大型品牌活动项目执行手册.docx
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大型品牌活动项目执行手册
XX市场部品牌组
项目执行公司执行手册
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流程安排是纲领
前期准备是基础
合作执行是关键
控制应变是保障
细节的把控决定效果
后期跟踪是超越的所在
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一、手册说明…………………………………………………………………
二、活动环节一:
信息沟通………………………………………………
三、活动环节二:
方案制定…………………………………………………
四、活动环节三:
开会分工…………………………………………………
五、活动环节四:
活动筹备…………………………………………………
六、活动环节五:
现场执行…………………………………………………
七、活动环节六:
活动后跟进及核销……………………………………
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一、手册说明
本手册讨论对象为XX市场品牌活动项目,由于品牌活动方式多样,涉及大型活动、品牌促销活动、宣传活动等,大型活动工作较为复杂,涉及赞助招商、媒体宣传以及繁杂的现场服务等事宜;品牌宣传活动设计现场互动、体验促销、小型比赛、促销员及工作人员的仪容仪表;促销活动主要以买赠形式为主,主要以促销员的仪容仪表、工作活力、生动化搭建、促进物及卖品的预估及货品的及时补充;因此,所有活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案。
本手册将活动执行分为六个环节:
信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、现场执行和活动后跟进及核销,以供活动执行公司把握整个执行过程,避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差,实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的活动后跟进,最终完成一个完美的活动执行过程。
二、活动环节:
信息沟通。
信息沟通是活动执行中的第一环节,充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础,也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。
因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前,与领导和其它人士进行充分沟通,在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息,填写下列活动信息沟通表,再筹划下一步工作。
活动信息沟通表
活动名称
活动时间
活动地点
举办单位
协办/联办单位
负责人
活动规模
执行单位
执行单位负责人
活动目的
活动意义
主要流程
其它要求
三、活动环节:
方案制定
活动方案是活动执行的指导性文件。
在活动信息沟通完成之后,执行负责人填写活动信息沟通表,我司或执行方制定活动方案与活动执行方案(初稿),组织相关责任人讨论,根据修改建议形成活动执行方案(第二版),提交给我司领导审阅,最后根据领导反馈意见制定活动执行方案(最终版)其整体流程如下(执行方为活动执行,项目负责人为我司项目对接人):
⏹活动执行方案的基本要素:
活动基本信息
活动时间、地点、名称、规模、举办/联办单位等
执行团队分工
A、执行总负责人;
B、执行小组负责人;
C、具体组员名单。
前期筹备事宜
A、筹备事宜列项;
B、人员分工安排;
C、筹备日程安排。
现场执行事宜
A、现场布置说明;
B、现场活动流程;
C、现场任务列项;
D、人员分工安排;
活动后期工作
A、后期事项明细;
B、人员分工安排;
C、完成时限要求。
活动财务预算
活动合同签订
活动应急方案
其它事项
大型品牌活动同时需制定招商赞助方案。
四、活动环节:
开会分工
活动前期,成立活动小组,由小组负责人召开活动信息沟通会议,进行初步的工作分工。
活动方案确定后,项目负责人召集全部活动人员,进行活动工作安排,详细介绍活动信息及其具体人员安排,同时了解反馈建议,及时进行工作调整与方案完善,最终确定全体人员分工
工作安排会环节:
1、项目负责人主持会议,介绍活动基本情况;
2、项目负责人介绍人员分工安排;
3、确保参与活动工作人员完全了解自身职责与安排;
4、根据反馈意见并及时协调;
五、活动环节:
活动筹备
在明确活动方案和人员分工,正式进入活动筹备环节,活动筹备是活动的真正执行环节,是细化深入的过程,主要包括以下内容:
项目提报、费用审批、合同签订及流程提报、管理表格填写、制作物设计及制作、场地确认、物料配送等。
项目提报计费用审批
由项目负责人向总公司提报活动方案
合同签订及流程提报
XX公司和执行方签订合同协议;部分活动涉及第三方公司的,有执行方统一与第三方签订。
项目管理表格填写
由执行方梳理活动所需的各项内容(包括但不限于物料、制作物、促进物、人员、采购、租赁等)及相关数量,并填写项目管理表格(以excel形式体现)发送至项目负责人,由项目负责人对表格进行检查及调整,便于有效开展各项准备。
制作物设计及制作
需要根据场地情况进行重新设计,尺寸调整:
1、符合XX项目人群定位;(2分)
2、符合XX产品时尚、激情等主调性;(3分)
3、避免信息过多,传单信息,简单、精准。
(2分)
促销员招聘
