采购作业流程.docx

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采购作业流程

第1章供应链管理概述

1.1供应链管理产生的背景

1.1.1现代竞争环境是企业面临挑战

1.现代竞争环境的特点

2.企业面临的挑战

1.1.2传统管理模式存在的弊端

1.增加企业投资负担

2.承担丧失市场时机的风险

1.1.3供应链管理模式的产生

1.1.4发展趋势

1.总体：

e—SCM

2.时间

3.质量

4.资产生产率

5.组织

6.客户服务

1.2供应链的基本概念

1.2.1基本概念

1.定义

点——线——链——网

2.类型

（1）稳定与动态的供应链

（2）平衡与倾斜的供应链

（3）有效性与反应性的供应链

3.三流：

物流、资金流、信息流

1.2.2供应链的结构

1.2.3供应链的特征

1.复杂性

2.动态性

3.交叉性

4.面向用户需求

1.2.4供应链的流程

1.流程

2.分析

（1）环节分析

（2）推/拉法分析

1.3供应链管理的基本概念

1.3.1定义

1.不同角度的理解

从物流管理角度；从业务集成的角度

2.概念

定义、对象、实质/目的

1.3.2内容

1.领域：

供应、生产、物流、需求

2.主要研究问题：

随机性、结构性、全球化、协调机制

1.3.3内涵

1.信息管理

2.客户管理

3.库存管理

4.关系管理

5.风险管理

1.3.4特点

1.与传统的管理方法相比较

（1）以客户为中心

（2）合作

（3）集成化管理

（4）对物流的一体化管理

2.与物流管理相比较

（1）互动性

（2）是物流的高级形态

（3）决策的发展

（4）协商机制

（5）组织外部一体化

（6）共同价值

（7）外源整合

（8）动态响应系统

1.3.4供应链管理的目标

1.总成本最低化

2.总库存成本最小化

3.总周期时间最短化

4.客户服务最优化

5.物流质量最优化

第二章采购组织架构

★重点掌握

    ●集中与分散组织的比较；

    ●采购部门的职责；

    ●对采购人员的要求；

▲一般掌握

   ●采购组织的设计方法；

   ●采购组织的几种常见类型

第一节采购组织的类型

一、分散型组织

1、基本概念

  各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。

2、优缺点比较

优点                                                     缺点

自主性、灵活性、多样性            造成供应商分散和混乱

在本地采购，受当地欢迎             技术人员短缺，成本上升

交叉交易                                     重复采购，分支间缺乏沟通

有利于部门间竞争                       缺乏财务控制

有利于员工互换                         过量地方采购

二、集中型组织

1、基本概念

由一个部门统一组织本部门、本系统的采购活动的采购实施模式。

2、优缺点：

优点                                               缺点

规模效应                                        上下级之间的抱怨

标准化，有利于采购战略的实施                 对系统的反抗

有利于财务管理                                    丧失机会

有利于评估，有利于监督                          过高的管理费用

有利于采用信息技术与系统                      对市场的反应较慢

有利于换工轮换

三、混合型采购组织

四、跨职能采购小组

基本概念及特点

采购中的一种比较新颖的组织形式，以IBM为例介绍。

第二节采购组织的设计

一、采购组织结构设计的影响因素

1.企业规模

2.经营范围

3.市场供应状况

⑴供应点的分布情况

⑵市场供求态势

4.信息传递形式与速度

5.采购人员素质

6.企业内部各部门的配合程度

7.其他因素

     如国家相关政策、交通运输条件、通信现代化水平、自然条件等都从不同的方面影响着一个企业的采购组织的设立。

二、采购部门设计形式

（一）按采购地区设计

（二）按物品类别设计

（三）按采购物料价值或重要性物品价值不同，负责人也不同

物品    价值    次数承办人员

A        70%    10%    经理

B         20%    30%    主管

C         10%    60%    职员

项目不同，负责人也不同

            利润影响供应风险  采购承办人

策略性项目高          高          总监

瓶颈项目   低           高         经理

杠杆项目   高          低          主管

非紧要项目低          低          职员

（四）按采购功能设计

