仓库管理办法.docx

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仓库管理办法

中化化肥质量管理体系文件

文件编号

ZHHF-FX-BF-003-2013

《仓库管理办法》

发布日期

2013年9月30日

文件类型

规章制度

仓库管理办法

第一章总则

第二章机构与职责

第三章租库原则和要求

第四章租库管理程序

第五章仓储合同要求

第六章仓库后评价及备案管理

第六章附则

第一章总则

第一条为指导和规范公司更好地完成仓库租赁，根据《中化化肥存货管理办法》的有关规定，特制订本办法。

第二条本办法适用于中化化肥有限公司（以下简称“化肥公司”或“公司”）及下属经营单位。

公司的参股公司可参照本办法执行。

第三章租库原则和要求

第三条原则

（一）拟租仓库必须产权明晰，仓库方有权对外出租，且仓库方与我司不存在交易或同业竞争关系；未签署仓储合同时，禁止存放我司货物。

（二）控股企业租用仓库，优先租赁化肥公司系统内仓库和系统外规范专业的中立仓库，租用仓库均需报化肥公司总部审批。

（三）在符合本办法规定的租库要求框架内，租用普通仓库，分公司自主行使仓库租赁审批权，拟租仓库经分公司经理审批通过后，分公司即可与仓库出租方签订仓储协议，无需等待总公司审批，但仍需通过OA审批系统提交总公司进行备案；租用经销商性质仓库或工厂仓库，分公司需报总部批准后方可使用。

（四）租用经销商性质仓库或其他工厂仓库，需满足以下六个必须原则：

1.目标仓库必须配备我司专职库管员；

2.货物上下站及出入库管理必须由我司人员全程负责；

3.目标仓库必须是独立封闭仓库，且我司货物与其它公司货物物理隔绝；

4.必须保证不利用目标仓库开展融资性业务；

5.目标仓库必须设置库存上限，原则上库存上限为5000吨（东三省除外，但须提供超出原因及风险管控方案）；

6.新租经销商（工厂）仓库审批表必须经化肥公司各下属单位分管领导和风险管理部分管领导审批。

第四条资质要求

（一）三证（营业执照/身份证、土地使用证、房屋产权证）齐全，且营业执照必须在有效期内并经过当年年检，并不得从事农资经销及加工业务；土地使用证、房屋产权证责任人与营业执照或身份证完全一致，并未用于抵押。

1.如果土地使用证、房屋产权证、营业执照或身份证三者名称存在不一致的情况，必须能够证明其为同一单位；或者有产权人出具的授权书，授权营业方对外出租；如产权为共同所有，营业者需取得共有人的书面授权。

2.如果没有土地使用证、房屋产权证，须当地土地管理部门或乡镇级以上政府机构出具证明，证明其拥有合法产权，并能对外出租；如国家事业单位，没有土地使用证、房屋产权证，须其上级主管部门出具证明。

3.农药仓库必须具备农药存储资质，有危化品经营许可证。

第五条仓库选址及物流成本要求

（一）仓库必须设置在销量集中的地方。

（二）原则上仓库辐射距离40公里以上，原则上辐射区域内不得重复设置仓库。

（三）优先选择具备铁路专用线或船舶码头的仓库。

（四）各项费用不得高于该区域平均费用水平。

（五）所租仓库要充分考虑周围分销网络分布及配送条件、成本，结合销售预测，确定仓库库容。

第六条仓库硬件要求

（一）不允许租用不具备围墙的仓库。

（二）仓库所在地不得处于低洼地带；库区排水系统良好，不会积水。

（三）库房不漏水；库内货物不被光线直射（如墙面有窗，则必须封闭、遮光）；库区电线无老化、断裂。

（四）库区出入库方便且道路完好，能够承受大型货车出入（应与仓库方约定其负责道路维修，不得因车辆损毁道路而向我司索赔）。

（五）库内地面需经硬化，适合存放化肥，并保证地面承重不低于3吨/平米；如遇沿海、沿江、沿湖地区，因地质湿软，须与仓库方合同约定地面承重，使其不得因地面问题引起的地面裂缝、墙面倾斜等问题向我司索赔；如需库内卸车，仓库通道应符合使用要求，能承受车辆碾压，如仓库方允许车辆进库，则其不得就车辆碾压仓库引起的地面损毁向我司索赔。

