无纸化会议系统建设方案.docx
《无纸化会议系统建设方案.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《无纸化会议系统建设方案.docx(13页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
![无纸化会议系统建设方案.docx](https://file1.bdocx.com/fileroot1/2022-11/30/728e4a0d-5dfd-4acf-8280-b8e7cd79b2d5/728e4a0d-5dfd-4acf-8280-b8e7cd79b2d51.gif)
无纸化会议系统建设方案
无纸化会议系统解决方案
一、产品背景
企业现场会议问题
通过调研和客户访谈,企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处:
1)开会的准备周期长、效率低,要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程,效率有待提高。
2)会议成本高,打印或复印大量会议资料,耗费大量的纸张,还存在装订出差错的可能;
3)含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发,会导致泄密。
4)现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时,看不清的阻碍;
5)移动办公的需求,想要轻便、简单而又高效;
6)会前阅读会议材料,需要标记或者笔记资料内容和自己观点,但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。
使用自动化会议系统的好处
针对企业会议的问题和痛处,通过使用自动化会议系统,我们可以解决如下问题:
1)提高办公效率。
将会议过程中的各环节无纸化、无线化,将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程,将频繁召开的会议全部搬上电子平台,这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。
2)降低办公成本,包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白板、白板笔等)所产生的费用;
3)解决会议投影内容看不清,姿势累的问题;
4)满足移动办公需求,带平板、笔记本、手机即可参会,轻便、简单、高效;
5)不需要每个会议室都配备投影仪,系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果,没有投影仪也可聚焦重点;
使用前后的对比
使用自动化会议系统场景一:
使用前:
开一些领导决策的相关会议,综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料,以便会上查看材料和发言。
这一项准备工作,非常耗费时间,也难免出错,同时耗费大量耗材成本。
尤其是当有大量文档的时候,此问题更严重。
作为参会者,可能自己带笔记本电脑入会,也可能直接使用打印的资料。
使用后:
会议资料无需再打印,只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。
每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端”的平板,相当于一个“个人会议终端”,可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。
无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。
使用自动化会议系统场景二:
使用前:
会议参会者众多,后排总有人看不清投影内容。
使用后:
通过“个人会议终端”,可方便浏览已上传的会议材料,选择同屏,可跟随主讲人当前屏幕内容。
使用自动化会议系统场景三:
使用前:
领导需要发言,翻打印的资料指住某一页并且进行发言,所有参会者跟随一起翻打印的资料。
或者在电脑上打开该资料,然后连接投影设备,进行发言,当有多人需要发言时,需要切换设备等过程操作。
使用后:
主讲人可在参会者之间切换,切换后可把已经准备好的会议资料打开,所有参会者都可同屏查看。
