卷烟宣传促品比价采购管理办法等制度.docx
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卷烟宣传促品比价采购管理办法等制度
宝烟旬厂〔2008〕51号
宝鸡卷烟厂旬阳分厂
关于转发《卷烟宣传促销品比价采购管理暂行办法》等
三项制度的通知
各科室、车间：
现将《陕西中烟工业公司卷烟宣传促销品比价采购管理暂行办法》、《陕西中烟工业公司市场营销广告管理办法》和《陕西中烟工业公司卷烟宣传促销管理办法》等三项制度予以转发，请认真组织学习，严格遵照执行。
二〇〇八年六月五日
主题词：
行政事务 工作制度 转发 通知
抄送：
工会办、纪检监察科、祝尔慷公司。
宝烟旬阳分厂办公室 2008年6月5日印发
打字：
刘香兰 校对：
郭晓春 （共印9份）
陕西中烟工业公司
卷烟宣传促销品比价采购管理暂行办法
陕烟工[2006]362号2006年12月27日
第一章总则
第一条为了规范陕西中烟工业公司卷烟宣传促销品比价采购行为，确保卷烟宣传促销品比价采购工作的有序进行，降低费用，节约开支，根据国家烟草专卖局有关规定，结合企业实际，制定本办法。
第二条本办法适用于公司卷烟宣传促销品比价采购的管理。
第三条本办法所称的“宣传促销品”是指用于市场宣传促销活动的物品及市场营销部日常接待工作所需的礼品，不包括宣传促销及日常接待用烟。
第四条卷烟宣传促销品比价采购工作遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
第二章比价采购的范围与分类
第五条卷烟宣传促销品比价采购范围包括用于市场宣传促销活动的物品及市场营销部日常接待工作所需的礼品。
第六条公司卷烟宣传促销品单次采购金额在10万元以上（含10万元）的，由公司宣传促销品比价采购办公室进行比质比价采购；低于上述金额的，由市场营销部比价采购小组进行比质比价采购；2万元以下的小额采购由市场营销部直接采购。
第三章组织机构及职责
第七条公司成立卷烟宣传促销品比价采购领导小组（以下简称比价采购领导小组）：
组长：
公司主管领导
成员：
市场营销部、纪检监察部、审计部、整顿办、财务部、企业管理部负责人（具体名单见附件1）。
职责：
1、研究审批宣传促销品季度需求计划。
2、审定比价采购会议评审结果，研究确定供货单位。
3、研究解决比价采购工作中有争议的问题。
4、听取比价采购工作情况汇报。
领导小组下设卷烟宣传促销品比价采购办公室（以下简称比价采购办公室），负责单次采购金额在10万元以上（含10万元）的宣传促销品采购，办公室设在市场营销部，成员由市场营销部、纪检监察部、审计部、整顿办、财务部、企业管理部相关人员组成，具体成员由相关部门负责人指定。
日常事务由市场营销部具体负责。
第八条市场营销部成立宣传促销品比价采购小组（以下简称比价采购小组），负责单次采购金额在10万元以下2万元以上宣传促销品的比价采购。
市场营销部比价采购小组：
组长：
市场营销部经理
副组长：
市场营销部副经理
成员：
综合科、策划科、市场一科、市场二科负责人及相关人员组成。
第九条市场营销部是卷烟宣传促销品的日常管理部门，具体负责宣传促销品需求计划的编制和比价采购的组织以及宣传促销品的验货、保管、使用等管理工作。
第四章比价采购管理
第一十条卷烟宣传促销品比价采购流程图如下：
第十一条需求计划申报及审批。
卷烟宣传促销品需求计划由市场营销部在年度宣传促销费用预算总额内进行编制，原则上每季度编制一次，于每季度首月提交领导小组审批。
市场营销部在季度需求计划内编制单次采购方案，按规定程序实施比价采购。
其中用于市场宣传促销活动物品需求计划由市场营销部策划科提出，用于市场营销部日常接待工作所需礼品需求计划由市场营销部综合科提出。
第十二条市场调研。
根据审批的需求计划，由比价采购办公室（或比价采购小组）组织人员进行市场考察、调研和询价，提出参与比价采购的4—5家供货单位名单及资质材料、厂家委托代理证明、样品、报价等相关材料。
