行政综合部职位说明 1.docx

行政综合部职位说明 1.docx

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行政综合部职位说明1

行政经理

职位名称

行政经理

职位代码

所属部门

行政部

职系

职等职级

直属上级

总经理

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。

规划、指导、协调公司的人力资源管理与组织建设，最大限度地开发人力资源。

工作内容:

1.组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案，建立并完善人力资源管理体系，研究、设计人力资源管理模式（包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展等体系的全面建设），制定和完善人力资源管理制度；

2.制定招聘计划、招聘程序，进行初步的面试与筛选，做好各部门间的协调工作等；

3.参与制定人力资源战略规划，为重大人事决策提供建议和信息支持；做好相应的职位说明书，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符；

2.组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行，根据公司对绩效管理的要求，制定评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系；

3.制定薪酬政策和晋升政策，起草公司年度薪酬规划及福利计划，组织提薪评审和晋升评审，制定、调整薪酬福利政策；

4.向公司高层决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议，并致力于提高公司的综合管理水平。

根据部门人员需求情况，提出内部人员调配方案（包括人员内部调入和调出），经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置；

3.组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，塑造、维护、发展和传播企业文化；

4.起草及归档公司相关文件，组织制定公司人力资源发展的各种规划，并监督各项计划的实施；

5.搜集、整理公司内部信息，与员工进行积极沟通，及时处理公司管理过程中的重大人力资源问题；

6.主持部门内部的建设工作，建设及维护内部运营，协助总经理进行公司企业文化、企业战略发展的规划，开展企业文化工作，起草公司各阶段工作总结和其他正式文件；

7.协调公司内部行政人事等工作，协助总经理对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系，尤其是业务部门间的日常工作关系以及事务处理；

8.对控制成本的方法提出建议

9.起草公司年度工作总结及总经理讲话稿。

任职资格:

教育背景:

秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。

培训经历:

受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。

经验:

5年以上行政管理工作经验。

技能技巧:

熟练的中英文写作、口语、阅读能力；

优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；

较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；

熟练使用办公软件、办公自动化设备。

态度:

做事客观、严谨负责、踏实、敬业；

具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

行政专员

职位名称

行政专员

职位代码

所属部门

行政部

职系

职等职级

直属上级

行政主管

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

协助完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作；做好证书档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作。

工作内容:

1.协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；

2.考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导；

3.负责公司所属房间、柜子备用钥匙的保管、及使用登记，原则上备用钥匙不予外借，特殊需要时，酌情按权限申请，批准后登记使用；

4.负责员工名片制作与管理：

由员工自行填写名片申请单，报主管领导批准，交行政部备案后，方可提交前台印刷，费用分摊到各部门；

5.负责公司房租、水费、电费、车位费、电话费、设备租赁费、绿植租赁费、机票预订费、办公用品费等各类日常行政费用办理、签字、结算，管理公司用水、用电情况；

6.安排商务差旅，做好预订工作；

7.采购、分发和控制办公用品，对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化；

8.管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；

9.管理公司重要资质证件，严格对档案资料保密；

10.严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找；

11.档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；

12.按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁；

13.在需要的时候临时替补前台接待工作。

任职资格:

教育背景:

行政管理或相关专业大专以上学历。

培训经历:

受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。

经验:

2年以上行政管理工作经验。

技能技巧:

具有较强的时间管理能力；

优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力；

熟悉档案管理办法；

熟练使用办公软件；

熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等。

态度:

工作细致认真，谨慎细心，责任心强；

保密意识强；

具有很强的人际沟通、协调能力，团队意识强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

行政主管

职位名称

行政主管

职位代码

所属部门

行政部

职系

职等职级

直属上级

行政经理

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

协助经理安排、落实行政服务支持工作，协助总经理完成日常事务性工作。

工作内容:

1.协助制定、监督、执行公司行政规章制度，参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行；

2.组织办好会议接待、娱乐等各项活动；

3.复核日常各类行政费用支出明细，审核发票要求，确认无误后移交行政部经理签字，费用明细或票据有问题的负责协调更改或打回，并负责跟踪；

3.起草、打印、登记和存档总经理签发文件；

4.协助经营部门做好公司来宾的接待工作

5.掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作

6.组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作，购买、管理和维修公司固定资产；

7.负责对外联络各类服务公司，优选性价比高的各类服务公司、行政物资供应商，协调安排各项外包后勤服务工作，协调物业各项工作，保障各项行政后勤服务工作的顺利推进；

8.做好办公室人员考勤和处理各种假期；

7.负责新员工座位安排及门禁卡的办理；

9.管理公司的公共卫生、食堂就餐工作；

10.发放日常福利、节日福利；

11.按月核算行政部支出费用并记录存档；

12.完成直属上司交办的临时性工作。

任职资格:

教育背景:

秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。

培训经历:

受过管理学、管理技能开发、档案管理、会务组织、财务会计基本知识等方面的培训。

经验:

3年以上行政管理工作经验。

技能技巧:

较强的管理能力；

良好的中英文写作、口语、阅读能力；

熟练使用办公软件；

熟练使用操作办公自动化设备。

态度:

做事客观、严谨负责、踏实、敬业；

工作细致认真，谨慎细心、责任心强；

具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

前台

职位名称

前台

职位代码

所属部门

行政综合部

职系

职等职级

直属上级

行政主管

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。

工作内容:

1.转接总机电话，规范接听语言，电话响三声必须接起，需要转接的及时转接联系人，如不在应及时回复，需要留言的，记录留言和联系方式，及时转达给联系人；

2.收发传真、信件和报刊，寄发的快件包裹，如没有特殊注明，一律使用费用较低的快递公司寄送。

如有较急、较贵重的物品，一律使用EMS寄送，做好寄件登记，并保存好寄发费用的凭证，以便月结时对账。

外来信函快件、包裹等由行政部统一收件，并在当天进行登记分发；

3.及时为来访人员开启门禁，做好一般来访人员的登记，存档，并为来访人员联系公司相关人员接洽，对无关人员进行必要的解释与请退工作；

4.做好接待公司重要客人的准备，引领客人到达接待地点，并做好茶水等安排；

5.安排接待、会议室使用，会前准备充分，通知到位，安排合理，资料齐备，保证各类会议前后的整洁；

6.按照领导要求订餐，或预定饭店包间；

7.负责前台及接待区域的卫生及整洁；

8.承办车辆调派和外出登记，受理各类公用车辆使用申请，按制度批准用车，统一调度公司车辆，督促司机管理公司车位、加油、车辆年检、车辆保险、事故处理等车辆相关维保工作。

9..打印、复印和管理各种文件；

10.保管各种手续、手册；

11.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；

12..完领导交办的其它行政类工作。

任职资格:

教育背景:

秘书、中文等相关专业中专以上学历。

培训经历:

受过文书写作、档案管理基本知识等方面的培训。

经验:

1年以上行政人事、文秘或相关工作经验。

技能技巧:

有良好的文字表达能力，有一定的英语基础；

熟练使用办公软件、办公自动化设备。

态度:

工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动；

工作效率高，责任心强，具有团队精神；保密意识强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

人事专员

职位名称

人事专员

职位代码

所属部门

行政综合部

职系

职等职级

直属上级

行政主管

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

执行人力资源日常性事务工作，辅助行政经理完成人力资源目标规划。

工作内容:

1.协助上级掌握人力资源状况，帮助建立积极的员工关系，协调员工与管理层的关系；

2.协助上级执行公司的培训和绩效评价的组织工作，例如收集审核各类表格、表单；

3.协助做好招聘与任用的具体事务性工作，包括发放招聘启事、收集和汇总应聘资料、安排面试人员、跟踪落实面试人员的情况等，管理员工信息资料及各类人事资料，填制和分析各类人事统计报表；