（五）混合式设计

第三节采购组织的职责

对内而言：

选择/管理供应商，控制并保证价格优势；

对外而言：

控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够满足公司生产和市场的需要。

一、请购单位

1.非存量管制物料之申请；

2.拟订请购物料之规格及其他需求条件，包括数量、用途及交货日期等；

3.采购物料规格之确认与验收；

4.重大请购物料预算之编订或估价。

二、物料管制单位：

1.根据生产计划拟订物料需求计划；

2.制定公司主要物料存量管制水准；

3.物料交货进度之管制；

4.缺料之稽核。

三、仓储单位

1.请购单位之处理（收件、登记、转送等）。

2.物料之验收、存储与发主。

3.呆料、废料之处理。

4.存量管制物料之申请。

四、采购单位：

1.审查请购单之内容，包括是否有采购之必要以及请购单之规格与数量等是否恰当；

2.与技术、品质管制等部门人员，共同参与合格厂部之甄选；

3.执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购；

4.交货之稽催与协调；

5.物料之退货与索赔；

6.物料来源之开发与价格调查；

7.采购计划与预算之编订；

8.国外采购之进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务之处理；

9.供应商之管理；

10.采购制度、流程、表单等之设计与改善。

五、财务单位

1.物料采购预算之审核；

2.各处物料与劳务付款方式的规定；

3.物料付款凭证之审查与支付；

4.供应商违约赔偿、扣款等之执行。

第四节采购人员的职责和要求

1.采购经理

（1）拟订采购部门工作方针与目标；

（2）负责主要原料或物料之采购；

（3）编制年度采购计划与预算；

（4）签核订购单与合约；

（5）采购制度之建立与改善；

（6）撰写部门周报或月报；

（7）主持采购人员教育训练；

（8）建立与供应商的良好关系；

（9）督导采购部门全盘业务及人员考核；

（10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。

2.采购员

（1）经办一般性物料采购；

（2）查访厂商；

（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；

（4）要求供应商执行价值工程的工作；

（5）确认交货日期等；

（6）一般索赔案件之处理；

（7）处理退货；

（8）收集价格情报及替代品资料。

本章小结

主要介绍了采购组织的一些基本内容，采购组织的类型、设计，采购组织的职责，以及采购人员的职责和要求。

通过学习本章内容，能够掌握采购组织的各种类型，并且要学会应该如何根据实际情况来设计采购组织。

要了解想成为一个合格的采购人员，所需要具备的各项能力与素质，这也是考核他人是否是一个合格的采购人员的标准。

第三章采购方式

第一节采购方式分类及选择

按照价格分类：

招标采购、询价现购、比价采购、议价采购、定价收购、公开市场采购

按采购方法：

传统采购、科学采购

按采购主体分类：

个人采购、集团采购（家庭采购、企业采购、政府采购、事业单位采购、军队采购）

按以采购方式分类：

直接采购，委托采购，调拨采购

按采购性质分类：

公开采购与秘密采购，大量采购与零星采购，特殊采购与普通采购，正常性采购与投机性采购，计划性采购与市场性采购

按以采购时间分类：

长期固定性采购与非固定性采购，计划性采购与紧急采购，预购与现购

按采购订约方式分类：

订约采购，口头或电话采购，书信或电报采购以及试探性订单采购

第二节集中采购和分散采购

集中采购：

企业在组织结构中建立专门的采购机构，统一组织企业所需物品的采购进货业务。

分散采购：

企业下属各单位，如子公司、分厂、车间或分店实施的满足自身生产经营需要的采购。

第三节政府采购

一、概念

　各级国家机关和实行预算管理的党政组织、社会团体、事业单位，使用财政性资金在政府的管理和监督下，采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为．

二、特点

资金来源的公共性　　　　　　采购主体的特定性

采购活动的非营利性　　　　　政府采购的社会性

采购对象的广泛性　　　　　　行政性

规范性　　　　　　　　　　　影响力大

三、政府采购的目标

1.通过政府采购可以圆满地满足各级政府行政办公、公共服务，以及公

共工程建设等的物资或服务的需要，保障各级政府工作和公共工程的正常进

行；

  2.通过政府采购节约财政资金，提高资金使用效率；

  3.通过政府采购，实现公正、公平采购，抑制腐败行为；

  4.通过政府采购，实现财政制度改革，使财政管理实现由单纯价值管

理向价值管理与实物管理相结合的模式转变

  5.通过政府采购，扩大内需，刺激经济发展；

  6.通过政府采购，宏观调控经济。

四、政府采购的内容

1.货物是指各种物品，包括原料、产品、设备、器具等。

2.工程是指在地面上下新建、扩建、改建、修建、拆建、修缮或翻新构造物与其所属设备及发行自然环境的行为，包括建造房屋、兴修水利、发行环境、交通设施、铺设下水道等建筑项目。

