英文电子邮件通用语整编.docx

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英文电子邮件通用语整编

英文电子邮件十大情景常用句型

1.Greetingmessage祝福

Hopeyouhaveagoodtripback.祝旅途愉快。

Howareyou?

你好吗?

Howistheprojectgoingon?

项目进行顺利吗?

2.Initiateameeting发起会议

Isuggestwehaveacalltonightat9:

30pmwithyouandBrown.PleaseletmeknowifthetimeisokforyouandBen.

我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没有空?

IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.

今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。

We’dliketohavethemeetingonThuOct30.Sametime.

十月三十号（周三），老时间，开会。

Let’smakeameetingnextMondayat5:

30PMSLCtime.

下周一盐湖城时区下午五点半开会。

IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.

我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。

3.Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议

Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknows.

如果存取文件有任何问题请和我联系。

Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.

谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。

Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.

期待您的反馈建议!

Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?

你对计划方面有什么想法?

下一步我们应该怎么做?

Whatdoyouthinkaboutthis?

这个你怎么想?

Doyouhaveanyideaaboutthis?

对于这个您有什么建议吗?

Feelfreetogiveyourcomments.请随意提出您的建议。

Anyquestion,pleasedon’thesitatetoletmeknow./

Anyquestion,pleaseletmeknow./

Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions./

Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.

意思都是：

有任何问题，欢迎和我们联系。

Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!

/

Pleaseletmeknowwhatyouthink?

欢迎您的评论和建议!

Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser’sbehavior.

您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!

Atyourconvenience,Iwouldreallyappreciateyoulookingintothismatter/issue.

如果可以，我希望你能负责这件事情。

4.Givefeedback意见反馈

Pleaseseecommentsbelow.请看下面的评论。

Myanswersareinbluebelow.我的回答已标蓝。

Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.

我就文档添加了一些备注,仅供参考。

5.Attachment附件

Ienclosetheevaluationreportforyourreference.

我附加了评估报告供您阅读。

Attachedpleasefindtoday’smeetingnotes.

今天的会议记录在附件里。

Attachisthedesigndocument,pleasereviewit.

设计文档在附件里,请评阅。

Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.

其他个人特征方面的信息请见附件。

6.Pointlisting列表

Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:

1…….2…….

今天我们要完成的任务:

1…….2…….

Someknownissuesinthisrelease:

1…….2…….

声明中涉及的一些问题:

1…….2…….

OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:

1…….2…….

我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:

1.2.

Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:

1.2.

以下是对你们团队的一些问题:

1…….2…….

Thecurrentstatusisasfollowing:

1……2……

目前数据如下:

1……2……

Someitemsneedyourattention:

1…….2…….

以下方面需提请注意:

1…….2…….

7.Raisequestion提出问题

IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX

我对XX-XXX报告有一些疑问。

FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:

…

就ABC协议，我有以下几个问题:

……

8.Proposal提议

Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing…

关于平台启动的下一步计划，我有一个提议……

Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.

我建议我们就一周项目开一个电话会议。

AchievoteamsuggesttoadoptoptionAtosolveoutstandingissue……

Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。

9.Thanksnote感谢信

Thankyousomuchforthecooperation感谢你的合作!

Thanksfortheinformation谢谢您提供的信息!

Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.

对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。

Thanksforyourattention!

谢谢关心!

Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.

我们对您的协助表示感谢。

Reallyappreciateyourhelp!

非常感谢您的帮助!

10.Apology道歉

Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!

对造成的误解我真诚道歉!

IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.

很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。

（注：

ASAP=assoonaspossible，意为尽快。

）

英语邮件的注意事项

商务英语邮件格式一定要严谨，但往往人们忽视了一些细枝末节的注意事项，这有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。

1.Knowyouremailterms要弄清楚email发送程序缩写

"Replytoall"表示你的回复将发送给每一个收到原始邮件的人。

在邮件的地址栏内，"cc"（carboncopy）部分指的是该邮件发给你指定的人，而"bcc"部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道–b代表的是"blind"（掩藏的）。

如果有人要你"forward"一封邮件，意思是要你通过转发的功能发送邮件，有时侯简写成"Fw."