第十三条筛选供货单位。
由比价采购办公室（或比价采购小组）对考察的供货单位进行筛选，确定3—4家实力、资质、信誉较优的单位参与比价采购。
第十四条签发邀请函。
由比价采购办公室（或比价采购小组）向筛选后确定的比价采购的单位发出邀请函，通知比价采购的具体时间、地点等。
第十五条召开比价采购会议。
由市场营销部牵头，比价采购办公室（或比价采购小组）负责组织召开比价采购会议。
各应邀单位现场展示样品并对企业资质、产品特点、价格质量、服务内容、优惠措施等进行阐述，比价采购人员进行比质比价评审。
评审坚持同等质量比价格、同等价格比服务、同等服务比信誉的原则。
第十六条研究确定评审结果。
根据比价采购会议评审情况确定1－2家供货单位及采购物品的名称、数量、价格等，上报领导小组组长审批。
第十七条签订合同。
根据审批结果，由市场营销部按有关规定与供货单位签订购货合同。
第十八条从第十二条到第十七条的相关工作原则上在20—30日内完成。
第十九条货款结算。
一律采用银行转账支付，由公司财务部按合同规定进行付款。
第二十条验货、入库。
由市场营销部按照合同条款要求，会同有关监督部门负责组织验货、入库工作。
第二十一条其它情况。
对个性化较强或应急预案或不适合采取比价采购的宣传促销物品，在书面请示比价采购领导小组同意后，可采取其它方式采购。
对已按照上述程序采购过的宣传促销品如需追加采购，在同质产品市场价格无明显变化情况下，由市场营销部提出追加采购需求报告，按规定程序申报审批后，可直接订购。
在合同执行中如因客观特殊原因需变更执行合同的，必须向领导小组书面报告，经领导小组组长审批同意后，签订补充变更协议后执行。
第五章合同管理
第二十二条由市场营销部牵头与供货单位签订购货合同，经领导小组组长签字后加盖公司合同专用公章。
购货合同一式五份，分别由市场营销部、财务部、办公室、合同主管部门及供货单位留存。
第二十三条比价采购合同一律采取书面形式，合同必须规范、合法，应包含以下内容：
供需双方名称、材料名称、规格、数量、价格、质量要求（技术标准）、包装要求、履行期限、到货地点和运输方式、结算方式、违约责任、解决争议方式等内容（见附件2：
合同范本）。
第六章保管与使用管理
第二十四条卷烟宣传促销品的验收由提出需求部门与纪检监察部门共同负责组织，按照签订的合同和事先提供样品的要求，形成验收意见，出具验收报告。
（见附件3：
《卷烟宣传促销品验收报告》）
第二十五条市场营销部要切实加强对卷烟宣传促销品的保管和使用的管理，并制定内部管理办法。
从严加强物品的库存管理，严防火灾、霉变、丢失等事故发生。
切实加强物品的使用管理，严格审批、领用程序，严防浪费等不良现象的发生。
第七章工作纪律与责任追究
第二十六条参与比价采购工作的部门和人员应严格执行本办法的各项规定，认真履行各自职责，严格遵守以下工作纪律，以确保比价采购工作的顺利开展：
1、在比价采购工作中，所有参与部门及人员应严守保密纪律，不准向供货方泄漏相关采购的资金计划、评分标准等。
2、凡参与对比价采购单位的资质、产品特点、价格质量等情况进行实地考察的人员，应认真履行职责，对考察的真实性负责并记录在案，不准弄虚作假。
3、凡参与评审的评委，应按照评分标准，客观公正、实事求是地进行评审打分，不准人为的抬分或压分。
凡违反以上工作纪律，企业将视情况给予严肃处理，情节严重的将给予直接责任人必要的党纪、政纪处分。
第八章附则
第二十七条本办法由陕西中烟工业公司卷烟宣传促销品比价采购领导小组负责解释。
第二十八条本办法中比价采购、合同管理相关规定将按正式印发的《陕西中烟工业公司物资比价采购管理办法》和《陕西中烟工业公司合同管理办法》及时进行修改完善。
第二十九条本办法自2007年1月1日起执行。
陕西中烟工业公司市场营销广告管理办法
