，按一下“CapLock”键，就显示出CAPS，表示CapsLock状态是打开的，再按一下CapLock键，它就会消失。

我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如图1.3所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。

图1.3

有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮，如图1.4所示。

图1.4

1.2输入和编辑数据

1.2.1选定操作区域

选定操作区域的方法有很多：

如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格）可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。

如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。

如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。

同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。

图1.5

1.2.2定位的使用

使用定位通常是批量选择一定范围内符合一定条件的单元格，尤其是不连续的单元格。

如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话，可以使用名称来选择单元格。

如果把这一个部分单元格命名为“first”，然后打开“定位”对话框（可以使用快捷键Ctrl+G），可以看到“定位”列表中就出现了我们命名的单元格。

选择刚才设置的名称，单击“确定”按钮，可以直接选中命名的单元格。

如果要结合定位条件，只需要在选择了区域名称以后单击“定位条件”按钮设置定位条件就可以了。

1.2.3复制、移动和删除

复制单元格的方法：

选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。

现在的Office2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：

在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。

现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来。

进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。

有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整，此时用移动单元格是很方便的。

选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。

如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：

选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。

1.2.4撤消和恢复

如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把操作撤消。

如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：

单击工具栏上的“恢复”按钮。

不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。

单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。

不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。

1.2.5查找和替换

下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。

有这样一个表，我们要把其中的“可乐”替换成“可口可乐”，这时就用得到查找和替换功能了。

打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”，在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换”按钮。

如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。

现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入“雪碧”，在下面的下拉列表框中选择“值”一项，单击“查找下一个”按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。

1.2.6在单元格中输入数据

我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。

首先把表头输入进去：

单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。

输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。

填充还有许多其它的用法：

例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。

按F2键可以直接在当前单元格中输入数据，其效果与双击单元格类似。

如果你不希望双击单元格可以输入数据，可以把这个设置去掉：

打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，清除“在单元格内容直接编辑”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就不能通过在单元格中双击来编辑单元格内容了，按F2也只能在编辑栏中进行编辑了。

有时使用Excel进行一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的内容，按回车的作用并不是在单元格中进行分段，在一段的结束按住Alt键按回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。

1.2.7其他填充方式

用鼠标拖动进行填充时可以向下进行填充，也可以向上、向左、向右进行填充，只要在填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可以了。

除了使用鼠标拖动进行填充外，还可以使用菜单项进行填充：

选中要填充的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，从打开的子菜单中选择填充的方向，就可以了。

有时我们需要输入一些等比或等差数列，这时使用填充功能就很方便了，在上面输入“1”，下一个单元格输入“2”，然后从上到下选中这两个单元格，向下拖动第二个单元格的黑色方块进行填充，可以看到所填充出来就是一个等差数列了。

等比数数列的填充需要这样来做：

首先在单元格中填入数列开始的数值，然后选中要填充数列的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，选择“序列”命令，选择“等比数列”，步长值设置为“2”，单击“确定”按钮，就可以在选定的单元格中填入了等比数列。

如下图：

使用菜单项打开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的方向是横向或竖向，也可以填充日期。

如果我们要填充的日期的变化不是以日为单位的话，就要用到这里的日期填充来做了；有时我们不知道要填充的东西到底有多少个单元格，比如一个等比数列，我们只知道要填充的开始值和终值，此时我们就可以先选择尽量多的单元格，在“序列”对话框中设置步长和终值。

如下图：

1.2.8简单的计算

在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。

现在我们来看一个表格，把每人每次的购买总额计算出来：

选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式。

输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。

这两种方法各有各的用途：

有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。

还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。

现在，单击E5单元格，然后用鼠标拖动边框右下角的小方块，向下填充就可以了。

1.2.9相对引用和绝对引用

随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。

下面讲一下“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别。

在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。

如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。

现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。

如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。

如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。

原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。

如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。

1.2.10名称的使用

命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并直接在公式中进行调用。

命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。

如下图：

在编辑栏中直接输入公式“=E5*折扣”，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的，使用名称对单元格调用是绝对调用。

1.3添加、删除单元格、行和列

对工作表的结构进行调整，可以插入行、列、单元格。

右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了，然后就可以输入数据了。

插入列和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。

还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。

有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。

1.4改变列宽和行高

调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。

拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。

这样自动设置，比自己拖动简单多了。

我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能达到精确的效果，下面的方法可以精确的设定行高和列宽。

行的高度设置：

打开“格式”菜单，单击“行”项，从打开的子菜单中选择“行高”，可以打开“行高”对话框，设置好行高，按下“确定”按钮。

选择“格式”菜单的“行”子菜单中的“最适合的行高”命令，其效果和双击行标间的横线相同。

列宽的设置：

打开“格式”菜单，单击“列”项，从打开的子菜单中选择“列宽”，打开“列宽”对话框，在这里输入列宽的数值，单击“确定”按钮。

选择“格式”菜单中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令，其效果同双击列标中间的竖线效果是相同的。

1.5设置工作表的格式

1.5.1单元格的格式设置

格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清楚。

合并后的单元格还可以分开。

打开“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，把“合并单元格”前面的复选框清除，单击“确定”按钮，单元格就分开了。

我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式：

选中这些单元格，单击工具栏上的“百分比样式”按钮，这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。

我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”，从右边的“类型”列表中选择“0.00”，单击“确定”按钮，数字的样式就设置好了。

我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：

单击工具栏上的“货币样式”按钮，在所有选中的数字前面就都出现了一个“￥”符号。

1.5.2数据表的美化

我们如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的，这里先来把边框设置好：

选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击，边框就设置好了。

接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色：

选中第一行的单元格，单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”，将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色。

