大型品牌活动项目执行手册.docx

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大型品牌活动项目执行手册

XX市场部品牌组

项目执行公司执行手册

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流程安排是纲领

前期准备是基础

合作执行是关键

控制应变是保障

细节的把控决定效果

后期跟踪是超越的所在

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一、手册说明…………………………………………………………………

二、活动环节一：

信息沟通………………………………………………

三、活动环节二：

方案制定…………………………………………………

四、活动环节三：

开会分工…………………………………………………

五、活动环节四：

活动筹备…………………………………………………

六、活动环节五：

现场执行…………………………………………………

七、活动环节六：

活动后跟进及核销……………………………………

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一、手册说明

本手册讨论对象为XX市场品牌活动项目，由于品牌活动方式多样，涉及大型活动、品牌促销活动、宣传活动等，大型活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及繁杂的现场服务等事宜；品牌宣传活动设计现场互动、体验促销、小型比赛、促销员及工作人员的仪容仪表；促销活动主要以买赠形式为主，主要以促销员的仪容仪表、工作活力、生动化搭建、促进物及卖品的预估及货品的及时补充；因此，所有活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案。

本手册将活动执行分为六个环节：

信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、现场执行和活动后跟进及核销，以供活动执行公司把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的活动后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。

二、活动环节：

信息沟通。

信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。

因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。

活动信息沟通表

活动名称

活动时间

活动地点

举办单位

协办/联办单位

负责人

活动规模

执行单位

执行单位负责人

活动目的

活动意义

主要流程

其它要求

三、活动环节：

方案制定

活动方案是活动执行的指导性文件。

在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，我司或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织相关责任人讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给我司领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）其整体流程如下（执行方为活动执行，项目负责人为我司项目对接人）：

⏹活动执行方案的基本要素：

活动基本信息

活动时间、地点、名称、规模、举办/联办单位等

执行团队分工

A、执行总负责人；

B、执行小组负责人；

C、具体组员名单。

前期筹备事宜

A、筹备事宜列项;

B、人员分工安排；

C、筹备日程安排。

现场执行事宜

A、现场布置说明；

B、现场活动流程；

C、现场任务列项；

D、人员分工安排；

活动后期工作

A、后期事项明细；

B、人员分工安排；

C、完成时限要求。

活动财务预算

活动合同签订

活动应急方案

其它事项

大型品牌活动同时需制定招商赞助方案。

四、活动环节：

开会分工

活动前期，成立活动小组，由小组负责人召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。

活动方案确定后，项目负责人召集全部活动人员，进行活动工作安排，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工

工作安排会环节：

1、项目负责人主持会议，介绍活动基本情况；

2、项目负责人介绍人员分工安排；

3、确保参与活动工作人员完全了解自身职责与安排；

4、根据反馈意见并及时协调；

五、活动环节：

活动筹备

在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：

项目提报、费用审批、合同签订及流程提报、管理表格填写、制作物设计及制作、场地确认、物料配送等。

项目提报计费用审批

由项目负责人向总公司提报活动方案

合同签订及流程提报

XX公司和执行方签订合同协议；部分活动涉及第三方公司的，有执行方统一与第三方签订。

项目管理表格填写

由执行方梳理活动所需的各项内容（包括但不限于物料、制作物、促进物、人员、采购、租赁等）及相关数量，并填写项目管理表格（以excel形式体现）发送至项目负责人，由项目负责人对表格进行检查及调整，便于有效开展各项准备。

制作物设计及制作

需要根据场地情况进行重新设计，尺寸调整：

1、符合XX项目人群定位；（2分）

2、符合XX产品时尚、激情等主调性；（3分）

3、避免信息过多，传单信息，简单、精准。

（2分）

促销员招聘

需在活动开始前根据项目需要提前开始促销员招聘及筛选，

1、长相（标致、甜美，无痘痘、痘疤、斑痕等）、身高（不低于163cm）、外形（偏瘦）等方面进行严格把控，并将促销员素颜照发与项目负责人，双方共同确定合格的促销员人选；

