文书档案管理规定.docx

文书档案管理规定.docx

《文书档案管理规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书档案管理规定.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

文书档案管理规定

文书档案管理规定

为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。

一、定义

本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

二、档案的立卷与归档

1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。

2、收集范围为主要包括：

（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。

3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。

5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。

6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。

党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。

7、案卷质量要求

案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

（4）卷内文件材料应区别不同情形进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

（5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写字迹要工整。

卷内目录放在卷首。

（6）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

（7）案卷：

装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（8）案卷各部分的排列格式为软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

三、档案的保管与存放

1、根据国家档案局第8号令要求，文书档案的保管期限定为永久、定期两种。

定期一般分为30年、10年（各类文书档案保管具体期限见附件）。

2、机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

3、处理中的文件，按照文件类别临时存放于文书人员办公室内，每季度清理一次，不得积压。

4、归档后的文档，按文档类别统一存放于档案室，注意防霉防蛀，定期检查及维护。

5、档案室内不得存放非档案物品，更不能存放易燃和腐蚀性物品，坚持“以防为主、防治结合”的原则，着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和库房内温、湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。

四、档案的开放利用

1、所（园）内各单位或工作人员确因工作需要借阅档案的，可借阅职能范围内的有关档案。

非本职范围内的档案一般不外借，如有特殊需要，要向办公室主任说明理由，批准后方可借阅。

2、合同是文书档案的一个重要组成部分。

借阅合同须报经办公室主任批准后到文书人员处办理借阅手续。

3、借阅档案（文件）须办理借阅手续，借阅期限一般不超过五天，一次借阅数量不得超过三卷（份）。

4、借阅人员应对档案的保密、安全和完整负责，不得带至公共场所，不得泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，未经批准不能抄录复印，确因工作需要的，须到档案室办理相关复印手续。

5、还在保密期限内的密级档案（文件），概不借阅，内部人员借阅须经办公室主任批准。

密件不准复制。

6、借阅的案卷原则上不许带出本单位。

7、外单位人员借阅档案，必须持单位介绍信报办公室主任批准。

二○○九年七月二十日

附:

