最新销售合同管理.docx

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最新销售合同管理

深交所上市企业：

合同管理规范

发布单位：

xxxx科技股份有限公司

发布日期：

2011.07.10

前言3

第1章合同管理的商务应用3

第2章合同及标准合同4

第3章特殊合同的审批流程7

第4章销售合同审核及签署流程8

第5章合同的执行13

第6章特殊情况的销售合同管理和合同变更14

第7章合同收款和催款15

第8章合同管理和使用16

第9章销售合同编号规则16

第10章单据填制一览表18

附图一特殊合同的申请流程图19

附图二合同审核及签署流程图20

前言

适用范围：

xxxxxx科技股份有限公司营销中心

xxxxxx科技股份有限公司下属各事业部管理的销售部

本合同管理规范的最终解释权在公司营销中心。

第1章合同管理的应用

1.1.营销人员必须掌握的合同知识和要求

1.1.1.客户为使用产品的最终用户的，从税法要求上，公司要向客户开具增值税发票；

1.1.2.对于混合类合同（既销售产品又销售服务），从税法要求上，应该分别签订产品销售合同和服务合同。

对于不能分开签订的，公司将从高纳税,核定价格时应注意；

1.1.3.公司《标准产品报价表》中没有的产品、产品型号、产品部件、技术服务、合同义务，签订合同前必须经公司合同管理部门批准后才能通过，未经公司技术、财务部门核价批准的合同，公司将不承认该合同的合法性，也不予签订人计算业绩；

1.1.4.对产品售后服务及其它任何服务内容的承诺一般情况只能是“12个月的免费保修期”,任何个人对产品售后服务及其它任何服务内容承诺不得超过“18个月的免费保修期”的时间段；

