万科物业各岗位职责.docx
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万科物业各岗位职责
第二章岗位职责
1、项目物业部总监、副总监岗位职责
职位
项目物业部总监、副总监
项目名称
职级
所属公司/部门
物业部
职位目的:
在项目总经理、物业公司的领导下,全面负责项目物业部日常管理工作;负责项目建设期物业全面工作介入、竣工完成的全面接收、运营期的全面物业管理工作。
主要职责:
1、全面负责项目(工程、保安、保洁)物业管理运作,以节能降耗、降低物业运营成本、为项目收益做贡献为核心目标,领导物业部员工为客户提供一流的物业服务。
2、组织参与起草、制定工程、保安、保洁管理方案、制度、流程并通过项目公司审批后落实实施。
3、按项目公司要求完成团队组建、培训,并组织进行租户装修管理、施工管理等,在公司要求的时间内完成项目交接工作。
4、制定物业公司与项目公司的委托管理服务合同,通过公司审批签订后实施。
5、制定项目物业部管理年度预算和年度工作计划,报项目总经理审批后实施。
6、按项目公司的开办费预算制定物业部费用预算并组织落实实施。
7、按项目公司要求制定、审核、监督工程组年度维修保养计划、年度收支预算及实施执行情况,保证项目工程设备处于良好运作状态,保证客户空调、供电、供水、电梯等使用要求。
8、按项目公司要求制定、审核、监督安全组、环境组年度工作计划、年度收支预算及实施执行情况,保证项目整体安全,确保完成停车场收入指标,确保项目环境持续良好。
9、参加项目公司各项例会,并根据会议精神组织物业部周工作办公会议,安排落实工程、保安、保洁工作重点及检查上周工作完成情况,并形成周工作报告上报给项目公司和物业公司。
10、对项目使用的能源加以控制,认真做到节约能源的工作,开展月度节能方案会议并监督落实会议决议内容,并形成报告上报。
11、组织月度项目治安安全、环境状况、消防安全、工程管理检查,针对存在的问题进行统计、整改。
12、根据项目情况,安排月度商户、餐饮户、主力店等安全工作、环境工作、工程工作会议,并形成联合检查制度,培训制度。
13、对物业部供应商实施严格管理,按项目公司要求进行招投标工作,同时针对实施过程中存在的问题及服务质量进行评估、监督、处罚。
14、组织与项目总经理、分管副总经理、工程总监月度工作沟通会议,沟通物业管理工作情况及需要支持配合事宜,听取意见及建议,完善项目物业管理工作。
15、组织开展外包合同评定及审核,监督指导保安、工程、客服、保洁、车场、绿化的日常工作情况,检查项目物业运作情况,保障外包项目的服务质量及合同的有效执行,确保公司利益不受损失。
16、积极配合项目市场推广部安排大型促销活动的安全防范、人员布置、工程配合、环境清理、政府部门报批等工作,维护活动现场,配合开展相关工作。
17、建立突发事件应急预案库,定期演练,形成突发事件台账,制定月度案例分析培训制度,组织季度、半年度或政府要求的不定期消防安全演练工作。
18、负责物业部对外联络工作,协调公司与各相关政府机构的关系,参与政府部门组织的有关会议。
19、招聘及培训下属员工事宜,科学合理的安排好人力和物力,按计划达到质量标准,评定员工工作表现,对下属人员可以建议提升、降职,并报项目公司、物业公司批准。
20、加强对项目员工的安全教育,杜绝人身和设备的事故发生,抓好本部门员工的技术培训、安全培训、专业培训、岗位培训的工作落实,。
21、负责物业服务的日常管理,提高租户、消费者满意度,处理投诉工作。
22、严格执行国家关于环境、消防、安全生产等方面的要求并认真落实。
23、做好本职工作,全力配合开展地产公司对物业部的考核工作及满意度调查工作,租户满意度、顾客满意度应达到98%(含)以上。
24、积极配合项目其他部门工作,确保工作顺利进行。
25、接受项目公司安排的各项工作和绩效考核,完成领导交办的其他工作。
主要挑战:
