档案归档范围与保管期限表.docx

1、档案归档范围与保管期限表 档案归档范围与保管期限表 学 院 办 公 室二 一 七 年 三 月党群类（）行政类（） 教案类（） 科研类（） 财会类（） 基建类（） 设备类（） 出版类（） 外事类（） 声像类（）党群类（）分类号（类目）：党务综合 归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年学院办公室上级党组织针对本院有关党的建设思想政治工作的文件上级党组织有关党的建设的文件材料学院党代会文件材料：（）大会计划、议程、主持词、通知、工作报告、总结、领导讲话、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复（）重要的贺信、贺电，会议情

2、况、反应情况、小组会议记录等（）讨论未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样院党委会、党政联席会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件党委年度工作计划、总结党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知以党委名义召开的工作会议材料院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿党委工作简报党委大事记、党务骨干、工作人员等外出培训学习相关材料及音像资料、证书复印件等党群系统启用停用印章的文件和印模党委重要会议资料、党委中心组学习材料（光盘）、书籍、党群系统重要统计材料（光盘）党委关于保密、秘书

3、工作的有关文件重要的群众来信来访及处理材料表彰和奖励先进党组织、优秀共产党员、党务工作者的文件材料党委组织机构人员变动的报告、决定、批复、通知党委书记、副书记离任移交的有关文件材料党委年度文件简报汇编（光盘）受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片、录像等分类号（类目）：党务综合 归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年机关党总支、直属党支部机关党总支、直属党支部报院党委的工作计划、总结规章制度、会议记录、文件和统计报表经验介绍、调查材料、重要报告重要会议、活动材料、照片、音像资料等其他有保存价值的材料、照片、录像等各系党总支

4、各系党总支报学院党委的工作计划、总结规章制度、会议记录、文件和统计表重要会议、活动材料、照片、音像资料等其它有保存价值的材料、照片、录像等分类号（类目）：纪检监察 归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年纪委办公室上级关于纪委、监察部门下发的要求贯彻执行的文件上级纪委、监察部门针对本院纪检、监察的文件学院纪委、监察工作规章制度、文件学院纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计纪委会议记录、纪要、简报立案查处案件有结果并受到警告（不含）以上处分的材料立案查处案件有结果并受到警告处分和取消处分的材料群众来信来访及处理意见预防犯罪的文件材料和规章制度受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材

5、料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片、录像等分类号（类目）：组 织 归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年学院办公室上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报和本院关于组织工作的文件本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料落实政策的有关材料各党总支、支部改选报告、审批材料、委员名单各党总支、支部委员花名册发展新党员花名册、预备党员转正的花名册、党员花名册（教工党员和学生党员）关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料干部任免材料（报告、考核、公示、正式任命文件、会议纪要）受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章

6、等实物档案其它有保存价值的材料、照片、录像等分类号（类目）： 宣传教育 归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年学院办公室上级和本院关于宣传工作的文件本院宣传工作计划、决定、报告、通知、总结教职工政治思想工作动态及调查材料理论学习的决定、通知、计划、总结宣传统战科主办刊物合订本学院各类活动照片（图片）、文字说明、摄像资料省部级（含）以上领导来院视察、调研等材料国内外著名专家来院访问活动照片、讲话稿、会议材料反映本院重大活动的简报及图表受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片、录像等分类号（类目）：统 战 归档部门序号归 档 范

7、 围 保管期限永久年年学院办公室上级和本院关于统战工作文件本院统战工作计划、总结、报告、会议记录、活动照片统战工作情况调查、典型材料、统计报表本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料台、港、澳和侨务、少数民族工作材料各民主党派成员和负责人名册及有关材料受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片、录像等分类号（类目）：工 会归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年学院办公室上级关于学院工会工作的文件学院工会委员会名单及变更请示及批复、会议记录、纪要和学院工会文件工会工作计划、决定、报告、统计、通知和总结学院工会各项规章制度教