文书档案归档范围及期限

一、综合办公室

1.办公会议、领导班子会议记录永久

2.组织机构改革永久

3.上级领导、机关来所视察检查形成的题词、讲话、声像等重要材料永久

4.本所重要的工作会议、讨论通过的决议材料永久

5.本所各部门编制调整、名称变更，启用、更换印章永久

6.本所重大的体制改革形成的材料永久

7.工作总结和计划、长远规划永久

8.领导班子离任审计文件材料永久

9.本所制定的规章制度永久

10.本所与下属部门及外单位签订的有长远利用价值的合同、协议永久

11.办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复永久

12.本所编制的年报（大事记）永久

13.上级机关或同级机关制发的非本机关主管（办）业务但要贯彻执行的文件材料10年

14.本所与下属部门及外单位签订的一般的合同、协议10年

15.上级领导、机关来所视察检查形成的题词、讲话、声像等一般材料30年

16.本所一般的体制、制度改革形成的材料30年

17.办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复（一般事务、有参考价值）30年

18．本所档案工作、保密工作形成的重要材料30年

二、党办

1.本所职工参加各级代表大会与本所有关的重要发言、提案等永久

2.当选各级代表材料永久

3.党员花名册、党内统计年报表永久

4.党委会议记录永久

5.党委换届选举、正副书记任免文件永久

6.党、团工作总结、计划永久

7.党支部机构调整、干部任免报告、批复永久

8.团员花名册、团内情况统计表、组织工作报告永久

9.党、团组织关系介绍信及存根永久

10.表彰先进党组织、优秀党员材料永久

11.纪检、监察中形成的重要材料永久

12.有领导重要批示和处理结果的人民来信材料永久

13.工会换届选举材料永久

14.工会总结、会议纪录永久

15.工会工作活动形成的材料永久

16.本所职工参加各级代表大会与本所有关的一般发言、提案等30年

17.党员民主评议材料30年

18.纪检、监察中形成的一般材料30年

19.各民主党派花名册、换届选举30年

20.有处理结果的一般问题人民来信材料30年

三、人事教育处

1.干部、机构编制、劳动工资等各类统计表永久

2.全所人员名单永久

3.上级部门对本所领导班子考核材料永久

4.所领导任免、聘任的批复、通知永久

5.本所人事任免文件永久

6.职工技术职称评聘、职务变更、干部录用批复、通知永久

7.职工考核材料永久

8.调出调进人员名单、行政、工资、介绍信及存根永久

9.招收合同工；职工停薪留职、辞职、解聘、退休材料永久

10.职工死亡、抚恤、重要的善后处理材料永久

11.招收博士生、研究生有关材料永久

12.学术委员会、学位委员会、职称评定委员会等名单永久

13.聘任、聘请本所及外单位专家、顾问名单永久

14.人事考核、职称评审、调资定级文件永久

15.本部门起草、制发的请示、报告与上级的指示、批复（重要问题）永久

16.先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料（受县级及以上表彰、奖励的）永久

17.人员处分材料（受到警告以上处分的）永久

18.人员处分材料（受到警告处分的）30年

19.先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料（受县级以下表彰、奖励的）30年

20.本部门起草、制发的请示、报告与上级的指示、批复（一般问题）30年

21.本部门起草、制定的人事工作制度、规定、办法30年

22.人才培养、联合办学有关材料30年

四、科研管理处

1.本所科研项目工作计划永久

2.本所科技年报永久

3.重要的科研调查、统计材料永久

4.本所与外单位签订的重要的技术转让、合作开发的协议、合同永久

5.本所对外交换标本、种子等材料永久

6.本所承办国际性大型展览会、博览会形成的文字材料及影音材料永久

7.成立公司系列材料永久

8.公司财务审计、年终财务报告永久

9.重要的协议、合同、债务情况永久

10.20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证等材料永久

11.本所外事活动签订的协议、协定、备忘录、重要的会议记录、纪要、公报等永久

12.本部门向上级申请经费或汇报重要业务情况的请示、报告与上级部门的指示、批复、批示永久

13.本所与外单位签订的一般的技术转让、合作开发的协议、合同10年

14.各学会研讨会、年会通知、记录、会议代表登记表，接待安排10年

15.在科研工作中涉及到的保证书、承诺书等备案文件10年

16.本部门的请示、报告（一般业务问题）30年

17.本所职工出国审批手续、执行日程、考察报告，一般性会议记录30年

18.职工出国考察、进修、参加会议的批复请示、计划；外宾赠送的礼品30年

19.下达科研经费、指标30年

20.挂靠在本所的学会、协会工作活动中形成的材料、协议30年

21.代表发言材料、交流材料、简报、新闻报导30年

22.公司规章、内部变更、决议等材料30年

23.开发部门在工作活动中形成的重要的材料30年

24.一般的协议、合同、债务情况30年

25.20年以下有效的许可证、执照、资质证等审批、管理文件材料30年

五、财务处

1.基建项目可行性报告、评估、建设书及上级批复永久

2.环境预测、地形地貌、勘察等基础材料永久

3.工程承包、招标、投标、环保、消防、水电煤气材料永久

4.工程开工报告、技术要求、图纸会审记录永久

5.设计变更、工程更改、工程施工图永久

6.工程竣工图、重大工程的照片、底片永久

7.工程项目竣工验收报告、预决算材料永久

8.土地证、房屋产权证永久

9.本所土地被借用的材料（区划图、决定、通知、协议等）永久

10.房屋拆迁、征用土地材料永久

11.购置重大的国有资产及处置国有资产的材料永久

12.固定资产投资、评估、统计表等永久

13.不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久

14.职工医疗保障、规章等重要文件材料永久

15.财务审计材料永久

16.会计年终报表永久

17.职工医疗保障、规章等一般文件材料10年

18.会计凭证10年

19.职工住房货币补贴有关资料；房屋维修、设备安装有关资料30年

20.办公设备及用品、机动车等采购计划、审批手续、招标投标等材料30年

21.办公设备及用品、机动车等购置、保险、事故、转让等文件材料30年

22.会计账簿30年

六、植物园管理处（活植物管理部）

1.植物园规划、设计方案、建设等重要材料永久

2.本部门工作活动中形成的重要材料、照片永久

3.本部门与外单位签订的重要的协议、合同永久

4.本部门开展科普工作形成的重要文件材料永久

5.本部门工作活动中形成的一般材料、照片10年

6.本部门与外单位签订的一般的协议、合同10年

7.本部门开展科普工作形成的一般文件材料10年

8.建园、科普工作经费下达30年

七、信息中心

1.订阅、管理期刊、杂志相关工作材料30年

2.网络、网站工作活动相关重要材料30年