1、物业团队组建。
2、制度、流程的起草、制定、报批、实施、优化。
3、项目整体物业的全面接管、验收工作。
4、项目物业整体管理运作及与地产开发公司合作模式的摸索及完善。
任职要求:
项目名称
最低任职条件
最佳任职条件
1、学历教育要求
大专以上
本科以上
2、工作经验
五年以上大型商业地产物业经理岗位经验。
八年以上大型商业地产物业经理岗位经验。
3、专业知识
熟知物业部各部门的工作流程。
熟知物业及商业项目其他部门的工作流程。
4、语言要求
中文
中文
5、电脑技能要求
能够熟练使用电脑办公软件
能够熟练使用电脑办公软件
6、其他
年龄30—40岁之间,具备物业管理上岗证书等相关资格证书。
年龄30-40岁以上,具备物业管理上岗证书等相关资格证书。
领导力:
组织协调能力、实施计划能力、制定目标能力、专业管理能力、战略策划能力、沟通表达能力、激励下属能力。
2、行政助理的岗位职责
一、会务管理
1、会议通知
负责通知相关与会人员,告之会议召开的时间和地点,登记与会人数。
如有不能如期参加会议者,需请示领导层做出相应处理。
2、会议记录
行政助理随会负责会议记录。
记录内容包括:
会议名称、召开会议的时间和地点、与会人员、主持人、记录人、与会者发言。
散会后,请示主持人审阅会议记录并签字,记录人签字。
3、会议纪要
会议结束后,整理会议纪要。
对于会议中形成的决定,有必要形成制度的,请示相关领导,行文入档。
二、档案管理
1、归档制度要求
(1)公司内部文件:
经过文书起草和公文制定后,按照“拟稿、审稿、审批、登记”的文件处理程序,编制文件入档序号,注明摘要内容;
(2)与客户来往的信函、传真等应按其内容与有关合同整理立卷,在合同或信件上注明结果。
2、档案保管
(1)文书档案:
按年度、组织、机构分类;
(2)客户档案:
按地区分类;
(3)会计档案:
按报表、账册、凭证顺序排列;
(4)设备档案:
按使用年限、型号分类;
(5)技术档案:
按科目分类;
(6)照片档案:
按内容、时间顺序排列;
(7)档案最低保管期限为十五年;
(8)各类档案每年清查一次,做出清查报告。
过期作废的档案必须收回,获得领导层同意后进行销毁;
(9)各类合同的原件放在公司档案柜,部门只留复印件;
(10)档案管理员工作调动时,认真办理交接手续。
3、档案借阅
(1)一般只在公司查阅,尽量不外借;
(2)确有需要的,需办理借阅手续;
(3)任何被借阅的文件资料不准擅自复印;
(4)被借阅档案必须在限期内归还,档案借阅完毕时,注销借阅手续。
(5)不得泄露档案内容,严格执行保密制度。
会议结束后,整理会议纪要。
对于会议中形成的决定,请示相关领导,行文入档。
三、库房管理
1、项目物资采购
(1)库管员根据各部门提出的采购申请编制《月度物资采购计划单》、《紧急物资采购单》;
(2)协助完成供方选择及采购流程发起;
(3)采购审批完成后及时督促供方或采购部门进行采购,并完成付款制单;
(4)资产购置需提前申报K2,采购后填写《资产审核单》及资产管理软件,报相关部门备案;
(5)合理控制采购金额,确保不超出预算。
2、物资出入库验证管理
(1)根据《月度物资采购计划单》《紧急物资采购单》核对到库物品名称、规格、质量等是否相符,直属上级必须现场监督库管员验货;
(2)物资的规格、质量等不符合要求时,不能办理入库手续,由库管员填写《不合格物资处理单》,通知采购员进行退货或调换;
(3)每月定期对物资到货情况进行记录与评价,评价其到货及时性、合格率,并及时向公司反应。
3、物资存储
(1)根据物资的性能、品种、型号、用途、重量、包装等特点及易挥发、易受潮等物资的特性和仓库条件,把库房物资分为土建类、水暖类、机电类、工具类、保洁类、其他类,分类保管,合理码放;
(2)库房物资应设置对应的标识卡,标识卡内容应标明物资的名称、规格型号、数量等;物资包装标识一律向外;
