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业务流程规划指导书

KS-ERP业务流程规划指导书

广州市科思电脑系统有限公司编制

2003.02.08

KS-ERP业务流程规划指导书5

第一章中小企业业务流程概述5

一、企业的经营过程5

二、业务流程规划6

1、业务流程的定义6

2、业务流程规划6

第二章业务流程规划7

一、KS-ERP的业务总流程7

二、KS-ERP的资金流总流程7

三、KS-ERP业务流程规划的步骤8

第三章采购业务流程10

一、采购业务流程综述10

二、采购订单流程

（一）10

1、目的10

2、适用范围10

3、部门职能10

4、业务流程11

5、单据流程11

6、流程图12

三、订单采购流程

（二）12

1、目的12

2、适用范围12

3、部门职能13

4、业务流程13

5、单据流程13

6、流程图14

四、采购退货流程15

1、目的15

2、适用范围15

3、部门职能15

4、业务流程15

5、单据流程15

6、流程图16

五、供应商管理办法16

1、目的16

2、适用范围16

3、部门职能17

4、要点17

第四章销售业务流程18

一、销售业务流程综述18

二、销售订单处理流程

（一）18

1、目的18

2、适用范围18

3、部门职能18

4、步骤19

5、涉及单据19

6、流程图20

三、销售退货流程20

1、目的20

2、适用范围20

3、部门职能20

4、步骤20

5、涉及单据21

6、流程图21

四、客户关系管理办法22

1、目的22

2、使用范围22

3、要点22

第五章库存业务流程23

一、库存业务流程综述23

二、货品调拨作业流程24

1、目的24

2、适用范围24

3、部门职能24

4、步骤24

5、涉及单据24

三、其它发货流程25

1、目的25

2、定义25

3、使用范围25

4、部门职能25

5、步骤25

6、涉及单据25

四、其他收货流程26

1、目的26

2、定义26

3、使用范围26

4、部门职能26

5、步骤26

6、涉及单据26

五、存量控制办法27

1、目的27

2、适用范围27

3、部门职能27

4、ABC货品分类27

5、存量基准设定27

6、用料差异反应及处理28

六、盘点管理办法28

1、目的28

2、适用范围28

3、部门职能28

4、实施时间28

5、盘点前准备及相关注意事项28

6、盘点实施28

7、盘点后的工作29

七、过期及报废货品管理办法29

1、目的29

2、适用范围29

3、定义29

4、部门职能30

5、作业程序30

KS-ERP/K6业务流程规划指导书

第一章企业业务流程概述

ERP就是关于流程与数据的系统，ERP系统就是用计算机程序实现企业的业务流程。

KS-ERP的整套系统都是为实现中小企业的业务流程而设计，为达到企业的经营目的而设计。

管理的首要任务就是业务沟通，企业内部的业务沟通不良或不通畅，管理成效势必逊色。

业务的沟通，在KS-ERP中是通过单证、单据的执行过程来实现的，业务沟通的方式可有两种：

即审核流程的沟通和无审核流程的沟通，是否需要审核，依据该业务的重要性、对后续业务影响的程度由企业决定。

企业中经常发生例行公事，为了提高效率，一般都会订立标准作业程序，明确管理、决策的业务过程，人人依照既定的游戏规则做事，不会有所争议。

在传统的工作中，就是通过电话、联络单、会签单、单据签名等方法实现，电话的缺点是不能留下记录，联络单的缺点就是速度慢，要经过空间的运动，而且归集、存档、查阅都是低效率的，但是，它毕竟完成一种业务流程的规则，使企业能有条不紊的运作。

这些手工的做法，企业中的领导、干部、员工似乎没有一点疑义，运作的很正常、很习惯，可是当进入ERP管理，进入KS-ERP系统中实现很类似的这种业务流程管理时，往往企业就很难适应，甚至不知所措，或者认为很难执行，其原因就是，人工审核流程带有很多的不规范性，随意性与灵活性，而在ERP中，这种业务流程比较规范，流程更加严密，控制更加科学，因此，和传统做法发生很大的冲突。

正因为如此，笔者认为详细的描述在ERP环境下，如何妥善、科学的实现业务流程是重要的。

并着重以KS-ERP为实例来讲述，中小企业如何设计自己的业务流程。

一、企业的经营过程

企业的经营过程是由一系列相关任务组成，这些任务按照企业的管理规章和业务流程顺序执行或并行执行，最终完成企业的经营目标，如提供一种产品和服务。

根据不同的需求，经营过程可以分为销售过程、采购过程、库存过程、生产过程、结算过程、产品发运过程等。

一个经营过程是为了实现企业某个经营目标的一个过程，它在部分或者全部组织机构和人员的参与下，利用企业资源（包括所需的物料、货品、仓库、资金、客户、供应商、单据、信息、数据、设备、软件等等），按照预先确定的规则，在参与者和组织机构之间进行文档、信息、任务的传递、处理、审核、统计，从而实现预定的经营目标。