2.UsetheRightGreeting使用正确的称谓

用"Hey"作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴这样写信。

另，用非常正式的传统开场白"DearSir"也已经越来越过时了。

最好写成"DearMr./Ms."后跟那个人的姓氏。

同事之间，通常可直呼其名，如"DearJohn"。

3.KeepitShortandClear用英语写邮件，要清晰、有条理

在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的，保证每一段中都有代表核心观点的中心句。

使用类似"first,second,next,andfinally"的词引导读者你所要表述的每一个观点。

你不需在邮件中包括所有的详细内容，取而代之的可以是类似"Ifyouhaveanyotherquestionspleasefeelfreetocontactme,"这样的短语来结束邮件，这样一来可以为对方创造进一步交流的前提。

4.Bepoliteandtactful懂得谦逊和准确传达信息的重要性

"Iwant."之类的词能避免则避免出现，相比之下，"Iwouldlike"显得更尊重对方。

又如"Iaminterestedin"是提出请求建议或寻求意见的好方法。

5.电子邮件正确结尾

"Iamlookingforwardtoyourreply,""Thankyou,"或者"Sincerely"都是给收信人留下好印象的结尾方式。

必备信函写作用语

Referringtopreviouscontact提及之前联系

Thankyouforyourinterest…感谢您…的兴趣

Furthertoourconversationof…关于我们某月某日的谈话……

Withreferencetoyourletterof/dated…inwhich…关于您某月某日的来信…，其中谈到…

Statingthereasonforwriting陈述写信原因

Iamwritingtoconfirm/applyfor/outline…我写此信是为了确认/申请/简略地说明……

I'dliketothank/complain/commenton…我想对……表示感谢/投诉/发表自己的看法

Iamwritingconcerning…我写此信是关于……

Enclosinginformation随附信息

Pleasefineenclosed…附上……Asrequested,Ienclosed…应您要求，随信附上……

Offeringassistance提供帮助

Shouldyouhaveanyfurtherquestions,pleasecontactmeontheabovenumber.

如有其他问题，请拨以上电话号码与我联系。

Inthemeantime,ifyourequireanyfurtherinformation,pleasedonothesitatetocallme.

在此期间，如果您需要了解更多信息，请尽量来电与我联系。

Referringtofurthercontact提及未来联系

Ilookforwardtohearingfromyou/meetingyou/seeingyou/workingwithyou.我希望收到您的回信/与您见面/与您共事。

Ihopetohearfromyousoon.希望尽快收到您的回信

E-mail写作要点

E-mail的书写很简单，采取左对齐，单边行距的文档格式。

段落之间double-space.具体，我列出以下几个注意点。

•AddresstherecipientbyFullName.Usegender-Neutrallanguage.对收信者要称呼对方的全名。

使用中性的语言。

如果关系不是那么亲密，用Mr.,Dr会比较好。

•Writeaspecific,notgeneral,topicinthesubjectbox.在Subject一栏里要把主题写的明确，不要大众化。

不然，很有可能紧急的信件被划到垃圾信件里。

那事情就大条了。

•Startyoure-mailwithasentencethattellswhatyourmessageisabout.首句就直截了当的告诉对方这封E-mail讲的是什么事。

简单，明确。

•Putthedetailsofyourmessageinthesecondgaragraph.第二段落是细节的部分。

你可以把收信人不了解的信息，或可能遗忘的信息放在第二段。

•Beclear,concise,andspecific.Avoidoverlylongsentences.信件简明，扼要。

你要知道对着电脑屏幕一行行的看字，不像看本书，是很伤眼睛的。

所以，为了他人着想，尽量写的言简意赅吧。

实在E-mail不得不长，分段处用Headings。

•Neverwriteinallcapitallettersoralllower-caseletters.之所以用大写是为了引起别人的重视，如果全用大写字母，不是招人烦么。

