某进销存财务管理系统使用说明书.docx
《某进销存财务管理系统使用说明书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《某进销存财务管理系统使用说明书.docx（87页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
某进销存财务管理系统使用说明书
财务管理--球进销存财务管理系统
版本号6.66
使用说明书
电子信箱：
mao.mao163.
：
0
传真：
0
咨询热线：
2008.03.05
前言
本系统通过日常工作中开各种单据，然后系统自动进行账务处理，达到全面管理库存账、资金账、往来账、应收应付、固定资产、待摊费用、借贷欠款、收入支出、资产负债、投资股份、客户关系等等，随时得出各种统计报表、损益表、资产负债表等100多种报表。
做账就是开单，很简单，所有报表随时自动生成，随时都可以生成和打印，可选择任意时间段的报表，不需要等到月结存后才打印，可随时随刻打印，可导出Excel表。
单据打印可用任意高度的多联无碳纸。
生产管理是可选模块，可以选择要还是不要，生产管理模块是用于做生产计划、生产派工、生产领料、生产费用、外协加工费用、对外加工收入、产品入库及统计生产所需材料与库存差额等等。
另外，还有单独的销售订单、进货订单管理，统计订单数量的完成额；还有独立的设备管理、产品成本计算、工资管理、人事管理、产品图片管理、开发票管理等等附加功能。
如何开始
第一歩：
系统设置
点击上方下拉菜单[系统]，输入用户信息和操作员信息，设定各项宽度和小数点位数，修改表头文字，设置单据打印格式。
（注：
用户名就是您的公司名称或者单位名称或者个人名字）
第二步：
输入基本信息
点击上方下拉菜单[基本信息]，输入您的所有的基本信息。
把系统原配的基本信息删除掉，编写用户自己的基本信息；客户、供应商信息可打开点击清空按扭进行清空，输入您的客户、供应商。
第三步：
期初建账套
首先要检查您电脑的系统日期是否准确,网络上使用每台电脑的日期要一致。
点击左下方的按扭[期初建账套]，建《新账套》。
当确定[期初建账]后原来的账本中全部容被自动清空掉，自动建一个新的空账本，但基本信息保留不变。
第四步：
输入账本期初值
点击上方下拉菜单[文件]中的[输入账本期初值]，输入您所有的期初值。
当开单以后就不能再输入期初值，进入了正规的记账生涯。
（如果数据有差错可用报损、报溢、调账单来调整）
第五步：
开单使用
当您所有期初值输入完毕后，就可开始开各种单据开始正式使用。
第六步：
月结存
当到了新月份时，可对上月的账进行月结存。
只要一个月满了，月结存什么时候进行都可以。
（可以反月结存）
打印报表在打开报表时可以修改时间段，不需要等到月结存才打印，您可以随时随刻打印任意时间段的报表。
如果您是练习，您可以反复进行[期初建账套]和[输入账本期初值]，基本信息将保持不变。
如果正式使用后就不能再进行[期初建账套]，一般也不删除月账套，删除月账套就等于删除这个月的所有单据和账本。
关于账套和月结存
期初建账套：
当用户开始正式使用时建一个空的新账套，对基本信息不影响。
月结存：
满一个月后就可进行月结存，一个月一个月账套，但查询是可跨月跨年任意时段查询，新账套可包含多个月的账。
另存月账套：
就是把月账套另外保存，可保存到其它文件夹中或移动磁盘上。
收入月账套：
收入另外保存的账套，收入的月账套还是连串的，可跨月跨年任意时段查询。
删除月账套：
可以把最老的月账套删除，它对当前的资产负债表、损益表没有影响。
备份数据：
备份所有的用户数据到根目录的文件夹mao28+日期时间中，有必要时可把后面的日期时间去除掉，恢复使用。
月账套存储一个月单据和账本，新账套可存储多个月的账本，月结存就是把新账套中的最老的月账本脱离新账套产生月账套。
月结存可提高运行速度，这个月账目的月结存必须是在这个月结束后才能进行。
