用友T6进销存操作步骤.docx
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用友T6进销存操作步骤
T6-进销存业务流程
钦州市新友软件
第一章初始化设置
初始化设置，需要客户提供以下信息：
1,供给商分类和档案.
2,客户分类和档案.
3存货分类和档案.
4,仓库分类和档案.
5,业务种类及凭证分录
6,存货科目,对方科目
7,会计科目
8,采购（期初到货单,期初发票）,销售（期初发货单,期初发票）,库存（仓库的数量,单价,存货直接"取数"）,应收系统（客户期初）,应付系统（供给商期初）,总账科目期初.
9.部门档案及人员,分工权限
〔以下为案例演示〕
1.1核算体系的建立
〔一〕启动系统管理，以“Admin”的身份进行注册。
〔二〕增设三位操作员：
001小林,002小李，003小吴。
〔三〕建立账套信息。
账套信息：
账套号888，账套名称为“钦州市新友软件”，启用日期为2013年1月。
单位信息：
单位名称为“钦州市新友软件”,单位简称为“新友”，税号为22002256437218
核算类型：
企业类型为“工业”，行业性质为“新会计制度科目”并预置科目，账套主管选“小林”。
基础信息：
存货、客户及供给商均分类，有外币核算。
编码方案:
A．科目编码级次：
4-2-2-2-2
B.客户分类和供给商分类的编码方案为2-3-4
B．部门编码的方案为2-2
C．存货分类的编码方案为2-2-3-3
D．收发类别的编码级次为2-2
E．结算方式的编码方案为1-2
F．其他编码项目保持不变
说明:
设置编码方案主要是为了以后分级核算,统计和管理打下基础,
数据精度：
保持系统默认设置.
说明:
设置数据精度主要是为了核算更精确
〔四〕分配操作员权限：
操作员小李：
拥有“共用目录设置”,“应收”,“应付”,“采购管理”,“销售管理”，“库存管理”，“存货核算”中的所有权限。
操作员小吴：
拥有“共用目录设置”，“库存管理”，“存货核算”中的所有权限．
1.2各系统的启用
〔一〕启动企业门户，以账套主管身份进行注册。
〔二〕启用“采购管理”、“销售管理”、“库存管理”、“存货核算”、“应收”、“应付”、“总账”系统。
启用日期为2008-01-01（根据不同时间设）。
1.3定义各项基础档案
可通过企业门户中的基础信息，选择“基础档案”，来增设以下档案。
〔一〕定义部门档案：
制造中心、营业中心、管理中心
制造中心下分：
一车间、二车间
营业中心下分：
业务一部、业务二部
管理中心下分：
财务部、人事部
〔二〕定义职员档案：
王利〔属业务一部〕、李一〔属业务二部〕
〔三〕定义客户分类：
批发、零售、代销、专柜
〔四〕定义客户档案：
客户编码
客户简称
所属分类
税号
开户银行
账号
信用额度
信用期限
HRGS
华荣公司
批发
31000315466
工行
1121
XYMYGS
新月贸易公司
批发
31010877788
中行
5676
100000
30
JLGS
精利公司
专柜
31500012366
建行
1585
150000
60
LYGS
利益公司
代销
31545245399
招行
7636
注意：
增加客户档案界面，客户名称，客户简称，都需要输入，供给商档案也是。
〔五〕定义供给商分类：
原料供给商、成品供给商
〔六〕定义供给商档案：
供给商编码
供给商名称/简称
所属分类
税号
XSGS
兴盛公司
原料供给商
31082138522
CDGS
昌达公司
原料供给商
31482570533
MLSH
美凌商行
成品供给商
31847822668
AXGS
爱心公司
成品供给商
31048800888
〔七〕定义存货分类：
1．原材料——主机〔芯片、硬盘组成〕
——显示器
——键盘
——鼠标
2．产成品——电脑
3．外购商品——打印机
——机
4．应税劳务
〔八〕定义计量单位：
首先分组，才能添加单位：
计量单位—分组—增加编码：
01组名：
无换算关系
完成后，点击“单位”增加一下单位信息。
计量单位编号
计量单位名称
所属计量单位组
计量单位组类别
01
盒
无换算关系
无换算
02
台
无换算关系
无换算
03
只
无换算关系
无换算
04
千米
无换算关系
无换算
〔九〕定义存货档案：
存货编码
存货名称
所属类别
计量单位
税率
存货属性
001
PIII芯片
芯片
盒
17
外购，生产耗用,
002
40G硬盘
硬盘
盒
17
外购，生产耗用，销售
003
17寸显示器
显示器
台
17
外购，生产耗用，销售
004
键盘
键盘
只
17
