G09 项目会议指导书.docx
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G09项目会议指导书
文件名称：
【项目会议指导书】
文件编码：
【M&S/PM01/W09】
版本：
【V1.0】
业务类别：
【M&S】
生效日期：
【20XX-12-31】
业务模块：
【PM】
拟制责任人：
【XXX】
业务小类：
【】
审核人：
【XXX】（指对文件内容进行审核的业务主管）
操作指导责任人：
【XXX】
角色Role：
【AM、PM、项目组成员】
涉及部门：
【市场部、GTS】
涉及的IT系统：
【】（如涉及ERP系统，请指明所属模块）
对应的上一层流程
流程编号
流程名称
M&S/PM01
客户重大项目管理流程
操作指导概述
概述：
本指导书总结了在整个项目过程中要召集哪些会议和如何进行这些会议。
操作指导说明
目录TableofContents
导言Introduction
项目会议是项目管理领域中的一个关键行为。
它并不只是服务于项目管理沟通目标的实现，经常会议纪要会被用作法律附件附加在项目合同中。
MeetingsareoneofthekeyactivitiesinProjectManagementarena.Itwouldnotonlybeservingprojectmanagementobjectivesachievingcommunicationpurposes,mostoftenthemeetingminuteswillbeusedaslegallybondingdocumentinadditiontotheprojectcontract（s）.
XXX公司公司大部分主要的项目由以下会议类型组成，即：
MostofXXXMajorProjectsmayconsistofthefollowingtypesofmeetings,namely:
A.项目启动会议
B.技术评审会议
C.QA评审会议
D.项目状态会议
E.筹划指导会议
F.特别会议
关键条目：
KeyNotes
A.确保会议依照职业惯例指导进行。
Makesureconductthemeetinginprofessionalmanner
B.会议要准时，不要超时。
Bepunctuateontime,donotoverrunthemeeting
C.通知相关的人参加会议，避免与会议无关的人参加会议。
Donothavenon-meeting-relatedpersonnelparticipatethemeeting,sendtherightpersonfortherightmeeting
D.准备会议，所有需要关注的项目加入会议中，更新状态和/或决议。
Preparethemeeting,alloutstandingitemscome-inthemeetingwithastatusupdatesand/orresolutions
E.在外部项目会议中允许非项目组成员参与。
Allownoteammembersgetintoagreementsduringanexternalprojectmeeting
F.在外部项目会议中允许项目成员之间公开的讨论。
Allownoprivatediscussionsbetweenteammembersduringanexternalprojectmeeting
G.依照会议议程进行会议。
Steeringthemeetingaccordingtoagenda
H.用1-2个工作日准备会议纪要。
Preparethemeetingminuteswithin1-2workingdays
I.依照项目沟通计划中所确定的文件分发项目会议纪要。
DistributionofthemeetingminutesaccordingtothedefinitionsdocumentedintheProjectCommunicationPlan
项目启动会议ProjectKickoffMeetings
目标：
Objectives
建立项目执行的一个正式起始点，与客户项目管理一起，项目启动会议将认做为项目起始日，责任矩阵，项目沟通内容包括但不限于项目范围定义，XXX和相应的客户项目组织结构，执行机构和状态评审会议，筹划管理委员会，升级流程，变更控制流程，初验流程与项目结束标准等等。
总之，项目启动会议将建立和客户项目管理的游戏规则。
Toestablishanofficialstartingpointofprojectimplementation,withtheClientManagementthekickoffmeetingwillserveasconfirmationofprojectstartdate,theresponsiblematrix,projectcommunicationdetailsincludingbutnotlimitedtoprojectscopedefinition,XXX&correspondingClientprojectorganizationstructures,implementationscheduleandmeetingsofstatusreview,steeringcommittee.Escalationprocedures,changecontrolprocedures,PATacceptancecriteriaandprojectexitcriteriaetc.Asconclusion,themeetingwillestablish“rulesofthegame”oftheprojectwithClientManagement.
请注意，内部的（XXX项目组）和分包商的项目启动会议类似服务于相同的目标，但却是不同的关系。
Pleasenotethereareinternal（XXXprojectteam）andsub-contractor’skickoffmeetingwhichsimilarlyservethesamepurposesbutwithdifferentcontext.
时间：
When
通常当所有的项目计划行动已经完成和客户项目组相关项目计划已经被讨论与确认，项目经理要召集进行项目启动会议。
UsuallywhenallprojectplanningactivitieshavebeencompletedandrelatedprojectplanneddeliverableshaveofflinebeendiscussedandconfirmedwithClientprojectteam,ProjectManagerwillcallforaKickoffMeeting.
