人事文员工作指导书.docx

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人事文员工作指导书

人事文员/助理工作指导手册

一、工作理念

二、工作目标

三、岗位职责

四、管理制度

五、工作流程

六、档案管理要点

七、签订劳动合同要点

八、社保申报、退工手续、员工工伤申报的办理流程

九、员工试用期工作跟进

十、月报表工作要点

一、工作理念

服务理念:

以公司利益为第一利益

行动理念：

快速反应、准确处理

成长理念：

以理论知识与实践经验促进自身成长

二、工作目标

报表提交的及时率100％

保险漏缴的次数0

三、岗位职责

（一）、负责公司员工的人事档案的日常维护工作;

（二）、负责组织员工签订劳动合同及续签手续；

（三）、负责办理员工社会保险申报、退工手续和员工工伤申报工作；

（四）、负责新进员工试用期跟踪工作；

（五）、负责协助有关部门和领导处理及解决劳动纠纷；

（六）、负责人力资源月报表管理工作；

（七）、上级交办的其他工作.

四、管理制度

详见《工伤管理制度》、《竞业限制管理制度》、《劳动合同管理制度》、《离职管理制度》、《廉洁任职管理制度》、《录用管理制度》、《人事档案管理办法》、《试用期管理办法》

五、工作流程

见《社会保险新增流程》、《社会保险退工流程》、《劳动合同签订流程》、《劳动合同终止&续签流程》、《员工解除劳动关系流程》、《公司解除劳动关系流程1》、《公司解除劳动关系流程2》、《协商解除劳动关系流程》、《录用流程》、《入职手续办理流程--科室》、《入职手续办理流程-—一线员工》、《工伤管理流程》

（一）、员工解除劳动关系流程执行要点

Ø员工提出离职申请后到人事文员处领取【离职申请单】时，人事文员首先组织相关人员与申请离职员工进行离职面谈，向人力资源主管汇报面谈结果后，确定是否发放【离职申请单】给员工。

（二）、公司解除劳动关系流程执行要点

Ø因工作能力，人事文员在接到用人部门提交的新员工【试用期评估表】后，对不能胜任本岗位工作的员工组织离职审核与面谈，对能力强的员工在征得其与用人部门同意后组织转岗，对能力一般或不同意转岗的员工发布【劳动关系解除通知】、【离职通知】，并组织其办理离职手续；

Ø因违章违纪,公司与员工解除劳动关系的，人力资源部在接到行政部提报的【处罚提报单】后，人事文员填写发布【劳动关系解除通知】，并组织员工办理离职手续；

（三）、离职手续办理流程执行要点

Ø人事文员负责核实《离职手续办理清单》，如有遗漏及时反馈员工，让其补齐相关签字；

Ø员工正常提出离职申请的，如果提出开具离职证明,人事文员需征得人力资源部主管同意后，方可开具离职证明；

Ø公司主动提出解除劳动合同的，不得开具离职证明。

（四）、入职手续流程执行要点

Ø新员工入职时，人事文员统一向新员工收取相关证件、身份证复印件、照片、体检表、学历学位证书等入职材料，并对其提供材料的真实性进行核对；

Ø所有新入职员工都应签订【健康承诺书】,其他如经理级以上岗位、研发岗位、销售岗位、总秘等特殊岗位还应签订【竞业限制协议】;

Ø签好劳动合同及其他相关协议后发放厂牌并让其签收，同时人事文员需要告知新员工上下班打卡时间及充饭卡时间等细节问题;

Ø办理完入职手续后,将新员工带给其直接上级，由直属主管或委派他人为新员工安排工作位及其他事项；

Ø人事文员在新员工（科室人员）入职当日,最迟次日以电子邮件形式发布欢迎词；

Ø人事文员将新员工资料入档，并建立电子台账，对所缺材料及时跟催；

Ø在新员工入职后第一个星期五人事文员统一办理社会保险。

六、档案管理要点

Ø新员工入职时，确保其资料准备齐全，对资料不齐全者,不予办理入职手续或者督促其在一个星期之内补齐资料；

Ø人事档案采用“装袋法”存档,所有档案袋上都应贴上材料目录，并做好编号；

Ø文件档案采用“装订法”存档，所装订文档，第一张为该本档案的目录；

Ø所有纸制档案都应建立相应的电子台账；

Ø人事文员在每天下班前维护各档案更新.

