外贸部门工作流程和职责.doc

外贸部门工作流程和职责.doc

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外贸部工作流程和制度

1．客户的询盘，一般在下订单之前，都会有相关的询盘给业务员。

在收到客户询盘后，需在第一时间里回复，若有客户需求具体提供报价或需找样的询盘，需在收到询盘后马上发函于客户，告知客户会在什么时候报价，何时能够提供样品，原则上应在半小时内报价，最迟不能迟于下半个工作日，找样最迟不低于一天时间，以此高效服务才能赢得客户。

2．对于客户需求打样的，要按具体要求，制出书面打样单，打样单上严厉清楚概括，货号，原料，颜色搭配和做法，打样单由外贸部经理签字后，方能布置打样。

样品完成后需细心审核样品，寄出前，必需摄影存入电脑档案。

若是新客户，样品能否向客户收费，收多少，快递费是预付照样到付，需请示经理，由经理决议。

总的原则是：

若是少数样品，样品免费，运费到付。

如样品数目较多，应思索样品收费，运费到付。

3．严厉掌握核价单，准备地报出美金卖价，需制作一份报价单，详细列明布料的规格递交业务部核算坯布价格，报价单为一式二份，业务，外贸部各存底一份以备订单签署后作为与业务核算依据。

美金卖价确定后，准则上必需经外贸部经理审核后，方能对外报价，单个客户提出佣金要求的，业务员必需把工作前因后果向直属总经理汇报请示清晰，由总经理决义可否操作。

4．积极主动与客户坚持联络，促使客户及早下订单，样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否收到样品，确认客户收到样品后，应立刻发信给客户，十分谦让的讯问客户对样品的评价，讯问客户能否有下订单的意愿。

5．确定付款方式：

汇付，托收和信用证三种。

如果是T/T付款，要确认定金已经到账，要坚持30%预付定金的原则，如果是放帐或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需公司领导确认同意，在考虑是有长久贸易伙伴可以实行。

如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员应该仔细审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客户改证。

采用LC收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付，采用TT收汇的，在取得提单后马上传真给国外买方付款，确认收到余款后再将提单正本及其它文件寄给国外买方。

如果TT收汇的，要求收全款才能做装箱，要等收款后再安排装箱，拿到提单后可立即寄正本提单给国外客户。

6．外贸部收到订单后，首先要做出业务核表，按出口合同审核表的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明，合同审批需附上客户认单件。

审核表由业务员签名，部门经理审批，再交总经理审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经总经理与外贸部洽谈审批后才行。

合同审批后制成销售订单，交给跟单员跟进。

业务人员在收到及确认预付订金到款后方可下达生产通知，通知生产部门排产。

7．业务员应一直树立“订单就是敕令的企业理念，客户下单后，业务员应在第一时间整理出订单，并立刻下发到有关部门。

组织安排货源和跟踪生产进度，及时汇报给客户生产进度，产前色样最终与客户核对，由客户签字后发放于染厂。

若有客户交待不清的，应立刻发电子邮件与客户书面确认。

8．对于客户的款项安排，严格要求控制在30%及30%预付定金，以减少不必要的风险，客户的货款必是在收到已扣除银行手续费的货款，在客户汇款前需跟客户阐明。

9．验货：

在交货期前一周，通知跟单员验货，如客人自行验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知仓库。

如果客户指定由第三方验货公司验货的，在交货两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货前安排好时间。

10．进出仓：

货物到达公司仓库前，通知仓管到货时间和递交送货清单，仓管员凭送货清单核对商品点数进仓，并由仓管指示并协助搬运工按已定的位置将商品逐一摆放好。

货物出仓前递交仓库一式二分发货清单，并同仓管协助安排搬运工及点数。

货物装卸完毕后，由仓管开具放行单，放行单上注明货总数量，出仓时间和发往地，注明装柜柜号，司机姓名和联系方式，必要时需要司机签字。

11．应在出货前一个星期内，制备基本文件，装箱资料，制作出口合同，商业发票，装箱单等文件，如果没有收完货款，经有总经理与客户商量批准后方可出货，在做商检之前，需与总经理协商该批货物的单价，米数和金额，以求最大化的取得出口货物的价值。

12．租船订仓：

如果跟客户签订的是FOB条款，通常由客户指定运输代理公司或船公司，应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少三天以前，以及船期能否达到客户要求的交货期。

应在交货期一周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船三天前可拿到定仓纸。

13．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。

经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人，如客人不同意时要另选客人认可的船公司，开船前两周书面定仓，程序同上。

如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位，拿到入仓纸时，还要了解结关时间，入仓报关要求等内容。

14．安排拖柜：

货物做好后并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜，拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。

要给拖车公司传真以下资料：

定仓确认书，放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行及装船口岸等。

船公司或其代理人必须在收取运费后发给托运人运费预付的提单，如属到付运费货物，则在提单上注明运费到付，由船公司卸港代理在收货人提货前向收货人收到。

15．收取海运提单及其它运输文件：

最迟在开船后二天内要将提单补料内容传真给船公司或货运代理，补料要按L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

督促船公司尽快出提单样板及运费帐单，仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。

如果提单需客户确认，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。

及时支付运杂旨，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件，支付运费应做登记。

货物发柜后七天后，向货代公司索取报关单,与出口代理协商需开票总金额,向财务部递交开票资料.

16．制单结汇交单给出口人，在信用证到期前和交单期限内向指定银行提交符合信用证条款规定的单据。

这些单据经银行确认无误后，根据信用证规的付汇条件，由银行办理出口结汇。

货物装运后，由进出口公司即应按照信用证的规定缮制和备妥各种单据，包括汇票，出口发票，运输单据和保险单以及其它合同或信用证规定的所需结汇单证单据。

在信用证规定的交单有效期内，将各种单据和必要的任证送交指定的银行办理要求付款。

承兑或议付手续，并在收到货款后向银行进行结汇。