月账套的数量不受限止，也不会影响系统运行速度，所以一般情况下不要删除，50年600个月账套也不算多，也就是说您今天所做的账目及单据在50年后还可在同一窗口上很详细地查询。
很老的月账套可以删除，删除后对整个账目不受影响。
新账套中的单据可修改或删除，月结存后产生的月账套中的单据不能再修改或删除。
如果还需要修改可进行反月结存。
所有开单记账都自动记在新账套中。
查询可方便地单个月查询，也可任意时间段查询。
查账时应先选定账套名称。
当结存12月份的账目时会自动把利润（末分配的利润）转为下一年1月份的盈余公积，年初利润从0开始。
联网使用说明
本系统为完全的真正的网络版，既支持单机用户，也支持局域网多用户，用户数（客户端数）没有限止，无数台电脑可以联网同时进入本系统同时工作。
对于要联网使用的用户把本软件装在服务器上或装在一台比较好的电脑上，并把MAO文件夹设为完全（可写）共享文件夹，其它电脑只需要在桌面上创建一个快捷方式图标，点击这图标就可打开使用。
本系统联网使用不需要安装客户端软件，只需要在客户端电脑桌面上创建一个快捷方式图标就可以运行。
工作原理和上Internet网相似，点击快捷方式图标时系统自动从服务器中下载可执行程序到客户端存中和下载一些临时文件到客户端的C盘上，这样就可运行，而且速度快。
当退出系统时自动清除掉客户端下载的东西，在客户端电脑上不保留任何数据。
不装客户端软件的好处：
安装使用都方便，维护也简单，软件升级简单，客户端快速联网使用，不需要其它软件的支持；数据全部集中在服务器中，每个客户端的显示数据完全统一，是特别先进的网络技术，每个操作员在每台电脑上都可以打开使用，每台电脑也可以许多人共用。
Windows98/XP/2000/ME等操作系统都可以，联网用户每台电脑的操作系统可以不一样。
-----------------------------------------
共享模块有：
（即可多台电脑同时进入的同一个工作界面，比如多个人同时开销售单，同时浏览库存账本）。
1、所有的开单，即多人同时开一种单据。
2、所有的账目查询统计，比如库存账本可多台电脑同时进入查阅。
3、进货订单管理
4、价格管理。
5、单据修改。
6、所有的帮助信息。
7、计算器。
8、系统信息、系统日志等。
9、客户结算（饲料专业版专用）
10、客户信息
11、供应商信息
12、地区信息
13、删除单据
14、单据回收站
15、销售订单库
16、用户信息
17、仓库货物（产品）信息（但2个人同时编辑同一个库时只保留一个人的容）
18、现金银行信息
19、其它收入科目
20、费用科目
21、固定资产科目
22、部职员信息（在开单的窗口上可直接增加）
23、操作员权限设置修改
24、另存月账套
25、生产管理（全部）
以上这些是大家可在网络上同时使用的。
-------------------------------------------
以下为必须单独进行的重要工作（在网络上只有一个人时才能进行）：
操作应在装软件那台电脑上操作比较好（俗称为后台工作）。
1、期初建账套（新用户刚开始时用）
2、删除月账套（一般用不着）
3、月结存（每月进行一次）
4、收入月账套
5、操作员信息
6、用户数据格式升级（当装了新版本软件时进行一次）
7、删除仓库名称（正式使用后一般不删除仓库名）
8、备份数据
9、多套账管理
以上这些子系统在日常工作中是很少用的，在系统正式投入使用之前应大部分先做好，如果在正式使用过程中要修改，只能在网络上没有其它人使用时单独进行。
单独进行的工作，是系统互锁功能决定是否进行，当有人进行这项工作时，其它人进入不了系统（提示信息：
有人正在进行重要工作，稍等.....）网络上有2人以上，也会有提示信息不能进入这项工作。
网络上运行速度的快慢与您的硬件配置有关，网络硬件配置最好用100M的交换机或路由器和全部100M网卡。
