综合事务部管理制度.docx

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综合事务部管理制度

一、综合事务部

1.综合事务部经理职责范围

◆组织编制公司行政管理的各项规章制度并报上级审批。

监督检查制度的落实情况。

组织制定年度工作计划和月度工作计划并组织执行；

◆采购工作：

严格按照公司采购流程管理规定进行采购工作，控制采购环节的各项费用，保证物品采购的及时和准确；

◆行政费用控制：

按照公司年度费用预算，严格控制公司各项行政费用支出，确认费用范围，按月分摊各项费用；

◆行政性财产物资管理：

协调公司行政、办公设备及用品，统一安排人员购买。

组织对公司行政财产物资进行登记、造册及定期盘点；

◆企业文化宣传工作：

负责公司的企业文化建设工作，编制、实施、检查、完善公司企业文化建设发展规划，提炼和宣传企业文化。

创意、策划、制定、完善企业文化活动项目及规范程序；

◆车辆管理：

负责公司行政车辆的调度，协调各部门和各项目点公司车辆的使用。

安排好公司行政车辆的日常维护、保养及驾驶员的日常管理工作，组织建立公司车辆和驾驶员档案；控制公司的交通费用；

◆后勤保障工作：

根据公司年度工作计划，组织、协调、安排公司的后勤工作，包括集体宿舍、工作餐、办公环境、通信、卫生、员工生活、福利发放等工作，确保公司整体正常有序地进行；

◆负责组织安排公司内部的各项会议，负责安排对外的会议接待、来宾接待、参观等各项活动；

◆完成上级领导交办的临时性工作。

权责范围：

权力

◆行政管理方针的制定、实施的建议权力；

◆对行政检查中发现的问题，根据有关规定有处罚的建议权力；

◆部门内员工考核的权力；

◆部门内员工聘任、解聘的建议权力；

◆其他相关权力。

责任

◆对公司行政工作质量负有直接责任；

◆因工作失职给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任。

2、综合事务部内务员

●办公用品的领取及发放工作；

●零星物品的市内采购工作；

●公司固定资产的登记及管理；

●负责综合事务部与库房的联络工作；

●参与各项会务准备及接待服务；

●协助参与本部门内部其它各项事务的处理，接受主管临时交办事务。

3、办公文员

●负责公司各项工作协调处理，资料的管理。

●文字性档案资料的管理，包括对公司大事纪的登记和存档。

●负责公司外采工作的订单发放、联络、资料整理及所采购物品的后续跟踪联络工作；

●通知、电话、传真、信件收发与登记，并保证信息传达准确及时。

●协助完成公司文化宣传工作。

●负责协助组织会议准备、接待服务，外来参观人员的接待等工作。

●负责公司档案整理、保管工作。

●协助参与本部门内部其它事务的处理，接受主管临时交办事务。

4、司机

●按照公司要求及时准确的送达各类耗品并做好耗品接收登记及验收工作；

●严格按照部门计划使用及保养所使用车辆，确保车辆的安全、正常使用；

●协助参与本部门内部其它事务的处理，接受主管临时交办事务。

5、行政事务管理制度

（一）总则

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、报刊及邮发管理等。

（二）档案管理

第三条归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、采购相关资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条各部门档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理借阅非密级档案可通过本部门档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需借阅档案时，要经本部门主管经理批准，并办理借阅手续；

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由行政副总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由本部门主管经理批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁：

1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经分管副总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司部门负责人批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。

档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由两人以上专人监督销毁。

（三）印鉴管理

第七条公司印鉴由公司综合事务部负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由分管部门经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

如分管部门经理外出不能前批时，印章使用人员要进行电话请示，复述盖章文件内容，经同意后方可加盖印章，并做好登记。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经分管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

（四）公文打印管理

第十二条公司公文的复印管理工作由公司综合事务部负责。

第十三条公司各部、室所有打印公文、文件，必须交综合事务部留底存档。

（五）办公及劳保用品的管理

第十四条办公用品的购发：

1.公司办公室各部门每月25日前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交公司综合事务部；各项目点每季度最后一个月25日前，由各项目点负责人将该项目点所需要的办公用品制定计划提交公司综合事务部；

2.公司综合事务部制定各部门办公用品计划及预算；经总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的于申请购置次月5日分发给各个部门，由部门负责人签字领回，其它时间一律不在发放办公用品；

3.除正常配给的办公用品外，特殊情况若还需用其它用品的须经综合事务部经理批准方可领用；

4.公司新聘工作人员的办公用品，综合事务部根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6.负责购发办公用品的人员要办好入库、出库手续。