七、签订劳动合同要点

（一）、新员工签订劳动合同

Ø人事文员在接到《员工到职通知单》后,在员工入职前填制好劳动合同，员工入职当日办理入职手续时签订劳动合同，制作及签订劳动合同时应注意以下几点：

✓工作岗位，生产员工为“操作工"，其他岗位为“办事员”

✓工资标准,操作工为“不低于当地最低标准工资”，办事员为“基本工资"

✓工作时间：

白班08:

00-17:

30、中班17：

30—02：

00、夜班02：

00—08：

00

✓员工必须在入职当天领取工作证之前签订劳动合同，如果不签，不予录用；

Ø签订劳动合同时,应确保新入职人员以下材料齐全：

✓《员工登记表》1份,内容必须填写完整,此表为签订劳动合同时，员工当场填写;

✓一寸彩色近照5张；

✓三个月内的县级及以上医院体检证明；

✓身份证原件和复印件（二代正反面4张）;

✓学历证复印件（研发技术岗位、生产技术岗位等有严格学历要求的岗位需要验证原件）；

✓学位证复印件（研发技术岗位、生产技术岗位等有严格学位要求的岗位需要验证原件）；

✓职称证复印件（研发技术岗位、生产技术岗位等有严格职称要求的岗位需要验证原件）；

✓特种作业操作证（特种作业人员需持有在有效期内的特种作业操作证原件及复印件）；

✓离职证明（如果确实与其他单位没有劳务关系，可不需离职证明）；

✓养老手册（需在入职时交给人力资源部,最晚不得超过一个月时间）。

Ø人事文员每周制作《劳动合同签订汇总表》，报上级主管审核后盖公章;

Ø劳动合同应在盖章后一周内发放给员工,发放时间最晚不得超过员工入职后20天，员工领取合同时需在《劳动合同签收台账表》上签字确认；

Ø劳动合同统一存放在员工档案中,人事岗位员工的劳动合同由总经理秘书统一保管.

（二）、老员工劳动合同终止或续签

Ø制作劳动合同到期汇总表，人事文员在每月30日前将隔月1—31日期间劳动合同期满的人员汇总制作【劳动合同到期人员汇总表】（例如2011年7月30日前应整理出2011年9月1日—2011年9月30日之间到期的劳动合同）

Ø人事文员根据【劳动合同到期人员汇总表】填写制作【劳动合同到期通知单】发放给员工签收,并与次月10日前回收【劳动合同到期通知单（确认联）】

Ø在15日前，人事文员将【劳动合同到期通知单（确认联）】上员工确认的结果填制在【劳动合同到期人员审批表】中，并按部门制作【劳动合同到期人员审批表】

Ø每月16日前，人事文员将【劳动合同到期人员审批表】交相关部门主管确认是否和员工续签合同，总监级及以上岗位员工由总经理确认,相关部门于20前将汇总表反馈给人事文员并对确认结果严格保密

Ø人事文员将各部门的【劳动合同到期人员审批表】逐级报批，于25日前完成报批

Ø续签劳动合同的，在劳动合同期满前5个工作日完成续签,不续签劳动合同的，在劳动合同期满前10个工作日当面通知员工，同时由员工签收【劳动合同终止通知书】

八、社保申报、退工手续、员工工伤申报的办理流程

（一）、社保申报流程

Ø录用备案,准备好以下材料每周五统一（如有特殊情况，经部门主管统一可提前）到劳动局一楼1或2号窗口办理

✓到劳动局备案时，需缴纳30元/人的费用，取正规发票，人事文员可提前到财务部申请费用也可事后到财务部报销

✓《职工录用花名册》4张

✓《*＊市参加社会保险人员登记花名册》（兼作参保人员增加表）2张，员工适用期前3个月只缴工伤、生育保险

✓《劳动合同》（原件）1份

✓《用工人员登记表》2份

✓员工《身份证》复印件1张

Ø社保新增和转正补缴,准备好以下材料到劳动局二楼1或3号窗口办理，办理医疗卡到5号窗口

✓《职工录用花名册》1张

✓《**市参加社会保险人员登记花名册》（兼作参保人员增加表）2张，第4个月调工资时补缴员工试用期前3个月的养老、医疗、事业等3个保险

✓1寸照片2张（指需要办理《养老手册》、《医疗卡》的员工）

Ø员工个人办理养老保险补缴，员工本人准备好以下材料,到劳动局二楼6号窗口办理

✓《身份证》原件

✓《养老手册》原件

（二）、退工办理

Ø退工办理，准备好以下材料每周五统一（特殊情况,经部门主管同意可提前）到一楼1或2号窗口办理

✓《单位退工登记花名册》3份

✓《**市参加社会保险人员减少表》2份

✓《员工离职申请单》（复印件）1份

✓《关于与同志终止或解除劳动合同的证明》（原件）1份

（三）、员工工伤申报

Ø工伤认定（二楼15号窗口办理，自受理工伤60日内作出工伤认定）

✓事故报告单[纸制1份，电子档于发生工伤事故时，单位经办人必须在24小时内填写好事故报告单，先行电话、邮箱作工伤申报工作]