方便很多、效率提高很多。
应用价值
该会议系统是一套会议的辅助工具,通过多种终端设备的屏幕同屏,与会议相关的辅助功能,解决企业无纸化会议的需求,解决参会者就近共同查看会议资料的难题,与会议过程中的障碍,达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。
二、系统概述
系统组成
本系统主要由“会议服务端”和“个人会议终端”组成。
“会议服务端”主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料存储服务等。
“个人会议终端”是运行在笔记本或移动终端上的应用软件,包括浏览器上版本、基于移动设备的安卓客户端应用、客户端应用,“个人会议终端”由个人使用,通过、、网络登入会议系统。
本产品与其它同类产品的竞争优势
产品支持多种终端同时参会
本产品支持用苹果的、安卓平板、安卓大屏手机、笔记本电脑、机等设备共同参会。
采用和笔记本参会,将为企业最大化利用现有投资。
产品支持多议题会议模式
本产品根据客户需求的反馈,为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求,开发了同一会议多子议题的功能,满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。
产品支持多种会议资料类型
产品支持的会议资料类型有:
、、、、、、、、、。
安全与稳定性
操作系统更优异:
会议系统运行在操作系统平台上,比一般厂家平台的补丁不断、黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。
应用服务更安全:
提供帐号的认证、离线即删除资料等功能,保障阅读者的身份控制和会议资料的安全。
现有一些厂家是直接下载的卡中,能被第三方应用使用,或者被复制。
系统角色与权限描述
).主持人
✓主持人可通过“会议应用服务器”创建“会议”。
✓可赋予与会人员主讲权限。
✓可控制会议进程,切换各个会议议题。
✓与会过程可发起“投票”会议功能。
✓会议结束后,可查看保存的会议资料。
).主讲人
✓可上传会议资料;
✓可签到会议;
✓可操作同屏会议资料,并进行重点标注;
✓可全屏显示同屏的资料;
✓可隐藏标注和取消一步标注;
✓可参与投票;
✓可在会中载入和书写笔记。
).参会者
✓会中,手机、、可同屏接收到被共享的文档内容;
✓可退出同屏,自己浏览会议资料;
✓可申请成为主讲人;
✓参与投票;
✓可在会中载入和书写笔记。
).来宾
✓可登录系统,看到属于该来宾的当前会议。
✓只具有观看权限,不能申请主讲等。
三、业务流程与系统功能
核心业务流程:
创建会议流程
系统支持所有注册用户创建会议,董事会会议、总经理办公会议一般由对应的办公厅或综合部秘书创建。
该会议类型是私秘性会议,即只有被邀请的人员才能参加。
具体流程见下。
主讲人参会流程
主讲人是当前议题的主讲人,每议题的主讲人可分别在创建会议时指定。
主讲人进入会议并开始演讲的流程如下。
一般参会者参会流程
一般参会者随会议创建时指定,参会者登录会议系统并参会的流程如下。
会议管理端功能
登录系统
输入系统的登录信息(用户名和密码、验证码),通过用户身份认证后,可登录本系统并进入会议管理控制台。
会议管理
系统支持任一认证用户新建会议,并可创建“会议议程”与议程匹配的会议资料和参与议题讨论的人员。
认证用户可查看在线会议列表、浏览会议资料、查看会议详细信息。
主持人或管理员可管理会议资料。
遇到会议有变更,可变更会议信息。
用户管理
会议管理员可根据自身组织情况,新建、删除、编辑企业内会议系统的用户。
并根据员工情况可管理使用系统的状态:
正常使用、锁定不能登录、阻止使用。
用户组管理
系统管理员与会议管理员可创建用户组,即把经常参加会议的人员归集到一个组中,在创建会议并选择用户组后,组成员都将成为议题内参会人员。
会议室管理
会议管理员可根据企业会议室情况,进行会议室的新建、删除、编辑操作。
会议资料管理
新建会议者可管理会议资料。
包括在线查看会议资料,上传、下载、删除会议资料等。
统计会议数据
统计会议相关数据主要从管理需要角度、业务健康度角度出发。
主要包含:
系统使用方面的报表、会议召开方面的报表、会议资料阅读方面的报表、移动设备版本使用方面的报表。
座席牌设置
