提高公文写作质量的四点体会.docx
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提高公文写作质量的四点体会
提高公文写作质量的四点体会
一、注意积累资料，是提高公文写作质量的“奠基石”
广泛占有资料是写好公文的基础，是提高公文写作质量的前提。
占有资料要日积月累。
积累资料有两种途径：
一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。
收集、获取资料，要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。
收集资料的方法，就是要用好“两把刀、一支笔”。
所谓两把刀：
一把是“机械剪刀”，剪贴报刊等资料；一把是“电子剪刀”，剪辑网上资料。
所谓一支笔：
就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法，摘录文电资料，记录会议讲话等。
积累资料的诀窍：
一是多读伟人传。
从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术，从中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。
二是多看上级机关文件。
从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提商思维层次。
三是多学本职业务知识和有关政策法规。
通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，提商政策法规水平，熟练掌握有关标准制度。
四是注意留心身边素材，参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导的讲话、同志的发言，善于对比分析和思考归纳。
只要能持之以恒做到上述“三多一注意”，久而久之，写作公文时就能达到运用自如、“信手拈来”的熟练程度，制作的公文质量也就可以不断提高了。
二、正确理解意图，是提高公文写作质量的“定位键”
正确理解意图，包括了解熟悉上级领导机关意图，准确把握本级领导意图。
上级领导机关和本级领导意图，是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。
起草公文要完整准确地体现领导意图，必须注意以下三点：
一是要完整准确地把握领导意图。
要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。
二是要创造性地体现领导意图。
由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。
三是要善于拾遗补缺。
“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。
尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这类讲话往往有的是“半截子话”。
这就需要整理者提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要“商于”领导即席讲话的“水平”，这才是写作者的高招。
三、重视写好提纲，是提高公文写作质量的“关节点”
公文的构成与写作通常包括“四大要素”、“五大步骤”。
“四大要素”，即公文的主旨、材料、结构、语言；“五大步骤”，即精心设计提纲-认真拟制标题-划好层次段落-巧设过渡照应-斟酌开头结尾。
其中最重要的是“精心设计提纲”。
写提纲，就是搭建公文构成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要点的文字体现形式，是公文的间架结构和思想内容的“蓝图”。
提高公文写作质量，强调重在写好提纲，目的是便于在写作时按“纲”行文，一气呵成，形成逻辑性较强的文脉。
写提纲好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌砖和装饰就不难了。
写好提纲犹如“编筐与装粮”，只要把“筐编好”，按顺序摆放整齐，再往里面“装大米、小麦”就很方便了。
根据不同的时限和文种要求，公文写作提纲可分为三类：
（1）粗纲，只简略标出公文的层次段落和各部分之间的大致关系。
（2）细纲，除粗纲所标内容外，还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排与处理。
（3）粗细纲，就是两者的结合，将某些部分详细列明，有些部分只用简略语句加以概括。
公文提纲写作方法：
可采用“纲目设计法”，即首先使用序码标识的方法，将全文分成若干部分，标出每一部分要写的主要内容；然后采取划分逻辑层次的方法，把各部分要叙述的具体内容用序码标注出来。
公文提纲写作步骤：
一是确定主旨，即要反映的主要问题。
这一步实际就是写主标题，是写好提纲的关键。
二是全面罗列素材，从素材中精心归纳提炼各层次的标题。
精心提炼标题，既可大题小做，也可小题大做。
无论采取哪种方式，都要注意标题必须涵盖所要表达的内容。
对标题的提炼，尽量采取“对称”和“排比”等写作手法，尽量使用短语，使其便于记忆。
三是细分写作层次。
公文提纲越细，往往写作质量就越高。
写作公文提纲时，尽置具体到一、二、三级标题以下各层次的内容，并对每一级标题下所要表述的内容都作相应的注明。
四、把握时质关系，是提高公文写作质量的“调节器”
准确把握公文写作时间与质量的关系，是提高公文写作质量，充分发挥其有效性的重要环节。
公文写作尤其是机关公文写作，有时是“上午交任务、下午要稿子”。
这就要求公文作者必须注意把握时间与质量的关系。
当时间比较充足时，要以公文写作质量为主，在质量上多下功夫，多作修改，做到“该出手时才出手”。
当时间比较仓促时，要以文章的完整性为主，采取赶写“急就篇”的方法，以最快的速度写出一份提纲挈领式的草稿，尔后如有时间再回头充实材料、修改语句。
当时间特别紧急时，可采取压缩内容结构（如改“三段式”结构为“两段式”结构等〕、巧设过渡方式紧急收尾等措施，尽量做到在规定的时限内拿出一份完整的文字材料，不能交“半篇文章”。
特别是写作时效性较强的请示和新闻性、动态性简报等，更要注意公文写作的时效性，避免错失解决问题、反映情况的良机和新闻变“旧闻”的现象。
行政公文写作技巧
行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。
它是特殊规范化的文体，
具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：
比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。
我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。
公文语言总的要求是庄重、平实、概括。
公文语言功夫的核心是选词。
选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、
确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，
为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。