对企业整个业务流程进行优化管理，降低成本,提高效率,精益生产与效益，进行事先计划,事中控制,事后追踪。

科思KS-ERP在电脑化管理的基础上,用新的管理模式和业务流程改造企业原有的管理模式与业务流程,是对企业所有的资源与活动进行优化配置与效率管理。

二、业务流程规划

1、业务流程的定义

业务流程就是按照一定的商业规则、业务关系及其先后顺序，依照规定的审批程序，逐一实现经营过程的每一个业务环节的执行过程，业务流程一般都是跨部门、跨专业、跨时间的业务执行过程。

2、业务流程规划

业务流程的规划，就是确定商业规则，确定业务关系，明确业务的目的、流经的部门、流程要经过哪些单据、单据有哪些执行过程，哪些环节需要审核，谁审核等。

并且要回答：

✓这个业务执行过程要做什么？

即其目的或想达到的目标是什么？

✓这个业务执行过程是如何完成的，有哪些任务并经过哪些步骤完成？

✓这个业务执行过程有谁参与完成，有哪些部门参与？

✓这个业务执行过程用了哪些方式或手段来完成？

业务流程规划图示：

第二章业务流程规划

一、KS-ERP的业务总流程

二、KS-ERP的资金流总流程

三、KS-ERP业务流程规划的步骤

KS-ERP的业务流程通过设定单据核准机制、单据的操作、单据的审核、单据的执行过程来实现的，具有一整套科学的业务流程控制和完善的业务流程实现方法：

1、确定各部门的职责；

2、确定公司的业务流程；

3、确定各系统必须录入的单据；

4、确定各部们负责的单据，确定每个单据的负责人；

5、确定单据的下级单据，从而确定单据数据来源及流向；

6、确定哪些单据需要打印，打印的份数，要分发的人员或部门；

7、确定哪些单据必须审核，审核人，审核时间；

8、确定当审核人外出时，如何进行代理审核的程序；

9、确定需要定期打印的报表，打印的份数，分发的人员；比如哪些每日打印一份，哪些按周打印，哪些按月打印等；

10、确定月结日期，月结前各部门如何核查、如何检查数据；

业务流程规划步骤图示

第三章采购业务流程

一、采购业务流程综述

二、采购订单流程

（一）

1、目的

为使公司采购作业有所依循，货品有所控制，达到提供适质、适量货品采购职能，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。

2、适用范围

适用于货品周转量大、品种多之生产货品等有形物的采购管理

注：

非订单采购可直接进入本流程的步骤3。

3、部门职能

采购部门：

生产货品的采购经办单位

货品部门：

货品需求计划、货品请购计划的制定及审核。

仓库：

所有有形货品的数量验收。

质量部门：

货品品质验收。

4、业务流程

1）请购

货品部门根据生产计划计算货品毛需求计划，再比对在库库存，拟定货品请购计划，经过部门主管理审核批准后，提交给采购部门。

2）订购

采购部门在接到请购计划后，拟定采购订单，选择供应商（签订供货合同），下达订单，同时将货品采购订单输入系统并打印输出。

订单一式三联，第一联采购部门留存；第二联，加盖印章后发送给供应商；第三联，传递给货品部门，以备收货时核查。

3）接货

货品达到达后，货品部门的收货人员必须依订单内容核对供应商送来的货品名称、规格、数量，确认无误后输入计算机。

若非订单之采购，货品部门收货人员必须依据经过审批后的申请办理入库。

4）检验

质量部门的检验人员对进入待检区的货品按相关规定进行质量检查，如果判定为全部不合格，拒收来料并作废已输入的收货单据。

如果判定部分合格，修改或冲红相应拒收货品。

经检验合格的货品，检验人员于物品包装上贴合格标签，以示区别。

5）收货单处理

来料通过质量验收后，打印收货联单。

收货单一式三联，第一联货品部门留存；第二联，随货品一同到指定的仓库办理进仓手续；第三联加盖签章交给供应商以备结算时核帐。

6）进仓

仓库管理员核对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输出进仓单。

进仓单一式三联。

第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核帐之用；第三联，交采购部门，跟踪订单完成情况。

7）采购发票处理

采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。

系统在此同样提供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。

1录入采购发票

2审核采购发票

3采购付款。

5、单据流程

1）《采购订单》

采购订单是确定采购物资的数量、单价、送货日期、运输方式，付款方式等要素的单据，也是以后采购收货环节，按订单验收商品材料的依据和汇总有关采购订货报表的基础资料。

2）《采购收货单》

在实际发生采购业务时，处理收到采购货品的验收单据。

用户可以采用两种方法填制采购收货单：

一是按采购订单填制，如果企业与供应商开具了采购订单，在制作收货单时，应选择已审核过的采购订单由系统自动生成采购收货单；二是按实际收到的票据及货品资料手工编制采购收货单。

