档案归档范围与保管期限表.docx
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档案归档范围与保管期限表
档案归档范围与保管期限表
学院办公室
二〇一七年三月
党群类（）……………………………………………………
行政类（）……………………………………………………
教案类（）……………………………………………………
科研类（）……………………………………………………
财会类（）……………………………………………………
基建类（）……………………………………………………
设备类（）……………………………………………………
出版类（）……………………………………………………
外事类（）……………………………………………………
声像类（）………………………………………………………
党群类（）
分类号（类目）：
党务综合
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
学院
办公室
上级党组织针对本院有关党的建设思想政治工作的文件
√
上级党组织有关党的建设的文件材料
√
学院党代会文件材料：
（）大会计划、议程、主持词、通知、工作报告、总结、领导讲话、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复
√
（）重要的贺信、贺电，会议情况、反应情况、小组会议记录等
√
（）讨论未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样
√
院党委会、党政联席会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件
√
党委年度工作计划、总结
√
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
√
以党委名义召开的工作会议材料
√
院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料
√
党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
√
党委工作简报
√
党委大事记、党务骨干、工作人员等外出培训学习相关材料及音像资料、证书复印件等
√
党群系统启用停用印章的文件和印模
√
党委重要会议资料、党委中心组学习材料（光盘）、书籍、党群系统重要统计材料（光盘）
√
党委关于保密、秘书工作的有关文件
√
重要的群众来信来访及处理材料
√
表彰和奖励先进党组织、优秀共产党员、党务工作者的文件材料
√
党委组织机构人员变动的报告、决定、批复、通知
√
党委书记、副书记离任移交的有关文件材料
√
党委年度文件简报汇编（光盘）
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、录像等
√
分类号（类目）：
党务综合
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
机关党总支、
直属党支部
机关党总支、直属党支部报院党委的工作计划、总结
√
规章制度、会议记录、文件和统计报表
√
经验介绍、调查材料、重要报告
√
重要会议、活动材料、照片、音像资料等
√
其他有保存价值的材料、照片、录像等
各系党总支
各系党总支报学院党委的工作计划、总结
√
规章制度、会议记录、文件和统计表
√
重要会议、活动材料、照片、音像资料等
√
其它有保存价值的材料、照片、录像等
√
分类号（类目）：
纪检监察
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
纪委办公室
上级关于纪委、监察部门下发的要求贯彻执行的文件
√
上级纪委、监察部门针对本院纪检、监察的文件
√
学院纪委、监察工作规章制度、文件
√
学院纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计
√
纪委会议记录、纪要、简报
√
立案查处案件有结果并受到警告（不含）以上处分的材料
√
立案查处案件有结果并受到警告处分和取消处分的材料
√
群众来信来访及处理意见
√
预防犯罪的文件材料和规章制度
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、录像等
√
分类号（类目）：
组织
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
学院
办公室
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报和本院关于组织工作的文件
√
本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料
√
落实政策的有关材料
√
各党总支、支部改选报告、审批材料、委员名单
√
各党总支、支部委员花名册
√
发展新党员花名册、预备党员转正的花名册、党员花名册（教工党员和学生党员）
√
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
√
干部任免材料（报告、考核、公示、正式任命文件、会议纪要）
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、录像等
√
分类号（类目）：
宣传教育
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
学院
办公室
上级和本院关于宣传工作的文件
√
本院宣传工作计划、决定、报告、通知、总结
√
教职工政治思想工作动态及调查材料
√
理论学习的决定、通知、计划、总结
√
宣传统战科主办刊物合订本
√
学院各类活动照片（图片）、文字说明、摄像资料
√
省部级（含）以上领导来院视察、调研等材料
√
国内外著名专家来院访问活动照片、讲话稿、会议材料
√
反映本院重大活动的简报及图表
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、录像等
√
分类号（类目）：
统战
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
学院
办公室
上级和本院关于统战工作文件
√
本院统战工作计划、总结、报告、会议记录、活动照片
√
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
√
本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料
√
台、港、澳和侨务、少数民族工作材料
√