当您做完一项工作后，最好退到主窗口待命，当您晢时不用时，最好退到windows桌面，当您要打开其它应用程序（软件）时，要退出本系统，最好不要使用最小化的办法去打开其它软件。
这样做对您的数据安全管理有好处。
本系统设有纠错程序，当您操作错误时，会自动调用，纠正错误，并退到windows桌面，一切问题就解决了，对您的数据没有影响，当您看到这信息时不必惊慌。
装软件那台电脑的计算机名不能有空格，不要用中文名。
装软件这个盘和C盘不能设为只读，软件文件夹不能隐藏，C盘上的一个临时文件夹maotmp也不能隐藏。
（详细的说明可以到球软件网络安装中查看,有图片说明）
客户端桌面上创建快捷方式规则是：
\\计算机名\软件文件夹名\程序文件名.exe
比如：
服务器（装软件那台电脑）计算机名是：
abc
软件文件夹名是：
mao
程序文件名是：
mao.exe
快捷方式项目的位置（网址）是：
\\abc\mao\mao.exe
桌面图标属性起始位置是：
\\abc\mao
关于日期时间
本系统是按日期顺序来记账、查账和每日初始化的。
所以一定要调准您电脑的系统日期。
特别在网络上使用时多台的日期一定要一致,在操作过程中任何操作员不要随意更改系统日期。
（调日期方法是双击右下角的时钟就可打开Windows系统日期时间界面）。
开单时单据的开单时间是可以更改，更改时间围是新账套建账时间到现在的时间。
修改后对系统时间没影响。
单据号是用日期加顺序号构成，单据顺序号从000001号开始，到了999999后又从000001开始，永远不重号。
其它主要说明
1、先进功能：
（1）.网络无限：
就是联网电脑台数不受限止。
（2）.容量无限：
就是能容纳账本、单据数量无限。
（3）.永远快速：
始终保持快速运行，不会象传统软件那样因账本单据多了就慢了。
（4）.全网统一：
整个网络的数据容完全一致，不会象传统网络系统那样数据经常不一致。
（5）.延续不断：
使用这系统后您的账可以不断地延续，改变了传统管理软件经常换账套、这个账套与那个账套青黄不接的麻烦或差错。
（6）.升级简单：
当您安装新的版本软件时，自动升级原来数据格式，无限的继承性。
（7）.适应性广：
同一版，既可在网络上用，也可单机上用，在各种操作平台也可以用，复制拷贝也可用，也可以刻录在光盘上。
2、通过查看日志，可以查看每个操作员做了什么。
系统日志当天记录再多也不删除，它只记录操作员主要操作容。
3、在菜单系统中可查看正在网上工作的人，联网用户可查看有谁正在工作，特别是主机要关机时要查看一下。
4、本系统规定超级管理员必须在第一行，系统默认超级管理员有全部操作权。
当其它操作员的密码忘记了可用删除来解决，超级管理员的密码不能忘记。
5、本软件可在一台电脑上每个盘上复制一个，每个盘上的软件都可以打开使用，只要不同时打开就行。
6、单据删除先放入单据回收站，回收站中的单据也可以还原到原位置。
在软件中每个界面都有相应的帮助信息或使用说明，初次使用者请先认真阅读。
基本信息编写
地区信息
一、主要功能：
地区信息是用于供编辑客户信息时选用的，每个客户有一地区项。
以编号为准，地区名称只是标识符，编号、名称不能空白。
地区编号一旦确定后不要随便改动，否则按地区统计数据时就不对啦。
但在使用中可以随时增加地区。
销售按地区统计时是按地区编号统计的，区包含小地区，比如省01，市011，01包含011，01的销售量包含011的销售量，当然也包含012，013，0111，011113等等的销售量。
统计数据时凡是客户地区编号的前头编号相同都会统计到这个地区份额。
二、各按扭功能：
1、排序：
是按编号排序。
同时去除空行。
基本信息不能留空行，所以当您编完之后点击一下[排序]
2、删除行：
就是把带有黑行头的行（删除标记）的行删除掉。
3、清空：
当前表中容全部删除掉。
4、恢复：
如果清空后悔了，可以马上点击恢复，恢复原容；如果再点击清空、删除行、排序就无法恢复了。