(3)现场存储物资数量应与标识卡、物资台帐相符;
(4)物资摆放符合公司标准,温湿度适宜,配备灭火器材,现场进行分区管理,包括不合格品区、待检区及物资分类区等;
(5)易燃易爆化学危险品单独存放,现场配备应急设施,相关要求见《危险品管理作业指导书》。
4、物资领用管理
(1)物资领用人需填写《物资领(借)用单》,直属上级签字确认后,库管员予以借用。
借用物资归还时,库管员验收无误,在《物资领(借)用单》上填写归还日期后入库。
需当日归还的物资,由库管员于当天下班前负责催还;
(2)工程物资的领用需提供派工单方可领出,物品出库后,库房管理员留存一联。
以便核对帐目;
(3)员工服装类领用需建立员工入职领用物资台账;
(4)节目装饰物品的领用与归还需填写领用、归还清单,并有部门负责人签字确认物资的盘点;
(5)库管员每月20日前,对月度物资领用情况进行盘点汇总,填写《物资领(借)用汇总表》,报项目出纳审核存档;库管员每月20日前对库存物资进行盘点,填写《库存物资盘点汇总表》,经项目出纳审核,项目负责人审批存档;
(6)每季度对项目资产进行盘点,有《资产盘点表》,做到账物相符;
(7)物资的报废及处置,存物资发现无法满足使用功能时,应填写《物资报废申请单》,项目出纳审核,项目负责人审批后予以报废;
(8)资产报废需提前申报K2,根据公司资产报废流程完成报废手续;
(9)不能及时处理的报废物资,应统一放置于库房的待处理物资隔离区内。
库管员每季度进行盘点,填写《待处理物资登记表》报部门负责人签字。
5、工服管理
遵循工服管理制度,对工服进行管理。
四、品质管理
1、完成部门日常工作落实情况,跟进各班组需跟进问题项,确保工作按时间节点完成。
2、部门月度培训工作的持续开展,督促各部门按照年度计划开展培训工作;跟进部门培训情况汇总。
五、日常性工作管理:
1、完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作;
2、协助审核、修订公司各项管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理;
3、各项规章制度监督与执行;
5、奖惩办法的执行;
6、参与公司行政、采购事务管理;
7、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作;
8、安排组织办公室及日常行政后勤检查;
10、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作;
11、对外相关部门联络接待,对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作;
12、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排,节假日慰问等;
13、做好与综合管理领导沟通协调工作;
14、领导交办的一般性工作。
3、前台接待岗位职责
一、前台电话的转接及来访人员的接待
1、接听电话
(1)电话铃声响起3声内,接听电话;
(2)接听外线电话标准用语(你好,万科物业);
(3)接听内线电话标准用语(你好)。
2、转电话
标准用语(请稍等)。
3、接待工作
(1)标准用语(请您到××会议室中等候);
(2)询问对方是哪个公司;
(3)询问对方的姓名;
(4)询问需要拜访人员的姓名;
(5)询问是否有预约;
(6)如来访者无预约,还需简单询问来访事宜;
(7)引导来访者到会议室等候;
(8)通知被访者。
·需简单了解公司各部门的工作职责,以便转接电话及接待来访工作。
·需熟背办公室所有员工的分机号及各项目联系电话,有效提高服务质量。
二、负责公共传真机接收的文件的整理及发放
1、随时到公共传真处,整理已收到的传真,并及时通知相应部门员工来领取。
2、如收件人不在,可通知部门助理及时代为领取。