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、录像等
√
分类号（类目）：
工会
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
学院
办公室
上级关于学院工会工作的文件
√
学院工会委员会名单及变更请示及批复、会议记录、纪要和学院工会文件
√
工会工作计划、决定、报告、统计、通知和总结
√
学院工会各项规章制度
√
教职代会有关文件（会议议程、主持词、通知、名单、报告决议、选举结果、领导讲话、大会发言、代表证样本等材料）
√
表彰工会先进集体个人的材料、名单
√
处分会员和撤销处分的有关材料
√
基层工会干部名册、会员名册
√
妇女工作材料、家属工作材料
√
学院工会组织参加的校内外各类活动的照片、录音、录像、参会名单、发言稿等材料
√
教职工福利相关制度和文件材料
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、录像等
√
分类号（类目）：
归档
部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
学生
工作部（团委）
上级与本院关于学生工作的文件材料
√
奖助学金的工作材料（国家奖学金、国家助学金、综合奖学金的请示、报告、批复、学生名单、金额发放表等）
√
学生贷款的工作材料（通知、回执单等）
√
勤工助学的工作材料（请示、报告、批复、学生名单、金额发放表、汇总表等）
√
经济困难学生的资助工作材料（通知、学生名单、情况调查表、申请表、贫困证明等）
√
国防生的教育管理工作材料（照片、简报等）
√
学生的安全教育以及意外事故、应急事件的处理工作文件材料（制度、照片、报告及批复）
√
大学生心里健康工作材料
√
学生奖励材料（优秀三好学生、先进班级体申报表、申报材料等）及学生处分相关材料
√
学生军训、学院大型庆典活动相关文件材料（方案、照片、领导讲话稿、录像、录音、节目单等）
√
本部门举办的重大学生活动、校园文化相关材料
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、录像等
√
分类号（类目）：
团委
归档
部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
学生工作部
（团委）
上级和本院关于团委的工作文件
√
本院团代会（会议议程、主持词、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言、文件、录音录像、照片、代表证样本）
√
本院学代会（会议议程、主持词、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言、文件、录音录像、照片、代表证样本）
√
团委工作计划、报告、总结、规章制度
√
团委工作典型调查材料、优秀团员的材料
√
表彰和奖励先进团支部优秀团员的材料
√
处分团员的材料及取消处分、恢复团籍文件材料
√
批准入团、离团材料及花名册、团干部花名册、团员花名册
√
团委组织的各项重要活动记录、材料、照片
√
团委常委会、团总支书记会议记录、简报
√
本部门举办的重大学生活动、校园文化相关材料
√
上级有关学生思想政治工作的文件
√
本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
√
本院有关学生思想政治工作的计划、报告总结
√
学生思想政治工作典型调查材料和统计
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、录像等
√
行政类（）
分类号（类目）：
行政综合
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
学院
办公室
1
上级有关高校行政管理的综合性文件材料
√
2
全院性的规章制度
√
3
学院年度工作计划、报告、总结
√
4
董事会、党政联席会、院务会议记录、纪要
√
5
全院性的工作会议、座谈会文件
√
6
院领导在会上的重要讲话和参加重要会议发言稿
√
7
本院教育事业规划、计划及上级批复
√
8
学院规范化建设评估工作材料
√
9
本院向上级的请示及批复
√
10
本院向各单位的请示及学院的批复（分类立卷）
√
11
有关全院性工作的调查材料和经验总结
√
12
学年报表及综合统计
√
13
启用停用印章的文件及印模
√
14
学院简报、信息、动态等
√
15
学院简介、教育年鉴、制度汇编、值班电话记录本、电话记录本
√
16
学院领导离任移交的有关学院工作文件材料
√
17
普选工作材料
√
18
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
19
其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
鱼池口校区综合管理办公室
上级有关部门来文
√
本部门会议记录、纪要、文件、合同协议等
√
本部门工作计划、总结、报告
√
本部门开展各种教育教案活动的文件、照片、光盘材料
√
使用临时工有关材料
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
分类号（类目）：
人事
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
人力
资源部
（教师发展中心）
1
上级有关人事工作的文件
√
2
本院人事工作规章制度
√
3
本院人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录
√
4
关于本院机构、编制规划、计划报告及上级批复
√
5
关于院内机构与岗位设置、变动的文件材料
√
6
本院干部任免文件、名册（包括试任、考核、公示）等材料
√
7
教师节等重大活动表彰会议议程、主持词、领导讲话稿、教师代表发言稿、照片等音像资料
8
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
√
9
师资培养、管理工作计划、规定、总结
√
10
教师进修计划、安排、总结
√
11
教职工业务考核材料
√
12
教职工花名册（分部门统计）
√
13
教职工评定、聘任专业技术职务材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）
√
14
教职工工资调整材料、名册
√
15
教职工业务考核、试用期转正材料
√
16
教职工院内调动材料
√
17
教职工录用的有关材料
√
18
教职工退职、退休、死亡、离职和出国的有关材料
√