（六）外垛必须有不低于15厘米的垛台，双层严密苫盖，防水防晒。

（七）仓库出租方从事化肥、农药、种子等农资产品存储的，其物资存放地与我司拟租仓库要进行物理隔绝，同时我司各类产品间要进行物理隔绝。

第七条仓储合同要求

（一）仓储合同必须使用总部法律部审批的标准合同文本，不得擅自更改。

（二）合同一式两份，合同签署后，分公司将其中一份正本和合同附件一同装订并妥善保管；附件包括三证，另包租库需要《包租库面积表》、自管库需要《自管库费用明细表》。

（三）合同不得随意涂改，除双方签字外，其余信息均需打印，尽量避免手写。

（四）合同签订方前后名称及印章、申请名称必须完全一致，如是个人仓库，必须加盖手印或者私人印章；我方必须为分公司经理签字。

（五）签订合同需要出具委托书的几种情况：

1.出租方与产权方不一致，需产权方出具授权委托书，委托出租方对外出租并签订合同；

2.收款方与出租方不一致，需出租方出具委托收款书，委托收款方收取仓库租金；

3.仓库为共同所有，需共有人出具授权委托书，委托出租方对外出租并签订合同；

4.其他涉及权利转移的事项。

（六）原则上不得现金支付仓储费，合同上要明确付款帐号、户名、开户行等信息。

（七）合同必须写上合同号，合同号按照仓库合同号编制规则由下属经营单位自行编订。

第八条仓库货物码放要求

（一）化肥存放

1.货物码放要求整齐，合理利用库容，尽可能要求仓库按照“二横三竖或三横五竖”方式码放（俗称“五花垛”或“八花垛”），保持稳定，便于检查、盘点。

堆场货物除按要求码放、垫垛（至少15公分高）外，在阴雨天还要及时检查堆场货物的苫盖（要求苫布五面苫盖）情况。

2.货物码放要做到“五不靠”（“五不靠”，即四周不靠墙、柱，顶不靠顶棚和灯），要留足“五距”（“五距”指墙距、柱距、顶距、灯距、垛距）。

特别应注意检查货物是否紧贴墙壁堆放，防止塌方及塌垛事件发生。

（二）农药存放

1.存储农药的仓库应为封闭仓库，而且化肥和农药不要混存，若处同一仓库应尽量划出一个独立的农药存储区。

2.不得将农药直接存放在分销中心员工宿舍或其它不具备存储条件的地方。

3.农药堆放不宜过高（一般要求不超过1.5米左右高度），尤其是对于液体的产品，防止货物倾倒，导致货物破损产生意外。

4.不同生产日期的农药货物应分垛码放。

（三）自管库管理要求

1.库房内分垛位储存的不同产品，对应不同垛位有不同的垛卡。

每垛码放整齐，便于清点。

未按规定码放，堆垛混乱、数目不清者，必须倒垛，倒垛费用由当事人承担。

2.库房内要注意环境卫生，要求每次出入库后进行打扫，特别注意地面不能有积水。

对破包、融化的化肥应及时清理，并单独存放，不可影响周边产品的保管。

3.随时检查库房内屋顶、墙壁、门窗等设施，发现问题及时汇报、处理。

4.仓库内要严禁烟火，坚决杜绝在仓库内及其周围抽烟。

5.加强仓库防水防潮管理，防止货物受潮受损，在雨季来临之前对仓库进行检查修缮，及时消除各类隐患。

6.库管员离开库房，必须切断所有电源、水源，关好门窗，将库门锁好。

7.自管仓库的钥匙日常必须由库管员保管，不能存放在其他人员手中，不能借与他人。

若库管员因公/私请假外出，钥匙需交给当地分销中心的执行负责保管。

库管离职时，应更换仓库钥匙和锁具。

8.库管员要保证台帐、垛卡、实货的日清日结，每日对仓库货物进行检查，至少每周进行一次全面盘点。

分销中心执行人员要保证每周与库管员或仓库方对帐一次，每月全面盘点、检查至少一次。

第四章租库管理程序

第九条新租仓库