做好登记工作。
以免文件丢失,表格名称为:
“公共传真机接收传真文件的收发登记表”
三、会议室的预定及登记
按照使用部门的要求,及时正确的登记预定信息,并根据使用部门的需求,合理的安排会议室的使用。
四、下班前,办公室巡查,内容包括:
1、检查电脑关闭情况。
2、检查办公区域内照明灯的关闭情况。
3、检查办公室大门的关闭情况。
五、定期办公室巡查,巡查内容包括:
1、检查所有会议室内标配文具是否可正常使用(包括:
白板笔、板擦)。
2、所有会议室内的办公家具是否完好,可正常使用(包括:
会议桌、会议椅)。
3、检查办公区域内公共办公设备是否可正常使用(包括:
复印打印一体机、传真机、碎纸机)。
注:
巡查工作每周不得少于1次,做好巡查记录,巡查中发现的问题要及时解决。
六、日常信件快递的收发
1、收到由邮局送至前台的信件及报纸并统一发放。
2、收到的快递,及时做好“接收快递登记表”并及时通知收件人到前台处领取。
3、快件领取原则:
通知收件人本人到前台处领取,若收件人不在可由所在部门助理代领,领取人均需在前台处登记。
4、通知快递公司寄发快件时,及时做好“寄发信件及快递登记表”,以便月底结账时用。
5、寄发快件的要求:
1)发送北京市内快件,发件人无需填写快递申请单,可直接寄发。
2)寄发国内快件及国际快件,需发件人填写快递申请单,经部门经理审批后,待流转完毕的申请单交至前台后,可由前台联系相应快递公司寄发。
七、办公用品的发放
1、行政助理将各部门的订购需求告知文具供应商后,填写“文具采购登记表”,前台根据行政助理填写的订单信息,对每笔订单进行跟踪(跟踪内容包括,若供应商未按指定时间送货,及时联系供应商跟催,)将跟催过程及结果及时登记。
以便月底结账时用。
2、到货后及时通知相应部门领取,并在登记表中登记。
八、新制作名片的发放
行政助理将已与名片供应商联系制作的名片信息填写表格,前台根据“名片制作登记表”登记内容,进行跟催及到货后的发放。
九、有关送饮用水
饮用水供应商送水时,及时通知并安排人员入库并检查数量是否正确。
十、前台上班时间及下班时间
早班上下班时间:
09:
00-17:
30
要求:
上班时需在08:
50前更换好制服,09:
00准时到岗开始工作。
下班时需在17:
30后更换制服,不得在上班时间更换制服。
附件(相关表格):
1、公共传真机接收传真文件的收发登记表
2、接收快递登记表
3、使用市内快递寄发快件登记表
4、使用邮局寄发信件及快件登记表编号
5、使用DHL寄发快递登记表
6、来电、来访备忘录、
7、来访者登记表
4、安全岗位职责
(一)安全经理岗位职责
1、严格督导下属执行物业管理规章制度。
熟悉并掌握广场的车辆管理规定、消防规范、各项服务等细则
2、熟悉保卫各项工作及相关业务知识。
3、配合公安、消防部门作好重大案件、突发事件的调查工作。
4、协助公司办公室对员工进行安全知识培训。
5、负责制定本部门的工作目标、计划、实施方案及标准,并组织实施和监督检查落实情况。
6、负责检查监督辖区内的消防工作,发现问题及时提出解决方法,并检查落实情况。
7、负责对安保员的业务技能进行培训和考核,对不合格安保人员提出处理意见。
8、关心部门员工的切身利益,培养员工的敬业精神,增强员工的责任感和事业心。
9、参加公司各项检查工作,和完成上级领导安排的其他工作。
(二)安全主管岗位职责
1、负责广场的消防和治安管理工作。
2、负责制定实施保卫工作计划。
3、负责广场停放车辆的管理工作。
4、负责监督检查各项安全预防措施,保证广场的安全。
5、负责组织实施安全组人员的专业知识培训、训练、演习工作,提高专业技能水平。
6、负责定期检查并考核公司员工的消防治安工作的业务技能。
7、完成上级领导安排的其他工作。
(三)消防主管岗位职责
1、对全公司的消防安全工作负全面领导责任,贯彻执行消防法规、规定,支持分管消防工作的员工开展工作,协助安全经理做好分管工作中的消防安全工作。