建议至少在会议召开的前一周，项目经理应当与客户项目经理确定项目启动会的时间，地点和参与者，向会议参与者发送会议议程和相关会议讨论资料。
Itissuggestedatleastoneweekpriortothemeetingtakingplace;projectmanagershouldconfirmtheplace,timeandparticipantsofthekickoffmeetingwithClientprojectmanager.Sendthemeetingagendaandallrelatedmeetingdiscussedmaterialstotheparticipants.
议程：
Agenda
A.正式的会议公告OfficialAnnouncement
B.项目组介绍（XXX项目组与客户项目组）Introduction（XXXProjectTeam&ClientProjectTeam）
C.同时提出并获得项目范围定义，项目进度表，责任矩阵等等。
Introduceandobtainconcurrenceofprojectscopedefinition,projectschedule,responsibilitymatrixetc.
D.同时提出并获得高覆盖面的项目沟通计划（特别是变更控制流程与升级流程）IntroduceandobtainconcurrenceofhighlevelcoverageofCommunicationPlan（especiallytheChangeControlProcedure&EscalationProcedure）
E.介绍其他需要相互遵守的协议。
Introduceanyotherrulesthatneedmutuallyagreed
F.其他事情。
AOB（AnyOtherbusiness）
G.休会。
Adjournthemeeting
会议参与者MeetingParticipants
A.客户的主要负责人或者他/她的代表（项目干系人）Clienttopmanagementorhis/herrepresentatives（projectstakeholder）
B.客户项目经理与他/她的关键项目组成员。
Clientprojectmanagerandhis/herkeyteammembers
C.XXX主要项目负责人或他/她的代表（AL/AM/PM）。
XXXtopmanagementorhis/herrepresentatives（AL/AM/PM）
D.XXX项目经理与他/她的关键项目组成员。
XXXprojectmanagerandhis/herkeyteammembers
会议纪要MeetingMinutes
会议纪要是明晰的文件，记录在会议中进行的各种讨论。
Meetingminutesshouldclearlydocumentwhateverbeendiscussedduringthemeeting.
所有被讨论过了的项目管理条例，流程，标准和方法和同时不同的意见也需要被清晰的记录。
Allprojectmanagementpolicies,procedures,standardsandmethodologiesbeingdiscussedandconcurrencesordisagreementshouldalsoclearlybedocumented.
记录任何后续活动项目，并确定这些活动项目被跟踪和后续处理。
Documentanyfollow-upactionitemsandmakesuretheseactionitemswillbetrackedandfollow-up.
通过项目文件管理系统归档会议纪要。
Filethemeetingminutesaccordingtoprojectdocumentcontrolsystem
分发会议纪要Distributethemeetingminutes
技术评审会议TechnicalReviewMeetings
目的Objectives
确定被客户提议的解决方案是适宜的和实际可行的，技术评审会将被当做是证实客户希望解决方案和被当作为内部项目团队在将解决方案最终确定下来前最优的流程。
ToensureproposedsolutionfortheClientisoptimumprovenandpracticallyviable,TechnicalReviewMeetingswillserveasconfirmationwiththeClientofexpectedsolutionandserveasoptimizationprocesswithinternalprojectteambeforethesolutionisfinalized.
请主意，存在内部（XXX项目组）和外部（客户项目组）技术评审会。
Pleasenotethereareinternal（XXXprojectteam）andexternal（withClientTechnicalTeam）technicalreviewmeetings.
时间When
通常在合同已经确定后和主要的项目计划被交付前，例如项目执行计划和项目预算被准备好之前。
Usuallyafterthecontracthasbeenawardandbeforethemajorprojectplanningdeliverables,suchasProjectImplementationPlan（PIP）andBudgethavebeenprepared.
议程Agenda
（无内容）N/A
会议参与者MeetingParticipants
A.客户技术主管和他/她的代表（如果这是客户评审会）Clienttechnicalmanagerandhis/herrepresentatives（ifthisisclientreviewmeeting）
B.客户项目经理（如果这是客户评审会）Clientprojectmanager（ifthisisclientreviewmeeting）
C.XXX技术主管和他/她的项目组成员XXXtechnicalmanagerandhis/herteammembers
D.XXX项目经理XXXprojectmanager
会议纪要MeetingMinutes
会议纪要需要清楚的记录在评审会中所讨论的所有问题，同时， 不同的意见和需要指定的人来继续执行的后续工作也要被记录在会议纪要中。
这里强力建议在会议纪要中每一个后续工作要包括目标完成日期，用以监控和跟踪。
如果需要在会议中更改解决方案并由所有相关人同意，（为修订解决方案）需要在下一个评审会中被预定并在会议纪要中清晰的指定出来。
Meetingminutesshouldclearlydocumentwhateverbeendiscussedatthereviewmeeting.Concurrence,disagreementandfollow-upaction（s）withspecificpersonassignedfortheactionitem（s）shouldalsodocumentintheminutes.Itisstronglyrecommendedtoincludethetargetcompletiondateintheminutesforeachfollow-upactionitem（s）formonitoring&trackingpurposes.Ifthereisrequestforsolutionamendmentduringthemeetingandagreedbyallconcernedparties,nextreviewmeeting（fortherevisedsolution）shouldalsobescheduledandclearlyspecifiedinthemeetingminutes.