1.1.5.不得对经公司允许免费提供给客户的产品、备品、备件及服务在合同中写明“赠送”；

1.1.6.营销人员不得在自己营销的范围权限之外，进行销售；更不得私自为其他单位提供销售服务；

1.1.7.营销人员不得截留货款挪作他用，必须保证收、支两条线，否者以违法行为论处；

1.1.8.营销人员有义务参与合同签订和合同执行的各环节，并承担合同款项收回的责任；

1.2.营销人员不得在未获审批或未有特殊授权时进行以下承诺和销售

1.2.1.公司《标准产品报价表》中没有的产品、产品型号、产品部件、技术服务、合同义务，又未经公司技术、财务部门核价批准的设备、项目及服务；

1.2.2.超出本人价格折扣权限范围外，又未经上一级领导批准的项目；

1.2.3.在3.1.6中规定的禁止使用的合同条款或合同文本的情况；

1.3.合同审批的职能部门和权限规定

提前审批的内容

申报人或部门

审批职能部门

销售非《产品报价表》的产品、部件、合同义务及服务；（出厂价）

各单元技术支持、业务经理

技术中心、营销中心管理部和财务合同管理科

商务条款、价格折扣权限审批（代理价）

项目经理、技术支持工程师和单元副职

单元正职主管、营销中心管理部和财务合同管理科

商务条款、价格折扣权限审批（模拟成本价）

项目经理、单元正职主管

财务合同管理科、公司主管副总、总经理

禁止使用的合同条款或合同文本

中心管理部

财务合同管理科、财务总监

1.4.公司拒绝与客户签约或签约后会被拒绝执行的原因；

1.4.1.客户的付款信誉存在不良记录，如欺诈行为或被列入公司《客户付款信誉黑名单》。

1.4.2.合同价格超出本人权力范围或合同义务超过公司的合理成本范围；

1.4.3.合同签约给公司带来较大或无法控制的信誉风险、审计风险、纳税风险；

1.4.4.对于已签订合同经优化公司最终审核后仍不能执行的项目责任人、单元领导，发生一次扣发当月绩效工资，同时该合同退回不予执行。

累计发生两次降级使用；

1.4.5.对于不按公司规定签订合同，经公司最终审核后不能执行的项目责任人，发生一次扣发三个月绩效工资，合同退回不予执行，同时给予责任人降级或除名处罚；

1.5.合同商务应用要求

1.5.1.营销人员与客户进行商务交流、商定商务事项的前提是：

了解并熟练掌握公司的《合同管理规范》；

1.5.2.营销人员必须遵守《合同管理规范》，保证公司利益；

1.5.3.营销人员不遵守合同管理规范，给公司造成责任和风险的，自行承担赔偿责任，同时公司保留对营销人员的起诉权利；

第2章合同及标准合同

2.1.合同及文本要求

2.1.1.公司的对外销售，必须与客户签订合同。

对于未与客户签订合同的项目，将不记入相关部门的业绩；

2.1.2.合同必须为原始件。

复印件和传真件，都不具备证明力。

对于无原始件的合同，将不记入各营销单元或个人的业绩；

2.1.3.合同一式三份、四份或多份。

洛阳隆华至少需要留存两份，一份交财务部合同管理留存和存档，一份由各营销中心指定责任人——合同专管员进行留存、存档、管理、使用。

合同管理人对合同的完整性负有100%的责任；

2.1.4.合同的必要性附件为：

《产品技术协议书》、

2.1.5.合同的附属性文件有：

《销售发货单》、《产品验收交货单》、《设备安装协议》、《技术方案》、《补充协议》、招标文件和投标书、往来信函及其他约定内容；

2.1.6.禁止使用的合同条款和合同文本：

2.1.6.1.没有预付款或预付定金低于30%者；（中石油、中石化、双汇等国有大型企业，亦即公司A类目标客户例外），

2.1.6.2.合同书中，写错公司名称、产品标准型号，使用与公司标准不一致的合同；

2.1.6.3.合同中规定主要材料、零、部件为唯一指定品牌，且非我公司指导常用品牌；

2.1.6.4.甲方要求乙方签订先行开票后才予付款的条款（在实际操作中，可以根据需要先行开票，但在合同条款中，不得体现）；

2.1.6.5.合同的收款时间（质保金除外），从合同签订之日起计算，超过12个月；

2.1.6.6.要求质保金超过10%的（一般情况质保金应争取为5%以下）

2.1.6.7.合同方为产品使用的最终用户的，向我方申请开具超额增值税发票的；

2.1.6.8.与公司第一次合作的甲方，不予支付预付款的；

2.1.6.9.客户以往未付帐款帐龄超过12个月，且有再次发生欠款可能的；

2.1.6.10.客户付款信誉，被列入公司黑名单，且不能支付全款发货的；

2.1.6.11.不接受合同条款中的固定条款的，如“免费保修期外需乙方提供的维修服务将按乙方收费标准向甲方收取相关费用”等；

2.1.6.12.不向我方提供最终用户名称的；

2.1.6.13.没有合同原件的；（特殊情况有合同传真件的经主管领导批准可先安排生产，在30天内或发货前必须补交原始合同文本）；

2.1.7.对于使用上述禁止使用的条款和文本的合同，将走特殊审批流程，即必须经过财务总监和主管副总确定是否可以签订。

2.1.8.以下合同条款和合同文本，公司倡导使用：

2.1.8.1.使用公司标准合同文本；

2.1.8.2.货款支付为提货前全部支付完毕的；

2.1.8.3.若分批付款，则每笔货款的支付，合同条款约定都是具体支付日期，如××年××月××日；或者例如:

设备提货时七日内（预计为2011年××月××日）支付30%货款,设备到达现场后七日内（预计为2011年××月××日）支付30%货款,

2.1.8.4.设备交货前应有提货款；即收到甲方10%-30%的提货款后3日内交货等；

2.1.8.5.选择交接货地点：

隆华仓库，运输方式为：

用户自提；若是供方承担运费，合同应明确运输费用和货款为两票制,即运输费用允许单独开列发票；

2.1.8.6.设备运抵现场后在需方具备条件时，经需方书面通知，供方派技术人员1-2名到现场，免费提供一次安装指导；

2.1.8.7.合同诉讼地确定为洛阳市的；

2.1.8.8.售后服务：

免费保修期为一年；

2.1.9.以下为公司规定的主要合同标准条款：

应结合2.1.8条款共同遵守

条款名称

标准定义

支付时间及金额

预付款30%及以上；合同生效后按比例明确指定时间（预计××年××月××日）支付进度款、提货款，到货款、验收运行款必须有确定的明确日期即（预计××年××月××日）；尾款（质保金）10%以内；在合同约定时间（12个月）到期后10个工作日内支付,预计××年××月××日全部支付完毕；