出库一定要由领取人员签字。

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条工作服的购发：

工作服的配给，具体遵照公司相应的规定。

（六）报刊及邮发管理

第十七条报刊管理人员每年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第十八条报刊管理人员每日负责将报刊进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。

由各部门负责报刊的保存、使用管理。

第十九条公司发行刊物，内容由公司刊物管理负责人进行核定印发。

（七）附则

第二十条公司各部室邮发信件、邮件由部门负责人批准邮发。

第二十一条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交公司综合事务部研究并提请公司批复。

第二十二条本规定从发布之日起生效。

6、办公区管理规定

一、目的：

为保障公司正常的办公秩序，创造良好的办公环境，合理使用办公设施，提高工作效率，增强爱护公共财产意识，体现积极向上的工作精神面貌，特制定本管理规定。

二、适用范围：

本规定适用于公司集中办公的各个部门。

第一章办公区管理规定

（一）集中办公区工作纪律

一、公司财务部对所有设施、设备编号登记，由综合事务部备案，统一协调管理。

各单位更换或添置设备须经提交书面申请批准。

二、各部门电脑由专人管理使用。

操作时必须按照电脑规程进行，不得更改网络设置，不得私自安装使用各种软件，不得私自拆卸电脑，不得访问非法和不健康网站。

对程序内容和各终端内容必须做好保密工作，未经许可，任何人不得查阅、修改服务器数据，不得翻阅无权访问的各种资料。

三、公司电话为方便与外界沟通、处理公务专用，打业务电话要精简，尽量缩短通话时间，音量要低，尽量不要影响其他同事的工作，严禁擅自在公司打私人电话。

四、为保证设备正常运转，维持办公区域工作秩序，未经允许不得擅自改动或移动电源、终端、服务器等，不得随意改变各项办公设施的摆放布局。

五、人为造成办公设施损坏的，责任人或部门按原价赔偿。

六、员工在上班时间要集中精力完成本员工作，严禁做与工作无关的事：

如上班时间接待亲朋好友、与业务无关的客人；看与工作无关的书籍和报纸；上网玩游戏、聊天；闲谈；睡觉等。

下班后除确实须完成工作，如无其他加班任务，员工同样不应逗留公司做与工作无关事情。

七、节约使用纸张，对内存档或传阅的文件应充分利用纸张；

八、员工参加会议或集体活动时，必须遵守纪律做到不迟到、不早退。

九、员工外出须报部门经理批准，并明确告知外出时间、地点。

十、员工携带公司的物品离开公司，必须经部门经理同意并办理书面手续签字确认后方可离开。

十一、外来人员到访公司，接待人员在允许其进入前应判别来访者身份，明确访客身份后，由接待人员安排等候及会面，非特殊原因不应允许客户直接进入办公区域，尤其是财务部等部门。

十二、饮水机放置于办公区域内，供员工和客人使用。

饮水杯只供给客人使用，本公司员工应自备水杯。

十三、为节约用电，办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内要及时关闭。

十四、办公区内禁止吸烟。

（二）办公区域环境卫生管理

办公区作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都应自觉维护办公区环境卫生。

一、办公区卫生实行管理负责制，各负其责，奖优罚劣。

二、公司员工必须养成良好的卫生习惯，做到不随地吐痰，不乱丢纸屑、烟蒂，不乱倒茶叶渣，工作资料、用品摆放整齐，保持室内环境干净整洁。

三、各部门办公区域必须保持整洁卫生，桌上物品摆放得体，整齐有序，下班前桌椅摆放整齐，桌上遗留物品全部清理，做到四净（窗净、桌净、地面净、墙面净），四无（无灰尘、无烟蒂、无四害、无痰迹）。