外购，生产耗用，销售
005
鼠标
鼠标
只
17
外购，生产耗用，销售
006
电脑
电脑
台
17
自制，销售
007
1600K打印机
打印机
台
17
外购，销售
008
运输费
应税劳务
千米
7
外购，销售,应税劳务
注意：
在“存货档案”界面，我们需要特别注意，存货属性的勾选；计量单位〔默认了第1个〕；所属存货分类〔默认了第1个〕，当我们填写时，注意填写正确信息。
〔十〕设置会计科目：
应收账款，预收账款设为“客户往来”
应付账款—应付款，预付账款设为“供给商往来”
2121应付账款，增加两个明细：
应付款、暂估应付款〔暂估绝对不能设置受控应付系统〕
〔十一〕选择凭证类别为“记账凭证”
〔十二〕定义结算方式：
现金结算，支票结算，汇票结算
〔十三〕定义本企业开户银行：
工行天河路分理处，账号为76584898789
〔十四〕定义仓库档案
仓库编码
仓库名称
计价方式
001
原料仓库
移动平均法
002
成品仓库
移动平均法
003
外购品仓库
移动平均法
补充资料：
1次进10个10元一个
2次进10个9元一个
客户买了11个11元一
先进先出成本：
10*10+9*1=109
先进先出利润：
11*11-109〔先进先出成本〕=12
注意：
填写仓库档案，通常选择“移动平均法”关系到销售出库的结算成本。
〔十五〕定义收发类别：
选择对应的，“收”、“发”标志。
1．正常入库——采购入库
——产成品入库
——调拨入库
2．非正常入库——盘盈入库
——其他入库
3．正常出库——销售出库
——材料领用
——调拨出库
——委托销售出库
4．非正常出库——盘亏出库
——其他出库
〔十六〕定义采购类型：
普通采购，入库类别为“采购入库”
〔十七〕定义销售类型：
经销，出库类别为“销售出库”
代销，出库类别为“委托销售出库”
〔十八〕定义费用项目：
001安装费
第二章期初余额录入和科目设置
设置“存货核算”基础科目
〔一〕根据存货大类分别设置存货科目〔在存货系统中——出初始设置—科目设置——存货科目〕
存货分类
对应科目
原材料
原材料〔1211〕
产成品
库存商品〔1243〕
外购商品
库存商品〔1243〕
应税劳务
营业费用〔5501〕
注意：
记得增加完信息，记得点“保存”
〔二〕根据收发类别确定各存货的对方科目〔在存货系统——初始设置—科目设置——对方科目〕
收发类别
对应科目
暂估科目
采购入库
物资采购〔1201〕
暂估应付款〔212101〕
产成品入库
基本生产成本——完工产品〔410101增明细〕
材料领用
基本生产成本——直接材料〔41010101增明细〕
盘盈入库
待处理流动财产损益〔191101〕
盘亏出库
待处理流动财产损益〔191101〕
销售出库
主营业务成本〔5401〕
委托销售出库
主营业务成本〔5401〕
注意：
暂估方式选择“单到回冲”〔默认是这个〕
存货核算——初始设置——选项——选项录入
补充资料：
主要关系到暂估的单据制作
一般推荐用：
单到回冲
原因：
月初回冲，每个月初，月末都生成单据。
单到回冲，不会这样，就一张单据，直到发票来。
2.2设置“应收、应付系统”基础科目
〔一〕设置应收系统中的常用科目〔在应收系统中，进入初始设置〕
1.基本科目设置：
应收为1131，预收科目为2131，销售收入科目为5101，销售退回科目5101，应交增值税科目为21710105，
2.结算方式科目设置：
现金结算对应1001，支票结算对应1002，汇票结算对应1002
3.调整应收系统的选项：
将坏账处理方式设置为“应收余额百分比法”
4.设置坏账准备期初：
坏账准备科目为1141，期初余额为10000元，提取比率为0.5%
〔期初设置里设置〕
〔二〕设置应付系统中的常用科目：
〔在应付系统中，进入初始设置〕
1.基本科目设置：
应付为212101，预付科目为1151，采购科目为1201，应交增值税科目为21710101
2.结算方式科目设置：
现金结算对应1001，支票结算对应1002，汇票结算对应1002
各模块期初余额的整理录入
〔一〕总账系统，各科目的期初余额
科目编码
科目名称
方向
期初余额
1131
应收账款
借
25,000〔华荣公司〕
1201
物资采购
借
80,000
1211
原材料
借
1,004,000〔900盒〕
1243
库存商品
借
2,544,000〔780台〕
2121
应付账款——应付账
贷
165,000〔兴盛公司〕
3131
本年利润
贷
3,478,000
1141
坏账准备
贷
10,000
说明:
应收账款的单位为华荣公司,应付账款的单位为兴盛公司.