付款方式

支票、电汇、现金或同意一定比例的银行承兑汇票；

交货日期

预付款到帐后，按《洛阳隆华合同评审规定》的交货期确定发货时间，因用户原因不能按时发出的要补办手续。

质量保修期和售后服务

产品质量问题12个月内免费保修；产品终身有偿服务，收到书面投诉后36-72小时内给予处理解决，特殊情况另外确定。

2.2.合同文本规范性分类

类别

定义

标准合同

使用公司标准格式合同，条款、文本未作更改，与标准模板完全一致；

标准条款合同

未采用标准格式合同，合同的条款、文本，与标准合同完全一致

非标准合同

1、未使用公司的标准合同、亦非标准条款合同

2、未按照标准条款规定填写合同；超出公司规定的条款要求，对公司可能产生不利影响；

2.3.标准合同的定义和使用

2.3.1.标准合同：

是指合同的主要条款、格式、附件，通过进行事前定义、固定、要求，形成的格式合同文本。

2.3.2.标准合同文本包括两类，一是标准格式合同：

指标准格式合同文本；二是标准条款合同：

仅对关键要素的详细内容作出必要的规定，签订合同时格式自定，内容按强制性规定和非强制性规定区别对待，强制性条款符合公司规定，非强制性条款按双方协商，基本做到了互惠互利的约定。

2.3.3.标准合同包括的必要内容为：

2.3.3.1.标准合同和标准条款合同统一放入公司OA系统中管理部开辟的“合同模板”栏，营销人员可根据实际情况从OA系统下载相关模板和条款；

2.3.3.2.管理部将定期对标准合同和标准合同条款进行更新，并发布通知，营销人员必须使用最新版的标准合同，不得使用不符合公司规定的或过期的条款。

否则按非标准合同处理；

2.3.3.3.合同包括的必要内容和规定

（一）产品的名称（注明商标、大名小名）、型号、规格、换热管材质；

（二）产品的技术标准（含质量要求）：

技术标准：

按设计图纸生产制造；对产品质量负责的条件：

按照供方企业标准和相关国家标准执行；

（三）产品的数量和计量单位;

大小写数量清楚，单位明确如：

台、套等

（四）产品的包装标准和包装物的供应与回收；

一般为裸装或无包装要求，不回收；

（五）产品的收货单位、交货方法、运输方式、到货地点（包括专用线、码头）;

收货单位：

需方全称；接收人：

具体人名；交货地点：

供方仓库；运输方式：

1、买方自提，代办汽车运输，费用由承担。

（六）接（提）货单位或接（提）货人；收货单位明确，接收人明确；

（七）交（提）货期限;应有货款联动约定：

如收到提货款后xx日内交货；

（八）验收的方法;可一次性验收：

交货验收；若需运行验收则需分为外观验收（初验）和运行验收（终验），初验后设备移交给需方应由其负责保管和维护。

具体见技术协议书的验收约定。

（九）产品的价格;标准产品按公司发布的价格表执行；非标设备按照公司营销管理文件规定的程序核算制定和控制；

（一十）结算方式、开户银行、帐户名称、帐号、结算单位;