全用小写字母也是不当的。

这样，会给人一种不尊重，偷懒的感觉。

•Becautiousaboutwhatyousayinabusinesse-mail.记住，你的E-mail,可能被人forward给其他人看。

万事要小心，别把一些谣言，玩笑话写在E-mail里。

甚至轻易泄漏你的银行卡号，信用卡密码。

•Checkyoure-mailandanyattachmentstomakesureyourmessageisclear,yourtoneispro,andyourspelling,grammarandpunctuationarecorrect.一封E-mail写完了，别忘记查看附件有没有上传好。

你的语气是不是够专业，Grammar和spelling可以交给word来做。

•Attheendofyourmessage,beforeyourfullnameandposition,useacommonlyacceptedcomplimentaryclosing.在E-mail收尾的部分，别忘了加上你的全名和结束语,像Sincerely,Cordially,orRegards.

常用的英语表达及其引申义

F.Y.I

刚进外企的时候，收到很多别人转过来的信上都有这三个字母，过了好久才知道意思是：

ForYourInformation。

看到这几个字母意味着下面内容和我有关，但是关系不大，看看就好。

因为对方如果要你采取行动，一定会说清楚“Catherine,please……”而不会只是F.Y.I了事。

潜台词:

和你关系不大，给你随便看看。

CC

CC就是发邮件时用的Copy功能，“抄送”的意思。

每次发给你的email，你要做的是：

第一看标题，第二看CC给谁，第三才看内容。

CC给谁基本上能够说明对方的态度，CC一大批老板的，有时候是要表扬对方，但有时候却未必是啥好事，也可能对方要推卸责任。

潜台词：

当对方把发给你的邮件CC老板的时候，也许他的意思是这件事告诉你了哦，你自己看着办吧，反正老板都知道，都盯着你呢。

当然看到自己的名字在CC那一栏里是比较开心的，因为那意味着那就是这封信不用回，看看就可以，有人会回复的。

Concern

中文翻译成“关注”，其实在外企里面，如果你的上司或老板要是说他很concern，他可不是只想告诉你他很关注这个case。

这句话是暗示你做的事情有问题，你可要小心了。

潜台词：

你这个事情也许会出岔子，你要好好注意，别弄砸了！

Myunderstandingis…

这句话的字面意思是：

“我的理解是…”，往往是在你发表一个观点或看法时，对方会说“Myunderstandingis…”。

这时候你要注意喽：

他不是想让你听听他的理解是什么。

而是想告诉你，你的理解有误，我再给你解释一下。

潜台词：

老兄，你的想法错了，我说的这个才是正确答案呢。

Appreciate

好像口语里很少用到这个词来表达感谢，但是在email里，这个词可是使用率很高的。

当事情自己解决不了的时候，需要别人帮忙的时候，或者是自己做错事无法挽回的时候，一句“Yourkindhelpshouldbeappreciated.”能够发挥很大的作用了。

如果你想让对方快一点回复你的email,也可以在结尾写上“Yourquickreplywillbehighlyappreciated.”也可以起到很好的push作用。

潜台词：

如果业务还不熟悉，很多工作不会做，那你的嘴一定要甜，让人帮忙时就用appreciate，同事们也没有办法拒绝你了。

Involve

字面翻译成“介入”。

一件事情，在外企involve的老板越高层，事情就越复杂，Director（总监）要是involve了，那Manager（经理）就开始紧张；VP（副总裁）要是involve了，那整个部门相关人员都别想有好日子过，得加班加得四脚朝天。