通过项目文件管理系统归档会议纪要。
Filethemeetingminutesaccordingtoprojectdocumentcontrolsystem
分发会议纪要。
Distributethemeetingminutes
QA评审会（内部）QAReviewMeetings（Internal）
目的Objectives
QA评审会是项目经理用以确认项目是按照预定的预算，计划表和质量标准在执行的一个主要的工具与方法。
QA评审会将被当作是项目经理和他/她的团队分享项目信息的沟通交流媒体。
需要提出和/或宣布更新实施流程；问题或结果的监控与跟踪；新的项目条例，标准和流程;团队重要的信息需要分享等等。
QAReviewMeetingsisoneofthemajortoolsandtechniquesthatProjectManagerusedtoensureprojectisoperatedwithinproposedbudget,scheduleandqualitymanner.QAReviewMeetingswillserveasCommunicationMediathatprojectmanagersharesprojectinformationwithhis/herteam.Implementationprogressupdates;problems/issuesmonitoringandtracking;projectperformanceindicesreviewandcorrectiveaction（s）needtobeentaken;projectriskreview;newprojectpolicies,standards&proceduresneedtointroduceand/orannounce;companyimportancenewsneedtosharewithetc.
请注意QA评审会被认做是内部（XXX项目组）会议。
然而，一些项目经理也会包含分包商作为会议参与者，同时会议成为外部会议。
PleasenotetheQAReviewMeetingisaimedasaninternal（XXXprojectteam）meeting.However,someprojectmanagermayincludesub-contractormanagementasoneofthemeetingparticipantsanditbecomestoexternalmeetings.
时间When
通常这是一个在项目启动之后的周评审会，建议在项目形势分析会的前一天进行。
Usuallythisisaweeklyreviewmeetingaftertheprojecthasbeenofficiallykickoff;suggesthavingthemeetingonedayaheadoftheProjectStatusReviewMeeting.
议程Agenda
在项目沟通计划中需要提前定义一个固定的议题。
在通常的形式下，会议议程将包括以下几个部分：
ItshouldbeafixagendawithpreviouslydefinedintheCommunicationPlan.Atnormalsituation,themeetingagendashouldconsistofthefollowingitems:
A.检查前一个会议纪要Correctionsofpreviousmeetingminutes
B.更新项目执行状态。
（包括……）ImplementationStatusupdates（including…）
C.风险项目Riskitems
D.问题和结果日志Problem&issueslog
E.项目执行ProjectPerformanceIndices
F.变更需求ChangeRequest
G.项目管理部门ProjectAdministration
H.其他一些事情AOB
会议参与者MeetingParticipants
A.XXX项目经理XXXprojectmanager
B.XXX项目组成员XXXProjectTeammembers
C.分包商和/或他/她的代表（如果分包商被邀请）Sub-Contractormanagementand/orhis/herrepresentatives（ifsub-contractormanagementwasinvited）
会议纪要MeetingMinutes
会议纪要需要清楚的记录在评审会中所讨论的所有问题，同时， 不同的意见和需要指定的人来继续执行的后续工作也要被记录在会议纪要中。
这里强力建议在会议纪要中每一个后续工作要包括目标完成日期，用以监控和跟踪。
Meetingminutesshouldclearlydocumentwhateverbeendiscussedatthereviewmeeting.Concurrence,disagreement,follow-upaction（s）andcorrectiveactionitemswithspecificpersonassignedforanyactionitem（s）shouldalsobedocumentedintheminutes.Itisstronglyrecommendedtoincludethetargetcompletiondateintheminutesforeachactionitem（s）formonitoring&trackingpurposes.
通过项目文件管理系统归档会议纪要。
Filethemeetingminutesaccordingtoprojectdocumentcontrolsystem
分发会议纪要Distributethemeetingminutes
项目状态会议（外部）ProjectStatusReviewMeetings（External）
目标Objectives
项目状态评审会是项目经理的主要工具与方法被当作与客户分享项目信息的沟通媒，更新项目执行流程，跟踪监控问题或结果。
这个会议也可以帮助项目经理去从客户项目经理处收集信息例如方案和商务变更，操作计划变更等等。
使得可以采取适当的改善措施（变更）去满足客户没有表达的预期，因此改善客户满意度。
ProjectStatusReviewMeetingsisthemajortoolsandtechniquesthatProjectManagerusedasCommunication
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