现金结算；按隆华公司财务部发布的名称、账号执行；

（一十一）违约责任;双方约定

（一十二）当事人协商同意的其它事项。

体现公平性原则，双方对等约定。

2.3.4.合同附件包括的内容有：

2.3.4.1.中标通知书；

2.3.4.2.技术协议书；

2.3.4.3.销售交货验收单；

2.3.4.4.招标文件；

2.3.4.5.来往信函、传真；

2.3.4.6.设备投运验收报告；

2.3.4.7.其他约定资料

2.4.合同信息的统计与管理

2.4.1.对下列情况，合同管理人员应予统计和及时反馈（每周一报告）

2.4.1.1.合同原件未入档的，合同附件不全的；

2.4.1.2.暂未拿到合同，按中标通知书和技术协议安排生产的，正式合同仍未签署的；

2.4.1.3.年底统计业绩时，取消当年无合同原件、暂无销售合同书和未经合同管理部门审核通过的合同的业绩（不管是否已经实际收到款项），且该业绩不能转入下年。

2.4.1.4.合同签署后撤消的；

2.4.2.对下列情况，合同管理人员应予预警和通报（发生一笔报告一笔）

2.4.2.1.非标准合同或非标准条款合同，占有公司资源较多的；

2.4.2.2.列入销售回款黑名单的客户；

第3章合同的审批流程

3.1.合同审批的职责流程

程序

部门名称

签署及审核职责

1、

各营销单元/项目经理/营销人员

Ø填写并提交合同草稿；

Ø注明合同签订的理由；

2、

财务部/合同管理/（技术中心协助）

Ø对超额折扣及特殊合同申请表的完整性和正确性进行检查、复核；

Ø组织超额折扣及特殊合同申请表的审批过程，反馈审批意见；

Ø对特殊合同申请，进行统计和报告；

3、

技术副总/营销副总

Ø审批或拒绝批准特殊合同申请

3.2.特殊合同审批的步骤与流程

3.2.1.特殊合同及超额折扣申请表的填写要求：

3.2.1.1.各项信息必须填写完整，包括申请人，申请部门，时间，项目信息，中间商信息，产品型号，数量，超额折扣率，申请原因；

3.2.1.2.产品免费维修期超过一年的，需单独列明申请的免费维修年限；

3.2.1.3.合同中有免费赠送的产品、配件及服务、培训的，需列明并申请；

3.2.1.4.必须有相应等级折扣权限人的签字，最高至各销售单元负责人，可由各单元内勤秘书负责办理，超过单元负责人部分的签字由合同管理员执行；

3.2.1.5.超过各销售单元负责人权限的折扣均属超额折扣，必须写明理由，如签约方为中间商、大目标客户等，还应提供最终用户合同，不能提供的应写明原因；

3.2.2.特殊合同及超额折扣申请表审批步骤：

3.2.2.1.业务员或单元秘书将超越单元领导权限的合同提交合同管理专员，合同管理专员接到单元领导签批后的特价申请表后，对其进行复核，包括以下内容：

a、填写是否符合上述要求；

b、产品型号是否正确；

c、折扣计算是否正确；

d、申请理由是否充分；

e、提供的用户合同是否符合要求；

3.2.2.2.复核无问题的提交营销副总审批，营销副总根据项目情况予以批准或不通过，或与销售单元再确认；

3.2.2.3.超额折扣及特殊合同申请表审批完成。

3.3.合同审批的流程图：

见附图一《合同审批流程图》

第4章销售合同审核及签署流程

4.1.销售合同审核及签署过程中的职责定义

部门名称

签署及审核职责

各营销单元/业务员/技术支持人员/项目经理

Ø提交待审核的合同方案、技术附件及资料，必须完整，合同条款尽量符合公司的基本要求；

Ø方案报价需经公司财务核定，确定财务报价,通过招投标确定的项目，投标现场报价控制不得越权，确保公司合理的利润时方能与客户签署合同文本；

Ø中标后将合同文本原件草稿，提前一天时间，交至公司合同管理科；

Ø合同价格、商务条款需经公司财务核定、审核通过，合同审核后价格超权限的要予以修正优化。

进行修正优化后仍不能满足或不能修正优化的特殊情况，提出明确的理由，交技术副总、营销副总审定后拿出意见，报总经理批准；审定不能通过的合同则应退回用户，退回合同造成的损失（投标保证金、业务费用不能追回的等）由该合同批准人、专业负责人、项目经理、和签订人按比例（50：