陕烟工[2006]363号2006年12月25日
第一章总则
第一条为规范广告项目审批程序，切实加强广告宣传管理，按照“四个统一”的原则，合理有效整合广告资源，充分发挥广告宣传效用，宣传提升公司和品牌形象，做大做强陕烟品牌，根据国家烟草专卖局（公司）有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理办法。
第二章适用范围和管理部门
第二条适用范围
本办法适用于利用电视、广播、报纸、杂志、户外大型喷绘路牌、灯箱、产品展示、电子屏、霓虹灯、网络、印刷品等媒体以及在公关赞助、宣传促销、新品推介活动中所涉及的品牌、企业形象宣传的广告项目。
第三条管理部门
—、广告宣传领导小组
组长由公司主管市场营销的领导担任，副组长由市场营销部负责人担任。
成员由公司办公室、纪检监察部、整顿办、企业管理部、财务部、审计部等相关部门及市场营销部领导构成。
二、领导小组职责
1、负责审定广告宣传管理办法，监督相关部门严格按照管理办法执行。
2、审定广告宣传规划及其年度费用预算。
3、审定大型广告项目的招标事宜。
三、领导小组下设办公室，办公室设在市场营销部，成员由市场营销部领导及有关人员组成，日常工作归口市场营销部策划科统一管理。
四、市场营销部策划科具体负责广告宣传规划、企业形象的CI设计、产品广告宣传的创意设计及其预算、制作发布、立项报批、资质审定、发布过程监测、评估等管理工作。
第三章广告项目和费用预算
第四条广告项目制定
根据市场发展变化需要，组织市场调研，仔细分析研究产品和目标市场；以扩大市场为目的，以强化提升品牌为核心，细分市场，点面结合，突出重点，制定整体统一或区域性的广告项目计划申请及可行性分析报告，具体包括：
1、市场营销部统一策划的广告项目；
2、宣传促销方案中涉及的广告项目；
3、各媒体机构推介的广告项目；
4、政府邀请参与赞助的广告项目；
5、临时性活动及突发事件中的广告项目。
第五条广告费用预算
市场营销部策划科在每年年初，根据全年的市场宣传纲要、公司核定的广告费用预算编制和重点品牌推广情况，编制年度广告宣传计划；全年广告费用预算，应该包括新增加的广告项目费用和跨年度广告项目须在年内支付的广告费用等。
第四章审批程序和规定
第六条广告项目审批程序及规定
一、广告立项申报
1、广告项目的立项方案由市场营销部策划科制定、申请并提出部门初审意见后，再逐级进行申报；大型广告宣传项目策划方案需经总经理办公会研究讨论通过，由总经理签字批准执行。
2、具体按照以下程序和规定执行：
（1）广告金额在10万元以下，由科室分管领导签字，报部门负责人审批签字。
（2）广告金额在10万元以上～30万元以下，由科室分管领导同意，报市场营销部部务会议研究通过，并由部门负责人审批签字。
（3）广告金额在30万元以上～50万元以下的，由科室分管领导同意，报市场营销部部务会议研究通过，并由部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。
（4）广告金额在50万元以上～100万元以下，由科室分管领导同意，报市场营销部部务会议研究通过，由部门负责人审核签字，并由公司主管领导审批签字后，报公司总经理审批；
（5）广告金额在100万元以上，由科室分管领导同意，报市场营销部部务会议研究通过，并由部门负责人审核签字，报公司主管领导审批签字后，由公司办公会研究通过，公司总经理审批。
3、立项报告审批后，市场营销部策划科具体办理广告合同签署事宜。
二、广告合同审批
1、策划科制定广告合同文本或者进行初审，按照合同审批程序逐级签字，经法律与改革部审核，由公司办公室在广告合同上加盖公司公章或者合同专用章。
2、大型广告项目在选择广告发布单位和确定广告费用时，涉及50万元以上的项目，广告宣传领导小组成员参与公开招标或公开谈价，并形成会议纪要。
招投标根据公司管理办法执行，通过招投标的方式确定广告发布商。