（一）库源准备：

下属单位中台管理部门每年度根据销售部门提供的销售计划制定仓库使用计划，并于每个季度根据实际情况作相应调整。

仓储设施管理人员根据计划在已设仓库或拟设仓库的区域内寻找库源以做备用，并登记在册（含地点、面积、报价等，其中面积必须进行实地测量，测量人员签字确认）。

（二）提出租库意向：

下属单位销售部门根据销售计划，向中台管理部门领导提交租库意向。

中台管理部门领导根据销售计划与意向，从备用库源中选择待租仓库，合理安排仓库租赁面积与时间。

若无合适库源，应尽快指定仓储设施管理人员根据意向及实际情况在当地寻找库源。

对于意向仓库，仓储设施管理人员要特别关注其硬件结构及周边路面情况，务必保证仓储方负责仓库硬件及周边路面的修缮。

（三）确定目标：

选中适合的待租仓库，并经中台管理部门分管领导认可后，仓储设施管理人员与仓库方接洽，商谈租库保管条件、物流费用等，确定仓库性质、状况及条件，作详细洽谈记录，并填制《租赁仓库调查登记表》。

然后将洽谈结果及登记表于当日上报中台管理部门领导和分管领导。

中台管理部门将待租仓库与周边备选仓库进行比较后确定租赁目标。

（四）签订租库意向：

确定租赁后，中台管理部门分管领导指派专人洽谈租赁协议条款与费用，必要时可草签租库意向。

（五）填报仓库租赁申请：

租库意向确定后，根据仓库性质，仓储设施管理人员填报仓库租赁申请，并附上《租赁仓库调查登记表》、仓库数码照片等资料，报中台管理部门领导和分管领导审核。

（六）仓库租赁审批：

如租用普通仓库，分公司经理审批并提交总部物流部备案；如租用经销商/工厂仓库，分公司经理审核后，报化肥公司物流部和风险管理部审核，并经片区分管领导和风险管理部分管领导审批；控股企业租用仓库，均需经各单位中台分管领导审核后，报总部物流部和风险管理部审核，如为经销商/工厂仓库，还需经控股企业分管领导和风险管理部分管领导审批。

（七）签订租库协议：

审批通过后，仓储设施管理人员即可根据公司租库合同范本及租库洽谈情况，制作《仓库租赁合同》（自管）、《仓储保管协议》（代管）或《仓储代管服务协议》（外包），经出租方签字、盖章后，交分公司经理/控股企业中台分管领导签字，加盖公司合同章，合同签署后需将合同扫描件传至总部备案。

（八）仓库的系统添加、删除和变更：

仓储合同签订后，由仓储设施管理人员及时将仓库的系统添加、删除和变更申请表发给信息技术部相关人员处理。

第十条续租

1.仓库租赁到期前一个月，若需要继续使用所租赁的仓库，由中台管理部门提报续租申请，经中台管理部门领导和分管领导审批同意后，方可签订租库协议。

2.对于库房利用率低于40％、或库存周转率低于3次/年（以系统数据为准，东北地区除外）、或后评估分数低于6分的仓库，原则上不再批准续租。

3.不符合公司规定的仓库，原则上不再批准续租。

第十一条停租

到期停租仓库要事先清理库存，并及时提报停租申请，经中台管理部门领导和分管领导审批之后，即可停租。

对于合同未到期而停租的仓库，需事先与仓库方协商，并同仓库方签署停租协议。

第五章仓库后评估及备案管理

第十二条各单位仓库管理人员负责每座仓库使用情况的跟踪评价,每年1月15日和7月15日，需向化肥公司物流部上报仓库使用评估表。

第十三条各单位仓库管理部门每月5日向化肥公司物流部上报仓库台账及物流费用备案表。

第六章附则

第十四条本办法由化肥公司风险管理部负责解释。

第十五条本办法自发布之日起实施。

相关文件：

1.存货管理办法

2.仓库审批工作指导书