15：

15：

20可累加）承担；

Ø合同批准后，由管理科通知申请人签订正式合同

Ø合同批准后，由业务科下发生产任务书，向技术中心提供生产相应资料及其他相关信息，进行生产评定、投产；

营销中心管理部

Ø组织对各营销单元提交的通过财务审核的合同文本进行生产评审，对需要由其他职能部门进行确认的，进行合同文本评审确认，并办理相关传递手续；

Ø对各参加评审的职能部门意见，进行汇总，并书面反馈给各营销单元；

Ø扣除各营销单元自行修正的时间外，保证按不同类别合同的评审时间承诺，完成合同评审。

对由于审核职能部门原因造成的无法按承诺时间评审的情况，要有经管部拿出处理意见，及时反馈给各营销单元和合同项目经理；

Ø对合同评审过程的状态和问题，及时反馈给各营销单元；

Ø对各营销单元委托寄送的合同，准确寄发，并将寄发的情况，及时通报各营销单元；

财务部合同管理科

Ø负责提供或审核项目报价及成本核算单；

Ø负责审核项目成交价及成本核算单；

Ø负责合同商务条款的审定

Ø汇总合同评审过程中的问题，对合同评审流程和合同评审承诺时间，进行定期和非定期调整；

Ø维护标准合同条款，对标准合同文本的条款进行定期和非定期调整；

Ø对产品销售合同中非标准的技术实施条款、售后服务条款、培训条款、其他特殊条款进行审核；

Ø对产品销售合同中的付款约定进行审核；

技术中心

Ø负责提供或审核项目的技术方案和材料单；

Ø负责提供或审核项目的技术方案和设计图纸；

Ø对所设计产品的技术质量负全责

制冷事业部

Ø对设备的生产、制造、装运负责；

Ø对所生产的设备质量负全责,产品运行中的疑难杂症的解决负全责；

物质部

Ø对所生产设备的物料按时供应负全责；

质检部

Ø对设备生产制造质量把关负责；对产品质量的调查判定负全责；

法律顾问

Ø涉及非标准的知识产权、所有权条款的；

Ø涉及甲方责任重大或无法预见未来风险条款的；

Ø涉及其他合同审核人员无法判定的事项的；

4.2.合同文本提交审核的要求

4.2.1.必须提交的资料

4.2.1.1.填写完整的合同文本审阅签字表；《合同文本审阅签字表》见附件一

4.2.1.2.合同正本及技术附件；

4.2.1.3.提交方案优化申请表；《价格优化申请表》见（附件二），由商务人员及专业经理签字确认；

4.2.1.4.如销售非标准产品，提交非标准产品财务核价单

4.2.1.5.如果是含有工程安装的合同，要提交工程项目报价及成本核算单（由综合技术部部长确认或专业负责人签字确认）

4.2.2.填写完整的合同文本审阅签字表是指

4.2.2.1.合同名称、项目名称、必须填写；

4.2.2.2.澄清合同未采用各项标准条款的原因；

4.2.2.3.澄清合同中，甲方要求额外增加内容或单方不均等约定内容的原因；

4.2.3.《技术协议书文件》的填写要求：

4.2.3.1.设备用途要清楚；

4.2.3.2.型号必须完整、正确；

4.2.3.3.产品的各组件必须完整填写，如上、下箱、水泵和风机规格型号，电机功率等；

4.2.3.4.产品相关配件、售后服务承诺等必须清楚完整的列出明细，不管是否收费，一定按公司标准进行报价，公司将据此提供售后服务；

4.3.合同审核及签署流程

4.3.1.合同审核及签署流程

步骤一：

合同管理员初审：

合同管理员接到销售单元业务人员提交的，单元领导确认的合同文本后，进行初步审查，审查内容：

a、按照上述5.2条的要求检查各项文件是否齐备；

b、合同内容是否填写完整；

c、合同金额是否前后一致，大小写是否正确；

d、银行账户信息是否填写并正确；

e、合同排版是否整齐，规范；

f、合同文字是否有错漏；

g、合同条款是否有前后相悖的地方；

判断－根据合同的不同状况进入下一个处理步骤：

1、不符合合同文本提交要求的返回销售部门，即进入步骤二；