2、招聘完成后执行方需进行产品及活动相关培训，并将培训照片发至项目负责人；

3、完成培训的促销员，需对活动内容及产品知道全面熟悉；

4、在活动期间着规定的促销服、化淡妆上岗；

5、为了更好的提高促销员的工作状态，薪资构成需按照底薪+提成的形式发放。

场地确认

1、由执行方及项目方共同寻找及确认场地；

2、必须严格进行场地测量；

3、根据场地实际情况及XX生动化布建要求，由执行方出具场地效果图；

4、由执行方办理付款开票等场地使用相关手续。

物料配送

根据活动规模，安排物料配送；

情况一：

由XX公司配送活动物料至执行公司，如遇我司车辆限行或其他情况，有执行方直接去我司库房拉取物料；由执行公司统一配送活动现场；

情况二：

由我司直接配送活动物料至活动场地，执行方负责执行及看管活动物料。

六、活动环节：

现场执行

现场执行是每一场活动的重中之重，前期所有的准备工作都是为了完美的落地和呈现，现场执行的好坏直接决定了活动的成效。

以下是现场执行的关键要素：

执行步骤

要点及要求

备注

活动布展

严格遵守时间

节点完成布展

“完成布展”是指在双方约定好的时间之前完成活动的各项要求到位，包含人员到位、物料布展、产品及促进物陈列等；

①人员到位：

指促销员数量合适，无缺岗人员；并已按照活动要求完成着装，分工完成并到岗，明确自己的工作职责、工作方式及工作内容，进入工作状态；

②物料布展：

指完成活动现场的形象搭建、各项互动道具到位，进入促销及互动状态，可开展活动；

③产品及促进物陈列：

指在指定位置、按照要求完成产品展示（产品陈列高度不低于4罐）及促进物（每一个促进物需进行明确的展示，展示数量不低于1个，结合现场场地情况进行放置）展示，进入促销及互动状态，可开展活动。

严格按照布展

要求完成布展

人员配备

及管理

依据活动需求

配备管理人员

依据活动需求，配备相应的管理人员与促销员进行对接，进行执行管理：

①在场地分散、管理人员及促销员较多的情况下，应明确各个管理人员的职责及对应的促销员，进行划点/划片管理，保障活动的高效开展及物料的有效管控；

②促销员管理，包括但不限于考勤、着装、发型、妆容、促销术语、工作态度、工作状态等方面，同时，在活动开展中，如出现不达标人员需及时更换；

活动现场

促销员的管理

物料及促进物管理

严格管理促进物流向

①对于活动中使用的赠饮、促进物，需使用我司统一模板的赠饮签收表、促进物签收表进行流向签收；

②对于有多个活动地点的活动，需及时跟进各点的促进物库存情况，数量不足的及时补充和调剂；

③保证活动现场的促进物、赠饮、货品、物料等所有货品的安全，对于同一地点执行一天以上的活动，需保障物品的安全，所有物品如有遗失照价赔偿；

④活动结束后，及时将所有物品归库并保障安全，所有物品如有遗失照价赔偿；

多点活动现场

的促进物调剂

活动现场

物品管理

照片采集

严格按照要求采集活动照片

①所有的制作物，在制作完成后需拍照留存（数量少的需要拍清数量，数量多的需要通过厚度或摊开等方式拍出可预估的大致数量），并在每次活动结束后与其它活动照片一起发过来；

②活动现场的各项环节均需拍照，如现场布展全景图（含促销员）、售卖过程、游戏互动过程、消费者饮用过程、能量小队上门拜访过程等其它能体现当场活动内容的照片；

③照片拍摄尽量以横板为主、清晰，能通过特写等多角度变换体现活动的亮点；

④数量要求：

每天、每个环节（参看②）的照片至少10张（不重复的照片），其中活动细节照片需抓拍到位、充分体现活动亮点；大型活动活动细节照片数量需适当增多，以充分体现活动亮点；

⑤备注：

同一个人的购买/互动等过程只需要拍一张清晰的即可，把同1个人的购买过程从远景、近景拍好几张的视为一张；

⑥活动布展完成后、每天的12点、16点将活动现场照片择优发送给项目负责人，以体现活动进展情况；

⑦每场活动结束后，需在2个工作日内将所有照片分类整理编号、压缩打包后以邮件形式发给项目负责人。

销量反馈

活动期间及活动结束后进行销量反馈

在活动期间（每天的12点、16点）、活动结束后1小时内，将当时/当天的销量发送给项目负责人。

七、活动环节：

结束跟进及核销资料收集

活动结束后，执行方需注意物品的回收及保管；同时，为尽快将执行方在活动中垫付的款项核销，执行方需尽早全面提供相关核销资料。

执行步骤

要点及要求

备注

物品回收

清点各项物品

①现场所有货品、钱、促进物、物料等做到一一核对无误放可回收入库；

②当场活动全部结束后，需将剩余货品退还给供应商，做到钱、货无误；

归库及保管

促销服需在每场活动结束后由促销员/执行方及时进行清洗，保障每场活动

服装的干净整洁；并在全年最后一场活动结束后进行清洁，干净整洁后方可还库；

盘点及还库

所有的物料（不包括制作物），无论好坏（已损坏的不可自行丢掉）需进行保留，待全年活动结束后盘点归库，如有遗失照价赔偿。

费用支付

及时支付代垫及促销员费用

①代垫费用，活动筹备中如产生第三方费用，由执行方先行垫付，并在第一时间完成支付，由项目负责人在活动结束后统一核销给执行方；

②促销员工资，需在活动结束后的当天，或3个工作日内结算给促销员。

费用核销

及时准备资料

每月最后一场活动结束后的2个工作日内，执行方将

①费用明细表（体现本月所有活动所花费的费用）

②促进物及赠饮签收表③所有的活动照片④促销员考勤表、工资表、身份证照片⑤场地费、采购费等相关发票以及活动相关的凭证发送至项目负责人；项目负责人在收到资料的2个工作日内，将以上资料进行审核对沟通，并将其它需要补充的内容发给执行方进行补充/打印/盖章，双方在活动结束后的一个月内完成费用核销。