19
教职工退休有关部门的材料；退休后重新工作的材料
√
20
教职工动态月报
√
21
群众来信来访材料
√
22
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
23
其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
分类号（类目）：
审计
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
学院
办公室
上级针对本院审计工作的文件
√
本院审计规章制度、管理办法
√
本院审计工作计划、总结
√
本院审计工作统计年报及重要报表、文件
√
学院审计工作会议记录
√
审计项目文件材料（包括立项性文件材料、证明性文件材料、结论性文件材料和其他备查文件材料）
√
具有重大影响案件的审计材料
√
有关审计工作的请示、报告及批复
√
与审计相关的群众来信来访记录
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
分类号（类目）：
保卫
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
保卫处
上级有关本院保卫工作的文件
√
本院保卫工作规章制度
√
本院保卫工作计划、总结、报告、统计报表
√
本院师生员工案件的调查、处理结论材料及上级的批复文件
√
新生户口迁入审批名册、毕业生户口迁出名册
√
重点部位的保卫、消防工作、消防演练、安全讲座照片
√
保卫工作简报、照片、文件
√
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
分类号（类目）：
后勤处
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
后勤处
上级、本院有关后勤管理工作（包括总务管理、修缮工程、基础设施管网）的规定、指示、通知、办法等文件材料
√
本院后勤管理过程中形成的协议、合同
√
上级、本院有关住宅、学生公寓管理工作的文件材料
√
上级、本院有关校园绿化、通知等文件
√
医务方面规章制度、工作计划、总结，义务献血有关材料
√
全院范围内供水、供电、下水道等基础设施改造形成的文件材料
√
后勤处年度工作计划、请示、报告、批复、总结、规章制度、调研材料、统计材料
√
本院公用房屋、水电设施的管理、维修方面的工作计划、报告、批复、总结、规定及统计材料
√
校园基础设施维修改造前后全景图、照片等
√
学生餐饮、住宿管理的工作计划、报告、批复、总结、通知、规定、统计材料
√
使用临时工有关材料
√
反映本院重大后勤服务活动的各级报刊文章、照片、录音、录像、简报
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
分类号（类目）：
国有资产管理
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
资产处
资产管理工作计划、总结、会议记录、请示、报告及批复
√
土地、房屋管理、调配使用、转移等的规定
√
上级、本院机关有关校舍、住宅房屋管理的文件
√
房改工作有关材料
√
公房管理、住宅管理规定和有关部门材料
√
教职工宿舍住宿申请、审批、登记等相关材料
√
国有资产管理的相关规章制度和文件
√
本院教职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续
√
房产证、土地使用证
√
资产报损、报废的报批手续
√
采购招标项目有关材料，协议、合同
√
学院国有资产报表
√
校园基础设施维修改造前后全景图、照片等
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
分类号（类目）：
图书
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
图书馆
上级有关本院图书工作的文件
√
图书馆工作计划、总结
√
图书馆藏书目录
√
图书馆规章制度、管理办法、岗位职责、文件、会议记录
√
图书馆指南、发展规划、藏品目录统计及统计年报
√
图书采购文件材料
√
举办或参加重大活动活动议程、主持词、领导讲话稿、照片等音像资料
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
分类号（类目）：
档案
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
学院
办公室
上级有关本院档案工作的文件
√
档案管理工作计划、总结
√
档案管理各项规章制度
√
档案管理工作指南、全宗介绍、统计年报、年度大事记、历史沿革
√
重大活动照片、录像、光盘及说明材料
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
分类号（类目）：
网络信息
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
年
年
教务处
本院关于网络信息化建设（包括总体规划、目标）的规定、指示、通知、办法等文件材料
√
网络信息化建设相关材料
√
重要业务规章制度，文件和会议记录、工作计划、总结等
√
重要设备材料
√
重大工程立项、实施、进度控制、竣工材料
√
校园网建设形成的管网线布局材料
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案
√
其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
教案类（）
分类号（类目）：
综合
归档部门
序号
归档范围
保管期限
永久
长期
短期
教务处
上级、本院下达的有关教案工作的文件材料
√
教案改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
√
学院规划、实施计划、有关教案的规章制度、部门会议记录、调研报告、简报、总结、教务处工作计划、总结
√
教案检查、评估和各级优秀教案质量评奖材料
√
非学历教育的培训班材料、进修班材料
√
在校学生名册
√
学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
√
学生奖励、处分材料、学生出国留学申请材料
√
学生毕业证、结业证的发放文件及名册（有样本应移交样本）
√
各项统计报表
√
开学典礼、毕业典礼等重大活动相关材料（请示、通知、领导讲话稿、照片、音像等）
√
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖
升级会员 