2、非标准合同和非标准条款合同文本提交各部门审核，即进入步骤三；

3、标准合同文本可直接签署，走绿色通道，直接进入步骤十；

步骤二：

对于上述内容审查有严重问题的返回销售单元业务人员或项目经理重新填写，补充后返回步骤一，少量问题的由合同管理员与销售人员沟通后直接修正。

步骤三：

非标准合同和非标准条款合同文本根据情况被分配至以下部门审核：

1技术部审核：

当合同中存在与标准条款不一致或与公司要求不符的安装、实施、验收、售后服务条款及涉及安装服务内容时，需提交至技术部长审核；

2营销管理部审核：

当合同中存在与标准条款不一致或非常规的包装、发货、运输、保险条款或涉及第三方产品服务内容时，需提交至中心管理部部长审核；

3合同管理员细审：

合同管理员对合同中除以上各部门审核的部分外进行仔细审核，对合同全部条款总体浏览。

4律师审核：

当合同中存在与标准条款合同不一致，对公司利益有重大影响，上述审核部门难以把握的合同条款时，需律师审核；

步骤四：

经以上各部门审核完成后，由合同管理员对各部门意见汇总，反馈至销售部门；

步骤五：

销售部门根据合同审核意见通知签订人及其专业技术支持人员对合同进行调整，如调整完全符合要求则可以直接与合同管理员确认；

步骤六：

对于不能调整或不能完全按要求调整的条款，销售部需与各相关部门协调能否妥协于客户的要求，不能妥协的由技术副总、销售副总及单元负责人根据项目情况把握，并签署意见；

步骤七：

合同管理员与销售人员确认修改后的合同文本；

步骤八：

提交至财务总监最终确认能否执行；

步骤九：

如果存在不能按审核部门意见修改的重大问题，虽经销售部门确认，财务总监仍可提出疑义，要求销售部门返回调整，之后重新进行步骤九的审批；

步骤十：

由营销中心合同管理员负责销售合同的分发和保管；

《合同审核及签署流程图》，见附图二。

4.4.合同审核的时间承诺

4.4.1.无特殊情况，合同审核人员，应按承诺时间，进行合同审核；对特殊情况，合同审核人员应及时将不能按承诺时间审核的原因，反馈给各营销单元。

4.4.2.合同审核的时间，从提交审核资料齐备的时点起算，并扣除各营销单元根据合同审核意见的自行修改、沟通、反馈的时间。

4.4.3.合同审核可能存在的情况细分如下：

合同类别代码

类别定义

情况代码

情况定义

Ⅰ

标准合同

A

１、标准格式合同；

Ⅱ

标准条款合同

B

1、标准技术条款，需技术部门审核；

2、标准商务条款，需合同管理部门审核；

Ⅲ

非标准合同和非标准条款合同

C

1、非标准商务条款，需营销管理部、合同管理部门审核；

D

1、代理商订货，需主管副总审核；

E

1、非标准知识产权、违约责任、诉讼等条款，需法律顾问审核；

F

1、非标准支付条款；

2、非标准技术、商务条款；

3、非标准知识产权、违约责任、诉讼等条款；

4、其它非标准条款；

需技术、营销、法律顾问、财务合同管理各部门共同审核；

4.4.4.合同审核时间承诺（D指日历天）

步骤一

步骤二

步骤三①

步骤三②

步骤三③

步骤三④

步骤三⑤

步骤四

步骤五

步骤六

步骤七

步骤八

步骤九

步骤十

合同类别代码

情况代码

合同管理员初审

销售人员补充并重新提交

技术部门审核

营销管理部审核

副总审核

合同管理员细审

法律顾问审核

合同管理员汇总并反馈意见

销售人员修正

销售人员与相关部门协商

销售人员确认修改后版本

财务总监审批

财务总监的意见反馈与确认

打印/盖单/寄送时间

审核总体时间承诺

Ⅰ

A

0.5D

－

－

－

－

－

－

－

－

－

－

－

－

0.5D

1D

Ⅱ

B

0.5D

不可控

1D

－