2、把消防工作列入日常工作的重要内容,建立完善消防安全制度,使全公司的消防工作做到“五同时”。
3、按照消防管理工作“五落实”(即领导落实、组织落实、制度落实、整改落实、设施落实)的要求,定期主持召开消防安全例会,听取消防工作汇报,对存在的问题研究改进措施,作出决定(决定事项应有正式文字记载),并检查执行情况。
4、负责在作出有关的物业管理决策和接待服务指挥时,确定保证安全消防措施。
5、负责组织查明火灾事故的原因,决定重要奖惩。
6、负责组织推动本公司消防安全和消防常识的宣传及普及教育工作,结合实际,提出贯彻实施的要求,定期举行消防演习,提高消防意识。
7、按照“五落实”的要求布置和定期组织全公司消防检查,督促落实消防安全制度。
主持研究整改重大火险隐患,并检查整改落实情况。
对在消防工作中的先进集体和先进个人,给予表扬和奖励;对违章的集体和个人,给予经济处罚和纪律处分。
(四)车场主管岗位职责
1、对部门领导负责,贯彻执行公司各项规章制度。
2、全面负责车场的日常管理工作,拟订相关工作流程及工作计划。
3、管理并指导车场员工业务、思想教育工作,激发员工工作积极性。
4、规范车辆管理服务工作,确保顾客享有安全便利的停车服务。
5、负责做好车场的安全消防工作,严禁抽烟和使用明火,发生火警时,采取有效措施控制现场。
6、负责车场安全管理工作,防止车辆被窃、损坏,并做好紧急事故的应急处理。
7、配合做好车场设施管理,损坏、缺失及时维修及配置。
8、每天做好值班记录,收集、统计车场日常工作数据。
9、负责车场收费管理工作,严格执行公司的财务制度。
10、处理车场内发生的纠纷及车主的投诉,及时反馈信息。
(五)安全领班岗位职责
1、安全领班在安全经理、主管领导下工作,对本小组工作负责。
2、根据商场的治安实际情况协助安全主管科学设置岗位,提出合理化建议。
3、负责商场区域内的安全,对班组人员进行管理,能够处理突发事件,维护广场区域内的正常工作秩序。
4、负责对各岗位执勤安保员的仪容仪表、尽职尽责情况进行检查监督,注意维护安保员整体形象。
5、及时协调、处理各岗位当班发生的问题,并详细记录。
6、协助消防主管负责对商场内外的各种消防设备的检查工作。
7、协助安全主管做好安保人员的礼仪培训和专业技能培训,及时纠正在岗人员的违纪行为。
8、负责对安保服装、器械、对讲机的管理。
9、对安全主管负责,详细汇报各岗每日重大情况,对工作提出处理意见和建议。
10、完成本部门领导交办的其他工作。
(六)消防领班岗位职责
1、对本小组消防安全生产工作负责。
2、遵守消防安全法规和广场的安全管理有关规定,有权制止违反安全管理规定的行为。
3、有责任和义务对本工作区域进行消防安全检查,对发现的消防安全隐患有权进行整改或提出整改建议。
4、掌握消防安全知识,会使用灭火器材,熟知本工作区域灭火器材存放的位置,做到会报警,会扑救初起火灾。
5、有义务对门店商户进行消防安全检查,对提出的安全隐患有责任进行督促整改。
6、有责任对埋压、圈占消火栓或者占用防火间距、阻塞安全通道、或者损坏和擅自挪用、拆除、停用安全设施、器材的单位和个人加以制止。
7、班前班后组织本组进行安全检查和安全隐患的整改工作,落实防火安全措施及职责。
(七)安全生产领班岗位职责
1、在本部门主管安全生产负责人的直接领导下,对本岗位安全生产设施负权限范围内的管理责任。
2、做好消防中控室的日常管理工作,对消防自动报警系统、自动喷淋系统、消火栓系统、防排烟系统等消防设施进行监控和维护,对自动报警系统发生的火情报警信号,及时跑点确认处理,确保火灾早发现、早扑救。
3、合理安排值班班次,检查下属人员的值岗情况和仪容仪表是否符合要求。
5、爱护仪器设备,发现故障立即排除,保证正常运行。
6、了解掌握单位内部重点部门、要害部位的基本情况,熟悉单位的火灾报警程序、扑救疏散方案以及相关安全生产应急预案。