8、职代会有关文件（会议议程、主持词、通知、名单、报告决议、选举结果、领导讲话、大会发言、代表证样本等材料）表彰工会先进集体个人的材料、名单处分会员和撤销处分的有关材料基层工会干部名册、会员名册妇女工作材料、家属工作材料学院工会组织参加的校内外各类活动的照片、录音、录像、参会名单、发言稿等材料教职工福利相关制度和文件材料受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片、录像等分类号（类目）：归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年 学生 工作部（团委）上级与本院关于学生工作的文件材料奖助学金的工作材料（国家奖学金、国家助学金、综合奖学金的

9、请示、报告、批复、学生名单、金额发放表等）学生贷款的工作材料（通知、回执单等）勤工助学的工作材料（请示、报告、批复、学生名单、金额发放表、汇总表等）经济困难学生的资助工作材料（通知、学生名单、情况调查表、申请表、贫困证明等）国防生的教育管理工作材料（照片、简报等）学生的安全教育以及意外事故、应急事件的处理工作文件材料（制度、照片、报告及批复）大学生心里健康工作材料学生奖励材料（优秀三好学生、先进班级体申报表、申报材料等）及学生处分相关材料学生军训、学院大型庆典活动相关文件材料（方案、照片、领导讲话稿、录像、录音、节目单等）本部门举办的重大学生活动、校园文化相关材料受省部级（含）以上表彰、奖励的

10、文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证等实物档案其它有保存价值的材料、照片、录像等分类号（类目）： 团 委归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年学生工 作部（团委）上级和本院关于团委的工作文件本院团代会（会议议程、主持词、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言、文件、录音录像、照片、代表证样本）本院学代会（会议议程、主持词、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言、文件、录音录像、照片、代表证样本）团委工作计划、报告、总结、规章制度团委工作典型调查材料、优秀团员的材料表彰和奖励先进团支部优秀团员的材料处分团员的材料及取消处分、恢复团籍文件材料批准入团、离团

11、材料及花名册、团干部花名册、团员花名册团委组织的各项重要活动记录、材料、照片团委常委会、团总支书记会议记录、简报本部门举办的重大学生活动、校园文化相关材料上级有关学生思想政治工作的文件本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例本院有关学生思想政治工作的计划、报告总结学生思想政治工作典型调查材料和统计受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证等实物档案其它有保存价值的材料、照片、录像等行政类（）分类号（类目）：行政综合 归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年学院办公室1 上级有关高校行政管理的综合性文件材料2 全院性的规章制度3 学院年度工作计划、报告、总结4 董事会、

12、党政联席会、院务会议记录、纪要5 全院性的工作会议、座谈会文件6 院领导在会上的重要讲话和参加重要会议发言稿7 本院教育事业规划、计划及上级批复8 学院规范化建设评估工作材料9 本院向上级的请示及批复10 本院向各单位的请示及学院的批复（分类立卷）11 有关全院性工作的调查材料和经验总结12 学年报表及综合统计13 启用停用印章的文件及印模14 学院简报、信息、动态等15 学院简介、教育年鉴、制度汇编、值班电话记录本、电话记录本16 学院领导离任移交的有关学院工作文件材料17 普选工作材料18 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案19 其它有保存价值的

13、材料、照片、音像等鱼池口校区综合管理办公室上级有关部门来文 本部门会议记录、纪要、文件、合同协议等本部门工作计划、总结、报告本部门开展各种教育教案活动的文件、照片、光盘材料使用临时工有关材料受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片、音像等分类号（类目）： 人 事归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年人力资源部（教师发展中心）1 上级有关人事工作的文件2 本院人事工作规章制度3 本院人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录4 关于本院机构、编制规划、计划报告及上级批复5 关于院内机构与岗位设置、变动的文件材料6 本院干部任

14、免文件、名册（包括试任、考核、公示）等材料7 教师节等重大活动表彰会议议程、主持词、领导讲话稿、教师代表发言稿、照片等音像资料8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料9 师资培养、管理工作计划、规定、总结10 教师进修计划、安排、总结11 教职工业务考核材料12 教职工花名册（分部门统计）13 教职工评定、聘任专业技术职务材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）14 教职工工资调整材料、名册15 教职工业务考核、试用期转正材料16 教职工院内调动材料17 教职工录用的有关材料18 教职工退职、退休、死亡、离职和出国的有关材料19 教职工退休有关部门的材料；退休后重新工作的材料20 教职工动态