3、合同办理具体按照以下签字程序和规定执行：
（1）广告合同金额在50万元以内的，按如下程序审批：
由策划科签字→科室分管领导审批签字→部门负责人审批签字→公司主管领导审批签字。
（2）广告合同金额在50万元以上的，需附广告宣传领导小组对该项目的会议纪要，并按如下程序审批：
由策划科签字→科室分管领导审批签字→部门负责人审批签字→公司主管领导审批签字→公司总经理审批签字。
三、应急程序
需要直接启动应急程序的广告项目，按照公司的有关规定严格执行。
如遇紧急情况或者特殊广告项目，可直接请示公司总经理或主管销售的公司领导，经同意后，先由市场营销部执行，随后再进行备案。
四、委托书
广告合同签订后，由市场营销部策划科为广告经营单位开据广告发布《委托书》，《委托书》由市场营销部经理签字，公司领导批准，并加盖陕西中烟工业公司公章，广告经营单位凭《委托书》在广告发布地办理工商、城建、市容、税务等行政管理部门审批手续，以保证广告的合法性。
第五章广告要求和费用支付
第七条广告宣传要求
l、广告宣传中采用的广告语、广告文案、广告画面对外发布要统一定位，严格遵守品牌的识别系统和企业形象识别系统的规定。
2、广告单位设计的样稿，须经市场营销部策划科负责人审查、市场营销部负责人签字认可后方可对外发布，同时提供广告设计有关的画面、光盘等文件素材。
第八条广告经营单位资质审验
1、广告合同签订前，市场营销部策划科必须对广告经营单位资质情况，如《企业法人营业执照》、《广告经营许可证》、《税务登记证》、《广告企业资质等级证》等进行仔细、认真、严格审查，并将其复印件存档。
2、电视、广播、报纸、杂志出版单位等媒体单位的广告业务应由其专门从事广告业务的代理机构办理。
3、从事户外广告项目发布的代理公司，应具备户外广告经营资格，并依法办理工商、市容、城建等有关部门许可证手续。
第九条广告费用审查
1、市场营销部策划科对广告发布地广告收费标准进行仔细调研，掌握、了解同类项目的市场价格，比质比价，并依据广告发布单位提供的工商、城建等相关职能管理部门以备案生效的收费标准及收费管理办法，作为核准广告收费的价格参照。
2、市场营销部策划科对广告经营单位的广告项目收费进行严格核算，对预算标准严格审查。
第十条广告费用支付
一、广告费用的支付原则上必须通过银行转账支付，按合同约定付款方式付款。
确需支付定金或支付预付款的应在广告合同中注明。
二、广告费的支出金额不得超过广告合同规定的金额，广告费的汇付单位与发票开具单位必须保持一致，广告费的发票必须是广告业专业发票。
三、阶段性广告项目广告费支付时视具体实际情况而定，按分批付款方式执行。
四、大型广告项目广告费支付，首次承付不得超过广告总额的30％；一年期广告合同可以按照30％、35%、35%的比例分批进行支付；三年期广告合同支付分年度进行，第一次于广告项目验收合格后支付广告费总额的30％；第二次付款于发布一年半时间支付广告费总额的35％；第三次付款于广告合同发布期满后付清剩余35％的广告费款项。
五、在外地召开的专项会议或者特殊情况下所涉及的广告费用，广告费以现金支付的费用不得超过6万元。
六、在特殊媒体上发布广告如央视等，可一次性支付。
第六章广告执行和监测
第十一条广告执行及监测
1、市场营销部策划科对广告经营单位的广告项目有监测权和监管权，各驻外工作站有权协助监督管理。
2、户外广告的位置选择应征求所在地营销业务人员意见，驻外工作站有建议权。
在日常广告执行中，驻外工作站代市场营销部行使检查权，以保证充分发挥广告宣传作用。
3、对阶段性广告项目做到随时随地检查。
出现问题的，要及时给予指正并督促整改，并按照合同约定予以处罚。
4、对大型户外广告牌的发布情况要由广告宣传领导小组组织人员定期检查，对出现画面脱落、灯光照明等问题的，要以书面形式签发《广告宣传整改通知书》，限期广告经营单位进行整改，整改结束后派人验收，并填写《广告项目验收报告单》。