3.服务是指除货物或工程以外的任何采购，包括专业服务、技术服务、资讯服务、营运管理、维修、培训、劳力等。

五、政府采购工作流程

第四节招标采购

招标采购，就是通过招标方式寻找最好的供应商进行采购的采购方法。

招标采购的基本方式主要有公开招标、邀请招标和议标。

一、招标采购的方式

1、公开招标，又称竞争性招标，即由招标人在报刊、网络或其他媒体上发布招标公告，吸引众多企业单位参加投标竞争，招标人从中择优确定中标单位的招标方式。

2、邀请招标亦称有限竞争性招标，又可分为国际有限竞争性招标和国内有限竞争性招标。

是由招标单位根据自已积累的资料，或由权威的咨询机构提供的信息，选择一些合格的单位发出邀请，应邀单位（必须有三家以上）在规定时间内向招标单价提交投标意向，购买投标文件进行投标。

二、招标存在的问题及解决方法

（一）招标到底存在哪些问题呢？

对项目型采购招标困难，没有统一的评值标准

实时性不好

操作环节还不科学，需要人为沟通的较多

参与投标的公司有抬标、围标行为，失去了招标的意义

招标后兑现不了标书弃标

与客户串通一气以低就高，以次充好

单线以价格制胜

整个中标后的执行过程缺少有效监督

（二）解决招标问题的办法

人员选择

厂家支持

招标部门人际沟通

为用户制作标书

自身资源准备

三、招标采购的运作程序

1策划

2招标

3投标

4开标

5评标

6定标

四、招投标文件

（一）招标文件

1．招标邀请书

2．投标人须知和投标资料表

3．合同条款

4．技术规格

5．投标书的编制要求

6．投标保证金

7．供应一览表、报价表和工程量清单

8．投标文件格式

（二）投标文件

1．申请投标资格

2．编制投标文件

（1）投标函和投标报价表

（2）投标资格证明文件

（3）公司有关技术资料及客户反馈意见

（4）投标保证金

（5）投标文件的封装

3．递交投标文件

第五节其他采购方式

一、比价采购

通过在2个以上的卖方提供的产品或服务之间进行比较，并选择价格、质量等综合水平较高的卖方，与之成交。

比价采购可以让买方有所比较，从而能够根据自己的需要，选择适当的卖方

二、即时采购

在恰当的时间、恰当的地点，以适当的数量、恰当的质量提供给恰当的物品

三、联合采购

多个企业之间的采购联盟行为，因此可以认为联合采购是集中采购在外延上的进一步拓展。

四、询价采购

采购者向选定的若干个供应商发出询价函，让供应商报价，然后根据各个供应商的报价而选定供应商的方法。

这是一种比较通用的采购方式

询价采购的实施步骤

第四章采购计划与预算编制

第一节采购调查

采购调查是为了更好地制定采购计划而进行的信息收集、分析工作。

这是采购活动的第一步。

采购调查一般包括:

价值分析、物料需求调查、供应商调查

一、价值分析

所谓价值分析就是指将所购物料所体现的功能与其成本相比较,力求找到成本更低的替代品，从而获得最大的投入产出比。

价值分析的内容：

（1）投资回收分析处理方法（包括再循环）、渠道及技术以确定什么可以为企业创造最大利润。

（2）租借或采购。

（3）自制或外购以及继续自制或外购。

（4）包装方式。

（5）产品规格。

（6）标准化。

（7）替代品。

（8）现有供应商。

二、物料调查

物料调查有助于对一个主要的采购物料未来长期及短期的采购环境作出预测。

这些信息构成了制定正确决策及现有的采购管理的基础,并且为最高管理部门提供了有关这些物料未来供应与价格的相对完整的信息。

物料调查所需要分析的内容：

①企业作为采购方现在及未来的状况

②生产过程的替代性

③该物料的用途

④需求

⑤供应

⑥价格

⑦削减成本和（或）确保供应的战略

三、供应商调查

供应商调查可以分成两种，第一种是初步供应商调查,第二种是深入供应商调查。

1）供应商财务能力分析

2）供应商生产设施分析

3）供应商生产能力分析

4）供应商成本分析

5）与单一供应商建立战略联盟

6）与供应商统一质量标准

7）供应商态度调查

8）供应商绩效评估

9）供应商销售战略

10）双边贸易    

（一）初步供应商调查

所谓初步供应商调查，是对供应商的基本情况的调查。

主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供什么产品，能提供多少，价格如何，质量如何，市场份额有多大、运输进货条件如何。