系统提供了一张收货单同时处理多张采购订单，或一张采购订单分批验收并分别填制采购收货单的功能。

采购收货单经过审核后，是制作进仓单和采购发票的依据。

3）《采购进仓单》

4）《采购发票》

采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。

系统在此同样的供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。

6、流程图

三、订单采购流程

（二）

1、目的

为使公司采购作业有所依循，货品有所控制，达到提供适质、适量货品的采购职能，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。

2、适用范围

适用于货品周转量小、品种少之货品等有形的采购管理

注：

非订单采购可直接进入本流程的步骤3。

3、部门职能

采购部门：

货品的采购经办单位。

货品部门：

货品需求计划，货品请购计划的制定及审核。

仓库：

所有有形货品的数量验收。

4、业务流程

1）请购

货品部门根据销售计划及销售情况，对照在库库存，拟定货品请购计划，经过部门主管审核批准后，提交给采购部门。

2）订购

采购部门在接到请购计划后，拟定采购订单，选择供应商（签订供货合同），下达订单，同时将货品部门，以备收货时核查。

订单一式三联，第一联，采购部门留存：

第二联，加盖印章后发送给供应商；第三联，传递给货品部门，以备收货时核查。

3）接货

货品到过后，货品部门的收货人员必须依订单内容核对供应商送来的货品名称、规格、数量，确认无误后输入计算机。

若非订单之采购，货品部门的收货人员必须依据经过审批后的申请办理入库。

4）收货单处理

货品部门主管对收货单据进行审核；如果不能通过，拒收货品并作废已输入的收货单据。

如果部分通过审核，修改或冲红相应拒收货品。

5）进仓

货品部门的仓库人员核对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输出进仓单。

进仓单一式四联。

第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核算之用；第三联，交采购部门，跟踪订单完成情况；第四联，加盖签章交给供应商以备结算时核帐。

6）采购发票处理

采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。

系统在此同样提供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。

1录入采购发票

2审核采购发票

7）采购付款

5、单据流程

1）《采购订单》

采购订单是确定采购物资的数量、单价、送货日期、运输方式，付款等要素的单据，也是以后采购收货环节，按订单验收商品材料的依据和汇总有关采购订货报表的基础资料。

2）《采购收货单》

在实际发生采购业务时，处理收到采购货品的验收单据。

用户可以采用两种方法填制采购收货单：

一是按采购订单填制，如果企业与供应商开具了采购订单，在制作收货单时，应选择已审核过的采购订单由系统自动生成采购收货单；二是按实际收到的票据主货品资为手工编制采购收货单。

系统提供了一张收货单的同时处理多张采购计单，或者一张采购订单分批验收并分别填制采购收货单的功能。

采购收货单经过审核后，是制作进仓单和采购发票的依据。

3）《采购进仓单》

4）《采购发票》

采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。

系统在此同样提供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。

6、流程图

四、采购退货流程

1、目的

为使用在采购的货品出现质量问题等原因时与供货厂商之间办理退货有所依循，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。

2、适用范围

适用于采购的货品因出现质量等原因时的退货处理。

3、部门职能

货品部门：

受理退货申请。

采购部门：

督办退货业务，负责内外部门之间的联系与协调。

4、业务流程

1）退货申请

在发现入仓的采购货品出现应由供货方负责的质量问题后，货品保管单位应及时向货品部门提出退货申请；货品部门受理申请，将有关货品数据输入系统，认真核实后，打印输入退货单。

退货单一式三联。

第一联，货品部门留存；第二联，交付仓库以备办理退货出仓；第三联，交付采购部门，由其通知供应商办理退货相关事宜。

2）通知供应商

采购部门在接到货品部门提交的退货单后，及时整理汇总，通知供应商。

3）退货出仓

供应商接到通知后及时到指定仓库办理退货出库手续。

仓库人员根据退货单输入出仓单，同时打印输入。

出仓单一式五联。

第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核算之用；第三联，由供应商留存以备核算之用；第四联，交付采购部门，告知退货处理完毕；第五联，出门联，由门管收回。