5、广告项目在制作、发布执行过程中，出现伤人、伤物等一切意外事故的责任全部由广告经营单位独家承担。
第七章附则
第十二条其它事项
一、本管理办法中涉及公开招标的广告项目，应按照公司规定的程序进行。
二、广告合同文本的拟定应遵守《中华人民共和国广告法》、《中华人民共和国商标法》、《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国知识产权保护法》、《烟草广告管理暂行办法》、《烟草控制框架公约》等法律法规及有关规定。
三、长线广告时限为一年期限，如遇特殊情况，原则上不得超过三年。
四、广告合同文本必须明确双方责、权、利，合同内容必须包括该办法有关规定。
五、广告合同一式四份，市场营销部、广告经营单位、财务部、公司办公室各执一份。
第十三条本管理办法解释权归广告宣传领导小组。
第十四条本管理办法的招投标规定和合同管理严格按公司招投标办法和合同管理办法执行。
第十五条本管理办法自2007年元月1日起执行。
陕西中烟工业公司卷烟宣传促销管理办法
陕烟工[2006]364号2006年12月25日
第—章总则
第一条 为了进一步加强对宣传促销活动的管理，规范宣传促销行为，强化宣传促销效果，培育强势品牌，扩大产品销售，本着“做大市场，做强品牌，科学规范，务实高效”的指导思想，制定本办法。
第二章范围和原则
第二条适用范围
本办法适用于为企业及产品形象所开展的一切宣传促销活动，包括策划、实施、监督及评估等各个环节。
第三条基本原则
1、遵守法律法规、坚持规范创新的原则；
2、坚持科学规划、统筹安排、分片实施的原则：
3、坚持长期战略与短期目标相结合的原则；
4、坚持强化过程管理和注重宣传绩效的原则。
第三章组织机构
第四条组织机构
1、本办法涉及的所有宣传促销活动归口公司市场营销部管理。
2、市场营销部策划科负责宣传促销活动的策划、报批。
3、各驻外工作站负责宣传促销活动的具体实施。
4、市场营销部市场一科（省内）、市场二科（省外）、策划科及综合科负责宣传促销活动的监督、检查及效果评估。
第四章方案制定和申报
第五条宣传促销方案制定
一、宣传促销活动方案依据制定方案的职能部门分为两种：
1、公司市场营销部统一制定的方案：
市场营销部每年年初提出的本年度营销大纲以及市场营销部策划科根据市场实际制定的宣传促销方案。
2、驻外工作站上报的方案：
各驻外工作站根据全年营销大纲要及市场需要，提出的阶段性、区域性的促销方案。
二、宣传促销活动方案内容要求
1、活动方案要依据市场实际，结合公司的战略要求，提出市场现状分析、营销目标、具体措施。
2、营销目标要立足市场实际，简单、准确地阐明活动开展的目的及要解决的问题和达到的目标。
3、活动策划应坚持“创新、实效和因地制宜”的原则。
4、活动费用预算要坚持从严控制、勤俭节约、务求实效的原则，每项费用要与活动方式相互对应，并且须明确费用执行人。
第六条宣传促销方案申报程序和规定
一、促销方案统一由市场营销部策划科负责上报，并拿出初审意见，再逐级进行申报。
二、具体按照以下程序和规定执行：
l、促销费用在50万元以内的，按如下程序申报：
市场营销部策划科会同市场一科或市场二科提出修改意见→科室分管领导签字→部门负责人审批。
2、促销费用在50万元以上～100万元以下，由市场营销部策划科会同市场一科或市场二科提出修改意见→科室分管领导签字→部门负责人审核→公司主管领导审批。
3、促销费用在100万元以上的促销方案，由市场营销部策划科会同市场一科或市场二科提出修改意见→科室分管领导签字→部门负责人审核→公司主管领导审批签字→公司领导审批。
三、对审批过的方案，市场营销部策划科应及时通知驻外工作站；对未通过的方案，应在方案上报两周时限内予以明确回复。
第五章卷烟宣传促销品采购
第七条卷烟宣传促销品的采购
宣传促销品的采购按照公司《卷烟宣传促销品比价采购管理暂行办法》规定执行。