单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。

还可以给工作表设置一个背景：

打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景”命令单击，弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮，背景就设置好了。

如果你又不想要背景了，就打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删除背景”命令就可以了。

不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。

1.5.3样式的使用和设置

Excel中有很多预先设置好的格式，基本上我们平时使用的格式都可以从这里找到。

我们还可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式，以方便调用：

先将单元格的格式设置好，然后打开“格式”菜单，单击“样式”命令，打开“样式”对话框，对话框中前面有复选框的这些是样式所包含的格式内容；我们在对话框的“样式名”输入框中输入“我的样式”，单击“添加”按钮，选定单元格的格式就作为样式保存了起来，单击“取消”按钮关闭对话框，选择工作表中的另外一个单元格，打开“样式”对话框，打开“样式名”下拉列表框，从中选择我们新建的样式“我的样式”，单击“确定”按钮，样式就应用了过来。

样式建立以后是可以修改的：

打开“样式”对话框，选择要修改样式，单击“更改”按钮，可以打开“单元格格式”对话框，在这里对样式中的格式进行设置就可以了。

1.5.4格式的复制和删除

我们前面给单元格设置了很多种的格式，比如字的大小、字体、边框和底纹、数字格式等，这些都是可以复制的，也是可以删除的。

选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的“格式刷”按钮，然后在要复制到的单元格上单击，鼠标变成时，就可以把格式复制过来了。

选中要删除格式的单元格，打开“编辑”菜单，单击“清除”项，选择子菜单中的“格式”命令单击，选中的单元格就变成了默认的样子了。

1.5.5条件格式的设置

条件格式就是根据不同的条件设置格式。

隐藏行和列

有时一个表太长或太宽，我们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以方便查看：

例如拿列来看，选定要隐藏的列的任意单元格，打开“格式”菜单中的“列”子菜单，单击“隐藏”命令，就可以把这一列隐藏起来；行的隐藏也是一样的；如果要取消隐藏，只要单击子菜单中的“取消隐藏”命令就可以了。

1.5.6拼音的设置

在Excel中可以给中文设置拼音。

选中要设置拼音的单元格，打开“格式”菜单，单击“拼音信息”项，从子菜单中选择“编辑”命令，就可以直接在单元格的上方输入文字的拼音了，拼音输入完后，适当调整一下文字之间的距离，把拼音和文字对应起来就可以了。

打开“格式”菜单中的“拼音信息”子菜单，选择“显示或隐藏”命令单击，可以显示或隐藏单元格的拼音信息。

1.5.7自动套用格式

“自动套用格式”可自动识别Excel工作表中的汇总层次以及明细数据的具体情况，然后统一对它们的格式进行修改。

Excel一共通过“自动套用格式”功能向用户提供了简单、经典、会计、彩色、应用和三维格式等6大类、20余种不同的内置格式集合，每种格式集合都包括有不同的字体、字号、数字、图案、边框、对齐方式、行高、列宽等设置项目，完全可满足我们在各种不同条件下设置工作表格式的要求。

具体来说，利用“自动套用格式”功能快速格式化Excel工作表的格式，可采用如下步骤：

选定需要套用格式的工作表范围（用户若不事先选择套用范围，则Excel将自动对整个工作表的格式进行设置）。

执行“格式”菜单的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框。

在参考“示例”栏所显示格式样式的基础上从“格式”栏中选择合适的工作表格式集合。

单击[选项]按钮，然后从弹出的“应用格式种类”对话框中选择允许采用该种格式集合中的那些不同格式项目。

单击[确定]按钮，关闭“自动套用格式”对话框。

这样，我们就完成了利用“自动套用格式”快速地为Excel工作表定义格式。

当然，自动套用格式之后，我们仍可按照正常方法对这些工作表的格式进行修改，应用非常灵活。

另外，用户若对Excel自动套用的格式不满意，则可采用下述方法将工作表的格式恢复到“自动套用格式”之前的状态：

选择含有要删除自动套用格式的区域，执行“格式”菜单的“自动套用格式”命令，从弹出的“自动套用格式”对话框的“样式”栏中选择“无”选项，单击[确定]按钮后，关闭“自动套用格式”对话框。

1.6改变字体

选中要改变字体的单元格，然后选择“格式”菜单，单击“单元格”项，会显示如下的窗口：

然后选中“字体”页面，在此配置页面中就可以设置字体了。

也可以在工具栏中直接设置字体格式，主要工具见下图：

1.7设置页面属性、预览和打印

1.7.1打印预览

一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。

我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。

单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。

现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到页面设置功能。

1.7.2页面设置

选择“文件”菜单，单击“页面设置”，可以打开“页面设置”对话框，要想解决刚才的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸；再就是把纸张横过来使用：

单击“纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型，单击“确定”按钮，这样就可以了。

可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张横过来打印：

打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中选择“横向”，将纸张设置回来，然后单击“确定”按钮，整个工作表就都可以打印出来了。

这个表还不是在纸张的中间，有些难看，再打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，选中“居中方式”一栏中“水平居中”和“垂直居中”前面的复选框，单击“确定”按钮，表格就居中显示了。

这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求；再就是直接设置打印的比例。

设置打印比例很简单，打开“页面设置”对话框，先将纸张的方向设置回去，然后在“缩放”一栏的“缩放比例”输入框中输入80，单击“确定”按钮，从预览中可以看出来，已经可以全部打印出来了。

这是EXCEL2000提供的新功能，比以前方便多了；我们可以让表格根据页边距自动调整：

先单击“页边距”按钮在这个视图中显示出页边距；打开“页面设置”对话框，将“缩放”一栏选择为“调整为1页宽1页高”，然后单击“确定