具体要求如下：

1、资料柜原则上靠墙放置，并依规格不同按照整齐美观的要求合理布置。

2、因成单数而独立摆放的办公桌椅原则上不应背向办公室主房门。

同一办公室内有两套以上（含两套）办公桌椅的，原则上应两两相对摆放，

3、办公室有沙发、茶几的，原则上应在本室最高领导办公桌对面方向靠墙放置，如无合适位置可择情靠墙放置，不允许置于房间中央不靠边位置。

4、办公室内除少量花卉外原则上不允许布置任何与工作无关的装饰设施和物品。

花卉应依房间剩余空间大小合理放置于窗台或墙边，也可依据摆放美观度合理摆放。

5、办公室墙壁、隔断、桌柜的表面不允许悬挂和张贴各种饰物、字画和图表。

6、每套办公桌固定摆放的物品原则上只包括：

一台电脑、一部电话、一个饮水杯、文件框。

同一办公区域内桌面物品摆放位置应统一。

相对布置的办公桌上，办公用品要对称摆放。

7、办公桌边台原则上除文件筐、书架外，不允许摆放其他物品，文件筐、书架中的文件应摆放整齐。

8、办公桌椅、柜门上，办公桌下不许悬挂衣物、毛巾及其他杂物。

9、每个办公桌面以下除一个纸篓外，不允许放置任何杂物，纸篓应做到每日清理，保持整洁。

10、拖布、扫帚、水桶、撮子等清扫用具应放置在门后等隐蔽处，撮子内的垃圾每日清理。

11、开式文件柜、书柜（含透明柜门体的）内不得摆放任何与工作无关的物品，文件资料、工具书等应分类摆放，做到整齐美观。

12、报纸应分类放入报架。

13、因工作需要的其它特殊办公用品，应经综合事务部同意后摆放。

四、全体员工都有权利和义务对违反本制度、不讲卫生的行为进行劝阻和制止。

五、办公区由综合事务部进行卫生检查评比，检查结果定期进行公布并纳入综合考核。

第二章公司办公资产管理规定

一、目的

为进一步加强对公司资产的管理，使公司资源得以最优配置及有效利用，同时监督和控制不必要的开支，特制订本管理规定。

一、适用范围

本管理制度适用于公司各类资产的管理。

二、管理责任

1、各部门申请购买的办公用品由综合事务部负责购置，而电脑设备则由综合事务部协同统一购置；

2、公司购置的所有资产均由综合事务部登记管理；

3、购置的办公用品资产经综合事务部办理领用手续后，再交由各部门使用；

三、固定资产管理

1、说明：

指在购进使用中能够保持原有资产形态不变，不易磨损的物品。

包括：

日常使用的办公设备、办公家具，如复印机、传真机、饮水机、车辆、桌椅、文件柜、电话、电脑等物品。

1、购置：

需添置固定资产的，应填写《审批表》。

申请经部门经理――综合事务部――总经理核准后报综合事务部统一购买；需添置电脑设备的，均由综合事务部按照总经理对特定设备授权额度实施购置。

2、分配：

公司按照职位、实际需求来配置各人所需的设备，只要不涉及资金申请，可由申请部门、综合事务部协调完成。

3、员工因工作需要长期领用资产的，经批准后到综合事务部办理领用手续。

领用时请加以检查，并在《非消耗性办公器械（固定资产）个人领用登记表》中签收，如发现问题及时提出并记录在案。

4、个人或部门因工作需要临时借用公司设备，必须填写《固定资产借用申请表》交综合事务部办理借用手续。

5、回收：

因工作而需更换、退回固定资产的，应先报综合事务部。

由综合事务部对资产进行核对、检查后，办理回收及再分配手续，并即时更新固定资产使用情况表。

暂时闲置的设备由综合事务部负责保管。

6、公共设施（如文件柜等）由各部门经理和文职人员负责保管，并各执钥匙一套。

四、低值消耗用品管理遵照公司相关规定执行。

五、赔偿

按照划分的负责区域实行“使用者负责”的原则，各部门领用的资产及责任区域内的一切办公用施应合理使用，妥善保管。

若公司资产出现损坏损毁、遗失的，先由该区域责任人垫付损失，再由使用部门或使用人向综合事务部和总经理提交具体情况报告，并由综合事务部向分管副总经理提出相关的处理意见。