多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
需要特别提出公文结构用语。
一是开头用语，
用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。
如：
为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。
二是结尾用语。
如：
为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。
三是过渡用语。
如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。
四是经办用语。
如：
经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。
五是称谓用语。
有第一人称：
我、本；第二人称：
你、贵；第三人称：
该。
等等。
国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。
公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。
这一部分的写作，是公文写作的难点。
一、标题
1．规范式：
三部分，即：
发文机关＋事由＋文种
――用于重要、庄重的公务
2．灵活式
A二部分：
一是发文机关＋文种
（以上标题下可加时间）
二是事由＋文种
三是“转发+始发机关及原通知标题”
Ｂ一部分：
只有文种
――常是不大重要的公务，带周知性
★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。
文后不写落款及时间。
二、正文
1．主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）
2．正文
A．原由：
一是依据：
#情况：
叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前…”类时间状语；简介人物及事迹
#文件：
常用“根据…”；往往是一句话
#意义：
议论：
常用“是…”
#作用：
常用“将使…”
二是目的：
常用“为…”
原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。
B事项：
（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达）
1.并列式。
常见。
一般写的是公务的横向的、静态的情况。
各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。
能够省略某一部分。
这种方法的好处是概括面广，条理性强。
并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。
要求重轻有序：
重要的放在前边，依次类推。
2.递进式。
一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。
各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。
这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。
在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。
注意：
自此以下常运用序码。
顺序是一、
（一）、1、
（1）共四层。
不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。
C结尾：
（可以不要）常见有：
一是各文种专用语如：
“请予批准”、“特此通知”等。
二是希望、号召类。
公务员行政公文写作范文汇总
近日相继有考生来电询问，公务员行政公文的情况，我们从相关单位获悉公务员行政公文的信息。
2001年实行的《国家行政机关公文处理办法》对“公文”是这样规定的：
第九条行政机关的公文种类主要有:
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。
它适用于对重要事项和重大行动做出安排。
这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。
当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。
各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。
由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：
一是制约性：
因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。
二是指挥性和指导性：
因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机关就有指挥性和指导性。
××省人民代表大会常务委员会
关于批准《××市环境保护条例》的决定
（1990年5月10日）
××省第七届人民代表大会常务委员会第十五次会议决定：
批准××市第×届人民代表大会常务委员会第××次会议通过的《××市环境保护条例》，望认真贯彻实施。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
××市环保局关于转发《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》的通知
各县（区）环保局，各直属单位：
××县环保局是我省环保工作的先进单位，积累了丰富的工作经验。
近年来，他们通过开展环保自检和互检，有效地推动了环保工作的深入开展，并取得了良好效果。
他们的经验基本也适于我市。
现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们，望参照执行，以推动我市环保工作的深入开展。
××市环保局
一九九九年二月十六日`
[简析]
（1）体式规范。
文中已明确写出“现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们”，故不必再于正文之后落款之前标出附件标题；××县“总结报告”也不以“附件”出现，而是该“通知”的直接发出件，即为同一件。
（2）理由充分。
××县与××市无隶属关系，但××县的环保工作做得好，并是全省的先进单位，而且“他们的经验基本也适于”××市。
所以，予以“转发”是正常的。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
【政策性请示】
×××化工厂关于贯彻按劳分配政策两个具体问题的请示
省劳动厅：
按劳分配，是社会主义分配的基本原则，也是社会主义优越性之一。
几年来，我厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地激发了广大职工的社会主义劳动积极性，使得生产率成倍地增长，乃至几倍的增长。
为全面贯彻按劳分配原则，进一步调动职工的劳动积极性，现就两项劳资政策问题请示如下：