三、编写表格快捷功能键:
按Enter键往右跳格,当到最后一列时回到第一列并下移一行。
按F12键自动跳入下一行并到行头（折行）。
按F6键插入一行。
按F3键复制上一格容。
按F7键做删除行标记。
用鼠标点击行头的小方格变黑也是一样做删除标记。
按F4键增加一行。
按↓下移一行。
按F12或F4或↓时表格行数无限增加。
客户信息编写
一、主要功能：
1、以客户的名称为准，当名称修改后系统会认为另外一个客户。
名称不能重复，统计数据时是按名称来统计的，如果名称一样即使编号不一样也会认为同一个客户。
如果一个客户既是客户又是供应商，如果统计数据时要统计在一起，名称和编号应写成一样。
在输入客户名、人名时，不要输入全角的空格。
比如“三”和“三 ”当计算机在运算时认为二个不同的人。
2、编号决定树形状排列结构，在树形统计中是根据编号进行统计的，编号不能空白，也不能重号，否则自动去除。
编号最好用数字表示，小于8位数，这样在开单时增加客户时会自动编号。
3、当编号名称确定后，以后不能随便改动，否则会认为二个不同的客户，在统计时会分别统计。
名称不能空白，不能重名。
在使用中可以随时增加客户名称。
4、单位名简称是用于组合单据摘要时用，简称能表达一个单位就行。
5、联系人：
是客人，是指客户的负责人，销售时和这个人联系。
6、业务员：
是自己人，是指与这客户挂钩的销售员,应包含在自己部职员中，这样在开销售单、销售订单时系统自动填入这业务员的名字，以便统计销售员个人销售业绩。
7、对零星客户，都是拿现金购货的，不需要往来对账，所以这类客户全归纳为零星客户，不一定每一个客户都写上名字，有的客户也许就来一次，而且也不会告诉您他的尊姓大名，因此这类客户可统称为“零星客户”。
二、编写表格快捷功能键:
按Enter键往右跳格,当到最后一列时回到第一列并下移一行。
按F12键自动跳入下一行并到行头（折行）。
按F6键插入一行。
按F3键复制上一格容。
按F7键做删除行标记。
用鼠标点击行头的小方格变黑也是一样做删除标记。
按F4键增加一行。
按↓下移一行。
单击鼠标右键有许多功能可用。
按F12或F4或↓时表格行数无限增加。
三、按鼠标右键弹出功能菜单的功能如下：
行复制是：
把光标所在的当前行的容复制起来。
行粘贴是：
把行复制起来的容粘贴在光标所在的行（插入方式）。
复制：
复制变蓝色的字词。
Ctrl+C
粘贴：
粘贴上个复制容到当前光标处。
全系统有效。
Ctrl+V
格复制：
复制把光标所在的当前格的容。
Ctrl+F3
格粘贴：
把格复制起来的容粘贴在光标所在的格。
Ctrl+F4
四、各按扭功能：
1、详细信息：
填写客户的详细信息。
2、删除行：
就是把带有黑行头的行（删除标记）的行删除掉。
3、清空：
当前表中容全部删除掉。
4、恢复：
如果清空后悔了，可以马上点击恢复，恢复原容；如果再点击清空、删除行、排序就无法恢复了。
5、排序：
是按编号排序。
同时去除空行。
基本信息不能留空行，所以当您编完之后点击一下[排序]
6、历史客户：
就是收留被删除掉的客户（供应商），历史客户也可以还原到客户（供应商）信息表中，要还原的客户首先行头要点黑，客户和供应商共用一个历史库，还原后在历史库中还保留着，历史库中容可进行清理。
在实际应用中，有许多客户是匆匆的过客，这次来买了东西也不知他何时再来，对这样的客户就可以在客户信息表中删除他，把他保留在历史客户库中，以备查找或浏览或下次来再还原。
注意：
点击<清空>客户信息不收留在历史客户库中。
7、查找:
查找光标所在列查找，只要输入一个或几个字符，凡是含有这个字符的行都找出来。
字词符号可以夹在任何位置均能找出，并可替换。
查找时无字母大小写之分。
替换时有字母大小写之分，特别注意。
数据是全格数据查找或替换。
8、销售特价：
可以设置每一个客户购买每一种产品都有一个销售特价，销售特价在这里设置，开销售单时点击《客户特价》时会对销售单上的产品销售单价按特价进行重新更新计算。