若因管理不当或人为原因造成资产损坏、丢失的，则由当事人负责赔偿一切费用。

六、维修及保养

办公设备及家具如需维修，在保修期内的，由综合事务部维修处联系供货商进行维修。

若已过保修期限而需支付维修费用的，则由实物管理部门向综合事务部提出维修申请，经综合事务部核实上报公司领导批示后方可执行。

七、报废申请

办公设备因到使用年限或其它客观原因无法继续使用的，使用部门应向综合事务部提出报废申请或再另按实际情况购买。

对无使用价值的闲置资产，综合事务部可根据规定申请报废处理；有利用价值的则由综合事务部提出处理意见，上报有关领导批示后予以处理。

八、资产盘点

1、财务部将对公司资产进行定期盘点，便于使用部门和公司领导及时掌握资产使用情况。

2、盘点任务：

财务部应对所有纳入固定资产管理的项目实行统一编号管理，逐一盘点。

3、盘点日期：

每个年度盘点1次，每年度30日前财务部在综合事务部人员的配合下对所有资产进行盘点，更新《固定资产/设备使用情况表》。

4、盘点操作：

盘点过程中，财务部应根据实物的异常情况及时处理。

《固定资产/设备使用情况表》的统计数据经综合事务部与财务部签名确认后，报公司总经理审核。

第三章计算机管理规定

一、为了保护计算机信息系统的安全，保障公司内部网络稳定、高效地运行，合理分配计算机设备，特制定本实施细则。

1、启动和关闭计算机应按正常程序操作；

2、严禁盗用其他人的用户账号,不得将系统口令泄漏给无关人员；

3、要定期对计算机进行例行病毒检查，防止病毒传播。

发现计算机病毒时，应及时清除，各员工应留意通过网络进入的电子邮件和各类信息，如果发现病毒应及时清除并立刻互相通告；

4、不得使用来历不明的光盘和软盘，使用外来光盘和软盘时要先进行杀毒；

5、不得随意添加与工作无关的软件，不得随意删除系统文件；

6、未经允许不得改动或移动电源、机柜、终端、服务器等；

7、未经许可，外来人员不得操作公司的计算机和相关设备；

8、不得允许外来人员参观或为其查询信息；

9、下班后必须关闭计算机并切断计算机电源；

10、不得利用公司网络从事危害国家安全、泄露国家机密等犯罪活动；不得登陆色情网站、游戏网站以及内容反动的网站；

11、严禁利用公司网络擅自下载、安装影响设备使用安全的软件及非工作性质的软件、文档、图片；

12、禁止上网聊天和玩游戏。

二、网站信息管理

1、公司网站发布信息的管理工作由人力资源部统筹安排并负责实施；

2、公司在Internet上发布的信息主要是公司网页中的信息发布与服务。

三、电脑设备的管理

1.。

经过部门分管经理――综合事务部经理—－总经理审批后交综合事务部统一执行，由综合事务部根据所审批的申请表购买相应规格的电脑设备。

2.综合事务部按照发出设备的配置详细填写《非消耗性办公器械（固定资产）个人领用登记表》，并要求领用人签名确认。

3.本公司的计算机实行“专人专机”制，按照“使用者负责”原则，由使用人对计算机进行保管以及使用维护。

4.所有的台式电脑原则上须在工作岗位上使用，不得随便移动，确有需要的，应得到部门经理――综合事务部批准，并在使用完毕或离去前恢复原状。

5.各员工应爱惜和保护所使用的电脑，不得擅自拆封开启机箱,任何人不得私自改变或更换电脑的相关配置，对于保管不当、擅自安装、拆卸硬件装置，造成硬件的损坏或遗失的，其损失由当事人按所使用电脑相同配置的重置价格承担赔偿责任。

6.如使用人在使用时发生或发现设备故障必须如实反映，由综合事务部负责登记和安排维修。

7.为节约公司资源以及保证员工资料安全保密，外出办事、下班时必须关闭电脑主机及显示器（中午外出吃饭时，因离开时间较长，也应关闭显示器）。

8.各员工采取必要措施，保持所用的电脑设备整洁、美观以及良好的工作状态。

9.员工辞职离开公司前，必须交出由其保管的电脑密码及所有数据，并由综合事务部进行配置检查，经确认电脑使用状况后，在其辞职报告上注明检查情况，按照有关规定酌情处理。