4.管理劳动合同，办理用工、退工手续以及员工的考勤结算，办理养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险等社会保险；

5.协助计算员工福利，参与薪酬与福利调查；

6.办理人事招聘、人才引进、内部调动、解聘、退休、接纳和转移保险缴纳的相关手续，及时更新维护员工资料库；

7.办理各类职称评定，办理职业资格证书年检；

8.协助上级完成对员工的年度考核，执行各项公司规章制度，处理员工奖惩事宜。

任职资格:

教育背景:

人力资源、心理学、管理学等相关专业本科以上学历。

培训经历:

受过现代人力资源管理技术、劳动法律法规等方面的培训。

经验:

2年以上人力资源管理工作经验。

技能技巧:

熟悉国家相关法律法规；

熟悉人力资源管理各项实务的操作流程；

人力资源管理理论基础扎实；

熟练使用相关办公软件。

态度:

办事沉稳、细致，思维活跃，有创新精神，良好的团队合作意识；

较强的学习能力和责任心，能自我激励，具备较强的独立处理事务的能力。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

网管

职位名称

网管

职位代码

所属部门

行政综合部

职系

职等职级

直属上级

行政主管

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

维护和保障网络与应用平台的正常运行，处理各种网络和系统故障，保证公司信息通讯顺畅。

工作内容:

1.维护路由器、更换网线、交换机等网络设备，处理计算机和应用软件故障；

2.处理网络无法正常访问的故障，保障电脑文件共享和打印服务器的稳定运行；

3.建立网络使用和管理制度并贯彻执行，监控内部网络运转情况，制定各IT设施管理办法并监督执行；

4.电脑维护、确保网络通信传输畅通，了解企业网络布局、内外网联接情况，

5.网络系统维护，网络用户权限设置与功能分配等，根据管理需要进行用户管理与分配；

6.计算机系统防病毒管理,各种软件的用户密码及权限管理,协助各部门进行数据备份和数据归档；

7.针对当时没有解决的问题或重要的问题应将问题描述、分析原因、处理方案、处理结果、预防措施等内容记录下来；

8.负责网站的相关工作：

保障公司网站信息平台的稳定运行，保管好公司网站后台密码,严禁对外泄露，在公司网站上发布各项公司信息，按要求及时更新公司网站内容，更新情况记录详尽；

9.服务器的维护：

对于服务器托管或虚拟空间租用的网站,必须知道服务器所在地、联系人及24小时联系方式,确保出现网

站无法访问的情况能及时得到解决；

10.培训员工计算机及软件使用，确保员工通过软件操作统一化行为；

11.积极配合行政部其他同事做好相关行政方面的工作；

12.遵守公司纪律，服从公司安排。

任职资格:

教育背景:

计算机及网络应用等相关专业中专以上学历。

培训经历:

受过计算机基本知识等方面的培训。

经验:

1年以上计算机或网络相关工作经验。

技能技巧:

熟练使用办公自动化设备。

态度:

工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动；

工作效率高，责任心强，具有团队精神；保密意识强。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

保洁员

职位名称

保洁员

职位代码

所属部门

行政综合部

职系

职等职级

直属上级

行政主管

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

负责办公场所的保洁工作，美化、净化办公环境，维护公司形象。

工作内容:

1.严格按清洁管理作业程序和保洁标准实行工作；

2.电梯厅、主要走道、通道、大堂、办公区域地面、墙面、天棚及相关设施的日常清洁，每日早9：

00前完成电梯厅和主要通道每日清洁工作，进入保洁工作状态；

3.卫生间的门墙、地面、镜面设备、洁具等日常清洁，厕所每天必须冲洗一次，保持厕所无异味，地面、洗手盆等设施瓷砖需光洁无污垢；

4.日常突发事件现场的清理，有异味的区域及时喷洒清新剂清除气味；

5.各区域设备设施面及窗户玻璃擦拭干净保持透明光亮，每周擦拭室内玻璃一次，各通道处不得堆放任何物品，及时清理；

6.大会议室、总经理办公室每周五大扫除一次；

7.妥善保管清洁工具和用品，摆放整齐无丢失和人为损坏，定期拟订保洁物品的购买清单，每月月末上交行政主管，控制易耗品的使用量，不将清洁工具私借他人使用或带回家中；

8.每天下午五点半需把当天的垃圾清走（特殊情况除外），发现未关好的水龙头、照明灯，及时关好；

9.协助炊事员午间员工餐工作；

10..遵守公司纪律，服从公司安排。

任职资格:

教育背景:

初中以上文化。

培训经历:

经验:

有一年以上工作经验。

技能技巧:

有良好的的文明卫生习惯。

态度:

工作细致认真，谨慎细心，积极主动；

吃苦耐劳，责任心强，具有团队精神。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

炊事员

职位名称

炊事员

职位代码

所属部门

行政综合部

职系

职等职级

直属上级

行政主管

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

保持食堂公共卫生和餐具用具的清洁卫生、负责餐具用具的管理，供应员工工作餐，搞好后勤保障工作。

工作内容:

1.食堂内外采取消除苍蝇、老鼠、蟑螂和其它有害昆虫的措施；

2.执行食堂卫生消毒制度，做到厨房室内外随时保持清洁整齐；

3.采购健康卫生的食材，保质保量，做到荤素搭配合理计划；

4.采购的各种物品，及时验收签字，如实报销，做到单据实物相符；

5.严控每月伙食费用，上下幅度不得超过5％；

6.工作日午餐时间为中午12：

00，无故不得提前或推后，如遇特殊原因（停水停电等），需提前做好工作安排；

7.公司员工加班如有需要应准备便餐供应；

7.保存好库存粮食及其他粮油制品；

8.执行餐具、炊具等物品的消毒程序，每日下班前认真进行煤气、水、电、门窗的安全检查；

9.每周五协助保洁员对办公场所进行大扫除；

10.遵守公司纪律，服从公司安排。

任职资格:

教育背景:

初中以上文化。

培训经历:

经验:

有一年以上工作经验。

技能技巧:

有良好的的文明卫生习惯。

态度:

工作细致认真，谨慎细心，积极主动；

吃苦耐劳，责任心强，具有团队精神。

工作条件:

工作场所:

办公室。

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

驾驶员

职位名称

司机

职位代码

所属部门

行政综合部

职系

职等职级

直属上级

行政主管

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

维护公司车辆，负责总经理日常工作接送，负责公司外联等重要事务涉及车辆使用的安排及驾驶。

工作内容:

1.服从公司派车安排，严格按派车单出车，特殊情况除外；

2.每次行车前应检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆的正常运行；

3.出车回来需如实填好行车记录（行车里程、加油费用及过路费用等）；

4.对车辆进行必要的车况检查，其内容包括：

油表、水表、动力系统、制动系统、照明系统、冷凝系统等；

5.定期对车辆进行必要的保养，更换其易耗零部件，根据车辆使用情况，及时添加汽油、机油等耗品；

6.根据车辆外观的整洁度，及时对车辆（内、外）进行清洗；

7.处理各项违章事件，办理车辆的年检、送修及保险等各项事务；

8.及时申报车辆保养、维修费用；

9.遵守公司纪律，服从公司安排。

任职资格:

教育背景:

高中以上文化。

培训经历:

车辆驾驶专业知识及车辆养护维修专业知识

经验:

有一年以上工作经验。

技能技巧:

有良好的的安全驾驶习惯。

态度:

工作细致认真，谨慎细心，积极主动；

吃苦耐劳，责任心强，具有团队精神。

工作条件:

工作场所:

本地，偶尔出差

环境状况:

舒适。

危险性:

基本无危险,无职业病危险。

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位