座位铭牌功能是仅针对会议发下平板、会后收集平板的公司提供的功能。
并且该功能一般由会务秘书在会前调取出来显示。
铭牌先设置后显示。
铭牌设置背景色设置,字体大小根据终端已做到自适应。
具体操作界面见下。
个人会议终端功能
登录系统
输入系统的登录信息(用户名和密码),通过用户身份认证和设备认证后,可登录本系统并进入会议。
快速建会
移动终端可快速创建会议。
此种会议初始所有认证用户可以看见,可设置密码进入。
签到
会议签到是在创建会议时由会议创建人设置,在入会前由参会者根据设置要求进行签到,签到将会在会议结束后根据标准格式,输出签到表。
座席牌
座位铭牌功能是仅针对会议发下平板、会后收集平板的公司提供的功能。
并且该功能一般由会务秘书在会前调取出来显示。
铭牌先设置后显示。
铭牌设置背景色设置,字体大小根据终端已做到自适应。
铭牌显示以全屏方式显示,点击铭牌后,返回前一页内容。
呼叫会服服务
呼叫会服提供参会者在会上能向会场服务人员发起呼叫服务。
呼叫会服的服务类型包括:
纸、笔、茶水、其它。
会服人员可通过平台可实时查看到具体服务对象和服务类型。
并对服务状态进行跟踪和处理。
同屏文档
可通过本系统和无线网络进行会议资料的同屏,将“主讲人”屏幕文档内容同步显示给参会人员的、手机、上。
自由阅读
参会人员可根据自身需要,跟随同屏,也可以退出同屏,进行自由浏览会议资料。
自由阅读时不再跟随当前主讲人进度。
阅读控制
阅读会议资料时,所有参会人员可进行上下翻页,以与进行预览翻页。
如果是主讲人做翻页操作,所有参会设备将同步同屏演示文档内容。
在浏览时还可文档放大缩小还原会议资料,上下移动、左右移动会议资料。
当前主讲人双击移动设备屏幕,可实现会议资料的全屏显示,此时所有参会者的终端都将全屏显示。
同时再次双击关闭全屏。
以上阅读控制可完全适配触摸屏进行点击、触摸、双击等手指操作。
标注
标注功能类似现实场景的主讲人用红外笔在投影屏上划的场景。
同屏启用时,可使用标注工具辅助对会议资料进行标注,标注工具的操作包括:
画笔、粗细设置、颜色设置、还原、撤销、清除等,并提供标注的隐藏或显示功能。
当主讲人进行标注时,所有参会者均可见标注内容。
保存标注
系统自动保存当前主讲人的文档内容与标注内容。
供参会人员下载、查看。
为会议纪要、会后总结等提供信息参考
图片集浏览
可一次性打包所要浏览的多张图片,在新建会议时上传此图片集,在个人会议终端可翻页浏览图片集,并且可同屏显示给其他参会者。
浏览视频
支持文件的上传,在会议中可进行播放。
会议笔记
参会者可在会前与会中阅读会议资料,并进行笔记的记录。
笔记记录支持“划线”、原笔迹输入笔记、文本输入笔记、笔属性设置、橡皮擦等功能。
笔记记录是用户个人的私有记录,不对第三方公开,笔记记录完成后即保存,可随时调出来进行阅读。
投票
一个会议可以发起多次投票,每一次投票都有创建、发起、参与、结束这个过程。
投票模式支持种模式:
)、多选模式:
从多个可选项中,选择个或多个认同的;可选项数额有上限设置,可选项不超过上限;)、单选模式:
从多个可选项中,只能选择一个。
发起投票是主持人功能。
每个议题可发起多次投票。
单一投票可多次发起,每次都需要记录。
发起投票后,被选参会者将看到投票内容(需要阻止其他操作),点击可进入开始投票。
主持人应能看到参与投票人员总数、实时变化的已投票总数,当前未投票人员姓名。
主持人在发起投票后,可根据情况结束投票。
结束投票会汇总所有投票信息,并随后进行结果展现(见参会者中的查看投票结果)。
每一次的投票结束,都需要保留投票信息,以备查看或追查。
结束投票后将不再接受投票。
结束投票后,结果不可更改。
变更主讲
变更主讲支持两种模式。
第一种模式:
参会者申请,主讲人或者主持人接到申请后,同意即申请成功;第二种模式:
会议主持人在参会人员中选择某一参会者设为主讲人,可把主讲人权限给目标人员。
会议进度控制
通过“开始会议、议题切换、关闭会议”的控制功能,来形成主持人的会议进度控制台,方便主持人进行会议的进度控制。
其中“开始会议”、“关闭会议”将记录时间,用于之后的数据统计。
会议议题控制
主持人创建会议后,已经建立多个议题。
在会中,主持人可根据议题讨论节奏和情况,在多个议题中进行切换。
会服服务终端功能
会服人员专用终端。
可查看是哪个会议、哪位用户、需要什么服务类型。
根据需求去进行服务,并可对服务进行进展的跟踪。
系统安全与服务
终端管理
所有登入系统的移动终端设备由此功能进行管理。