10.电脑的报废须由综合事务部进行鉴定，并将鉴定报告书交予总经理批准进行重置。

第四章钥匙管理规定

一、公司各类钥匙统一由公司综合事务部收、发、配制，并进行登记。

二、钥匙管理

1.因公事需要临时使用钥匙，应报本部门主管或公司综合事务部批准，并在用后及时归还；

2.未经批准，保管人不得私借钥匙给他人，否则给予起口头警告处分；造成损失者，由其承担连带责任。

三、钥匙遗失后，保管人应立即告知部门负责人，由部门负责人向综合事务部报失备案，否则所造成的损失由保管人负担；保管人离职时，必须将钥匙上交综合事务部。

7、综合事务部内部管理制度

一、为树立部门及公司形象，加强工作责任心，提高部门工作效率，提升办公人员的素质，特制订本制度。

二、部门工作人员严格按照内部职责划分，保质保量地完成工作。

热爱本职工作，积极提高工作标准，主动改善工作不足。

对于公司交办的既定及临时性工作，要求善始善终，细致周全，讲究成效。

三、综合事务部人员严格遵守公司的各项规章制度，团结同事。

四、待人接物言行要大方得体，不得有损公司形象。

五、综合事务部内部人员之间要求团结协作，经常沟通，熟悉公司概况（包括公司内部人员电话、公司基本信息等），注意个人形象。

六、因公外出或请假等情况时，要求提前与综合事务部经理汇报，便于工作协调安排。

七、综合事务部人员要求自觉节约部门每项开支，杜绝浪费。

八、接听电话要求有礼貌，口齿清晰，同时注意对公司信息的保密工作。

九、综合事务部内部实行例会制度。

要求每人对本周工作进行总结，提出工作不足及改进措施，并汇报下周工作计划安排，交流工作体会及自身掌握有关信息。

一十、本制度自发放公布之日开始执行。

8、车辆管理

一、车辆安全制度

一、严格照章办事，不准私自乱拉乱运，不准将车交给无照人员驾驶，如须开车办私事，必须经领导批准，以上规定如不执行，违者造成任何事故费用，由违者自行承担。

二、严格遵守交通规则，客货不准混装，如驾驶员执行运输任务，途中私自捎人，乱拉小商小贩或私自乱运它货，违者造成事故由自己承担一切费用。

三、为确保行车安全，驾驶员工作期间严禁饮酒，否则造成事故，公司一律除名。

四、车辆使用后，必须按按照车辆停放规则停放，自觉养成良好作风，如不按规定停放造成的一切损失由使用者自行承担。

五、严格遵守操作规程，爱护公司车辆，对车辆必须按行驶里程定时维护、保养。

车辆外装要整齐、洁净，机械状况安全部位良好。

始终保持车况完好，随时完成领导安排的各项任务。

二、车辆行驶里程确认及节超油奖罚规定

为准确记录车辆有效行驶里程，节约燃油，降低企业成本，根据公司实际情况，特制定此规定：

一、所有车辆一律实行派车单。

司机完成任务后，根据行驶里程及时填制，所属单位负责人或用车单位、个人确认后签字，否则无效。

二、每月底，司机将当月出车明细、行驶里程及燃油费领用情况汇总后交综合事务部备案。

三、所有车辆一律计算燃料消耗情况。

燃料消耗量在车行标准的基础上增加10%后，作为该车实际消耗量标准。

四、根据有效行驶里程和燃油消耗量标准，计算该车的燃油消耗定额。

五、本规定适用于综合事务部管辖的相关车辆。

9、采购工作职责

一、采购工作职责

1、新产品,新材料供货商的寻找,资料收集及开发工作。

2、对新供货商质量体系状况（产能,设备,交期,技术,质量等）的评估及认证,以保证供货商的优良性。

3、与供货商的比价,议价谈判工作。

4、对旧供货商的价格,产能,质量,交期的审核工作,以确定原供货商的稳定的供货能力。

5、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及质量情况,以期提升产品质量及降低采购成本。

6、采购计划编排,物料之订购及交期控制。

7、部门员工的管理培训工作。

8、与供货商以及其它部门的沟通协调等。

三、采购人员的工作职责

1.协助主管进行材料采购渠道的搜集。

2、采购计划的制定。

3、市场行情的调查分析与统计。

4、供货商评估数据的统计与分析。

5、采购有关文件的编写工作。

6、建立供货商数据与价格记录。

7、采购方式的决定。

8、市场行情的经常性调查。

9、询价,比价,议价及订购作业。

10、交期的进度控制。

11、进料质量,数量异常的处理。

12、内外销差价,退税数据的提供。

13、付款整理,审查。

10、企业文化宣传

企业文化宣传与企业的生存和发展息息相关，是企业竞争力的基石，更是决定企业兴衰的关键因素。

它不但丰富员工的业余文化生活，而且也是员工提供展现自我、实现自身价值的组织部门。

它本着“坚持思想性、知识性、趣味性相统一”的原则，开展有益于员工身心健康和有益于企业进步的各项活动。

其职责范围如下：

1.负责公司的企业文化建设工作，编制、实施、检查、完善公司企业文化建设发展规划，提炼和宣传企业文化；

2.创意、策划、制定、完善企业文化活动项目及规范程序；

3.负责企业形象提升性宣传工作，负责公司网站设计和内容更新；

4.负责企业重大活动的策划与组织工作；

5.负责企业报纸、期刊、宣传栏的编办工作，负责设计张贴，展示企业文化的理念和标语口号；

6.负责重要的接待和外联，塑造企业良好的内外部形象；

7.负责员工意见箱的设置与收集意见整理工作。

8.组织员工开展各项文化娱乐和体育活动，丰富员工业余文化生活，提高员工文化素养和身体素质，陶冶情操，促进企业文化建设；

9.负责公司各项大型活动的总体组织与策划，组织员工参加有关的公益演出和体育活动；

10.积极配合其它部门的工作。