初步供应商调查的目的：

了解供应商的一般情况

初步供应商调查的特点：

一是调查内容浅，只要了解一些简单的、基本的情况;二是调查面广，最好能够对资源市场中所有各个供应商都有所调查、有所了解,从而能够掌握资源市场的基本状况

初步供应商调查的方法：

采用访问调查法，通过访问有关人员而获得信息。

（二）深入供应商调查

深入供应商调查,是指对经过初步调查后,准备发展为自己的供应商的企业进行的更加深入仔细的考察活动。

第二节采购计划

采购计划的目的：

（1）预估材料需用数量与时间，防止供应中断，影响产销活动

（2）避免材料储存过多，积压资金，及占用堆积的空间

（3）配合公司生产计划与资金调度

（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料

（5）确立材料耗用标准，以便管制材料采购数量及成本

采购计划的内容包括：

认证计划、订单计划

影响采购计划的因素

1．年度销售计划

2．生产计划

3．用料清单

4．存量管制卡

5．物料标准的设定

6．劳动生产率

7．价格预期

认证计划的编制

（一）准备认证计划

（二）评估认证需求

（三）计算认证容量

（四）制定认证计划

订单计划的编制

（一）准备订单计划

（二）评估订单需求

（三）计算订单容量

（四）制定订单计划

第三节采购预算

预算的含义

预算就是一种用数量来表示的计划，它是指在计划期初，根据企业整体的目标任务要求，对实现某一计划目标或任务所需要的物料数量及全部活动成本所作的详细的估算。

采购预算的编制三条要求

（1）采取合理的预算形式

（2）建立趋势模型

（3）用滚动预算的方法

采购预算编制流程

采购预算编制步骤

预算的编制方法

（1）弹性预算

（2）概率预算

（3）零基预算

（4）滚动预算

第四节影响采购计划和预算的因素

1．年度销售计划

2．年度生产计划

3．用料清单

4．存量管制卡

5．物料标准成本的设定

6．生产效率

7．价格预期

第五章采购作业流程

第一节采购流程概述

采购的几个基本环节

商业采购应用流程

企业请购单

采购作业流程的七大注意点

采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配

先后顺序及时效控制

关键点设置

权利、责任或者任务的划分

避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱

采购流程应反映集体决策的思想

配合作业方式的改善

第二节　采购订单

采购订单有时也被称为采购合同，一股在选择供应商后订立采购订单。

采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。

几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。

采购订单描述了采购所需的重要细节信息：

数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址、位于订单的正面

采购订单的使用

对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单通常有7-9份副本。

而在计算机化的条件下，将一份采购订单的副本送到每个部门的电子邮箱就可以了。

供应商在原件上签字后将其送回买方，这表明供应商已收到订单并同意订单的内容。

用法律术语讲，发送订单的采购部门构成了合同提供者，而确认订单的供应商构成合同接受者，提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。