4）采购退货发票处理

采购退货发票是对采购退货的确认，发票内容不允许手工输入，只能由相关的采购退货单自动生成，对生成的发票内容允许修改。

其中，退货数量不得超过此单的入库数量。

系统在此同样提供一张发票处理多张退货单，呼一张退货单分开几张退货发票处理的业务。

1采购退货发票录入

2采购退货发票审核

5、单据流程

1）《采购退货单》

当购入的货品因出现质量问题等原因需要退回原供应商时，除了可以在上述采购收货单业务中直接生成退货单外，用户还可以使用本模块进行退货业务处理，此外，系统还提供了一张采购退货单处理全部或部分退货业务的功能。

2）《采购退货出仓单》

3）《采购退货发票》

采购退货发票是对采购退货的确认,发票内容不允许手工输入,只能由相关的采购退货单自动生成,对生成的发票内容允许修改.其中,退货数量不得超过此单的入库数量.系统在此同样提供一张发票处理多张退货单,和一张退货单分开几张退货发票处理的业务.

6、流程图

五、供应商管理办法

1、目的

对供应商进行选择和评估考核，以期寻求最佳的供应商。

保证供应商具有提供满足规定要求的能力，促使产品品质得到稳定和发展提高，同时采购成本能得到很好的控制。

2、适用范围

适用于公司采购货品的供应商管理。

3、部门职能

供应商评估小组（同总经理、质量部门、采购部门，财务部门等人员组成）：

对新供应商的调查与评估考核；主要货品的价格估算；核准合格供应商名单。

采购部门：

负责供应商资料的收集，协助总经理对供应商进行评估、复核；

质量部门：

协同总经理对供应商进行评估及定期复核；负责供应商所供应的货品有关数据的分析与审核；负责对货品进行检验与试验并作记录；

4、要点

1）供应商资料收集及初评

采购部门主动开发且收集具有合作潜力的厂商相关资料，并记录。

根据记录在册的内容评估供应商的加工或接单能力，并参考以往业绩评定是否可列为开发或交易对象，不合格者给予淘汰。

2）索样及开试用订单

经初评合格后，由采购部门通知供应商关样或开立试用采购订单，呈总经理核准后，通知送样或试用，以利确定其解单能力，同时通知质量部门。

3）品质确认

样品送后，质量部门按检验标准进行品质鉴定，并作记录。

品质不合格有质量部门通知采购部门，再通知供应商送样，重新确认品质，若仍不合格则预以淘汰。

4）品质保证能力及生产能力之调查

样品确认合格后，由采购评估小组到供应商生产工厂进行现场调查品质保证能力，同时对其生产能力进行调查，并记录以确定期接单能力。

5）询、议、比价

采购部门征询供应商的报价，同时收集有关同类产品价格资料，进行比价，有条件者可对供应商产品进行估价。

掌握了一定资料后，由采购评估小组召集供应商进行议价，使公司接受的是一个较合理的价格。

6）签订采购协议

评估及价格合理者，由采购部门与供应商拟定协议书，再由总经理签字。

7）登录系统，分类列管

经采购评估小组评估合格者，由总经理核准并列入合格供应商名册。

8）供应商供货情况考核与定期复核

所有供应商定期复核，复核时应有采购部门会同评估小组进行价格、品质、交期交量及配合度的考核，且评定等级报总经理核定。

经复核评定不合格者应由采购部门决定暂停或减少采购数量，并通知供应商进行改善。

采购部门追加跟踪评估供应商改善成效，成效不佳预以淘汰。

复核合格者，可继续登陆合格供应商名册。

9）供应商选择原则

采购部门在选择供应商时，必须在登记在册的供应商中进行选择，财务部门在进行帐务处理时，也必须核对供应商的身份。

第四章销售业务流程

一、销售业务流程综述

二、销售订单处理流程

（一）

1、目的

为使公司销售作业有所依循,确保产品销售工作的顺利进行,特制定本程序.。

2、适用范围

适用于公司对外的销售业务活动管理.。

注：

本流程针对客户先交款,后凭单提货而设计,销售订单可能成为虚设,为方便阐述,这里仍然保留这个概念.。

非订单销售可直接进入本流程的步骤2.。

3、部门职能

销售部门：

订单处理的业务部门.

财务部门：

负责销售过程中的帐务处理。

仓库：

负责货品的出仓。

4、步骤

1）销售订单的接收

销售部门接收客户订单后,输入系统。

2）受理发货

根据订单）输入发货单.