需在活动开始前根据项目需要提前开始促销员招聘及筛选,
1、长相(标致、甜美,无痘痘、痘疤、斑痕等)、身高(不低于163cm)、外形(偏瘦)等方面进行严格把控,并将促销员素颜照发与项目负责人,双方共同确定合格的促销员人选;
2、招聘完成后执行方需进行产品及活动相关培训,并将培训照片发至项目负责人;
3、完成培训的促销员,需对活动内容及产品知道全面熟悉;
4、在活动期间着规定的促销服、化淡妆上岗;
5、为了更好的提高促销员的工作状态,薪资构成需按照底薪+提成的形式发放。
场地确认
1、由执行方及项目方共同寻找及确认场地;
2、必须严格进行场地测量;
3、根据场地实际情况及XX生动化布建要求,由执行方出具场地效果图;
4、由执行方办理付款开票等场地使用相关手续。
物料配送
根据活动规模,安排物料配送;
情况一:
由XX公司配送活动物料至执行公司,如遇我司车辆限行或其他情况,有执行方直接去我司库房拉取物料;由执行公司统一配送活动现场;
情况二:
由我司直接配送活动物料至活动场地,执行方负责执行及看管活动物料。
六、活动环节:
现场执行
现场执行是每一场活动的重中之重,前期所有的准备工作都是为了完美的落地和呈现,现场执行的好坏直接决定了活动的成效。
以下是现场执行的关键要素:
执行步骤
要点及要求
备注
活动布展
严格遵守时间
节点完成布展
“完成布展”是指在双方约定好的时间之前完成活动的各项要求到位,包含人员到位、物料布展、产品及促进物陈列等;
①人员到位:
指促销员数量合适,无缺岗人员;并已按照活动要求完成着装,分工完成并到岗,明确自己的工作职责、工作方式及工作内容,进入工作状态;
②物料布展:
指完成活动现场的形象搭建、各项互动道具到位,进入促销及互动状态,可开展活动;
③产品及促进物陈列:
指在指定位置、按照要求完成产品展示(产品陈列高度不低于4罐)及促进物(每一个促进物需进行明确的展示,展示数量不低于1个,结合现场场地情况进行放置)展示,进入促销及互动状态,可开展活动。
严格按照布展
要求完成布展
人员配备
及管理
依据活动需求
配备管理人员
依据活动需求,配备相应的管理人员与促销员进行对接,进行执行管理:
①在场地分散、管理人员及促销员较多的情况下,应明确各个管理人员的职责及对应的促销员,进行划点/划片管理,保障活动的高效开展及物料的有效管控;
②促销员管理,包括但不限于考勤、着装、发型、妆容、促销术语、工作态度、工作状态等方面,同时,在活动开展中,如出现不达标人员需及时更换;
活动现场
促销员的管理
物料及促进物管理
严格管理促进物流向
①对于活动中使用的赠饮、促进物,需使用我司统一模板的赠饮签收表、促进物签收表进行流向签收;
②对于有多个活动地点的活动,需及时跟进各点的促进物库存情况,数量不足的及时补充和调剂;
③保证活动现场的促进物、赠饮、货品、物料等所有货品的安全,对于同一地点执行一天以上的活动,需保障物品的安全,所有物品如有遗失照价赔偿;
④活动结束后,及时将所有物品归库并保障安全,所有物品如有遗失照价赔偿;
多点活动现场
的促进物调剂
活动现场
物品管理
照片采集
严格按照要求采集活动照片
①所有的制作物,在制作完成后需拍照留存(数量少的需要拍清数量,数量多的需要通过厚度或摊开等方式拍出可预估的大致数量),并在每次活动结束后与其它活动照片一起发过来;
②活动现场的各项环节均需拍照,如现场布展全景图(含促销员)、售卖过程、游戏互动过程、消费者饮用过程、能量小队上门拜访过程等其它能体现当场活动内容的照片;
③照片拍摄尽量以横板为主、清晰,能通过特写等多角度变换体现活动的亮点;
④数量要求:
每天、每个环节(参看②)的照片至少10张(不重复的照片),其中活动细节照片需抓拍到位、充分体现活动亮点;大型活动活动细节照片数量需适当增多,以充分体现活动亮点;
⑤备注:
同一个人的购买/互动等过程只需要拍一张清晰的即可,把同1个人的购买过程从远景、近景拍好几张的视为一张;
⑥活动布展完成后、每天的12点、16点将活动现场照片择优发送给项目负责人,以体现活动进展情况;
⑦每场活动结束后,需在2个工作日内将所有照片分类整理编号、压缩打包后以邮件形式发给项目负责人。
销量反馈
活动期间及活动结束后进行销量反馈
在活动期间(每天的12点、16点)、活动结束后1小时内,将当时/当天的销量发送给项目负责人。
七、活动环节:
结束跟进及核销资料收集
活动结束后,执行方需注意物品的回收及保管;同时,为尽快将执行方在活动中垫付的款项核销,执行方需尽早全面提供相关核销资料。
执行步骤
要点及要求
备注
物品回收
清点各项物品
①现场所有货品、钱、促进物、物料等做到一一核对无误放可回收入库;
②当场活动全部结束后,需将剩余货品退还给供应商,做到钱、货无误;
归库及保管
促销服需在每场活动结束后由促销员/执行方及时进行清洗,保障每场活动
服装的干净整洁;并在全年最后一场活动结束后进行清洁,干净整洁后方可还库;
盘点及还库
所有的物料(不包括制作物),无论好坏(已损坏的不可自行丢掉)需进行保留,待全年活动结束后盘点归库,如有遗失照价赔偿。
费用支付
及时支付代垫及促销员费用
①代垫费用,活动筹备中如产生第三方费用,由执行方先行垫付,并在第一时间完成支付,由项目负责人在活动结束后统一核销给执行方;
②促销员工资,需在活动结束后的当天,或3个工作日内结算给促销员。
费用核销
及时准备资料
每月最后一场活动结束后的2个工作日内,执行方将
①费用明细表(体现本月所有活动所花费的费用)
②促进物及赠饮签收表③所有的活动照片④促销员考勤表、工资表、身份证照片⑤场地费、采购费等相关发票以及活动相关的凭证发送至项目负责人;项目负责人在收到资料的2个工作日内,将以上资料进行审核对沟通,并将其它需要补充的内容发给执行方进行补充/打印/盖章,双方在活动结束后的一个月内完成费用核销。