注意：
原材料，和库存商品，先设置科目属性为数量金额式
〔二〕采购管理，期初货到票未到数的录入
2012/05/25收到兴盛公司提供的40G硬盘100盒，单价为800元，商品已验收入原料仓库，至今尚未收到发票。
〔说明：
采购管理——业务——入库——期初入库单〕
注意：
入库类别，记得选。
〔三〕销售管理，期初发货单的录入
2012/05/28业务一部向新月贸易公司出售电脑10台，报价为6500元，由成品仓库发货。
该发货单尚未开票。
〔说明：
销售管理——设置——期初录入——期初发货单〕
〔四〕库存管理，录入各仓库期初余额：
仓库名称
存货名称
数量
结存单价
原料仓库
PIII芯片
700
1200
40G硬盘
200
820
成品仓库
电脑
380
4800
外购品仓库
1600K打印机
400
1800
说明：
库存管理——初始设置——期初数据
注意：
各仓库需要单独审核，每个仓库用“批审”
〔五〕存货核算，录入各仓库期初库存：
仓库名称
存货名称
数量
结存单价
原料仓库
PIII芯片
700
1200
40G硬盘
200
820
成品仓库
电脑
380
4800
外购品仓库
1600K打印机
400
1800
说明：
存货核算——初始设置——期初数据——期初余额
选择仓库——取数——〔数量，和单价，自动从库存管理引入过来〕——输入存货科目
采购记账——存货记账。
当前界面对账〔存货核算与库存管理〕
再与总账对账，查看是否平。
〔存货核算——财务核算——与总账对账〕
注意：
存货科目必须输入，数量必须对应总账的数量，否则造成和总账对账不平。
〔六〕应收款管理，期初余额的录入及对账：
应收账款科目的期初余额中涉及到华荣公司的余额为25000元。
〔以应收单形式录入〕
操作向导：
应收系统，录入期初余额；与总账系统进行对账〔账表管理——业务报表〕
〔七〕应付款管理，期初余额的录入及对账：
应付账款科目的期初余额中涉及到兴盛公司的余额为165000元。
〔以应付单形式录入〕
应付系统，录入期初余额；与总账系统进行对账。
〔账表管理——业务报表〕
数据录入完成，可以开始做账
各模块月结顺序：
1，采购、销售——月结
2，应付、应收〔做完当月凭证过总账，否则对账不平〕——月结
3，库存管理——月结
4，存货核算——期末处理——月结
〔重点：
存货核算必须全部生成当月凭证后在结账.否则结账后,下月就不能生成上月凭证.〕
注意:
存货核算取消结账,必须在最后结账月份下个月.