综合采购订单

如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品，采购部门就可以发出综合采购订单。

这是一种开放式订单，有效期为一年，包括了重复采购的一种或一组商品。

如图5-2-2所示。

综合订单方便了客户，使其不必一有需求就发出采购订单。

在买方同供应商订立了综合订单之后，采购一种商品只需发送常规订单就可以了。

买卖双方已经议定了采购合同的条件。

综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件。

采购订单操作规范

第三节进货管理与管理评价

进货方式

（一）自提进货

（二）供应商送货

（三）委托外包进货

自提进货的步骤

供应商送货

对采购商来说，供应商送货是一种最简单轻松的采购进货管理方式。

它基本上省去了整个进货管理环节，把整个进货管理的任务以及进货途中的风险都转移给了供应商，只剩下一个入库验收环节。

而入库验收也主要是供应商和保管员之间的交接，进货员最多只提供一个简单的协助而已。

委托外包进货

委托外包，就是把进货管理的任务和进货途中的风险都转移给第三方物流公司。

它有利于发挥第三方物流公司的自主处理、联合处理和系统化处理能力，提高了物流运作效率、降低了物流运作成本。

进货管理的四大基本原则

（一）进货方式选择原则

（二）安全第一原则

（三）成本效益统一原则

（四）总成本最低的原则

进货管理评价

（一）质量指标

（1）来料合格批次率＝（合格来料批次÷来料总批次）×100%（最常用）；

（2）来料抽检缺陷率＝（抽检缺陷总数÷抽检样品总数）×100%；

（3）来料在线报废率＝［来料总报废数（含在线生产时发现的）÷来料总数］×100%；

（4）来料免检率＝（来料免检的种类数÷该供应商供应的产品总种类数）×100%。

（二）成本指标

（1）价格水平：

往往同本公司掌握的市场行情比较或者根据供应商的实际成本结构及利润率进行判断；

（2）报价是否及时，报价单是否客观、具体、透明（分解成原材料费用、加工费用、包装费用、运输费用、税金、利润等以及相对应的交货与付款条件）；

（3）降低成本的态度及行动：

是否真诚地配合本公司或主动地开展降低成本活动，制订改进计划、实施改进行动等；

（4）分享降价成果：

是否将降低成本的好处也让利给顾客（本公司）；

（5）付款：

是否积极配合响应本公司提出的付款条件要求与办法，开出付款发票是否准确、及时、符合有关财税要求。

（三）供应指标

（1）准时交货率＝（按时按量交货的实际批次÷订单确认的交货总批次）×100%；

（2）交货周期：

自订单开出之日到收货之时的时间长度，常以天为单位；

（3）订单变化接受率：

是衡量供应商对订单变化灵活性反应的一个指标，指在双方确认的交货周期中供应商可接受的订单增加或减少的比率。

订单变化接受率＝（订单增加或减少的交货数量÷订单原定的交货数量）×100%。

（四）服务指标

（1）反应表现

（2）沟通手段

（3）合作态度

（4）共同改进

（5）售后服务

（6）参与开发

（7）其它支持

第四节采购流程优化

采购流程的优化方法

第六章供应商的开发与管理

第一节供应商的评价与选择

一、供应商开发的概念

供应商的开发是指从无到有地寻找新的供应商，建立起适合于企业需要的供应商队伍。

二、供应商开发信息的来源

（1）国内外采购指南；

（2）国内外产品发布会、展销会；

（3）国内外新闻传播媒体；

（4）政府组织的各类商品订货会；

（5）国内外行业协会、企业协会；

（6）利用专业顾问公司；

（7）媒体广告；

（8）同行市场调查；（9）厂商介绍；

（10）供应商自行找上门

三、供应商开发的操作流程

四、供应商评价与选择的步骤

第二节供应商评价指标体系

一、评价体系确定原则

1.系统全面性原则

2.简明科学性原则

3.稳定可比性原则

4.灵活可操作性原则

二、供应商评价体系标准

（一）供应商管理能力

1.经营管理层是否实行长期规划；

2.管理层能否保证全面质量管理以及持续完善；

3.管理人员的变动率是否过高；

4.管理层是否具有职业经验；

5.有多少采购专业人士被授予采购经理；

6.企业未来方向的前景如何；

7.管理人员/工人关系如何；

8.管理人员是否为员工提供培训和发展机会；

9.管理人员是否了解战略资源的重要性。

（二）员工能力

1.员工支持和保证及持续完善质量的程度

2.劳动力的全面技术和能力（特别是教育和培训）

3.员工与管理人员关系的状况

4.劳动力弹性

5.员工道德

6.劳动力的人事变动率

7.员工为提高供应商的业绩作贡献的机会和意愿

（三）成本结构

1.直接人工成本

2.间接人工成本

3.物料成本

4.制造或工艺运营成本

5.总制造费用成本

（四）财务能力和稳定性

1.流动比率

2.流动比率

3.获利能力比率

4.负债比率

（五）工艺和技术能力

1.工艺流程

2.供应商用以研究和发展的资源

3.供应商的设计能力

（六）符合环境规章

（1）环境记录的公开

（2）危害废弃物管理

（3）有毒废弃物污染管理

（4）ISO14000认证

（5）回收物流计划

（6）环保产品包装

（7）破坏臭氧层的物质

（8）危害气体排放管理

（七）生产计划和控制体系

（1）供应商利用的物料需求计划体系能否确保所需零部件的可能性；

（2）供应商追踪物料和生产周