系统内存储所有登录设备,支持对单个设备进行阻止、许可种操作,对于阻止的设备,在登录做设备验证时,将会阻止登入系统。
手势登录
为保障登录安全和减少每次输入数据的麻烦,系统提供手势登录,避免因记住密码后,被他人借阅或丢失后查看到会议资料的风险。
文档水印
任何认证用户载入会议资料后,都将隐性的会显示文档水印,水印内容为当前登录者的姓名。
该水印最大作用是截屏时,水印一并保留在图片上。
安全审计
系统内任何用户、任何时间、登录位置,登录系统做任何操作,比如:
登录、进入会议、操作文档、操作投票等动作都将被进行记录。
离线即删除资料
保障资料不被复制,资料原件不下载到移动终端,仅存储在应用独有内存空间,保持会议资料在线阅读,退出会议后即刻删除,避免外泄。
安全传输
本产品分为“个人会议终端”以与“会议服务端”,为保障网络传输的安全,本产品支持的管道传输方式,使得传输的文档资料、用户信息、操作指令等不被网络截取。
自动更新版本
当发布新的客户端版本时,客户端能自动的检测与比较当前服务端存留的版本信息,根据“主版本号.子版本号.编译版本号”的规则,逐个比较信息,并在低于服务器端版本时进行全自动化的下载更新。
应用企业内私有化部署
本产品支持的应用在企业私有化部署模式,不再需要企业去下载通用版本,为企业个性化提供更快的服务。
四、技术方案
本产品的服务端将部署在企业的机房中,完全使用企业内网进行管理和提供服务。
以下从运行环境、网络环境、部署方案等方面。
运行环境
会议系统应用服务与系统应构建在稳定的和相关基础平台上,会议终端应支持多种设备参与会议。
具体请看运行环境说明。
产品运行环境
类型
所需运行环境
网络
网络环境
个人会议终端
客户端
,,与以上
平板和手机
与以上
与以上
会议服务端
服务器
网络建设
会议应用场景应适用多种固定环境和移动环境。
网络建设建议
移动环境应支持网络。
固定环境主要是企业内部会议场所,会议服务部署在企业的核心办公网段,个人会议终端通过无线路由器连接到企业主干网,再访问会议服务。
从企业外部访问会议服务,应通过安全访问企业内部的会议系统。
会议室现场建设建议
企业已具备网络环境,应根据使用的用户数情况,建立热点。
如果是非企业级的无线路由器(一般仅能支持个左右用户并发),建议单独建立个热点,一个热点接入公司领导的设备,同时把要连接投影机的平板设备接入此热点下,通过实现无线投影功能;另一热点接入其他参会者的平板或其他终端设备。
如果是企业级无线路由器,则根据路由器支持的用户数来进行判断,一般企业级无线路由器都支持与更多用户数。
建议专门为会议场所单点部署企业级无线路由器。
并且该路由器应该直通企业骨干网上的会议服务器,避免多网元的网络。
部署方案
服务端程序包括:
会议服务应用、会议控制服务、文档转换服务、文件存储服务、数据存储服务。
以上服务部署在套环境中。
根据前期沟通,贵公司已经具备和网络安全环境,则自动化会议系统只需一台服务器,物理机和虚拟机皆可,其它利旧。
详细见下面拓朴结构:
建议有虚拟服务的企业采用虚拟化,减少投资。
产品主要技术指标
本服务端可支持多个会议同时开会,使用人数达到购买的用户数上限(目前),初始状态最多同一会议支持人。
同屏文档延迟<;标注延迟<。
设备建议
会议产品所需设备包括:
服务端、移动终端与匹配的网络设备,建议使用如下设备。
服务端设备
服务端运行可以用二种模式来实现,一种是运行在虚拟化环境中,另一种运行在硬件服务器上。
无论哪种模式,都需要用匹配用户数的同等性能设备来服务。
具体服务器设备配置需求见后的设备配置总表对应章节。
网络设备
构建会议现场的无线网络设备选择企业级设备。
因进入会议的终端设备依赖多并且使用时间长,需选择并发用户量大且稳定,信号强度可调、设备无线频道可设置的大厂商产品。
五、系统交互件
序号
名称
数量
技术要求
无纸化会议管理软件
无纸化会议管理软件,采用结构,具有会议管理、议程管理、人员管理、资料管理与投票、签到、审计、记录、标注、笔记、报表统计等功能。
“个人会议终端”支持操作系统的智能手机和智能平板电脑设备。
提供一年免费升级与技术支持服务。
会议终端
平板电脑寸,屏;像素;华为海思麒麟核,;运行内存();安卓系统;存储容量()。
存储卡类型,扩展支持最大,包含原装翻盖保护套与原装主动式电容笔。
会议终端
平板电脑英寸显示屏,触控:
点多点触控;:
;系统内存,存储容量,触控笔预装正版)含笔,无键盘与皮套。