5，总账
第三章各种业务流程
3.1普通采购业务
向新月公司采购PIII芯片11盒，单价为100元/盒，验收入原料仓库。
同时收到专用发票一张，票号ZY85011，财务部当月根据发票，以支票〔ZP0215566889〕形式支付货款。
操作流程：
（一）采购管理。
业务——填制“到货单”
注意：
采购类型，记得填写
（二）库存管理。
入库——采购入库单——生单——“采购到货单”——过滤——“显示表体”——选择“入库仓库”——确定，制单——审核
注意：
入库类别，记得填写
（三）采购管理。
业务——填制“采购专用发票”——生单〔采购入库单〕——保存——结算〔更新采购入库单价格，以发票为准〕
重点：
数量不一样〔分次开票〕,手工录入发票.多张发票（费用发票分摊）,不能直接点“结算”。
（四）应付歀管理。
日常处理——审核应付单据
说明：
系统根据采购管理的发票生成过来了。
补充：
其他应付单录入，用于记录您采购业务之外所发生的各种其他应付业务，例如核算所欠供给商的购入固定资产款项。
它的实质是一张凭证。
〔表体填：
对应科目〕
（五）应付款管理。
日常处理——付款单填制和审核——生成付款单凭证——核销〔或进入，手工核销〕——输入“本次结算”——保存。
付款凭证
说明：
假设这里不生成凭证，在“制单处理”——“收付款单制单”——生成凭证
补充：
取消核销的地方，其他处理——取消操作〔核销不会生成凭证〕
删除凭证的地方，单据查询——凭证查询
对账，账表管理——业务帐表——与总账对账
（六）填制发票凭证。
制单处理——发票制单
发票凭证
（七）存货核算。
把单据记账。
〔业务核算——正常单据记账〕
存货核算，生成原材料凭证:
财务核算——生成凭证——选择——“采购入库单｛报表记账｝”——生成
原材料〔报销凭证〕
普通的当月采购，当月到发票，当月付款的流程，就如上述。
3.2采购暂估业务
向昌达公司采购硬盘12盒，单价为100元/盒，验收入原料仓库。
跨月，全部结算，收到专用发票一张，票号ZY85011，财务部当月根据发票，以现金形式支付货款。
操作流程：
详细流程就不写了，有疑问参照普通采购业务流程。
（一）采购管理。
填写“到货单”
（二）库存管理。
填写“采购入库单”
（三）存货核算。
业务核算——正常单据记账。
财务核算——生成凭证——选择“采购入库单｛暂估记账｝”
原材料〔暂估凭证〕
（四）各模块结账，采购、销售——库存——存货
（五）次月，发票来了。
（六）采购管理。
填写“采购专用发票”〔可根据上月“采购入库单”生成〕——结算
（七）应付款管理。
应付单据审核——付款单录入——付款单审核——制单生成付款凭证——报销——制单处理，生成发票凭证。
付款凭证
发票凭证
（八）存货核算。
业务核算——结算成本处理〔重点〕——暂估
说明：
系统会生成红字回冲单，去消除上个月那张暂估原材料。
结算成本处理（生成红字,蓝字回冲单）,取消方法,就是取消
记账.（存货核算）
财务核算——生成凭证——选择“红字回冲单”和“蓝字回冲
单〔报销〕”——生成
原材料〔暂估凭证〕
说明：
这张红字“暂估原材料凭证”刚好，冲销了上个月生成的，“原材料〔暂估凭证〕”，为什么要冲销？
因为，这个不真正的价格。
价格，我们要以发票为准。
下面这张，才是发票上的价格。
上下两图价格一样，是因为发票价格刚好和入库单一样
原材料〔报销凭证〕
3.3采购暂估业务〔部分结算业务〕
向昌达公司采购硬盘12盒，单价为100元/盒，验收入原料仓库。
跨月，部分结算，收到专用发票一张，票号ZY85011，财务部当月根据发票，以现金形式支付货款。
操作流程：
详细流程就不写了，有疑问参照普通采购业务流程。
（一）采购管理。
填写“到货单”
（二）库存管理。
填写“采购入库单”
（三）存货核算。
业务核算——正常单据记账。
财务核算——生成凭证——选择“采购入库单｛暂估记账｝”
原材料〔暂估凭证〕总数
（四）各模块结账，采购、销售——库存——存货
（五）次月，只开7盒的发票，结算7盒的价格，剩余5盒未知何时开票。
（六）采购管理，填制7盒的“采购专用发票”，可以根据上个月“采购入库单”生单，更数量7个，和正确价格。
但是注意：
不能直接结算了，需要手工结算。
手工结算——过滤〔注意日期〕——刷入，刷票，选择，确定——更改数量为7个。
——结算
（七）应付款管理。
应付单据审核——付款单录入——付款单审核——制单生成付款凭证——报销——制单处理，生成发票凭证。
付款凭证〔7盒的钱〕
发票凭证〔7盒的发票〕
（八）存货核算。
结算成本处理——〔重点：
把“未全部结算的单据是否显示”打勾〕—选择—暂估