7、对发生的火险进行扑救,并协助调查。
8、对工作中发生的问题要及时处理和记录,并及时向主管报告。
9、落实本岗位职责和完成业务培训计划。
(八)外保队长、班长岗位职责
1、负责组织外保人员业务学习、军事训练和技能培训;
2、组织安排工作、勤务、检查、考核安保员执勤情况;
3、传达安全组的会议精神、指示、决定,带领安保人员贯彻落实;
4、负责领取、发放、保管学习材料、安保器械等;
5、负责思想政治工作,关心并了解安保人员的思想和生活,帮助他们解决实际困难;
6、维护团结,处理安保人员之间的矛盾纠纷;
7、负责各岗位的调配,掌握人员休息、外出及工作情况;
8、负责工作标准考核,检查环境卫生、个人卫生和服装的整洁,以半军事化方式要求;
9、负责对所有的在岗安保人员进行监督检查,保证在岗安保人员不睡岗、脱岗、岗上看书、聊天、乱打电话、嬉笑打闹等;
10、及时请示报告,如实向安全组反映安保人员的调动、思想情况和工作情况,及时整理上报班队内的好人好事或坏人坏事的典型材料;
11、妥善处理执勤中遇到的一般纠纷,对抓获现行的违法犯罪分子及时扭送至安全组;
12、监督新、老安保人员的工作业务学习情况,对新到安保人员进行业务培训和专业技能培训;
13、完成上级交办的其他工作。
(九)商管员岗位职责
1、遵守国家法律、法规和公司的各项规章制度;
2、熟悉公司的安保制度、检验证件的种类与样式、人员构成、环境地物、重点部位的数量与位置;
3、服从命令,听从指挥,遵守职业道德;
4、保守公司各项工作秘密;
5、文明执勤、礼待宾客,坚决完成执勤、巡视等日常工作;
6、在工作中互相帮助、密切配合,与各方面搞好协作;
7、着装整洁、姿态端庄、文明执勤、礼貌待人,使用文明用语;
8、坚持请示报告制度,做好值班记录,发生问题立即向上级主管报告;
9、对本人责任区负全责,对责任区所发生的各类事件及时掌握、了解并做出处理、及时汇报。
(十)门岗安保员岗位职责
1、上岗期间保持立正姿势,做到仪表整洁、举止端正;
2、文明执勤,礼貌待人,纠正违章时先敬礼,严禁发生冲突;
3、不得擅自离岗或随意走动;
4、密切观察门前的可疑情况,遇到突发事件及时予以制止并通知上级领导或同巡视人员联系,防止任何不良事件的发生;
5、按规定统一着装,保持衣着严整;
严格遵守广场各项规章制度,使用文明用语,树立良好的安保形象。
(十一)安全生产巡视人员岗位职责
1、遵守本单位各项安全生产规章制度,学习安全生产知识和技能,按照“谁在岗、谁负责”的原则,既是工程人员,又是安全员,是其岗位区域的安全生产直接责任人。
2、对所在岗位的安全生产设备设施要进行经常性检查,做到及时发现和消除安全隐患,并及时报告上级。
3、熟悉和掌握与本岗位相关的安全生产应急预案,解决、处理一般性安全生产问题和隐患,遇有突发事件,应在处理的同时立即报告,服从领导的指挥、调遣,参与救援等处置行动,并保护现场。
4、向客人宣传安全生产常识和有关要求,提示商场顾客做好安全防范工作。
5、熟悉本岗位区域内的疏散通道、安全出口、消火栓、消防器材、报警按钮等安全设施位置,会熟练使用消防器材。
6、安全生产巡视员在白天巡视时每天不少于2遍,广场各区域每间隔2小时巡视一遍,夜班巡视每天不少于3遍。
双休日、节假日根据情况由上级主管安排执行,做好详尽的巡视记录。
7、巡视中思想集中,通过“看、听、闻、问”发现问题及时上报。
值勤中接到治安、火警情况,应立即赶到现场了解原因并及时上报。
8、详细记录情况发生的时间及确切位置,汇报情况的六要素:
“人、地、时、事、因、果”。
9、巡视时发现:
“跑、冒、滴、漏”现象,立即上报当值队长。
10、安全生产巡视员在处理问题时要文明值勤、头脑冷静、果断处理,对处理不了的问题及时上报,做到不打人、不骂人、不赌气。
11、按照规定路线巡视,认真仔细,不留死角;对要害部位、设备设施加强巡视,防止广场设备受到破坏或被盗;对已进入广场的无关人员