第六章促销方案实施和管理监督
第八条宣传促销方案实施
—、实施机构
宣传促销方案的实施由执行组织和监理组织共同完成。
执行组织；各驻外工作站或委托的代理公司。
监理组织：
由市场营销部策划科、市场一科（省内）或市场二科（省外）和综合科人员组成。
二、职责划分
执行组织职责：
1、执行人员要以对为企业高度负责的态度，按照方案策划项目及时办理相关工商、专卖等审批手续，严格认真组织开展活动。
2、对活动方案要组织全体营销人员进行学习，定期向市场营销部汇报活动开展情况。
2、对活动执行过程中出现的突发问题要及时报市场营销部职能科室。
4、建立宣传促销品、样品烟发放登记制度，建立资金管理台帐。
5、对监理人员的检查监督要全力配合，保持执行过程公开透明：
6、活动结束后，要按规定整理好活动所有的原始资料、填写的相关表格、撰写的活动总结报告，以备检查。
监理组织职责：
l、检查、指导、督促驻外工作站有效的组织实施方案。
2、参与并监督方案的执行过程，进行效果分析。
3、对不符合方案规定的活动项目提出纠正建议。
若仍不改正者，有权让其暂停活动。
并及时向市场营销部汇报。
第九条活动方案实施中的过程管理及监督
一、对执行组织的规定
1、所有宣传促销活动必须严格按照方案的项目进程执行，制定详细的工作手册。
对方案中的项目确需调整的，应按申报程序上报调整意见，报市场营销部领导批准后方可执行。
2、对委托代理单位，市场营销部策划科要指定专人对其活动的策划、实施进行全程监控，并定期向市场营销部汇报。
3、每项活动的开展都必须完整保存原始记录：
电视、报纸等各种媒体宣传由市场营销部策划科统—执行。
4、对宣传促销领取的样品烟、促销品、资金的管理实行专人负责，账物、账款分离，建立分类明细账。
详细记录入库、发放、结存情况，认真填写《宣传促销品发放登记表》、《评吸烟发放登记表》，所有财物不得转借他人或私自挪用。
5、对宣传促销活动选择的商场、零售点等场所，每天要详细记录站点宣传的人员、发放物品的数量、领取人的签名及促销产品销售数量等情况。
6、活动开展过程中，根据市场情况如需调整宣传促销的活动形式，须与监理人员协商，及时以书面形式报市场营销部策划科和科室分管领导，研究同意后，方可调整活动宣传促销的方式。
7、对活动过程中的市场信息，要及时收集、整理、反馈给市场营销部信息科。
8、对宣传促销活动在实施中、实施后要有客观的市场分析报告。
活动结束后要继续跟踪活动的市场效力，两周内填写《宣传方案实施后期效果评估表》（详见附表三）交策划科并与方案一起归档。
二、对监理组织的规定
1、监理组织负责检查宣传促销活动的执行情况，并做好相关记录。
2、负责检查执行组织及责任人是否做好物品、样烟的入库、发放登记表和资金分配使用帐，是否严格按方案的要求做到“费用专投、物品专用、帐物相符”。
3、活动开展过程中，监理人员要对活动开展的情况和方案的执行过程做好监控和记录。
4、及时向部门分管领导通报实施情况及活动中存在的问题。
第七章促销费用管理
第十条费用管理
—、费用支出管理
l、活动费用的支出严格按方案中的具体项目和操作日期借支。
对协调费等杂费可借现金支付，其它费用按公司有关财务规定执行。
2、宣传促销费用的借款，应根据审批的宣传促销方案，填写《驻外工作站宣传促销费用借款审批表》，按照程序审批后，方可到财务部办理借款手续。
3、宣传物品费、协调费、礼品、办公用品、场地租赁费等宣传费用要严格遵守方案的规定执行，严禁擅自变动。
二、费用核报管理
1、报销费用时必须按要求认真填写《驻外工作站宣传促销费用报销审批表》，每项费用的核报必须有相关促销方案。
同时附宣传促销品发放表，评吸烟发放登记表，宣传促销方案费用报销审批表，宣传费用在活动结束后20日内报清。
2、对方案调整实施后的费用须有分管领导的
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