业务核算——生成凭证——选择“红字回冲单”和“蓝字回冲单〔报销〕”————生成凭证。
说明：
红字回冲单，作用是把上个月总数12的暂估原材料全部抵消掉。
蓝字回冲单〔报销〕，需要注意，由于是部分结算，所以这张蓝字单，是7盒的，不是全部的报销，后面还需要再生成5盒〔暂估〕，才符合总数。
即：
7盒蓝字〔报销，有发票〕+5盒蓝字〔暂估，未开票〕=总数12盒。
原材料〔暂估凭证〕总数
首先与上个月的蓝字“暂估原材料”冲销。
再生成，蓝字的7个报销原材料
原材料〔报销凭证〕7盒
超重点：
还有5个暂估蓝字未生成，因为，需要在“期末处理”后。
系统才生成暂估蓝字回冲单，单到回冲或月初回冲〔参考第7、8页解析〕
（九）存货核算——期末处理。
生成凭证——选择“蓝字回冲单〔暂估〕”
原材料〔暂估凭证〕5盒
重点：
在凭证列表，删除凭证时候，需注意删除。
月底应该把所有凭证做完，再月结。
建议：
在“期末处理”后，再查看是否还有未做的凭证，才能月结。
或者，所有凭证都是等期末处理后再生成
3.4采购分摊运费业务
2013/01/06向美凌商行购买硬盘200只，单价为800元/盒，验收入原料仓库。
同时收到专用发票一张，票号为ZY8501233。
另外，在采购的过程中，发生了一笔运输费200元，税率为7%，收到相应的运费发票一张，票号为56788989。
并当月付款结清了钱。
操作流程：
详细流程就不写了，有疑问参照普通采购业务流程。
（一）采购管理，填制“到货单”
（二）库存管理，填制“采购入库单”
（三）采购管理，填制“专用采购发票”，生单——参照“采购入库单”保存。
（四）采购管理，填制“运输发票”，单独填写运费发票信息。
（五）
补充资料：
200元运费分摊
10台电脑3000元/台
10台机100元/台
按金额分摊公式：
【200/〔10*3000+10*100〕】*3000元=每台电脑应分摊运费=19.35元。
【200/〔10*3000+10*100〕】*100元=每台应分摊运费=0.64元。
按数量分摊公式：
【200/〔10+10〕】=每台电脑应分摊运费=10元。
总=10*10=100元
【200/〔10+10〕】=每台应分摊运费=10元。
总=10*10=100元
由上述案例，可知假设用数量分摊，在数量一样的情况下，成本大和成本小需要承担的运输费一样，就不太合理了。
当然，具体分摊设计跟客户沟通。
采购管理，采购结算——手工结算——选单——过滤——刷入、刷票——选中专用发票和运输发票——首先把运输费进行分摊——结算。
（六）应付款管理，生成专用发票和运费发票凭证。
假设付款了，生成付款凭证。
（七）存货核算，生成原材料凭证。
3.5采购退货业务
1．2013/01/10收到爱心公司提供的17寸显示器，数量202台，单价为1150元。
验收入原料仓库。
2．2013/01/11仓库反映有2台显示器有质量问题，要求退回给供给商。
3．2013/01/11收到新月公司开据的专用发票一张200台，其发票号为ZY440888999。
4．并当月付款结清了钱。
操作流程：
详细流程就不写了，有疑问参照普通采购业务流程。
（一）采购管理，填制“到货单”202台。
（二）库存管理，填制“采购入库单”202台
（三）采购管理，填制“到货退回货单”2台〔采购管理——业务——到货——到货退回单〕
库存管理，填制“采购入库单”数量是负数2.
（四）收到200台专用发票，手工结算——刷入，刷票——选择两张入库单，和专用发票——结算
（五）应付款管理，审核——付款录入、审核，核销——制单处理，填制发票凭证200台，付款凭证200台
（六）存货核算，记账——生成凭证——202台蓝字原材料凭证——2台红字原材料凭证
以上为，退货在没开发票,没付款。
如果是已经开票〔202台，生成发票凭证〕，但未付款的情况下。
〔现实生活中，把原票退回给供给商，重新开200台的票，但是软件已经记录了202台，〕
（一）需要做一张红字发票2台，单独和“到货退回单”结算。
生成过应付款管理，审核——生成2台红字发票凭证。
（二）应付款管理——日常处理——转账——红票对冲——选择供给商——选择202的发票
说明：
就是把红字的2台，冲减202台蓝字。
剩余200台金额，填制付款单时，核销这部分就可以了。
（三）应付款管理，填制“付款单”〔200台价格〕——审核——制单
（四）存货核算，记账——生成凭证——2台红字原材料凭证〔假设是当月的事情，可以删除所有单据正常信息，重新做200采购业务〕
如果是已经开票，并且付款的情况下。
（一）需要做一张红字发票2台，单独和“到货退回单”结算。
生成过应付款管理，审核——生成2台红字发票凭证。
（二）应付管理——填制“
升级会员 