一、拟用1990年全厂超额利润的10%为全厂职工晋升工资。
其中，1990年4月30日在册职工每人晋升一级，凡班（组）长和车间先进生产（工作）者及其以上领导和先进人物再依次晋升一级；全厂技术突击组成员每人浮动一级工资，组长每人浮动两级工资。
二、拟用1990年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元，具体金额按劳动出勤率和完成定额计算。
以上请示，妥否，请批示。
×××化工厂
一九九○年十一月十日
【简析】：
（1）“拟用”用得好，工厂“拟用”这笔资金给职工晋升工资和发奖金，先行请示，这是请示的关键一环。
执行得好。
（2）注意政策的请示，政策问题是个原则性问题，凡把握不准时，都应及时请示，以便工作主动。
【嘉奖性请示】
省经济研究中心关于嘉奖刘××的请示
省总工会：
我中心是省政府的事业机构，负责全省的经济研究工作。
由于中心尚无工会组织，故未能及时参加工会的有关活动。
近闻总工会正在全省开展评奖活动，故将为我中心刘××同志立功一事请示如下：
刘××，男，52岁，1964年大学毕业，现为副研究员。
该同志长期从事农业经济的研究工作，做出了许多卓著成绩，多次受到领导的好评，并为农业生产创造了显著效益。
其中《×××××××》和《×××××××》两篇论文分别荣获全国农学会一、二等奖，《×××》一书被评为全国科普鼓励奖，其本人已被编人中青年科学家辞典。
根据×总发【19××】××号文件精神，刘××同志符合立功条件，望予嘉奖。
以上，妥否，请批示。
省经济研究中心
一九九○年×月×日`
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
××市教委关于修建××师范学院教学楼的批复
××师范学院：
你院关于修建教学楼的“请示”收悉，经研究批复如下：
一、同意教学楼面积为8000平方米。
二、投资400万元，分二次拨款。
不足部分请自行解决。
三、建筑材料和施工力量请自行组织。
请抓紧组织，并加强管理，降低成本，提高效率，力争明年底竣工使用。
特此批复。
××市教委
一九九○年三月十五日
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
“意见”可以上行、下行，也可以平行。
“意见”作为平行文，一般是在答复不相隶属机关询问和征求意见时使用
（十二）函
适用于函，是平行机关或部门或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
结尾，用惯用结语，一般不离开“函”字，如去函的结语为“特此函商”，“特此函告”，“请即复函”等；回函的结语为“特此函复”，等等。
××市统计局关于请求拨款的函
市财政局：
我局原有132m2砖瓦结构车库（平房）一处，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。
经测算，共需资金30万元。
因我局除财政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款为盼，以便解决车辆越冬之急需。
以上，望关照。
附：
维修图纸与预算
××市统计局
一九九七年八月八日
[简析]
这则请求性函的优点就在于理由充分。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项
注意事项：
（一）行政机关使用“规定”这一文种，和“条例”、“办法”一样，是用来制定行政规章的
例如：
5.《中共××市委××市人民政府关于加强廉政建设的规定》
在例5中，是以市委和市政府党政两家名义共同制发的公文，这篇公文使用“规定”文种是错误的。
这类问题在市、县的公文中出现次数很多，甚至在有些省一级的公文中也有出现。
乍看起来，党政部门联合发个“规定”无何不可，但是，对照《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）和《办法》就可以发现它的问题所在。
《条例》中规定了14个文种，“规定”是其中的一个文种，“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”，和“条例”一样，用于制定党内法规、规章。
所以，党的系统用“规定”这一文种是无可非议的。
但在《办法》中规定的13个文种中却没有“规定”这个文种。
所以，在行政机关的文件中，直接用“规定”这一文种发文显然是错误的。
行政机关是否绝对不可以使用“规定”呢？
也不是的。
行政机关包括国务院、省政府和有立法权的市一级政府，在制定法规或行政规章时可以用“规定”这一文种。
所以，行政机关使用“规定”这一文种，和“条例”、“办法”一样，是用来制定行政规章的。
如果党政两家联合用“规定”行文，那么就表明此“规定”既是党内规章，同时也是行政规章，这显然是不合适的。
那么，这种情况应该怎么处理呢？
笔者认为，可以有两种解决办法，一是只由市委发，因为党的文件，对于政府而言，是同样具有效力的。
二是如果不是规章性文件，可以选择党政两个机关能够共同使用的文种，比如“决定”、“通知”、“意见”等，均在可以选择的范围之内。
（二）关于与“函”易混文种的辨析
公文写作，文种正确选择和使用十分重要。
与函最易混淆的文种主要有：
请示、通知、批复、意见等。
请看以下几份公文的标题：
1.××乡人民政府给县财政局的《关于解决修路所需经费的请示》；
2.××县电业局给县直各单位的《关于近期停电的通知》；
3.××市教育局给县政府《关于调整县职业教育结构的批复》；
4.《关于对<××市房产开发管理暂行办法>修改意见的函》。
例1、例2和例3属文种错用。
这三份文件标题的文种都应该用“函”，不应该用请示、通知和批复。
因为例1中乡一级政府和上一级财政局，例2中县电业局和县直各单位，例3中市教育局和县政府，均属于不相隶属的关系，因此这些相关单位之间行文，只能用函。
例4有些特殊，在新《办法》中增加了一个“意见”文种。
“意见”可以上行、下行，也可以平行。
“意见”作为平行文，一般是在答复不相隶属机关询问和征求意见时使用。
比如起草规范性公文时，往往需要有关部门对草拟的公文提出意见，有关部门在提意见时，过去用“函”回复，新《办法》发布后，就多用“意见”了。
所以此例不宜用“函”，应该用“意见”。
（三）公告和通告的区别
公告：
重要事项应该是那些国内外普遍关注，具有极大影响的事项，诸如宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、文化、教育、人事、外交等方面重要事项，常见的有国家重要领导岗位的变动、国家领导人的出访或其他重大活动、重要科技成果的公布、重要军事行动的公布等等，如公布中国科学院院士名单，公布我国向太平洋发射运载火箭试验，公布确认全国人大代表资格，公布中国名酒和中国优质酒的品牌、商标和生产企业，公布国家货币出入境限额，公布实行夏时制等等。
法定事项是指那些根据法律规定必须使用公告发布的事项，如《中华人民共和国专利法》规定，确认发明专利的，要予以公告；《中华人民共和国企业破产法（试行）》规定人民法院受理破产案件后，应发布公告；《中华人民共和国民事诉讼法》规定的需要公告的事项很多，有权利人登记公告、送达公告、开庭公告、宣告失踪公告、宣告死亡公告、财
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