没有设置特价的产品依旧按原价不动。
供应商信息
一、主要功能：
1、以供应商的名称为准，当名称修改后系统会认为另外一个供应商。
名称不能重复，统计数据时是按名称来统计的，如果名称一样即使编号不一样也会认为同一个供应商。
如果一个供应商既是供应商又是客户，如果统计数据时要统计在一起，名称和编号应写成一样。
在输入供应商名、人名时，不要输入全角的空格。
比如“三”和“三 ”当计算机在运算时认为二个不同的人。
2、编号决定树形状排列结构，在树形统计中是根据编号进行统计的，编号不能空白，也不能重号，否则自动去除。
编号最好用数字表示，小于8位数，这样在开单时增加供应商时会自动编号。
3、当编号名称确定后，以后不能随便改动，否则会认为二个不同的供应商，在统计时会分别统计。
名称不能空白，不能重名。
在使用中可以随时增加供应商名称。
4、单位名简称是用于组合单据摘要时用，简称能表达一个单位。
5、联系人：
是客人，是指供应商的负责人，采购时和这个人联系。
6、业务员：
是自己人，是指与这供应商挂钩的采购员,应包含在自己部职员中，这样在开采购单、采购订单时系统自动填入这业务员的名字，以便统计采购员个人采购业绩。
三、编写表格快捷功能键:
1、编写表格
按Enter键往右跳格,当到最后一列时回到第一列并下移一行。
按F12键自动跳入下一行并到行头（折行）。
按F6键插入一行。
按F3键复制上一格容。
按F7键做删除行标记。
用鼠标点击行头的小方格变黑也是一样做删除标记。
按F4键增加一行。
按↓下移一行。
单击鼠标右键有许多功能可用。
注：
表刚打开时只有一行是有效的，按F12或F4或↓时表格行数无限增加。
三、按鼠标右键弹出功能菜单的功能如下：
行复制是：
把光标所在的当前行的容复制起来。
行粘贴是：
把行复制起来的容粘贴在光标所在的行（插入方式）。
复制：
复制变蓝色的字词。
Ctrl+C
粘贴：
粘贴上个复制容到当前光标处。
全系统有效。
Ctrl+V
格复制：
复制把光标所在的当前格的容。
Ctrl+F3
格粘贴：
把格复制起来的容粘贴在光标所在的格。
Ctrl+F4
四、各按扭功能：
1、详细信息：
填写供应商的详细信息。
2、删除行：
就是把带有黑行头的行（删除标记）的行删除掉。
3、清空：
当前表中容全部删除掉。
4、恢复：
如果清空后悔了，可以马上点击恢复，恢复原容；如果再点击清空、删除行、排序就无法恢复了。
5、排序：
是按编号排序。
同时去除空行。
基本信息不能留空行，所以当您编完之后点击一下[排序]
6、历史供应商：
就是收留被删除掉的供应商（供应商），历史供应商也可以还原到供应商（供应商）信息表中，要还原的供应商首先行头要点黑，供应商和供应商共用一个历史库，还原后在历史库中还保留着，历史库中容可进行清理。
在实际应用中，有许多供应商是匆匆的过客，这次来买了东西也不知他何时再来，对这样的供应商就可以在供应商信息表中删除他，把他保留在历史供应商库中，以备查找或浏览或下次来再还原。
注意：
点击<清空>供应商信息不收留在历史供应商库中。
仓库产品信息
仓库产品的基本信息就是开单时选择产品，所以产品信息做得越标准就越好管理。
仓库以仓库名称为准。
名称不能空白。
当名称更改后系统就会认为是另外一个仓库，它的库存量为0，统计数据就另外统计，因此当仓库的名称一旦确定后不要随便更改。
仓库编号只是好看，在记账中没有作用。
当仓库货物品种较多时，在电脑中可分为多个仓库。
如果实际有多个仓库时，但开单时每个仓库的东西又要开在同一单据上时，这种情况也可以把多个仓库看成一个大仓库，用产品编号来区别不同仓库中的东西，这样开单和查找都方便。
在编辑仓库产品基本信息时在网络上不能2个人同时编辑一个仓库，否则只保存其中一个人的容。
发送：
就是把选定的仓库产品信息以一个文件方式保存在另外一个文件夹中,但不能发送到“我的文档”中或带有空格文件夹中，扩展名.KKK或者.XLS。