✓工伤认定申请表（1份）

✓工伤申报证据清单（1份）

✓劳动合同复印件（1份，需加盖公司人力资源部印章）

✓员工身份证复印件（1份）

✓医疗病历书（药费发票、休息证明、摄片报告单、手术记录、出院小结等,药费发票上需要工伤人员本人签字确认）复印件（1份）

✓单位营业执照复印件（注明工伤申报用）（1份）

✓法人代表身份证复印件（1份）

✓员工考勤表复印件（1份，加盖公司人力资源部印章）

✓书面证人证词（两人以上作证签字及证明人联系方式）（1份）

✓职工照片（1张）

✓关于对XXX员工工伤事故认定的报告（1份）

✓属于下列情况的还应提供相关证明材料：

1.在工作时间和工作场所内，因工作原因受到事故伤害的，需提交事故的调查材料。

如职工个人或其直系亲属提起的，需提交个人陈述材料；

2。

工作时间前后在工作场所内从事与工作有关的预备性或者收尾性工作受到事故伤害的，需提交上下班作息时间表以及与工作有关的证明材料；

3。

在工作时间和工作场所内，因履行工作职责受到暴力等意外伤害的,需提交公安部门证明或人民法院判决书;

4.因工外出期间,由于工作原因受到伤害的，需提交《派工单》、《出差通知书》或者其他能证明其因工作外出的原始证明材料、外出地有关部门出具的相关材料；发生事故下落不明的，需提交人民法院宣告死亡的裁定书；

5.在上下班途中受到机动车事故伤害的,需提交上下班作息时间表、单位至居住地正常路线图、房产证或相关证明、公安交警部门出具的《交通事故认定书》或者交通事故逃逸的相关证明材料;个人驾驶机动车的，需提交机动车行驶证、驾驶证；

6.在工作时间和工作岗位，突发疾病死亡的，需提交医疗机构的抢救记录和死亡证明;

7。

在抢险救灾等维护国家利益、公共活动中受到伤害的，需提交单位或者县以上民政部门、公安部门出具的证明材料；

8.原在部队服役,因战、因公负伤致残,到用人单位后旧病复发的，需提交《革命伤残军人证》以及工伤保险定点医疗机构出具的旧伤复发诊断证明书；

9.借用人员及劳务派遣人员，由劳动关系所在单位申报并需提交双方单位的协议书、借用单位对事故的调查材料,以及劳动合同文本或其他建立劳动关系的有效证明。

Ø工伤报销（二楼16号窗口办理）

✓工伤认定受理通知书（单位）1份

✓工伤认定决定书（劳动局）1份

✓**市用人单位职工工伤情况呈报表1份

✓医疗病历书、药费发票、医药清单、休息证明、摄片报告单、入院、手术记录、出院小结等原件（药费发票上需工伤人员本人签字）

✓员工身份证复印件1份

✓**市参保单位工伤人员医疗费报批清单3份

九、员工试用期工作跟进

Ø招聘专员应及时跟踪新员工入职后的工作态度、工作表现以及新入职员工在工作上、生活上是否有困难，形成报表后交与人事文员汇总，由人事文员向人力资源部经理汇报并抄送各相关用人部门.

Ø《试用期评估表》，人事文员应在新入职员工转正前15天将新员工《试用期评估表》发放给各用人部门主管处，有部门主管进行评估。

对试用期合格的员工在征得用人部门总监和人力资源部经理确认后，进行转正；对试用期不合格的员工，在征得用人部门总监和人力资源部经理同意后进行转岗或辞退处理.

十、月报表工作要点

招聘专员、培训专员应每个星期六下班前一个小时将本周招聘情况、培训情况汇总发送人事文员处,人事文员汇总每周招聘工作、培训工作以及工伤保险办理情况做成《每月工作报表》上报人力资源部经理。