3）发货审核

部门主管依据以往销售记录对发货单进行审核,审核不通过,作废单据或冲红;

4）发货处理

销售部门打印发货单.发货单一式四联,第一联销售部门留存;客户持二、三、四联到财务部门办理交款手续；

财务部门收款后，开具销售发票，留存发货单第二联，同时在发货单第三、第四联加盖签章，交给客户办理提货。

5）提货

客户持发货单第三、第四联到指定的仓库办理提货；

仓库人员，根据发货单输入出仓单，核对无误后打印输出；

办理货物交接，仓库人员在出仓单的第三联、第四联签字后交给客户

出仓单一式五联，第一联仓库留存；第二联交财务核算之用；第三联客户联；第四联为出门联，由门管收回；第五联交给销售部门，表示发货处理完毕。

6）销售发票处理

销售发票是对主营业务收入的确认，此单只能由相关的销售发货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票内容进行修改，系统在此同样提供一张发票处理多张发货单，和一张发货单分开几张发票处理的功能。

1录入销售发票

2审核销售发票

3销售收款。

5、涉及单据

1）《销售订单》

销售订单也可以作为一种简单的销售合同，它是确定销售货品的数量、单价、送货日期、送货方式，付款方式等要素的单据，该订单也是以后销售发货环节，按订单办理货品出仓的依据以及汇总有关销售订货报表的基础资料。

所形成的报表可以帮助企业及时掌握销售动态，合理安排生产。

用户可以根据企业实际情况选择使用或不使用销售订单业务。

2）《销售发货单》

企业将货品发往客户，应该开据销售发货单，并根据销售业务的不同，选择不同的开单方式，系统为你提供了两种方式来编制发货单：

一是按销售订单填制，如果企业与客户先开具了销售订单，在制作分货时，应根据已审核过的销售订单由系统自动生成销售发货单；

二是按实际发出的货品等资料手工编制销售发货单。

系统提供了一张发货单同时处理多张销售订单，或者一张销售订单分别填制销售发货单的功能。

审核过的销售发货单，是制作出仓单和销售发票的依据。

3）《销售出仓单》

4）《销售发票》

销售发票是对主营业务收入的确认，此单只能由相关的销售发货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票内容进行修改，系统在此同样提供一张发票处理多张发货单，和一张发货单分开几张发票处理的功能。

6、流程图

三、销售退货流程

1、目的

为使公司销售作业有所依循，确保产品销售工作的顺利进行，特制定本程序。

2、适用范围

适用于已销售产品的退货处理。

3、部门职能

销售部门：

受理退货的业务部门。

仓库：

退货入库的经办单位。

财务部门：

负责销售退货的帐务处理。

4、步骤

1）受理退货申请

销售部门人员接受退货申请后将有关数据输入系统；

2）退货审核

由销售部门主管负责对货物和单据的审核；审核不通过，作废相应的退货单据；

3）单据处理

通过审核后，打印输出退货单；

退货单一式三联，第一联销售部门留存；第二联交销售部门经办人员货物办理进仓手续，第三联客户回执联。

4）退货进仓

销售部门经办人员持第二联退货单和货物到指定仓库办理经仓手续；仓库人员根据退货单输入进仓单，并打印输出，同时接收退货，分类存放；进仓单一式三联，第一联仓库留存；第二联交财务核算；第三联交给销售部门；

5）退款

客户在收到退货单第三联后，持销货发票到财务办理退款手续。

6）销售退货发票处理

5、涉及单据

1）《销售退货单》

当购入的货品因出现质量问题等原因需要退回原供应商时，除了可以在上述采购收货单业务中直接生成退货单外，用户还可以使用本模块进行退货业务处理，此外，系统还提供了一张采购退货单处理全部或部分退货业务的功能。

当销售的货品出现问题需要作退货处理时，系统提供两种退货方式：

一是通过手工输入退货资料业编制销售退货单或按销售发货单自动生成销售退货单。

二、在销售发货单中选择发生退货的单据，通过系统的生成退货单功能由系统自动生成一张销售退货单。

此单经过审核后，作为入库单和退货发票编制的基本资料，也是作为确认销售退货发票的唯一资料。

2）《销售退货进仓单》

3）《销售退货发票》

销售退货发票是对销售退货的确认,发票内容不允许手工输入,只能由相关的销售退货单自动生成,对生成的发票内容允许修改.其中,退货数量不得超过此单的出库数量.系统在此同样提供一张发票处理多张退货单,和一张退货单分开几张退货发票处理的业务