收件：
发送出去的仓库产品信息可收回来，放在最后面，收入后应修改仓库名称，只收扩展名.KKK文件或者.XLS或者.S66。
（S66是电气报价系统发出的元件库）
收入Excel表时，Excel表格式要编号、名称、规格、计量单位、预设售价1、预设售价2、预设售价3、备注，字体为普通字体、12号字，不能含计算公式，可参照发送出去的Excel表。
收入的文件名不能以数字开头，文件名或文件夹中间不能有空格。
收入的文件要重新打开编辑并保存，这样才会成为完整格式产品信息
收入文件也可以是Excel文件格式.xls，但列数必须和本系统表的列数一致，否则会错位。
对于5.0以前的Excel文件格式，应先在Excel中转为现在的格式，保存时Excel会提醒。
如果不行在保存时就把它保存为97-2000格式，这样就一定不会错，要收入Excel文件，先要关闭Excel。
Excel表规则：
1、字体要求“普通字体”：
宋体，常规，12号字。
2、表格要完整。
3、A列编号一定要编写好，编号用数字（可用字母），是文本（左对齐），不能用特殊符号，中间不能留空格。
4、收入的Excel表文件名中不能有空格或特殊符号,（比如：
/）等，文件名不能以数字开头。
5、收入后打开浏览，点击“树枝状”，会自动去除不合要求的行。
6、要收入的Excel表不要做表头。
对一些不规则的Excel表的处理办法：
1、用Excel打开这表
2、选中这表：
选中部分变蓝
3、点菜单->编辑->复制：
当前表中数据被复制
4、点菜单->文件->新建：
建一个新空表
5、点菜单->编辑->选择性粘贴->选中[数值（v）]->确定
6、查看新表中各列A、B、C、D、E、F数据是否对应:
编号、名称、规格、单位......
注意：
编号是文本字符，应往左靠；单价是数值，应往右靠。
（如果您不能处理可把Excel表用电子附件方式发送给球软件公司免费为您处理，处理好后发还给您）。
刷新属性：
当产品的属性有更改时，为了在仓库中的产品属性也能更改，就点击刷新属性，这个操作是对所有账套息全部更改，套账较多时花去时间较长，一般情况下不进行这个操作。
第1个仓库产品信息一定要填，不能空的，至少要保留一行。
调整位置：
先选中某一个仓库按鼠标右键选中“剪切当前行”，再找到要插入的地方，按鼠标右键选中“粘贴到当前行”，这样仓库从原来的位置移到新的位置。
产品信息编写
一、主要功能：
1、编号、名称、规格、计量单位：
当货物编号、名称、规格、计量单位信息确定后，以后不能随便改动，否则会认为二种不同的货物。
但在使用中可以随时增加货物品种。
编号最好用数字，也可以用英文字母和下划线_和减号-，输入其它特殊的符号会自动删除。
每个货物的编号是唯一的，不能重号，即二个不同货物不能同一个编号,编号是区别不同货物的重要标志，一种产品如果有二种包装也应二个编号，比如啤酒箱和瓶应用二个编号分二行写，以后用拆装单可以对箱和瓶进行转换。
作为货物分类目录行计量单位不要填写（灰白），如果是货物计量单位一定要写，没填写计量单位的在开单时左上角的列表中和输入期初值时不出现，使产品信息列表容比较整洁。
作为分类目录的行只填编号和名称，其余不填写。
编号与树枝状结构的关系：
例如：
01包含0101
每个产品必须有编号、名称，编号、名称不能空白，没有编号、名称的行自动不保存。
开单时在编号栏中输入字符会自动模糊查找不区分大小写，也不分位置。
2、预设售价：
有三个预设售价，第1个可设为最低销售价，第2个可设为中等销售价，第3个可设为最高销售价。
在开销售单、销售订单时可选择。
货物的预设单价可随时修改。
3、属性：
产品的属性确定后中途不能随便修改，如果有修改应进行刷新属性，否则已入库单据上的属性并没有改变。
二、各按扭功能：
1、树枝状：
根据产品编号进行树枝状排列，编号要有规律才会排。
2、删除行：
就是把带有删除标记（行
升级会员 