15、月报21 群众来信来访材料22 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案23 其它有保存价值的材料、照片、音像等分类号（类目）： 审 计归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年学院办公室上级针对本院审计工作的文件本院审计规章制度、管理办法本院审计工作计划、总结本院审计工作统计年报及重要报表、文件学院审计工作会议记录审计项目文件材料（包括立项性文件材料、证明性文件材料、结论性文件材料和其他备查文件材料）具有重大影响案件的审计材料有关审计工作的请示、报告及批复与审计相关的群众来信来访记录受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等

16、实物档案其它有保存价值的材料、照片、音像等分类号（类目）： 保 卫归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年保卫处上级有关本院保卫工作的文件本院保卫工作规章制度本院保卫工作计划、总结、报告、统计报表本院师生员工案件的调查、处理结论材料及上级的批复文件新生户口迁入审批名册、毕业生户口迁出名册重点部位的保卫、消防工作、消防演练、安全讲座照片保卫工作简报、照片、文件复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片、音像等分类号（类目）： 后勤处归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年后勤处上级、本

17、院有关后勤管理工作（包括总务管理、修缮工程、基础设施管网）的规定、指示、通知、办法等文件材料本院后勤管理过程中形成的协议、合同上级、本院有关住宅、学生公寓管理工作的文件材料上级、本院有关校园绿化、通知等文件医务方面规章制度、工作计划、总结，义务献血有关材料全院范围内供水、供电、下水道等基础设施改造形成的文件材料后勤处年度工作计划、请示、报告、批复、总结、规章制度、调研材料、统计材料本院公用房屋、水电设施的管理、维修方面的工作计划、报告、批复、总结、规定及统计材料校园基础设施维修改造前后全景图、照片等学生餐饮、住宿管理的工作计划、报告、批复、总结、通知、规定、统计材料使用临时工有关材料反映本院重

18、大后勤服务活动的各级报刊文章、照片、录音、录像、简报受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片、音像等分类号（类目）： 国有资产管理归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年资产处资产管理工作计划、总结、会议记录、请示、报告及批复土地、房屋管理、调配使用、转移等的规定上级、本院机关有关校舍、住宅房屋管理的文件房改工作有关材料公房管理、住宅管理规定和有关部门材料教职工宿舍住宿申请、审批、登记等相关材料国有资产管理的相关规章制度和文件本院教职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续房产证、土地使用证资产报损、报废的报批手续采购招标

19、项目有关材料，协议、合同学院国有资产报表校园基础设施维修改造前后全景图、照片等受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片、音像等分类号（类目）： 图 书归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年图书馆上级有关本院图书工作的文件图书馆工作计划、总结图书馆藏书目录图书馆规章制度、管理办法、岗位职责、文件、会议记录图书馆指南、发展规划、藏品目录统计及统计年报图书采购文件材料举办或参加重大活动活动议程、主持词、领导讲话稿、照片等音像资料受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片

20、、音像等分类号（类目）： 档 案归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年学院办公室上级有关本院档案工作的文件档案管理工作计划、总结档案管理各项规章制度档案管理工作指南、全宗介绍、统计年报、年度大事记、历史沿革重大活动照片、录像、光盘及说明材料受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案分类号（类目）： 网络信息归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久年年教务处本院关于网络信息化建设（包括总体规划、目标）的规定、指示、通知、办法等文件材料网络信息化建设相关材料重要业务规章制度，文件和会议记录、工作计划、总结等重要设备材料重大工程立项、实施、进度控制、竣工材料

21、校园网建设形成的管网线布局材料受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案其它有保存价值的材料、照片、音像等教案类（）分类号（类目）： 综 合归档部门序号归 档 范 围 保管期限永久长期短期教务处上级、本院下达的有关教案工作的文件材料教案改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法学院规划、实施计划、有关教案的规章制度、部门会议记录、调研报告、简报、总结、教务处工作计划、总结教案检查、评估和各级优秀教案质量评奖材料非学历教育的培训班材料、进修班材料在校学生名册学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）学生奖励、处分材料、学生出国留学申请材料学生毕业证、结业证的发放文件及名册（有样本应移交样本）各项统计报表开学典礼、毕业典礼等重大活动相关材料（请示、通知、领导讲话稿、照片、音像等）受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