潜台词：

大佬很生气，后果很严重。

Aggressive

字面翻译成“进攻性的”，在外企里面意思含糊，褒义的有"具有开拓精神的"、"有事业心的"，贬义的有"咄咄逼人的"、"喜欢没头脑乱闯的"、"容易得罪别人的"，反正意思可褒可贬，看你自己琢磨。

如果说自己"aggressive"的，潜台词是：

我可不是那种混日子的人，我是能干事的。

潜台词：

一旦被别人说"veryaggressive"，需要好好理解，也许人家是说：

这人整天凶巴巴的，不好相处，做事没头没脑，老闯祸。

但老板说你不够"aggressive"，那意思则是你不够积极，工作需要更主动些。

Unacceptable

字面意思是：

不能接受。

老外从小接受的教育是人要以表扬鼓励为主，所以老外批评人比较含蓄。

说你这件事办的unacceptable，已经算是说的很重了，就是指你办的事情太差了，说不过去啊。

潜台词：

你办的这是什么事啊，太不合我心意了，最好小心点。

Challenge

字面意思是挑战，但是在外企的英文中它不当“挑战”讲而是“谴责、批评、指责”。

如果说，你被老板challenge了，那可不是老板挑战了你，而是说你遭到老板的批评。

潜台词：

你得好好准备工作，否则谁都可以“挑战”你！

Quota

员工的计划任务量，这个词对于很注重业绩的部门来说是个最敏感的词语了，比如销售部，他们最关心就是每个季度的quota是多少，自己如何才能完成这个quota。

潜台词：

如果你没有完成公司制定的quota，那你后面的日子可就难过喽！

Followup

意思是：

跟办。

外企老板，尤其是老外，很重视项目或工作的进度，而且要心里清楚是谁在负责，所以总喜欢问“这个case有没有人followup？

”，如果一个工作还没有结果，却没有人followup，那部门主管可就会成为直接负责人了。

所以，每个主管也都很聪明，把自己手里面的所有case都分派给手下的员工，然后就由他们自己去followup。

老板问起来，只要把员工名字告诉老板，然后说说简单情况就可以了。

这也就是为什么外企员工的独立性都很强、效率很高的原因了。

潜台词：

做事情得有始有终，不能没有人跟办执行。

ToDoList

进入外企，如果你想有条不紊的完成手里面堆成小山的工作，而且不会误了deadline，那你的法宝就是ToDoList。

一定要做一个很有条理的Excel表格，把项目的名称、期限、具体内容、特别注意、进展情况等都列成一个表，随时followup自己的进度。

这样，不仅能让自己变得有条理，而且在老板问起来的时候也好有个实实在在的东西给她/他看。

同时，这也是日后写绩效评估的一个文字依据啊，何乐而不为呢?

潜台词：

在外企可不能“光说不练”，只有把该做的执行工作都写在清单里才能保质保量地完成工作。

Deadline

这个词是截止日期的意思。

刚到外企的新手往往对手头的工作没有时间观念，不知道要在规定的时间内完成，也不知道问每一个任务的deadline是什么日期。

最后，等真到了deadline还没完成，那你的死期可就真到了。

所以，你一定要自己做一份ToDoList（任务清单），把每一项任务都拍好顺序，千万要写清楚交差的日期，准时完成。

潜台词：

Deadline就是说到了规定的日期完不成任务，你可就离死不远了。

Youdeserveit.

正像《杜拉拉升职记》里面提到的，这句话的确在外企里面很流行。

不过他有两个意思，一个是褒义“当之无愧”，另一个是贬义“你活该”。

所以，如果一是搞不清楚上级或同事说这句话的意思，那可要仔细品味了。

不过大可放心，如果是上级直接对你说“Youdeserveit.”，那肯定是在夸奖你呢。

潜台词：

这句话虽然是外企流行用语，但是场合不适当的时候可要慎用啊。

不然，得罪了同事你还不知道呢，小心人家找机会报仇，那你可就真“活该了”。

PerformanceEvaluation

意思是：

（定期的）员工个